Modello di piano di transizione

Il lavoro non si ferma quando qualcuno lascia il team. Scopri come creare un modello di piano di transizione su Asana, di modo che le attività di ogni giorno proseguano normalmente quando i membri del team cambiano lavoro.

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Quando un membro si congeda dal team, lascia del lavoro che deve essere portato avanti. Per evitare inutili arretrati, è essenziale trasferire le conoscenze e le responsabilità chiave prima che qualcuno se ne vada, in modo che i progetti possano procedere anche dopo che questi è andato via. 

[Interfaccia utente del prodotto] Progetto di piano di transizione su Asana, visualizzazione del progetto in stile foglio di calcolo (elenco)

Un modello di piano di transizione non serve solo per organizzare le informazioni. Fornisce al tuo team anche un piano standardizzato per le transizioni e delinea i passaggi che i dipendenti devono intraprendere prima di andarsene.

Cos'è un piano di transizione?

Un piano di transizione è un modo di organizzare e trasferire le conoscenze quando i membri del team lasciano il proprio ruolo e aiuta a mantenere la continuità, assicurando che nessuna informazione vada persa e che i progetti possano procedere regolarmente. Per fare un esempio, il piano di transizione per un dipendente del reparto IT potrebbe includere un elenco di responsabilità chiave, password per i sistemi principali e risultati finali in sospeso di progetti imminenti. 

Un piano di transizione dovrebbe far parte di un più ampio programma di offboarding dei dipendenti. Ciò aiuta te e il membro del tuo team in partenza a risolvere tutte le questioni in sospeso e congedarsi in buoni rapporti. 

Cos'è un modello di piano di transizione?

Un modello di piano di transizione è una guida riutilizzabile che ti consente di impostare rapidamente un piano di transizione ogni volta che un membro del team cambia lavoro. Invece di creare tutte le volte un piano di transizione da zero, il tuo modello fornisce uno schema per le informazioni e le responsabilità che i membri del team devono trasferire prima di partire, rendendo meno probabile che dimentichino i dettagli chiave e offrendo al tuo team un insieme standardizzato di informazioni.

Vantaggi di un modello di piano di transizione digitale

Un modello di piano di transizione non è solo un semplice elenco di responsabilità. Devi anche pianificare come trasferire la titolarità di progetti chiave e fornire al tuo team il contesto di cui ha bisogno per evitare colli di bottiglia e continuare a lavorare. Tuttavia, è difficile (e dispendioso in termini di tempo) includere tutte queste informazioni in un piano di transizione statico. 

Al contrario, un modello di piano di transizione digitale ti consente di collegarti velocemente a informazioni contestuali e creare un programma concreto su come trasferire la titolarità delle attività chiave. È un'unica fonte di verità che puoi condividere con i tuoi colleghi del team e un modo per monitorare l'avanzamento delle transizioni. E quando hai creato un modello di piano di transizione digitale, puoi facilmente riutilizzarlo ogni volta che un membro del team cambia ruolo. 

Quando crei un modello di piano di transizione in uno strumento di gestione dei progetti anziché in un documento statico, puoi: 

  • standardizzare le informazioni che i membri del team condividono durante la transizione

  • assicurarti che i membri del team trasmettano le informazioni chiave prima di lasciare

  • monitorare come procedono le transizioni in tempo reale  

  • consentire ai progetti di proseguire e assicurarti che le informazioni chiave non vadano perse 

  • condividere i piani di transizione con le parti interessate

  • assegnare titolari e scadenze per rendere chiaro chi dovrebbe assumere ruoli e responsabilità specifici 

  • allegare informazioni di contesto come documenti, fogli di calcolo o link a progetti pertinenti

Cosa includere nel modello di piano di transizione

Un buon modello di piano di transizione include tutti i dettagli chiave che il tuo team deve conoscere prima che qualcuno se ne vada. Ma quando trasferisci così tanta conoscenza, l'organizzazione gioca un ruolo fondamentale. 

Assicurati che il modello del tuo piano di transizione ti consenta di ordinare e classificare le responsabilità in base a priorità, impegno previsto e tempistiche. Per fornire un contesto sufficiente, hai bisogno anche di un modo di collegare la documentazione pertinente e i progetti correlati. In questo modo, sia tu che il tuo team potete facilmente utilizzare ogni piano di transizione e trovare le informazioni di cui avete bisogno. 

Funzionalità integrate

  • Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

  • Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, le sottoattività possono essere di aiuto. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

  • Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

App consigliate

  • Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.

  • Outlook. Mano a mano che ricevi email con le attività di cui dovrai occuparti, come la revisione del lavoro della tua agenzia o una richiesta di risorse di progettazione di un partner, puoi creare attività in Asana direttamente da Outlook. Puoi assegnare la nuova attività a te o a un collega del team e impostare una data di scadenza. Poi puoi aggiungerla a un progetto, in modo da collegarla ad altre attività attinenti.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

Domande frequenti

Ho bisogno di un modello di piano di transizione?

È inevitabile che le persone cambino lavoro e, in qualità di responsabile del team, un modello di piano di transizione ti aiuta a garantire una transizione senza intoppi ogni volta che un membro lascia il team. Un modello di piano di transizione semplifica il processo di transizione specificando il tipo di informazioni che i membri del team dovrebbero includere nel loro piano e ti offre un modo per organizzare e monitorare tutte quelle informazioni. 

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