Che cos'è l'offboarding dei dipendenti? 6 best practice per iniziare

Un onboarding efficace aiuta i nuovi dipendenti a trovare il loro posto in azienda e riduce il senso di stress che deriva dall’iniziare un nuovo lavoro. Tuttavia, è altrettanto disorientante lasciare un lavoro. E mentre molte aziende implementano un solido processo di onboarding per i nuovi assunti, alcune trascurano l'importanza dell'offboarding del dipendente quando questa stessa persona decide di andarsene.

L'offboarding dei dipendenti è più di un semplice addio e di un'offerta di referenze. Se eseguito correttamente, l'offboarding dei dipendenti può rafforzare il tuo employer brand, migliorare il morale e fornire un feedback prezioso che non otterrai in nessun altro modo.

Che cos'è l'offboarding del dipendente?

L'offboarding dei dipendenti è il processo di transizione che viene messo in atto quando un dipendente lascia l'azienda. Durante il processo, il dipendente in uscita e il suo manager seguono una serie di passaggi per assicurarsi che il dipendente lasci l’azienda in buoni rapporti e che tutte le questioni in sospeso siano risolte. Ciò può includere l'acquisizione di qualsiasi conoscenza istituzionale, la conduzione di un colloquio di uscita e il soddisfacimento dei requisiti delle Risorse umane. L’offboarding ha l’ulteriore vantaggio di preparare il tuo team a lavorare con un membro in meno, il che potrebbe includere la distribuzione delle responsabilità precedentemente gestite o la formazione di un nuovo membro. 

Onboarding e offboarding a confronto

Un processo di onboarding aiuta i nuovi assunti ad abituarsi al nuovo ruolo e all'azienda in generale quando entrano a farne parte. L’onboarding può essere divertente, con borse omaggio e feste di benvenuto, ma include anche corsi di formazione pratici, una checklist per i neoassunti e la distribuzione di risorse aziendali come laptop o carte di credito aziendali.

L’offboarding inverte questi processi per completare il ciclo di vita del dipendente. Il processo di offboarding dovrebbe includere molti degli stessi elementi dell’onboarding, tra cui la restituzione di quelle stesse risorse e la collaborazione con i team Risorse umane e IT per garantire una transizione senza intoppi. Per esempio, puoi organizzare un incontro con il team Risorse umane per definire l’ultima busta paga del dipendente e collaborare con il reparto IT per assicurarti che il dipendente restituisca tutte le attrezzature aziendali.

7 best practice per l'offboarding dei dipendenti

L'offboarding dei dipendenti è una responsabilità condivisa tra il responsabile e il team Risorse umane. Il team Risorse umane dovrebbe guidare il dipendente in fase di offboarding attraverso tutti i processi legali e i documenti necessari da compilare per lasciare l'azienda. Ma come manager del team, sei nella posizione di supportarlo durante tutto il processo di transizione. Prendersi il tempo necessario per coordinare un processo di offboarding in anticipo garantisce che i dipendenti in uscita se ne vadano nel migliore dei modi. Rendi il processo di offboarding attuabile e ripetibile, incorporando le best practice elencate di seguito.

1. Manager, guidate l'offboarding del vostro dipendente

In qualità di manager del dipendente, dovresti essere presente durante tutto il processo di offboarding, così come lo eri durante l'onboarding. Spesso, il manager è la persona che conosce meglio il dipendente in fase di offboarding. Non vuoi che si senta abbandonato solo perché se ne va. Assicurati di seguire da vicino il processo di offboarding dei membri del tuo team, continuando a supportare il dipendente negli ultimi giorni di lavoro, proprio come hai fatto durante i primi.

2. Acquisisci le conoscenze aziendali

Prima che se ne vada, collabora con il dipendente per esaminare i suoi flussi di lavoro. Di cosa è attualmente responsabile? Quali processi gestisce? Assicurati che tutto sia documentato e condiviso correttamente, tra cui:

• Trasferire la responsabilità di qualsiasi informazione digitale, come Documenti Google o fogli di calcolo.

• Registrare tutte le attività che svolge settimanalmente.

• Determinare con chi collabora per i progetti di cui è responsabile.

• Annotare i processi non documentati o le guide che utilizza.

3. Tieni sotto controllo le attività amministrative

Proprio come l'assunzione, l'uscita di un dipendente richiede molte pratiche burocratiche e attività amministrative. Consulta il team legale e quello delle risorse umane per confermare che il dipendente dispone di tutte le informazioni necessarie per il processo di uscita. Il reparto Risorse umane guiderà il membro del team attraverso tutte le attività amministrative finali che deve completare. Queste possono includere:

• informare il reparto IT dell'ultimo giorno di lavoro del dipendente, in modo che possa modificare l'accesso a software specifici;

• Avvisare il reparto paghe per gli ultimi assegni.

• Contattare Risorse umane per discutere la chiusura dei benefit.

• ottenere la firma di tutti i documenti, tra cui una lettera di dimissioni e un accordo di non divulgazione, se necessario

• restituire badge, laptop e qualsiasi altra proprietà dell'azienda;

• pianificare il colloquio di uscita.

4. Collabora a un annuncio per il personale

Scrivi una dichiarazione coordinata tra te e il dipendente per annunciare le sue dimissioni. È importante dare al dipendente l'opportunità di comunicare la sua decisione ai colleghi nel modo che ritiene più opportuno, invece di farlo tu.

5. Organizza un colloquio di uscita

Di solito gestito dal reparto Risorse umane, un colloquio di uscita ti consente di ottenere un feedback significativo sul team, sul tuo stile manageriale e sull'azienda nel suo complesso. Poiché il dipendente se ne va, è più probabile che il feedback sia onesto. I sondaggi di uscita sono una delle poche opportunità in cui la tua azienda può ottenere approfondimenti su come migliorare la fidelizzazione, i processi e l'esperienza complessiva del dipendente.

Esempi di domande per un colloquio di uscita:

• Cosa ne pensi del processo di onboarding/offboarding?

• Come possiamo supportare al meglio i nostri nuovi dipendenti?

• Quali opportunità di crescita ti sarebbe interessato perseguire qui?

• Cosa ha reso questo un ambiente di lavoro positivo? E negativo?

• Ti sei sentito supportato dal tuo responsabile? E dai tuoi colleghi?

• Cosa ti ha spinto a cercare una nuova opportunità?

• Qual è stato il tuo giorno migliore o il tuo miglior risultato qui? E il peggiore?

6. Sviluppa un piano temporaneo

Se non c’è un nuovo assunto che possa sostituire immediatamente il dipendente, avrai bisogno di un piano di lavoro temporaneo per assicurarti che nulla venga tralasciato. Chiedi al dipendente di documentare le sue attività quotidiane. Mentre le esamini, valuta il lavoro che sta svolgendo e, se necessario, rinvia, delega o elimina il lavoro superfluo. Se necessario, assegna temporaneamente le attività che non possono essere ignorate ad altri membri del team. 

Se si tratta di un cambiamento a lungo termine, puoi utilizzare la gestione del cambiamento per aiutarti nel processo. Per esempio, se non hai intenzione di ricoprire la posizione, puoi utilizzare una strategia di gestione del cambiamento per elaborare un piano di ristrutturazione del team e ridistribuzione del lavoro. 

7. Assumi il dipendente sostitutivo

Collabora con il team delle Risorse umane per avviare il processo di assunzione del sostituto il prima possibile. Nel frattempo, utilizza il piano di transizione che hai creato per tenere il lavoro sotto controllo. In questo modo, non ti sentirai costretto ad assumere il primo candidato con cui parli e potrai concentrarti esclusivamente sulla ricerca della persona migliore per il ruolo. Se hai più tempo prima che il dipendente se ne vada, è ideale assumere il sostituto mentre è ancora lì per una transizione più fluida. Questa sovrapposizione lascia al dipendente in uscita il tempo di trasferire le conoscenze al nuovo arrivato, formandolo e preparandolo per il ruolo. 

Quali sono i vantaggi dell’offboarding dei dipendenti?

L'offboarding di un dipendente aiuta tutte le persone coinvolte: il dipendente, il suo team, il manager e l'azienda in generale. Ecco alcuni dei numerosi vantaggi:

• Esperienza del dipendente: offri ai tuoi dipendenti un'esperienza positiva dal primo all'ultimo giorno. 

• Rafforzamento del marchio del datore di lavoro: l’offboarding lascia al dipendente un’esperienza finale positiva, quindi è più probabile che se ne vada vantando i vantaggi di lavorare per la tua azienda.

• Reinserimento dei dipendenti boomerang: i dipendenti che lasciano e tornano nella stessa azienda sono noti come dipendenti boomerang. Non si sa mai perché un dipendente se ne va. Potrebbe aver sofferto di burnout o aver avuto bisogno di un periodo sabbatico, e desidera tornare dopo aver avuto un po' di spazio. Un processo di offboarding li aiuta a sentirsi più a loro agio nel tornare al lavoro se e quando è il momento giusto.

• Riduce i rischi per la sicurezza: recupera i computer, modifica le password degli account e revoca l'accesso al software aziendale per prevenire le violazioni della sicurezza.

• Ottieni feedback preziosi: i dipendenti tendono a essere più onesti quando se ne vanno. Questo è il momento giusto per identificare le opportunità di miglioramento e ascoltare i feedback che possono davvero influire sul tuo team, sullo stile di leadership e sull'organizzazione.

Che cosa dovrebbe includere il processo di offboarding? 

Il processo di offboarding è l'ultima impressione che il dipendente in uscita avrà di te e della tua azienda. Dovrebbe essere ponderato e inclusivo, con passaggi chiari che aiutino tutti a sentirsi a proprio agio molto prima dell'ultimo giorno.

Ecco alcuni elementi che dovresti includere nel tuo processo di offboarding per renderlo un successo:

• Colloquio di uscita

• Checklist per l'offboarding del dipendente

• Riunione di offboarding con Risorse umane per esaminare le opzioni dei benefit e le domande sulle buste paga

• Processo per la raccolta dei beni aziendali, comprese carte di credito e computer portatili

Il miglior processo di offboarding? Quello automatizzato

Meno lavoro per te significa più tempo dedicato a rafforzare il rapporto tra te e il dipendente che se ne va e a concentrarti su ciò di cui il tuo team avrà bisogno in sua assenza. L’automazione riduce questo lavoro, consentendoti di creare un processo di offboarding riutilizzabile con trigger e dipendenze che semplificano ogni passaggio.

Utilizzando uno strumento di project management, puoi creare: 

• Modelli di offboarding da utilizzare ripetutamente ogni volta che un dipendente se ne va.

• Flussi di lavoro per l’offboarding, in modo che ogni membro del team sappia di cosa è responsabile e quando dovrebbe essere disponibile durante il processo di offboarding. 

Crea un processo di offboarding dei dipendenti che funzioni

L'offboarding dei dipendenti può fare la differenza tra un dipendente che se ne va sentendosi a proprio agio o pieno di speranza di poter tornare un giorno. Dopotutto, ha lavorato sodo per la tua azienda. L’offboarding è l’ultimo passaggio di quello che si spera sia stato un rapporto di lavoro lungo e appagante: fallo contare.

L’automazione del processo di offboarding riduce il tempo dedicato al lavoro superfluo. In questo modo, puoi concentrarti su ciò che conta di più, offrendo la migliore esperienza possibile al dipendente in ogni fase del processo.