Come condurre un colloquio di uscita: modello ed esempi

Quando un membro del team lascia la tua azienda per un nuovo ruolo, c’è l’opportunità di scoprire il perché. Un colloquio di uscita può dare ai dipendenti che se ne vanno il tempo di spiegare brevemente le ragioni delle loro dimissioni. Quando crei uno spazio sicuro in cui parlare con franchezza, scoprirai la causa principale della sua partenza e valuterai se l'azienda ha contribuito a tale decisione.

Per ottenere approfondimenti preziosi dai colloqui di uscita, poni domande ponderate e aperte. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di mettere l'intervistato a proprio agio, in modo che sia più incline a essere onesto con te. I migliori colloqui di uscita ti aiutano a capire dove hai sbagliato, in modo da poter rafforzare il tuo ambiente di lavoro e migliorare il morale dei dipendenti.

Cos’è un colloquio di uscita?

Un colloquio di uscita è una conversazione individuale tra un professionista delle Risorse umane e un dipendente che sceglie di lasciare l'azienda. È un'opportunità per capire perché il membro del team se ne va e se l'azienda può migliorare. Quando comprendi la causa di una dimissione volontaria, puoi sviluppare un piano d’azione per migliorare la situazione per i futuri dipendenti.

Oltre a cercare la causa delle dimissioni, i colloqui di uscita ti dicono come si sente il membro del team in partenza riguardo alla tua organizzazione. I membri del team che se ne vanno possono ritenere che sia più facile essere onesti con elogi e critiche riguardanti i processi aziendali, il loro manager o il loro ruolo nel team. 

Chi dovrebbe condurre un colloquio di uscita?

In genere, il colloquio di uscita viene condotto da un membro del team delle risorse umane. In questo modo, l'intervistato ha la possibilità di parlare con qualcuno al di fuori del suo team. Poiché il reparto Risorse umane non è coinvolto nelle mansioni lavorative quotidiane, un membro di tale reparto può fungere da confidente di fiducia.

Perché i colloqui di uscita sono importanti?

I colloqui di uscita sono preziosi per le aziende che cercano un miglioramento continuo. I membri del team in uscita hanno un'esperienza diretta di come funziona l'azienda e di ciò che pensano potrebbe essere migliorato. Questo colloquio è un'opportunità per i membri del team di parlare con franchezza.

Vantaggi dei colloqui di uscita:

• Ricevere un feedback onesto dai dipendenti

• Individuare la causa alla base della partenza di un membro del team

• Ottenere approfondimenti su dove l’azienda può migliorare

• Identificare i modi per migliorare i tassi di fidelizzazione dei dipendenti

Fai domande sull'esperienza del membro del team in merito all'onboarding, allo sviluppo e alla gestione del team. Delineando in anticipo le domande giuste, otterrai un quadro chiaro di come si sente il membro del team.

Sette domande comuni per il colloquio di uscita

Le domande che scegli per il colloquio di uscita dipenderanno probabilmente dal ruolo del membro del team. Se la persona che si dimette è un dirigente, potresti avere domande diverse rispetto a quelle che faresti a un collaboratore. 

Tuttavia, ci sono alcune domande comuni che puoi porre durante il colloquio di uscita per ottenere approfondimenti completi sul perché il membro del team sta lasciando l'azienda per un nuovo ruolo e su come si sente.

1. Cosa ti ha portato a decidere di andartene?

La prima domanda può essere semplice. Chiedi al membro del team perché si è dimesso e vedi cosa dice. Se vuoi che il membro del team approfondisca il motivo, poni domande di follow-up in base alla sua risposta. 

Il motivo per cui la persona lascia l'azienda potrebbe non avere nulla a che fare con l'azienda stessa. Continua il colloquio ponendo domande sulla sua esperienza.

Possibili domande di follow-up:

• Cosa ti ha spinto a iniziare a cercare la tua prossima opportunità? 

• C'è uno scenario che ti avrebbe fatto cambiare idea?

2. Cosa facciamo bene come azienda?

Quando inizi il colloquio con domande semplici, il membro del team in partenza ha il tempo di mettersi a proprio agio. Spesso è più facile per un membro del team esprimere ciò che gli piace dell'azienda e del suo ruolo lavorativo prima di passare alle critiche. 

Una volta che il membro del team ti ha dato una risposta generale su ciò che l'azienda ha fatto bene, chiedigli di spiegarti.

Possibili domande di follow-up:

• Puoi approfondire la tua risposta?

• Hai qualche esempio che vorresti condividere?

3. Cosa può migliorare l'azienda?

Chiedi alla persona quali miglioramenti generali ritiene che l'azienda possa implementare. Questa domanda va di pari passo con la risposta relativa a ciò che l'azienda fa bene. 

Usa le risposte per passare naturalmente agli aspetti che potrebbero non essere di suo gradimento. Ad esempio, potresti dire: "Quindi, hai detto che ti piace lo stile di leadership del tuo manager, ma c'è qualcosa nella dinamica del team che consiglieresti di migliorare?"

Possibili domande di follow-up:

• Hai detto che ti è piaciuto [risposta del dipendente]. C'è qualcosa nella [caratteristica dell'azienda] che consiglieresti di migliorare?

4. Ti sei sentito supportato dal tuo responsabile?

A seconda del ruolo lavorativo del membro del team in uscita, potrebbe non avere una prospettiva unica sulla cultura organizzativa a un livello più ampio. Un'area in cui sai che il membro del team ha esperienza diretta è quella del suo responsabile. 

Una volta accertato se ha ritenuto o meno che il suo manager lo abbia supportato, chiedi cosa ha fatto o non ha fatto bene il suo manager.

Possibili domande di follow-up:

• Cosa ti ha aiutato a svolgere bene il tuo lavoro e cosa ti ha ostacolato?

• Ritieni che la leadership abbia riconosciuto i tuoi contributi? In caso contrario, come pensi che possa essere migliorato?

• Puoi fornire esempi per approfondire la tua risposta?

5. Ritieni di aver ricevuto opportunità di formazione e sviluppo?

È essenziale sapere se la tua azienda ha formato adeguatamente i membri del team per le loro posizioni. Le opportunità di sviluppo professionale all'interno dell'azienda sono importanti anche per fidelizzare un team.

Molte persone cambiano azienda perché vogliono far crescere la propria carriera. Utilizza le risposte dei colloqui di uscita per migliorare il tuo piano di formazione e i programmi di sviluppo. Questi miglioramenti possono ridurre il turnover e contribuire ad aumentare i tassi di fidelizzazione dei dipendenti. 

Possibili domande di follow-up:

• Cosa avrebbe migliorato la tua esperienza di formazione?

• Cosa avrebbe rafforzato le nostre opportunità di crescita e sviluppo?

6. Cosa cerchi nella tua prossima opportunità di lavoro?

I membri del team in uscita potrebbero limitarsi a fornire un feedback positivo sulla loro esperienza. Per imparare dalla loro partenza, poni domande in modi diversi. Chiedi cosa cercano nella loro nuova posizione e usa la loro risposta per confrontarla con ciò che offre la tua azienda. 

Per esempio, un membro del team potrebbe dire che la sua esperienza in azienda è stata positiva. Ma quando chiedi quali sono le sue aspettative future, dice che sta cercando un pacchetto di benefit più consistente, un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata o una nuova opportunità che si allinei meglio con il suo percorso professionale. Questo è un segnale che potrebbe essere utile rivalutare la cultura aziendale e i carichi di lavoro del team.

Possibili domande di follow-up:

• Cosa di questo ruolo non era in linea con il tuo percorso professionale?

7. [motivo] ti farebbe riconsiderare la tua decisione di andartene?

A volte i membri del team se ne vanno a causa di carenze specifiche di un'azienda. Il membro del team potrebbe essere alla ricerca di uno stipendio più alto o di entrare a far parte di un altro reparto. Valuta se sei in grado di soddisfare questi requisiti. 

Se non è possibile soddisfare le sue richieste, valuti se sono ragionevoli e se si tratta di aspetti che dovrebbe migliorare per gli altri. Se afferma che nulla gli impedirà di andarsene, sii comprensivo e accetta la sua risposta.

Possibili domande di follow-up:

• In quale scenario, se ce ne sono, prenderesti in considerazione l’idea di tornare?

Modello ed esempio di colloquio di uscita

Ecco un esempio di moduli e questionari per i colloqui di uscita da sottoporre ai dipendenti che lasciano l’azienda. Sono incluse le potenziali risposte che potresti ricevere e i modi per approfondire tali risposte.

Utilizza il modello di colloquio di uscita riportato di seguito per prendere appunti e creare un piano di miglioramento. 

Come condurre un colloquio di uscita efficace

I colloqui di uscita efficaci sono una pietra miliare del miglioramento continuo nelle strategie di coinvolgimento e fidelizzazione dei dipendenti. Ecco come i professionisti e i responsabili delle Risorse umane possono raccogliere in modo efficiente approfondimenti preziosi mantenendo un rapporto positivo con i dipendenti in uscita.

Passaggio 1: prepara e pianifica il colloquio

Inizia esaminando la descrizione della posizione lavorativa del dipendente, i registri delle prestazioni, qualsiasi feedback fornito in precedenza e la lettera di dimissioni, se ne ha presentata una. Sviluppa un questionario strutturato basato su domande comuni per i colloqui di uscita per guidare la conversazione. Sia un modello di guida al colloquio che un modello di scheda di valutazione del colloquio di uscita aiutano a organizzare il flusso delle domande e a raccogliere il feedback più utile.

La tempistica è fondamentale per un colloquio di uscita efficace. Pianifica la riunione in prossimità dell'ultimo giorno del dipendente, ma non proprio l'ultimo giorno, per dargli il tempo di riflettere sulla sua esperienza senza la pressione dell'imminente partenza. Questa tempistica consente inoltre una discussione più schietta e ponderata.

Passaggio 2: comunica chiaramente lo scopo

All'inizio del colloquio, comunica chiaramente il suo scopo: ottenere un feedback onesto per il miglioramento organizzativo. Sottolinea che le informazioni condivise saranno trattate con riservatezza e rispetto. Delinea la struttura del colloquio in modo che il dipendente sappia cosa aspettarsi.

Conduci il colloquio di uscita in un ambiente privato e confortevole per facilitare una discussione aperta e onesta. Che sia di persona o tramite videochiamata, l'ambiente dovrebbe incoraggiare un feedback sincero.

Passaggio 3: impegnati in un dialogo aperto

Usa il questionario preparato come guida, ma lascia che la conversazione fluisca naturalmente. Concentrati su domande a risposta aperta per ottenere approfondimenti dettagliati sulla soddisfazione sul lavoro del dipendente, sui motivi per cui lascia l'azienda e sui suggerimenti per l'azienda.

L'ascolto attivo è fondamentale. Incoraggia il dipendente a essere onesto e aperto, assicurandogli che il suo feedback è prezioso e verrà utilizzato in modo costruttivo. Riconoscere i suoi sentimenti e le sue esperienze senza giudizio o atteggiamento difensivo.

Passaggio 4: discuti lo sviluppo della carriera e il feedback organizzativo

Esplora il percorso professionale del dipendente e le opportunità future. Discuti di come la sua esperienza con l'azienda lo ha preparato per il nuovo ruolo e cosa si sarebbe potuto fare meglio per supportare la sua crescita professionale all'interno dell'organizzazione.

Informati sulle opinioni del dipendente sul pacchetto di benefit, sulle iniziative di coinvolgimento dei dipendenti e su quali miglioramenti ritiene possano migliorare il luogo di lavoro per i dipendenti attuali e futuri.

Passaggio 5: concludi con una nota positiva

Termina il colloquio con una nota positiva, ringraziando il dipendente per il suo contributo e augurandogli ogni bene nel suo nuovo lavoro. Questo passaggio aiuta a mantenere un buon rapporto e lascia la porta aperta per un potenziale futuro reimpiego.

Passaggio 6: documenta il feedback e pianifica l'azione

Dopo il colloquio, documenta il feedback ricevuto e analizzalo per individuare modelli e approfondimenti utili. Queste informazioni dovrebbero essere utilizzate per informare le pratiche delle Risorse umane, migliorare l'ambiente di lavoro e potenziare le strategie per trattenere i migliori talenti e garantendo alti livelli di soddisfazione sul lavoro tra i dipendenti futuri e attuali.

Best practice per i colloqui di uscita

Quando si conducono i colloqui di uscita, esistono delle best practice da seguire per far sentire a proprio agio il membro del team che lascia l'azienda. Quando crei un ambiente sicuro e amichevole, riceverai un feedback più onesto.

Suggerimenti per migliorare i colloqui di uscita:

• Scegli il momento giusto: il momento migliore per intervistare chi si è dimesso è il suo ultimo giorno di lavoro. In questo modo, il membro del team può essere sincero senza avere riserve su come ciò possa influire sui suoi rapporti di lavoro. 

• Mantieni un tono informale: il colloquio di uscita dovrebbe avere una struttura, ma non deve essere formale. Segui ogni risposta che ricevi in modo che il colloquio sembri una conversazione. 

• Presta attenzione ai segnali non verbali: ascolta attivamente le risposte del membro del team per capire cosa dice. Sebbene le parole siano importanti, presta attenzione alla comunicazione non verbale, come il linguaggio del corpo, le espressioni facciali e il tono di voce.

• Guida la conversazione: avrai un elenco di domande preparato prima dell'inizio del colloquio, ma il colloquio dovrebbe essere fluido. Invece di condurre la conversazione in base alle tue domande, guidala con le risposte del membro del team. 

• Incoraggia la trasparenza: per ottenere risposte sincere dal membro del team, chiedigli di essere trasparente all'inizio del colloquio. 

• Prendi appunti: per ricordare il feedback che i membri del team ti danno, assicurati di prendere appunti. Non lasciare che il prendere appunti interrompa il flusso del colloquio di uscita, ma annota brevi commenti in modo da conservare qualsiasi feedback ricevuto. 

Sforzati di rendere il colloquio di uscita confortevole. È un'opportunità per ottenere approfondimenti dal membro del team in uscita.  

Usa i colloqui di uscita per creare un luogo di lavoro migliore

Il processo di colloquio di uscita è estremamente prezioso se eseguito correttamente. È un'opportunità per te e il membro del team in partenza di avere una conversazione sincera senza riserve. Se riesci a convincere il membro del team in uscita a parlare apertamente della sua esperienza, riceverai un feedback costruttivo. Con questo feedback, puoi migliorare l'ambiente di lavoro per i dipendenti attuali e aumentare la soddisfazione dei dipendenti.

Domande frequenti: colloquio di uscita

Qual è lo scopo dei colloqui di uscita?

I colloqui di uscita forniscono ai reparti delle risorse umane approfondimenti vitali sull'esperienza del dipendente, aiutandoli a individuare le ragioni per cui un dipendente lascia l'azienda per accettare un nuovo lavoro. Questo feedback è prezioso per migliorare la cultura e le strategie del luogo di lavoro al fine di sollevare il morale dei dipendenti, il che in definitiva aiuterà a trattenere i migliori talenti.

Cosa aspettarsi dai colloqui di uscita?

Durante i colloqui di uscita, i dipendenti possono prevedere una conversazione individuale, di persona o faccia a faccia, che esplora la loro soddisfazione sul lavoro e le ragioni per cui cercano una nuova opportunità. La discussione potrebbe riguardare la descrizione del lavoro, l'ambiente del luogo di lavoro e i fattori che influenzano la ricerca di una nuova opportunità. È un'opportunità per congedarsi con una nota positiva e condividere un feedback che potrebbe migliorare l'esperienza dei futuri dipendenti.

È necessario essere onesti in un colloquio di uscita?

Essere onesti durante un colloquio di uscita è essenziale per dare all'organizzazione il feedback di cui ha bisogno per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e apportare modifiche. Durante il processo di offboarding, è importante mantenere sia la professionalità che l'onestà per garantire che tutti si congedino in buoni rapporti.

I colloqui di uscita sono obbligatori?

I colloqui di uscita non sono obbligatori per tutti; i requisiti variano a seconda dell’organizzazione. Alcune aziende li considerano essenziali per il miglioramento continuo, mentre altre potrebbero non applicarli in modo così rigoroso. Queste discussioni, sia che siano formalizzate attraverso un modulo di colloquio di uscita o condotte in modo più informale, aiutano un'organizzazione a crescere e a migliorare le condizioni per i nuovi dipendenti.