Piani di formazione: come migliorare l’apprendimento del team

Sviluppare un team forte non è un'impresa da poco. Ci vuole tempo per trovare persone che lavorano bene insieme e hanno i punti di forza necessari per raggiungere i tuoi obiettivi. Le aziende attribuiscono molto valore al processo di assunzione perché vogliono candidati eccezionali che restino in azienda. Ma anche il miglior candidato non resterà se non si sente stimolato e supportato. 

I piani di formazione sono un modo per migliorare le competenze dei membri del tuo team. Questi piani sono reciprocamente vantaggiosi per le aziende e i membri del team perché aumentano la fidelizzazione e migliorano la produttività del team. Quando supporti il tuo team attraverso l’apprendimento, i membri possono applicare le loro nuove competenze sul lavoro.

Cos’è un piano di formazione per i membri del team?

Un piano di formazione dei membri del team è un metodo per insegnare ai membri del team una competenza specifica utilizzando un programma predeterminato e una serie di materiali. Con un piano di formazione, puoi impostare uno standard per come fare le cose. Quindi, quando altri team o individui desiderano apprendere la competenza, avrai a disposizione una documentazione trasferibile su come farlo.

Gli educatori e i formatori aziendali spesso applicano lo stesso principio con un modello di programma di lezione, che standardizza gli obiettivi, i materiali e le attività di apprendimento in modo che ogni sessione si svolga senza intoppi e raggiunga i suoi obiettivi.

L’obiettivo di un piano di formazione è:

1. Preparare i manager prima che si svolga una formazione.

2. Fornire ai membri del team una struttura per l'apprendimento.

Senza piani di formazione, è difficile per i membri del team sapere se hanno raggiunto i risultati di apprendimento richiesti per la loro posizione. Inoltre, i membri del team che desiderano una formazione aggiuntiva non hanno modo di misurare i loro risultati.

Quali sono gli elementi fondamentali di un piano di formazione?

Sebbene esistano molti metodi di formazione che puoi utilizzare per insegnare ai membri del team un processo, i piani di formazione dovrebbero includere alcuni componenti chiave. Conoscere i componenti di un piano di formazione ti assicurerà di essere pronto per la formazione quando sarà il momento.

1. Obiettivi di apprendimento: come ogni progetto, il tuo piano di formazione dovrebbe includere obiettivi per il successo. Chiediti cosa vuoi che il tuo gruppo ottenga da questa formazione. Usa i tuoi obiettivi di apprendimento come guida quando scrivi il resto del tuo piano.

2. Schema del programma: lo schema del programma è il cuore del piano di formazione. Spiega come condurre la formazione e fornisce istruzioni dettagliate per la persona responsabile.

3. Materiali: a seconda del metodo di formazione scelto, potresti aver bisogno di materiali specifici per erogarlo. Ad esempio, se la formazione è un workshop, potresti aver bisogno di dispense stampate per tutti i partecipanti o di un computer e un proiettore.

Che tu tenga i corsi da remoto o in una grande sala conferenze, la pianificazione di questi componenti è una parte fondamentale della gestione della formazione.

Sette passaggi per creare un piano di formazione

Ora che conosci i componenti di un piano di formazione, identifica dove il tuo team ha bisogno di aiuto prima di passare allo sviluppo. Una volta che hai in mente un'area di formazione, personalizza il programma per il tuo team.

Segui i passaggi riportati di seguito per creare un piano di formazione. 

1. Valuta le esigenze di formazione

Effettua una valutazione delle esigenze di formazione prima di creare effettivamente il tuo piano. Questo passaggio introduttivo fornisce indicazioni su chi o cosa formare. Ad esempio, considera le esigenze dei nuovi assunti. Valuta se la formazione di cui hanno bisogno per il loro nuovo ruolo è coperta dal processo di onboarding o se dovresti creare un piano di formazione che li integri meglio nell'azienda.

Per valutare le esigenze di formazione della tua azienda o del tuo team, considera quanto segue:

• Chiedi feedback ai manager e ai membri del team.

• Raccogli approfondimenti dalle valutazioni delle prestazioni.

• Valuta le prestazioni dei membri del team utilizzando gli strumenti di gestione del lavoro.

• Prepara sondaggi per vedere dove i membri del team vogliono migliorare le proprie competenze.

Dopo aver condotto la tua ricerca, dai la priorità alle tue esigenze. Scegli una competenza o un processo su cui concentrarti e crea un modello di piano di formazione personalizzato.

2. Scegli il tipo di piano di formazione

Prima di poter creare il tuo piano di formazione, devi scegliere un metodo di erogazione. Il metodo ideale dipende dalla competenza che stai insegnando e dalle dimensioni del gruppo di formazione. Mentre alcune competenze richiedono un metodo di erogazione online, altre possono essere fornite attraverso la pratica. Puoi essere più coinvolto con gruppi più piccoli, mentre gruppi più grandi potrebbero aver bisogno di un approccio più pratico.

Tipi di piani di formazione:

• Workshop: i workshop prevedono la partecipazione attiva del gruppo.

• Con istruttore: nota anche come formazione in stile conferenza. Questi programmi di formazione possono svolgersi di persona o online. 

• Individuale: le sessioni di formazione individuale possono aiutare coloro che hanno bisogno di vari livelli di supporto.

• Sul posto di lavoro: gran parte della formazione si svolge naturalmente sul posto di lavoro, ma puoi anche pianificare che i membri del team apprendano competenze specifiche mentre lavorano.

• eLearning: a differenza della formazione online con istruttore, l’eLearning è quando i membri del team progrediscono attraverso una serie di corsi di formazione online, di solito comprendenti video, quiz e letture.

• Mentoring: un modo unico per i membri del team di imparare è da un mentore, o da un altro professionista esperto, che li aiuta a crescere nella loro carriera. Alcune persone trovano mentori da sole, ma puoi anche impostare un programma di mentoring.

• Basata sulla ricerca: la formazione basata sulla ricerca può includere la lettura obbligatoria di articoli e casi di studio o l'analisi di dati provenienti da fonti affidabili.

Ecco alcuni esempi di come scegliere un tipo di piano di formazione: 

Scenario 1: la tua azienda passa a un nuovo software di gestione dei progetti e tutti hanno bisogno di formazione su come utilizzarlo. Poiché le sessioni di formazione coinvolgeranno un gruppo numeroso, utilizzerai un piano con istruttore o in stile conferenza.

Scenario 2: la tua azienda vuole promuovere l’attività sui social media. Ciò richiederà la pianificazione dei contenuti in anticipo, quindi creerai una formazione in stile workshop per insegnare ai membri del team come pianificare i contenuti per le varie piattaforme social.

3. Studia il tuo team

Oltre alle dimensioni del gruppo, studia il tuo team per creare un programma di formazione efficace. Ogni gruppo ha esperienze diverse quando partecipa a un corso di formazione. Per esempio, se stai aggiornando i membri attuali del team sulle best practice dei social media, puoi presumere che abbiano già delle conoscenze di base. 

Quando studi il tuo team, poniti queste domande:

• La formazione è facoltativa?

• Questa formazione sarà più efficace se coinvolgo i membri del team?

• Quali sono i punti di forza del team?

• Come posso rendere questa formazione applicabile al team? 

I membri del team saranno probabilmente più entusiasti della formazione se questa è adatta a loro. Rendi la formazione più coinvolgente includendo esempi e stimolando il gruppo. Sottolinea i punti di forza del tuo team e sfruttali a tuo vantaggio. Per esempio, se il tuo team è più efficiente al mattino, imposta il programma di formazione di conseguenza.

4. Crea obiettivi di apprendimento

Come per ogni progetto, stabilirai degli obiettivi per ciò che vuoi ottenere con il tuo piano di formazione. Pensa a cosa vuoi che i partecipanti ottengano dalla tua formazione. 

Continuiamo con l'esempio precedente. Per una formazione sul social media marketing, il tuo obiettivo potrebbe essere che tutti i partecipanti:

• Comprendano le metriche di Google Analytics.

• Identificare quali piattaforme social utilizza il pubblico dell'azienda.

• Comprendere il ruolo dei social media nel funnel di marketing.

• Creare un contenuto SEO, pubblicarlo sui social media e monitorarne l’avanzamento.

Usa i tuoi obiettivi di apprendimento come requisiti di formazione. Puoi decidere che i partecipanti devono soddisfare tutti gli obiettivi di apprendimento per completare il corso di formazione e padroneggiare l’abilità.

5. Sviluppare materiali formativi

I materiali di formazione sono la parte più importante della tua presentazione. Alcuni materiali ti aiutano a presentare il materiale al tuo team, come una presentazione o un PowerPoint, mentre altri materiali coinvolgono i partecipanti nella lezione, come un foglio di lavoro. 

I materiali di formazione possono includere:

• Presentazioni di diapositive 

• Cartelle di lavoro

• Video

• Letture online

• SOP e manuali di formazione

• Valutazioni

Pianifica tutti i materiali necessari e tienine a portata di mano altri di riserva. In questo modo, quando arriva il giorno della formazione, ti sentirai preparato per eventuali ospiti o contrattempi inaspettati.

6. Metti in pratica la formazione

Ora sei pronto per completare il tuo programma di formazione e presentarlo ai membri del team. Per sentirti più sicuro, scrivi il tuo programma in un formato dettagliato. Ecco un esempio:

1. Il formatore dà il benvenuto ai partecipanti con la prima diapositiva di PowerPoint sulla bacheca.

2. Il formatore istruisce i partecipanti ad aprire i computer portatili e ad accedere al sito web dell’azienda.

3. Il formatore esamina le diapositive di PowerPoint e istruisce i partecipanti a seguirle sui computer portatili.

4. Il formatore invia i fogli di lavoro.

5. I partecipanti utilizzano laptop e fogli di lavoro per svolgere un'attività. 

6. Il formatore chiede ai partecipanti di condividere le loro esperienze con l’attività. 

7. Il formatore termina la presentazione PowerPoint, che include domande per la discussione.

8. Il formatore apre la discussione ad altre domande. 

Anche se un programma ti preparerà completamente per la formazione, non aver paura di deviare dal piano di formazione durante il momento di discussione, purché la conversazione rimanga pertinente e produttiva.

7. Rivedi e modifica se necessario

Per garantire che la formazione sia efficace, rivedi il modello del piano di formazione e cerca di migliorarlo il più possibile. Un piano di formazione di successo aiuta i partecipanti a padroneggiare un processo. Se hai grandi cose da dire ma il gruppo non è coinvolto, è probabile che le informazioni che fornisci non vengano recepite.

Dopo aver tenuto alcune sessioni di formazione, conduci una revisione post-azione. Con il feedback dei partecipanti precedenti e gli approfondimenti sulla loro padronanza delle competenze, rivedi il tuo piano di formazione per soddisfare meglio le esigenze del tuo prossimo gruppo. 

Modello ed esempio di piano di formazione

Ecco un esempio di piano di formazione. In questo piano, il team ha identificato la necessità di un piano di formazione per la ricerca di parole chiave all'interno dell'azienda. Vogliono utilizzare questo corso per i nuovi assunti, ma credono anche che possa servire come corso di aggiornamento per gli altri in ufficio.

Utilizza il modello gratuito di piano di formazione riportato di seguito per sviluppare le competenze del tuo team.

Crea un piano di formazione con un software di gestione del lavoro

Per creare piani di formazione personalizzati, devi sapere dove il tuo team ha bisogno di supporto. Il software di gestione del lavoro offre una panoramica delle prestazioni del tuo team, in modo da poter identificare dove la formazione sarebbe più utile.

Usa Asana per confrontarti con gli altri, condividere il tuo programma e rivederlo. Con questo strumento condiviso, puoi creare un piano e agire in un unico posto.