전환 계획 템플릿

팀에 결원이 발생하더라도 업무가 중단되어서는 안 됩니다. 팀원이 이직할 때 업무가 차질 없이 진행될 수 있도록 Asana에서 전환 계획 템플릿을 생성하는 방법을 알아보세요.

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팀원이 팀을 떠나면 그 팀원이 맡았던 업무를 이어받아야 합니다. 불필요한 업무 지연을 피하려면 팀원이 팀을 떠나기 전에 중요한 지식과 담당 업무를 이전하는 것이 중요합니다. 그래야 팀원이 떠난 후에도 프로젝트가 차질 없이 진행될 수 있습니다.

[제품 UI] 스프레드시트 형식 프로젝트 보기를 가진 Asana에서의 전환 계획 프로젝트 (목록)

전환 계획 템플릿은 정보를 체계적으로 정리하는 것 이상의 역할을 합니다. 전환 계획 템플릿은 팀에 전환을 위한 표준화된 청사진을 제공하고 직원이 팀을 떠나기 전에 취해야 하는 조치를 요약하여 나타냅니다.

전환 계획이란?

전환 계획은 팀원이 이직할 때 지식을 체계적으로 정리하고 이전하는 수단입니다. 이를 통해 누락되는 정보가 없도록 방지하고 프로젝트가 계획대로 진행될 수 있도록 하여 프로젝트를 계속 진행할 수 있습니다. 예를 들어, IT 직원을 위한 전환 계획에는 핵심적인 담당 업무 목록, 주요 시스템의 비밀번호, 예정된 프로젝트의 미완결 결과물이 포함될 수 있습니다.

전환 계획은 대규모 직원 퇴사 프로그램의 일부여야 합니다. 이렇게 하면 떠나는 팀원이 남은 업무를 확실하게 매듭짓고 마지막을 좋게 마무리할 수 있습니다.

전환 계획 템플릿이란?

전환 계획 템플릿은 팀원이 이직할 때마다 빠르게 전환 계획을 세울 수 있는 재사용 가능한 가이드입니다. 매번 처음부터 새로 전환 계획을 생성하는 대신, 템플릿을 사용하면 팀원이 팀을 떠나기 전에 이전해야 하는 정보와 담당 업무를 위한 청사진을 얻을 수 있습니다. 이렇게 하면 주요 상세 정보를 잊어버릴 가능성이 낮아지고 팀이 표준화된 일련의 정보를 얻을 수 있습니다.

디지털 전환 계획 템플릿의 이점

전환 계획 템플릿은 단순히 담당 업무를 나열하는 것 외에도 주요 프로젝트의 담당 업무를 이전하는 방법을 계획하고 업무 지연을 방지하고 업무를 차질 없이 진행하는 데 필요한 정보를 팀에 제공해야 합니다. 하지만, 이러한 정보를 하나의 정적인 전환 계획 문서에 전부 포함하기가 어렵고 많은 시간이 소요됩니다.

대신 디지털 전환 계획 템플릿을 사용하면 배경 정보를 빠르게 연결하고 주요 작업의 담당 업무를 어떻게 이전할지 구체적인 일정을 계획할 수 있습니다. 디지털 전환 계획 템플릿은 팀원과 함께 공유할 수 있는 단일 정보 소스이며 전환의 진행 상태를 추적할 수 있는 수단입니다. 디지털 전환 계획 템플릿을 한번 만들어 놓으면 팀원이 이직할 때마다 다시 사용할 수 있습니다.

정적인 문서 대신 프로젝트 관리 툴에서 전환 계획 템플릿을 생성하면 다음을 할 수 있습니다.

  • 팀원이 이직할 때 팀원이 공유하는 정보를 표준화할 수 있습니다.

  • 팀원이 떠나기 전 주요 정보를 전달할 수 있습니다.

  • 전환의 진행 상태를 실시간으로 추적할 수 있습니다.

  • 프로젝트가 계속 진행될 수 있도록 하며 주요 정보를 놓치지 않도록 방지할 수 있습니다.

  • 이해관계자와 전환 계획을 공유할 수 있습니다.

  • 담당자와 마감일을 배정하여 특정 역할과 책임 업무를 담당할 사람이 명확해집니다.

  • 문서, 스프레드시트 또는 관련 프로젝트 링크와 같은 배경 정보를 첨부할 수 있습니다.

전환 계획 템플릿에 추가해야 하는 내용

좋은 전환 계획 템플릿에는 팀원이 떠나기 전에 팀이 알아야 하는 중요한 정보가 모두 포함되어야 합니다. 하지만 이렇게 많은 정보를 전달할 때는 체계적으로 정리하는 것이 매우 중요합니다.

전환 계획 템플릿에서 우선순위, 예상 작업량, 기간과 같은 정보에 따라 담당 업무를 정렬하고 분류할 수 있도록 해야 합니다. 관련 정보를 충분히 제공하려면 관련 문서와 프로젝트를 연결할 방법도 필요합니다. 이렇게 하면 여러분과 팀이 각각의 전환 계획을 수월하게 살펴보고 필요한 배경 정보를 찾을 수 있습니다.

포함된 기능

  • 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

  • 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

  • 하위 작업: 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 처리할 수 있습니다. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락과 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 강력한 수단입니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요.

  • 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

추천 앱

  • Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

  • Outlook: 에이전시 업무를 검토하거나 파트너에게 디자인 애셋을 요청하는 것과 같이 대응이 필요한 작업을 이메일로 수신하면 Outlook에서 바로 이에 대한 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. 이후 이와 같은 신규 작업을 자신이나 팀원에게 배정하고, 마감일을 설정하고, 프로젝트에 추가하여 다른 관련 업무와 연결할 수 있습니다.

  • Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

  • Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

FAQ

전환 계획 템플릿이 꼭 필요한가요?

직원들은 이직을 하기 마련입니다. 팀장이 전환 계획 템플릿을 사용하면 팀원이 떠날 때마다 원활하게 업무를 넘길 수 있습니다. 전환 계획 템플릿은 팀원이 계획에 포함해야 하는 정보 유형을 설명하여 전환 프로세스를 간소화하고 이러한 모든 정보를 정리하고 추적할 수 있는 수단이 됩니다.

팀원이 전환 계획에 포함해야 하는 정보의 유형은 무엇인가요?

팀원이 포함해야 하는 정보의 유형은 현재 맡은 역할에 따라 다릅니다. 그러니 팀원의 담당 업무 목록, 주요 연락처, 프로젝트 팀원을 꼭 포함하고 팀원의 연락처 정보를 추가해야 합니다. 팀원이 필요에 따라 추가적인 정보를 찾을 수 있도록 Word 문서나 Excel 스프레드시트와 같은 관련 자료를 첨부하는 것도 좋습니다. 마지막으로, 직무 전환 계획에는 미완결 프로젝트, 마일스톤, 결과물의 목록이 포함되어야 합니다. 이와 더불어, 담당 팀원이 떠난 후 이러한 업무를 담당할 사람이 누구인지 정보를 추가해야 합니다.

전환 계획 템플릿은 어떻게 만드나요?

먼저, 주요 담당 업무, 미완결 프로젝트, 중요한 교차 기능팀 파트너와 같이 팀원이 이직할 때 팀이 알아야 할 정보가 무엇인지 정해야 합니다. 그런 다음, 이러한 정보를 활용하여 전환 계획 템플릿을 만들어 팀원이 새로운 역할을 맡기 위해 떠나기 전 해당 템플릿에 정보를 입력할 수 있도록 해야 합니다. 우선순위 및 기간에 대한 정보뿐만 아니라 전환 이후 각 작업이나 결과물을 담당할 사람이 누구인지 포함해야 합니다.

전환 계획을 누구와 공유해야 하나요?

다른 팀원이나 교차 기능팀 파트너처럼 팀원이 팀을 떠날 시 영향을 받는 모든 사람과 전환 계획을 공유해야 합니다. 전환 계획을 신속하게 공유할수록 팀이 그만큼 팀원의 공백에 더 효과적으로 대비할 수 있습니다. 팀원이 계획을 신속하게 공유하도록 촉진하면 특정 작업을 위한 교육 요건을 요약하고 팀원들이 빠르게 업무를 진행할 수 있도록 충분한 시간을 할애할 수 있습니다.

전환 계획은 어느 정도 자세해야 하나요?

전환 계획은 자세할수록 좋습니다. 따라서 디지털 전환 계획 템플릿을 사용하면 정적인 문서에서 정보를 복제하는 대신 관련 문서를 직접 연결할 수 있습니다. 즉, 실제 전환 계획은 더 상위 차원에서 작성될 수 있지만 팀원들이 링크를 클릭하여 필요한 정보를 모두 찾을 수 있습니다.

Asana로 템플릿 만들기

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