交接計劃範本

當有團隊成員離開時，您必須收拾他們留下的工作。為了不要讓非必要待辦項目過多，很重要的一點是在該成員離開前就將關鍵資訊和職責交接給下一個人，以免人員一離開，專案就停滯下來。

交接計劃方案並不只是將資訊組織起來而已，還提供團隊一個標準化的交接藍圖，並指出員工離開前必須完成哪些步驟。

什麼是交接計劃？

交接計劃是在團隊成員從某個角色轉出時，組織並交接知識的一個方法，有助保持工作之延續，確保不會遺失資訊，並且可以持續推動專案。例如，IT 員工的交接計劃可能會包括核心任務的清單、關鍵系統的密碼和將至專案的未完成交付項目。

交接計劃應是更大規模員工退職計劃的其中一部份。它有助您和即將離開的團隊成員收束所有未結尾事項，好聚好散。

什麼是交接計劃範本？

交接計劃範本是可重複使用的指南，無論您是否面臨團隊成員換工作，都可藉此快速設定交接計劃。與其每次都從零開始建立交接計劃，不妨透過範本提供的藍圖，在員工離開前準備好團隊成員所需交接的資訊和責任。這樣一來，他們就比較不會忘記關鍵細節，而您的團隊也能取得標準化的整套資訊。

數位交接計劃範本的優點

交接計劃範本不僅僅只是個職責清單而已，您還必須規劃如何交接關鍵專案的所有權，提供團隊他們需要的情境資訊以免面臨瓶頸，並且還要能繼續工作。話雖如此，要在一個靜態的交接計劃文件中納入這所有資訊其實很困難 (而且很耗時間)。

不妨藉助數位交接計劃範本，快速連結情境資訊並建立具體時程，說明您將如何交接關鍵任務的所有權。您可以與隊友分享此單一事實來源，而它也是追蹤交接進度的絕佳方法。一旦建立數位交接計劃範本，每次有團隊成員變換角色時，您就能輕易地重複利用。

在專案管理工具中而不是靜態文件中建立交接計劃範本後，您就能：

• 將團隊成員須分享的交接資訊標準化。

• 確保團隊成員在離開前交出關鍵資訊。

• 即時追蹤交接進度。

• 持續推動專案，確保不會遺失關鍵資訊。

• 與專案關係人分享交接計劃。

• 指派所有者和期限，讓大家清楚瞭解誰應該接手特定的角色和職責。

• 附加如文件、試算表或連結這類的情境資訊至相關專案。

交接計劃範本要納入什麼內容

出色的交接計劃範本會納入某個隊友離開前，團隊需要知道的所有關鍵細節。然而，在您交接那麼大量的資訊時，是否能有系統的組織資訊就是關鍵。

請確認您的交接計劃範本可根據優先順序、期望投入的工作量和時間範圍等條件來排序和分類職責。若要提供足夠的情境資訊，您還需要有個方法連結相關的文件和相關的專案。如此一來，您和團隊都能輕鬆瀏覽各交接計劃，並且找到需要的情境資訊。

整合功能

• 清單檢視。清單檢視是網格式檢視，能夠藉以輕鬆查看所有專案資訊，讓您一目了然。如同待辦清單或試算表，清單檢視也會一次顯示您的所有任務，如此一來您不僅可查看任務標題和截止日期，還可檢視任何相關自訂欄位，例如：優先順序、狀態等。不妨讓整個團隊清楚看見誰在何時執行什麼任務，藉此實現毫不費力的協作。

• 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位，包括優先順序、狀態，乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程，以便知道自己該優先處理哪件事。此外，還可跨任務和專案分享自訂欄位，確保整個組織的一致性。

• 子任務。有時候待辦事項的規模太大，難以在一個任務中涵蓋所有資訊。若任務的進度推動者超過一位、截止日期距離較寬鬆，或專案關係人需要在正式推出前先行審查和核准，請使用子任務來追蹤工作。子任務是分配工作以及將任務拆解成個別組成部份的有效做法，可同時確保所有小型待辦事項仍能連結至上層任務的高階情境資訊。使用子任務將任務分解成較小的組成部份，或擷取多步驟流程的個別組成部份。

• 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此，若每個部門都有各自專屬的歸檔系統，工作就會遲滯並且面臨穀倉效應。在 Asana 中，成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅減少重複性的工作，也提高跨團隊的可視度，還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作，確保團隊和任務保持相互連結。

推薦的應用程式

• Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合，您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來，您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎？與其開啟 Asana，不妨改用 Asana for Gmail 附加元件，直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

• Outlook。當您透過電子郵件收到行動項目時 (例如審閱代理機構的工作或向合作夥伴請求設計資產)，您現在可以直接從 Outlook 中為其建立 Asana 任務。接著，您可以將新任務指派給自己或隊友、設定截止日期，並將其新增至專案中，使之與其他相關工作相互連結。

• Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具，將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下，即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

• Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具，直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

常見問題