O trabalho não para quando alguém deixa a sua equipe. Aprenda a criar um modelo de plano de transição na Asana para manter o andamento das atividades quando membros da equipe mudarem de emprego.
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Quando sai um membro da equipe, é preciso retomar as atividades de onde a pessoa parou. Para evitar atrasos desnecessários, é crucial transferir os principais conhecimentos e responsabilidades antes de alguém partir, para que se possa manter os projetos em andamento quando tiver ido embora.
Um modelo de plano de transição vai muito além de organizar as informações; ele também dá à sua equipe um esquema padronizado para as transições e delineia os passos que os funcionários devem tomar antes de partir.
Um plano de transição é uma forma de organizar e transferir conhecimentos quando os membros da equipe mudam de cargo. Ele ajuda a manter a continuidade, assegurando que nenhuma informação se perca e que os projetos possam continuar avançando. Por exemplo, o plano de transição para um funcionário de TI poderia incluir uma lista de responsabilidades centrais, senhas para sistemas-chave e entregáveis pendentes para projetos futuros.
Um plano de transição deve estar previsto no seu programa de desligamento de funcionários mais abrangente. Isto ajuda você e a pessoa que vai sair a resolverem as questões em aberto e se despedirem em bons termos.
Trata-se de um guia reutilizável com o qual se define rapidamente um plano de transição sempre que um membro da equipe mudar de emprego. Em vez de criar um plano de transição do zero sempre que isso ocorrer, o modelo oferece um esquema para as informações e responsabilidades que os membros da equipe precisam transferir antes de deixar o seu posto. Assim, é menos provável que eles se esqueçam de detalhes essenciais e a sua equipe obtém um conjunto padronizado de informações.
Um modelo de plano de transição não se resume a uma lista de responsabilidades. Também é necessário planejar como se dará a transferência de titularidade sobre projetos-chave e dar à equipe o contexto de que ela precisa para evitar empecilhos e continuar com o trabalho. Contudo, é difícil (e moroso) incluir todas essas informações em um documento de plano de transição estático.
Um modelo de plano de transição digital permite-lhe vincular rapidamente a informação contextual e criar um calendário concreto para a forma como transferirá a propriedade de tarefas-chave. É um núcleo central de referência que você pode compartilhar com os seus colegas de equipe, bem como uma forma de acompanhar o progresso das transições. E, quando você tiver criado um modelo de plano de transição digital, poderá facilmente reutilizá-lo cada vez que um membro da equipe mudar de cargo.
Um modelo de plano de transição concebido dentro de uma ferramenta de gestão de projetos, e não como um documento estático, permite-lhe:
Padronizar as informações que os membros da equipe compartilham antes de sair.
Garantir que os membros da equipe repassem informações-chave antes de sair.
Monitorar o progresso das transições em tempo real.
Manter o andamento dos projetos e ter a certeza de que as informações-chave não se percam.
Compartilhar planos de transição com os colaboradores.
Atribuir responsáveis e prazos para que fique claro quem deveria se encarregar de funções e responsabilidades específicas.
Anexar informações contextuais, como documentos, planilhas ou links, a projetos relevantes.
Um excelente modelo de plano de transição inclui todos os detalhes principais que a sua equipe precisa saber antes de alguém deixar o seu posto. Contudo, ao transferir tanto conhecimento, a organização se faz essencial.
Tenha a certeza de que o seu modelo de plano de transição lhe permita ordenar e categorizar as responsabilidades de acordo com a prioridade, o esforço esperado, o prazo etc. E, para dar contexto o suficiente, você também precisa de uma forma de associar a documentação relevante e os projetos relacionados. Dessa forma, tanto você como a sua equipe podem facilmente se orientar em meio a cada plano de transição e encontrar a informação contextual necessária.
Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.
Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.
Subtarefas. Às vezes, um afazer é grande demais para se resumir a uma só tarefa. Se uma tarefa tiver mais de um responsável, uma data de conclusão distante ou participantes que necessitem rever e aprovar a tarefa antes da sua publicação, pode ser útil usar subtarefas. Elas são uma forma eficaz de distribuir o trabalho e dividir as tarefas em componentes individuais, ao mesmo tempo que mantêm a ligação de todas essas subtarefas ao contexto global da tarefa principal. Com as subtarefas, você poderá esmiuçar tarefas em componentes menores ou registrar os componentes individuais de um processo de várias etapas.
Inclusão de tarefas a vários projetos. O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.
Gmail. Com a integração da Asana para Gmail, é possível criar tarefas da Asana diretamente da sua caixa de entrada do Gmail. Quaisquer tarefas criadas no Gmail serão incluídas automaticamente no contexto do e-mail, para que nada se perca. Precisa fazer referência a uma tarefa Asana ao escrever um e-mail? Em vez de abrir o aplicativo, basta usar o complemento da Asana para Gmail e pesquisar a tarefa diretamente da caixa de entrada dos seus e-mails.
Outlook. Conforme chegam por e-mail mensagens que requerem a sua ação, como a revisão de trabalhos para a sua agência ou criações de design para um colega, você pode agora criar tarefas da Asana para elas diretamente do Outlook. Em seguida pode atribuir a nova tarefa para si ou para um colega, definir uma data de conclusão e adicioná-la a um projeto para que esteja conectada a outros trabalhos relevantes.
Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.
Dropbox. Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.
Inevitavelmente, as pessoas trocam de emprego. E, como líder de equipe, um modelo de plano de transição ajuda a assegurar uma transição tranquila cada vez que um membro deixar a equipe. O modelo simplifica o processo de transição descrevendo o tipo de informação que os membros da equipe deveriam incluir no seu plano e dá a você uma forma de organizar e monitorar todas as informações.
Saiba como criar um modelo personalizável na Asana. Comece hoje mesmo.