Transitieplansjabloon

Als een teamlid vertrekt, moet je de draad weer oppakken waar hij of zij gebleven was. Om onnodige achterstand te voorkomen, is het essentieel om belangrijke kennis en verantwoordelijkheden over te dragen voor iemand vertrekt, om projecten draaiende te kunnen houden als het teamlid vertrokken is. 

Een transitieplansjabloon doet meer dan alleen informatie ordenen. Het geeft je team ook een gestandaardiseerde blauwdruk voor transities en schetst welke stappen werknemers moeten nemen voor ze vertrekken.

Wat is een transitieplan?

Een transitieplan is een manier om kennis te organiseren en over te dragen als teamleden een roltransitie doen. Het helpt de continuïteit te bewaren door ervoor te zorgen dat geen informatie verloren gaat en dat projecten door kunnen blijven gaan. Het transitieplan voor een IT-medewerker kan bijvoorbeeld een lijst van kernverantwoordelijkheden bevatten, wachtwoorden voor belangrijke systemen, en openstaande deliverables voor aankomende projecten. 

Een transitieplan moet deel uitmaken van je bredere medewerker-offboarding-programma. Dit helpt jou en je vertrekkende teamlid alle losse eindjes aan elkaar te knopen en op goede voet uit elkaar te gaan. 

Wat is een transitieplansjabloon?

Een transitieplansjabloon is een herbruikbare gids waarmee je snel een transitieplan kunt opzetten wanneer een teamlid van functie verandert. In plaats van telkens opnieuw een transitieplan op te stellen, biedt je sjabloon een blauwdruk voor de informatie en verantwoordelijkheden die teamleden moeten overdragen voor ze vertrekken. Dat betekent dat ze minder snel belangrijke details zullen vergeten, en dat je team een gestandaardiseerde set informatie krijgt.

De voordelen van een digitaal transitieplansjabloon

Er komt meer kijken bij een transitieplansjabloon dan alleen een lijst van verantwoordelijkheden. Je moet ook plannen hoe je het eigendom van belangrijke projecten overdraagt en je team de context bieden die ze nodig hebben om knelpunten te vermijden en door te werken. Het is echter moeilijk (en tijdrovend) om al die informatie in één statisch transitieplandocument op te nemen. 

In plaats daarvan kun je met een digitaal transitieplansjabloon snel naar contextuele informatie verwijzen en een concreet schema maken voor de manier waarop je de verantwoordelijkheid voor belangrijke taken zult overdragen. Het is een enkele bron van waarheid die je met je teamgenoten kunt delen, en een manier om de voortgang van transities te volgen. En als je eenmaal één digitaal transitieplansjabloon hebt gemaakt, kun je het gemakkelijk hergebruiken telkens als een teamlid van rol verandert. 

Als je in een projectbeheertool een transitieplansjabloon maakt in plaats van een statisch document, kun je: 

• De informatie die teamleden delen bij hun transitie standaardiseren.

• Erop toezien dat teamleden belangrijke informatie doorgeven voor ze vertrekken.

• De voortgang van transities in realtime volgen.  

• Projecten in beweging houden en ervoor zorgen dat belangrijke informatie niet verloren gaat. 

• Transitieplannen delen met belanghebbenden.

• Eigenaars en deadlines toewijzen, zodat het duidelijk is wie specifieke rollen en verantwoordelijkheden moet overnemen. 

• Contextuele informatie bijvoegen zoals documenten, spreadsheets, of links naar relevante projecten.

Wat op te nemen in je transitieplansjabloon

Een goed transitieplansjabloon bevat alle belangrijke details die je team moet weten voor iemand vertrekt. Maar als je zoveel kennis overdraagt, is organisatie de sleutel. 

Zorg ervoor dat je transitieplansjabloon je toelaat verantwoordelijkheden te sorteren en te categoriseren volgens dingen als hun prioriteit, verwachte inspanning, en tijdschema. En om voldoende context te bieden, moet je ook een manier hebben om naar relevante documentatie en verwante projecten te verwijzen. Op die manier kunnen zowel jij als je team gemakkelijk door elk transitieplan navigeren en de contextuele informatie vinden die je nodig hebt.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een raster-achtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een to-do lijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en einddata van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te taggen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime einddatum, of belanghebbenden die de taak eerst moeten bekijken en goedkeuren, kunnen subtaken uitkomst bieden. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke componenten op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de overkoepelende taak. Breek taken in kleinere componenten of leg de afzonderlijke componenten van een meerstapsproces vast met subtaken.

• Voeg taken toe aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot niet alleen de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

• Outlook. Als er via e-mail actipunten binnenkomen, zoals het beoordelen van werk van je bureau of een aanvraag voor ontwerpmateriaal van een partner, kun je er nu taken voor maken in Asana, rechtstreeks vanuit Outlook. Je kunt de nieuwe taak dan aan jezelf of een teamgenoot toewijzen, een einddatum instellen, en hem aan een project toevoegen zodat hij verbonden is met ander relevant werk..

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

Veelgestelde vragen