Rencana transisi

Saat anggota tim pergi, Anda perlu melanjutkan pekerjaan yang belum selesai. Untuk menghindari backlog yang tidak perlu, penting untuk mentransfer pengetahuan dan tanggung jawab utama sebelum seseorang pergi—jadi Anda dapat memastikan proyek tetap berjalan setelah kepergiannya. 

Templat rencana transisi tidak hanya mengatur informasi. Templat ini juga memberi tim Anda cetak biru standar untuk transisi dan menguraikan langkah-langkah yang perlu diambil pegawai sebelum mereka pergi.

Apa itu rencana transisi?

Rencana transisi adalah cara mengatur dan mentransfer pengetahuan saat anggota tim beralih dari suatu peran. Ini membantu menjaga kontinuitas dengan memastikan tidak ada informasi yang hilang dan proyek dapat terus berjalan. Misalnya, rencana transisi untuk pegawai TI dapat mencakup daftar tanggung jawab inti, kata sandi untuk sistem utama, dan hasil akhir yang belum diselesaikan untuk proyek mendatang. 

Rencana transisi harus menjadi bagian dari program offboarding pegawai yang lebih besar. Ini membantu Anda dan anggota tim yang akan meninggalkan perusahaan untuk menyelesaikan semua masalah dan berpisah dengan baik. 

Apa itu templat rencana transisi?

Templat rencana transisi adalah panduan yang dapat digunakan kembali untuk menyiapkan rencana transisi dengan cepat setiap kali anggota tim berganti pekerjaan. Alih-alih membuat rencana transisi dari awal setiap saat, templat Anda menyediakan cetak biru untuk informasi dan tanggung jawab yang perlu ditransfer anggota tim sebelum mereka pergi. Artinya, mereka cenderung tidak melupakan detail penting, dan tim Anda mendapatkan serangkaian informasi standar.

Manfaat templat rencana transisi digital

Templat rencana transisi lebih dari sekadar daftar tanggung jawab. Anda juga perlu merencanakan cara mentransfer kepemilikan proyek utama dan memberi tim konteks yang dibutuhkan untuk menghindari kemacetan dan terus bekerja. Namun, menyertakan semua informasi itu dalam satu dokumen rencana transisi statis itu sulit (dan memakan waktu). 

Sebaliknya, templat rencana transisi digital memungkinkan Anda dengan cepat menautkan ke informasi kontekstual dan membuat jadwal konkrit tentang cara Anda akan mentransfer kepemilikan tugas utama. Ini adalah sumber kebenaran tunggal yang dapat Anda bagikan dengan rekan tim, dan cara untuk melacak progres transisi. Dan setelah membuat satu templat rencana transisi digital, Anda dapat dengan mudah menggunakannya kembali setiap kali anggota tim berganti peran. 

Saat membuat templat rencana transisi di alat manajemen proyek dan bukan di dokumen statis, Anda dapat: 

• Menstandarkan informasi yang dibagikan anggota tim saat mereka melakukan transisi.

• Memastikan anggota tim menyampaikan informasi penting sebelum mereka pergi.

• Melacak progres transisi secara real time.  

• Menjaga proyek tetap berjalan dan memastikan informasi penting tidak hilang. 

• Membagikan rencana transisi kepada pemangku kepentingan.

• Menetapkan pemilik dan batas waktu sehingga jelas siapa yang harus mengambil alih peran dan tanggung jawab tertentu. 

• Melampirkan informasi kontekstual seperti dokumen, spreadsheet, atau tautan ke proyek yang relevan.

Hal yang harus dicantumkan dalam templat rencana transisi

Templat rencana transisi yang luar biasa mencakup semua detail penting yang perlu diketahui tim sebelum seseorang pergi. Namun, saat Anda mentransfer begitu banyak pengetahuan, kuncinya adalah organisasi. 

Pastikan templat rencana transisi memungkinkan Anda menyortir dan mengategorikan tanggung jawab sesuai hal-hal seperti prioritas, upaya yang diharapkan, dan kerangka waktu. Dan untuk memberikan konteks yang memadai, Anda juga memerlukan cara untuk menautkan ke dokumentasi dan proyek terkait yang relevan. Dengan begitu, Anda dan tim dapat menavigasi setiap rencana transisi dengan mudah dan menemukan informasi kontekstual yang dibutuhkan. 

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan bergaya kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara sekilas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim Anda.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan Bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

• Subtugas. Terkadang, daftar tugas terlalu panjang untuk dicantumkan dalam satu tugas. Jika tugas memiliki lebih dari satu kontributor, tenggat yang panjang, atau pemangku kepentingan yang perlu meninjau dan menyetujui sebelum tugas itu tayang, subtugas bisa membantu. Subtugas adalah cara ampuh mendistribusikan pekerjaan dan membagi tugas menjadi beberapa bagian terpisah—sekaligus membuat daftar tugas kecil selalu terhubung dengan konteks umum dari tugas induk. Bagi tugas menjadi beberapa bagian yang lebih kecil atau catat setiap bagian dari proses multilangkah dengan subtugas.

• Tambahkan tugas ke beberapa proyek. Pekerjaan bersifat lintas fungsi. Tim harus mampu bekerja secara efektif di seluruh bagian. Tetapi, jika setiap Bagian memiliki sistem pengarsipannya sendiri, pekerjaan akan terhambat atau terpisah-pisah. Asana memudahkan Anda melacak dan mengelola Tugas di berbagai proyek. Ini tidak hanya mengurangi pekerjaan duplikat dan meningkatkan visibilitas lintas tim. Asana juga membantu tim Anda melihat Tugas dalam konteks, melihat siapa mengerjakan apa, dan membuat tim dan Tugas Anda tetap terhubung.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Gmail. Dengan integrasi Asana untuk Gmail, Anda dapat membuat Tugas Asana langsung dari kotak masuk Gmail. Tugas yang dibuat dari Gmail secara otomatis akan menyertakan konteks dari email sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan apa pun. Perlu mereferensikan Tugas Asana saat menulis email? Alih-alih membuka Asana, gunakan pengaya Asana untuk Gmail guna mencari tugas tersebut langsung dari kotak masuk Gmail Anda.

• Outlook. Saat item tindakan masuk via email, seperti meninjau pekerjaan dari agensi Anda atau permintaan aset desain dari mitra, Anda sekarang dapat membuat tugas untuk item itu di Asana langsung dari Outlook. Anda kemudian dapat memberikan tugas baru ke diri Anda atau rekan tim, menetapkan tenggat, dan menambahkan tugas itu ke proyek agar terhubung ke pekerjaan relevan lain.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

• Dropbox. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

Pertanyaan Umum