План перехода

Когда участник команды уходит, вам нужно продолжить с того места, где он остановился. Чтобы избежать ненужных задержек, важно передать ключевые знания и обязанности до того, как кто-то уйдёт, чтобы вы могли продолжать работу над проектами после его ухода. 

Шаблон плана передачи дел — это не просто способ организации информации. Он также даёт команде стандартизированный план передачи дел и описывает действия, которые работники должны предпринять перед уходом.

Что такое план передачи дел?

План передачи дел — это способ организации и передачи знаний при смене участников команды. Он помогает поддерживать непрерывность процесса, гарантируя, что никакая информация не будет потеряна и проекты смогут продолжать двигаться вперед. Например, план передачи дел для ИТ-работника может включать список основных обязанностей, пароли для ключевых систем и невыполненные задачи по предстоящим проектам. 

План передачи обязанностей должен быть частью более крупной программы по организации ухода работника. Это поможет вам и уходящему участнику команды уладить все вопросы и расстаться на хорошей ноте. 

Что такое шаблон плана передачи дел?

Шаблон плана передачи дел — это руководство для многократного использования, позволяющее быстро составить план передачи дел при смене сотрудника в команде. Вместо того чтобы каждый раз создавать план передачи дел с нуля, вы можете использовать шаблон, содержащий информацию и обязанности, которые участники команды должны передать перед уходом. Это означает, что они с меньшей вероятностью забудут ключевые детали, а ваша команда получит стандартизированный набор информации.

Преимущества цифрового шаблона плана передачи дел

Шаблон плана передачи дел — это не просто список обязанностей. Вам также необходимо спланировать передачу ответственности за ключевые проекты и предоставить команде информацию, необходимую для устранения узких мест и продолжения работы. Однако включить всю эту информацию в один статический документ с планом передачи дел сложно и требует много времени. 

Вместо этого цифровой шаблон плана передачи дел позволяет быстро ссылаться на контекстную информацию и создавать конкретный график передачи ответственности за ключевые задачи. Это единый источник достоверной информации, которым вы можете делиться с участниками команды, и способ отслеживать ход передачи обязанностей. Создав один шаблон плана передачи в цифровом формате, вы сможете легко использовать его каждый раз, когда участник команды меняет роль. 

Создавая шаблон плана передачи дел в инструменте для управления проектами, а не в статическом документе, вы можете: 

• Стандартизировать информацию, которой участники команды делятся при передаче дел.

• Обеспечить передачу ключевой информации перед уходом.

• Отслеживать ход передачи обязанностей в реальном времени.  

• Поддерживать проекты в движении и следить за тем, чтобы ключевая информация не терялась. 

• Делиться планами передачи с заинтересованными лицами.

• Назначайте ответственных и дедлайны, чтобы было понятно, кто должен взять на себя конкретные роли и обязанности. 

• Прикреплять контекстную информацию, например документы, электронные таблицы или ссылки на соответствующие проекты.

Что должно быть в шаблоне плана передачи дел

Хороший шаблон плана передачи обязанностей включает в себя все ключевые детали, которые ваша команда должна знать до ухода сотрудника. Но когда вы передаете так много знаний, ключевым моментом является организация. 

Убедитесь, что ваш шаблон плана передачи дел позволяет сортировать и классифицировать обязанности в соответствии с их приоритетом, ожидаемыми трудозатратами и сроками. Чтобы обеспечить достаточный контекст, вам также понадобится способ ссылаться на соответствующую документацию и связанные проекты. Так и вы, и ваша команда сможете легко ориентироваться в каждом плане передачи дел и находить необходимую контекстную информацию. 

Интегрированные функции

• Вид «Список». Вид «Список» — это представление в виде сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте эффективную совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.

• Настраиваемые поля. Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации.

• Подзадачи. Иногда задача слишком большая, чтобы её можно было выполнить за одно задание. Если в задаче несколько исполнителей, неопределённая дата сдачи или несколько заинтересованных лиц, которые должны её проверить и согласовать, то на помощь приходят подзадачи. Подзадачи — это мощный способ распределять работу и разбивать задачи на отдельные компоненты, сохраняя при этом связь между небольшими задачами и общим контекстом родительского задания. Разбивайте задачи на более мелкие компоненты или фиксируйте отдельные компоненты многоэтапного процесса с помощью подзадач.

• Добавление задач в несколько проектов. Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если у каждого отдела своя система делопроизводства, работа останавливается и разобщается. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, видеть, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

Рекомендуемые приложения

• Gmail. С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail.

• Outlook. Получая по электронной почте различные поручения, например, рецензировать работу агентства, с которым вы сотрудничаете, или заявка на элементы дизайна от партнёра, вы можете создавать задачи по ним в Asana прямо из Outlook. Затем новую задачу можно будет назначить себе или участникам команды, задать дату сдачи и добавить эту задачу в проект и связать её с другой актуальной работой.

• Google Workplace. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Google Workplace, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.

• Dropbox. Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.

Вопросы и ответы