Что такое офбординг работников? 6 лучших практик для начала работы

Эффективная адаптация помогает новым работникам найти свое место в компании и снижает стресс, связанный с началом новой работы. Но уход с работы вызывает не меньшую дезориентацию. И хотя многие компании внедряют надежный процесс адаптации новых сотрудников, некоторые упускают из виду важность процесса увольнения работника, когда тот же человек решает уйти.

Офбординг работника — это не просто прощальный кекс и рекомендации. Правильно организованный процесс может укрепить ваш бренд работодателя, повысить моральный дух и обеспечить бесценную обратную связь, которую вы не получите нигде больше.

Что такое офбординг работника?

Офбординг — это процесс перехода уходящего работника при выходе из компании. В ходе этого процесса уходящий работник и его руководитель проходят ряд этапов, чтобы убедиться, что они расстаются на хороших условиях и все вопросы урегулированы. Сюда могут входить сбор корпоративных знаний, проведение собеседования при увольнении и выполнение требований отдела кадров. Дополнительное преимущество офбординга заключается в том, что он подготавливает команду к работе с одним сотрудником меньше, что может включать распределение ранее выполнявшихся обязанностей или обучение нового сотрудника. 

Адаптация и офбординг

Процесс адаптации помогает новым сотрудникам освоиться на новой должности и в компании в целом. Адаптация может быть весёлой, с сувенирными пакетами и приветственными вечеринками, но она также включает в себя практические тренинги, список дел для новых сотрудников и распределение активов компании, таких как ноутбуки или корпоративные кредитные карты.

Офбординг — это обратный процесс, завершающий жизненный цикл работника. Процесс офбординга должен включать в себя многие из тех же элементов, что и адаптация, включая возврат тех же активов и взаимодействие с командами HR и ИТ для обеспечения плавного перехода. Например, можно назначить встречу с командой HR, чтобы разобраться с последней зарплатой работника, и поработать с отделом ИТ, чтобы убедиться, что работник вернул всё оборудование компании.

7 лучших практик для оффбординга работников

За процесс офбординга отвечают руководитель и команда по управлению персоналом. Ваша команда по управлению персоналом должна провести работника через все необходимые юридические процессы и документы, которые ему нужно заполнить, чтобы покинуть компанию. Но вы, как руководитель, можете поддержать сотрудника на протяжении всего процесса выхода из команды. Заранее согласовав процесс увольнения, вы обеспечите максимально благоприятные условия для уходящих работников. Сделайте процесс отчисления сотрудника действенным и повторяемым, включив в него перечисленные ниже рекомендации.

1. Менеджеры, руководите процессом офбординга вашего работника

Как руководитель работника, вы должны присутствовать на протяжении всего процесса офбординга так же, как и во время адаптации. Часто именно руководитель лучше всех знает уходящего работника. Нельзя допустить, чтобы он чувствовал себя брошенным только потому, что уходит. Внимательно следите за процессом оффбординга в своей команде, продолжая поддерживать работника в последние дни так же, как и в первые.

2. Зафиксируйте институциональные знания

Перед уходом работника проанализируйте вместе с ним его рабочую нагрузку. За что он отвечает в настоящее время? Какими процессами он управляет? Убедитесь, что вся информация задокументирована и передана надлежащим образом, в том числе:

• Передача ответственности за любую цифровую информацию, например в Google Документах или электронных таблицах.

• Запись всех заданий, которые он выполняет еженедельно.

• Определение того, с кем сотрудничать в рамках проектов, за которые они отвечают.

• Запись недокументированных процессов или руководств, которые используются.

3. Держите под контролем административные задания

Как и при приёме на работу, уход работника требует большого количества бумажной работы и административных заданий. Свяжитесь с отделом кадров и юридической командой, чтобы убедиться, что у вашего работника есть вся информация, необходимая для выхода из компании. Ваш отдел кадров проведет сотрудника через все заключительные административные задачи, которые ему нужно выполнить. Вот примеры таких задач:

• Уведомление ИТ-отдела о последнем дне работы сотрудника, чтобы они могли изменить доступ к определенному программному обеспечению.

• Оповестить бухгалтерию о необходимости начисления последней зарплаты.

• Связаться с отделом кадров, чтобы обсудить закрытие льгот.

• Подписание всех документов, включая заявление об увольнении и соглашение о неразглашении, если это необходимо.

• возврат бейджей, ноутбуков и любого другого имущества компании;

• Планирование собеседования при увольнении.

4. Подготовьте совместное объявление для персонала

Напишите согласованное заявление от вас и работника, чтобы объявить об его уходе. Важно дать ему возможность сообщить об уходе коллегам так, как ему удобно, а не делать это за него.

5. Организуйте собеседование при увольнении

Выходное собеседование, которое обычно проводит отдел кадров, позволяет получить ценную обратную связь о команде, вашем стиле управления и компании в целом. Поскольку работник уходит, обратная связь, скорее всего, будет честной. Выездные опросы — одна из немногих возможностей, когда ваша компания может получить аналитику о том, как улучшить удержание, процессы и общий опыт работников.

Примеры вопросов для собеседования при увольнении:

• Что вы думаете о процессе адаптации/увольнения?

• Как мы можем лучше поддерживать наших новых работников?

• Какие возможности для роста вы бы хотели здесь реализовать?

• Что сделало эту рабочую среду позитивной? А что — негативной?

• Чувствовали ли вы поддержку со стороны руководителя? Ваши коллеги?

• Что побудило вас искать новые возможности?

• Каким был ваш лучший день или достижение здесь? А худший?

6. Разработайте временный план

Если нет нового сотрудника, который мог бы сразу заменить уходящего, вам понадобится временный план работы, чтобы ничего не упустить из виду. Попросите работника задокументировать свои ежедневные задания. Просматривая их, оцените работу, которую он выполняет, и, возможно, отложите, делегируйте или удалите ненужную работу по организации работы. При необходимости временно назначьте другим участникам команды задания, которые нельзя игнорировать. 

Если это долгосрочное изменение, вам может пригодиться менеджмент изменений. Например, если вы не планируете заполнять эту должность, можно использовать стратегию менеджмента изменений, чтобы разработать план реструктуризации команды и перераспределения работы. 

7. Наймите нового работника

Вместе с командой по управлению персоналом как можно скорее запустите процесс найма на освободившуюся должность. А пока используйте план перехода, чтобы работа шла по графику. Таким образом, вы не будете чувствовать давления, чтобы нанять первого кандидата, с которым вы поговорите, и сможете сосредоточиться исключительно на поиске лучшего человека для этой роли. Если у вас есть больше времени до ухода сотрудника, в идеале нанимайте нового работника, пока старый ещё на месте, чтобы переход прошёл более плавно. Это перекрытие дает уходящему работнику время передать знания новому, обучить его и подготовить к работе. 

Каковы преимущества процесса офбординга работников?

Офбординг помогает всем, кого он затрагивает: работнику, его команде, руководителю и компании в целом. Ниже приводятся некоторые из многих преимуществ:

• Опыт работника: обеспечьте своим работникам хороший опыт с первого дня до последнего. 

• Укрепление бренда работодателя: процесс офбординга оставляет у работника положительные впечатления, поэтому он с большей вероятностью будет рассказывать о преимуществах работы в вашей компании.

• Возвращение работников-бумерангов: работники, которые уходят и возвращаются в ту же компанию, известны как работники-бумеранги. Вы никогда не знаете, почему работник уходит. Возможно, он испытал выгорание или нуждался в творческом отпуске, а теперь хочет вернуться. Процесс офбординга помогает им чувствовать себя более комфортно, возвращаясь к работе, если и когда это подходит.

• Снижение рисков безопасности: возвращение компьютеров, изменение паролей учетных записей и отмена доступа к программному обеспечению компании помогают предотвратить нарушения безопасности.

• Получение ценной обратной связи: работники, как правило, более честны, когда уходят. Это отличный момент, чтобы выявить возможности для улучшения и услышать обратную связь, которая действительно может изменить вашу команду, стиль руководства и организацию.

Что необходимо отразить в процессе офбординга? 

Процесс офбординга — это последнее впечатление, которое уходящий работник получит о вас и вашей компании. Он должен быть продуманным и инклюзивным, с чёткими шагами, которые помогут всем чувствовать себя комфортно задолго до последнего дня.

Вот что нужно включить в процесс офбординга, чтобы он прошёл успешно:

• Выходное собеседование

• Список дел по оформлению ухода работника

• Встреча с отделом кадров для обсуждения вариантов льгот и вопросов по зарплате

• Процесс сбора активов компании, включая кредитные карты и ноутбуки

Лучший процесс оформления ухода сотрудника? Автоматизированный

Меньше работы для вас означает больше времени на укрепление отношений между вами и уходящим работником и сосредоточение внимания на том, что понадобится вашей команде в его отсутствие. Автоматизация сокращает объём работы, позволяя создавать повторно используемый процесс вывода сотрудников из штата с триггерами и зависимостями, которые упрощают каждый шаг.

С помощью инструмента управления проектами можно создать: 

• Шаблоны офбординга, которые можно использовать каждый раз, когда работник уходит.

• Рабочая нагрузка при выбытии, чтобы каждый участник команды знал, за что он отвечает и когда должен быть доступен в процессе выбытия. 

Создайте эффективный процесс офбординга работников

Правильно организованный процесс может стать решающим фактором в том, уйдёт ли работник с чувством удовлетворения или с надеждой когда-нибудь вернуться. В конце концов, он много для вас сделал. Офбординг — это последний этап в, надеемся, долгих и плодотворных рабочих отношениях. Сделайте его значимым.

Автоматизация процесса сокращает время, затрачиваемое на работу по организации работы. Таким образом, вы можете сосредоточиться на самом важном — обеспечении наилучшего опыта работника на каждом этапе.