Как провести собеседование при увольнении: шаблон и примеры

Когда участник команды покидает вашу компанию ради новой должности, есть возможность узнать, почему. Выездное собеседование может дать уходящим работникам время, чтобы кратко объяснить свою отставку. Создав безопасное пространство для откровенного разговора, вы сможете выяснить основную причину ухода и оценить, повлияла ли на это компания.

Чтобы получить ценную аналитику из таких собеседований, задавайте продуманные вопросы открытого типа. Ваша цель — создать комфортную обстановку, чтобы собеседник был более склонен к откровенности. Лучшие собеседования при увольнении помогают понять, где вы допустили ошибку, чтобы укрепить рабочую среду и повысить моральный дух работников.

Что такое собеседование при увольнении?

Выходное собеседование — это обсуждение один на один между специалистом по кадрам и работником, решившим уволиться из компании. Это возможность понять, почему сотрудник покидает команду и что компания может улучшить. Поняв причину добровольного увольнения, вы сможете разработать план действий, чтобы улучшить ситуацию для будущих работников.

Помимо выяснения причины увольнения, собеседование при увольнении позволяет узнать, что уходящий участник команды думает о вашей организации. Уходящие участники команды могут чувствовать, что им проще быть честными в похвале и критике в отношении процессов компании, их руководителя или их роли в команде. 

Кто должен проводить собеседование при увольнении?

Как правило, собеседование проводит команда по управлению персоналом. Это дает собеседнику возможность поговорить с кем-то за пределами своей непосредственной команды. Поскольку отдел кадров не участвует в повседневной работе, сотрудник отдела кадров может выступать в качестве доверенного лица.

Почему собеседования при увольнении так важны?

Выездные собеседования полезны для компаний, стремящихся к постоянному совершенствованию. Уходящие участники команды не понаслышке знают, как функционирует компания и что, по их мнению, можно было бы улучшить. Такое собеседование даёт возможность команде высказаться откровенно.

Преимущества проведения собеседований при увольнении:

• Получение честных отзывов от работников

• Выяснение основной причины ухода участника команды

• Получение аналитики о том, что компания может улучшить

• Определить способы повышения уровня удержания работников

Задайте вопросы об опыте участника команды в области адаптации, развития и управления командой. Заранее подготовив правильные вопросы, вы получите чёткое представление о том, что чувствует сотрудник.

7 распространенных вопросов для собеседования при увольнении

Выбор вопросов для собеседования при увольнении, скорее всего, будет зависеть от роли сотрудника в команде. Если уходит руководитель, вопросы будут отличаться от тех, которые задают рядовым сотрудникам. 

Тем не менее, есть несколько общих вопросов, которые можно задать, чтобы получить всестороннюю аналитику о том, почему сотрудник уходит на новую должность и что он чувствует.

1. Что привело вас к решению уйти?

Ваш первый вопрос может быть простым. Спросите, почему сотрудник уходит, и посмотрите, что он скажет. Если вы хотите, чтобы сотрудник подробно объяснил причину, задайте дополнительные вопросы на основе его ответа. 

Причина ухода сотрудника может вообще не иметь никакого отношения к компании. Продолжите собеседование, задавая вопросы о его опыте.

Возможные вопросы:

• Что побудило вас начать искать новую работу? 

• Есть ли сценарий, который изменил бы ваше мнение?

2. Что у нас получается хорошо как у компании?

Если вы начнёте собеседование с простых вопросов, у уходящего сотрудника будет время, чтобы почувствовать себя комфортно. Зачастую ему проще рассказать о том, что ему нравится в компании и его должности, прежде чем перейти к критике. 

Как только сотрудник даст вам общий ответ на вопрос о том, что компания сделала хорошо, попросите его объяснить.

Возможные вопросы:

• Не могли бы вы пояснить свой ответ?

• Можете привести примеры?

3. Что компания может улучшить?

Спросите сотрудника о том, что, по его мнению, компания может улучшить. Этот вопрос тесно связан с ответом на вопрос о том, что компания делает хорошо. 

Используйте ответы, чтобы естественным образом перейти к тому, что ему не нравится. Например, можно сказать: «Итак, вы сказали, что вам нравится стиль руководства вашего руководителя, но есть ли что-то в динамике команды, что вы бы порекомендовали улучшить?»

Возможные дополнительные вопросы:

• Вы сказали, что вам понравилось [ответ работника]. Что бы вы посоветовали улучшить в [характеристике компании]?

4. Чувствовали ли вы поддержку со стороны руководителя?

В зависимости от должности уходящего участника команды, он может не иметь уникального взгляда на организационную культуру в целом. Одна из областей, с которой сотрудник имеет непосредственный опыт, — это его руководитель. 

Узнав, чувствовал ли сотрудник поддержку со стороны руководителя, спросите, что именно руководитель делал или не делал хорошо.

Возможные дополнительные вопросы:

• Что помогало вам хорошо выполнять свою работу, а что мешало?

• Считаете ли вы, что руководство признало ваш вклад? Если нет, то как, по вашему мнению, это можно улучшить?

• Можете ли вы привести примеры, чтобы уточнить свой ответ?

5. Считаете ли вы, что вам предоставили возможности для обучения и развития?

Важно узнать, правильно ли ваша компания подготовила членов команды к их должностям. Возможности профессионального развития внутри компании также важны для удержания команды.

Многие люди переходят из одной компании в другую, потому что хотят развивать свою карьеру. Используйте ответы из собеседований при увольнении, чтобы улучшить свой план обучения и программы развития. Эти улучшения могут снизить текучесть кадров и повысить коэффициент удержания работников. 

Возможные дополнительные вопросы:

• Что могло бы улучшить ваш опыт обучения?

• Что укрепило бы наши возможности для роста и развития?

6. Что вы ищете в следующей работе?

Уходящие члены команды могут придерживаться положительных отзывов о своем опыте. Чтобы извлечь пользу из их ухода, задавайте вопросы по-разному. Спросите, что они ищут на новой должности, и используйте их ответ, чтобы сравнить то, что предлагает ваша компания. 

Например, сотрудник может сказать, что его опыт работы в компании был положительным. Но когда вы спросите о его ожиданиях, он скажет, что ищет лучший пакет льгот, больше баланса между работой и личной жизнью или новые возможности, которые лучше соответствуют его карьерному пути. Это сигнал о том, что вам, возможно, стоит пересмотреть культуру компании и рабочую нагрузку команды.

Возможные дополнительные вопросы:

• Что в этой должности не соответствовало вашему карьерному пути?

7. Заставит ли [причина] вас пересмотреть решение об уходе?

Иногда команда уходит из-за конкретных недостатков компании. Возмож��о, сотрудник хочет получать более высокую зарплату или перейти в другой отдел. Подумайте, сможете ли вы удовлетворить эти требования. 

Если вы не можете удовлетворить их требования, определите, являются ли они разумными и стоит ли вам улучшить эти условия для других сотрудников. Если сотрудник говорит, что ничто не помешает ему уйти, проявите понимание и примите его ответ.

Возможные дополнительные вопросы:

• При каких обстоятельствах вы бы вернулись?

Шаблон и пример собеседования при увольнении

Ниже приводится пример формы и анкеты для собеседования при увольнении. Включены возможные ответы и способы их отслеживания.

Используйте приведённый ниже шаблон для ведения заметок и создания плана улучшений. 

Как провести эффективное собеседование при увольнении

Эффективные собеседования при увольнении являются краеугольным камнем непрерывного совершенствования стратегий вовлеченности и удержания работников. Узнайте, как специалисты по подбору кадров и руководители могут эффективно собирать ценную аналитику, сохраняя при этом позитивные отношения с уходящими работниками.

Шаг 1. Подготовьте и запланируйте собеседование

Начните с изучения должностной инструкции работника, отчётов о его работе, любых ранее предоставленных им отзывов и его заявления об увольнении, если оно было подано. Разработайте структурированную анкету на основе общих вопросов для собеседования при увольнении, чтобы направить обсуждение в нужное русло. Шаблон руководства по собеседованию и шаблон оценочной карты для собеседования при увольнении помогают организовать поток вопросов и собрать наиболее полезную обратную связь.

Для эффективного собеседования при увольнении решающее значение имеет время. Запланируйте встречу ближе к последнему дню работы, но не в последний день, чтобы у работника было время подумать о своем опыте без давления неизбежного ухода. Это также позволит провести более откровенную и вдумчивую беседу.

Шаг 2. Чётко сообщите о цели

В начале собеседования четко сообщите о его цели: получить честную обратную связь для улучшения организации. Подчеркните, что предоставленная информация будет обрабатываться с соблюдением конфиденциальности и уважения. Опишите структуру собеседования, чтобы работник знал, чего ожидать.

Проведите собеседование в уединенной и комфортной обстановке, чтобы обеспечить открытую и честную дискуссию. Независимо от того, проводится ли собеседование лично или по видеосвязи, обстановка должна способствовать откровенному обмену мнениями.

Шаг 3. Начните открытый диалог

Используйте подготовленный вопросник в качестве руководства, но позвольте обсуждению протекать естественным образом. Сосредоточьтесь на открытых вопросах, чтобы получить подробную аналитику об удовлетворенности работника своей работой, причинах увольнения и предложениях для компании.

Активное слушание — ключ к успеху. Поощряйте работника быть честным и открытым, заверяя его в том, что его отзыв ценен и будет использован конструктивно. Признайте его чувства и опыт без осуждения или защиты.

Шаг 4. Обсудите карьерный рост и обратную связь от организации

Изучите карьерный путь работника и будущие возможности. Обсудите, как опыт работы в компании подготовил его к новой должности и что можно было бы сделать лучше, чтобы поддержать его карьерный рост в организации.

Узнайте мнение работника о пакете льгот, инициативах по вовлеченности работников и о том, какие улучшения, по его мнению, могут улучшить рабочее место для нынешних и новых работников.

Шаг 5. Завершите на позитивной ноте

Завершите собеседование на позитивной ноте, поблагодарив работника за его вклад и пожелав ему удачи на новой работе. Этот шаг помогает поддерживать хорошие отношения и оставляет дверь открытой для возможного повторного взаимодействия в будущем.

Шаг 6. Задокументируйте обратную связь и составьте план действий

После собеседования задокументируйте полученную обратную связь и проанализируйте её на предмет закономерностей и полезной аналитики. Эта информация должна использоваться для информирования HR-практик, улучшения рабочей среды и совершенствования стратегий удержания лучших специалистов и обеспечения высокого уровня удовлетворенности работой среди будущих и нынешних работников.

Лучшие практики проведения собеседований при увольнении

При проведении собеседований при увольнении вы можете следовать лучшим практикам, чтобы уходящий участник команды чувствовал себя комфортно. Создав безопасную и дружелюбную среду, вы получите более честную обратную связь.

Советы по улучшению собеседований при увольнении:

• Выберите подходящее время: лучшее время для собеседования с уходящими сотрудниками — в последний день их работы. В этом случае сотрудник будет говорить правду, не опасаясь последствий для своих рабочих отношений. 

• Сохраняйте непринуждённую атмосферу: собеседование должно быть структурированным, но не обязательно формальным. Отвечайте на каждый полученный ответ, чтобы собеседование было похоже на обсуждение. 

• Обращайте внимание на невербальные сигналы: активно слушайте ответы сотрудника, чтобы понять, что он говорит. Хотя слова человека важны, обращайте внимание на его невербальное общение, такое как язык тела, мимика и тон голоса.

• Направляйте обсуждение: у вас будет список вопросов, подготовленный до начала собеседования, но оно должно быть плавным. Вместо того чтобы задавать вопросы, направляйте обсуждение в зависимости от ответов сотрудника. 

• Поощряйте прозрачность: чтобы получить искренние ответы от сотрудника, попросите его быть откровенным в начале собеседования. 

• Делайте заметки: чтобы запомнить обратную связь, полученную от членов команды, обязательно делайте заметки. Не позволяйте своим записям нарушать поток собеседования, но записывайте брифы, чтобы сохранить любую полученную обратную связь. 

Стремитесь к тому, чтобы собеседование было комфортным. Это возможность получить аналитику от уходящего участника команды.  

Используйте собеседования при увольнении для создания лучшего рабочего места

Правильно проведенное собеседование при увольнении может принести большую пользу. Это возможность для вас и уходящего члена команды провести откровенное обсуждение без оговорок. Если вы сможете заставить уходящего члена команды открыто рассказать о своем опыте, вы получите конструктивную обратную связь. С помощью этой обратной связи вы можете улучшить рабочую среду для нынешних работников и повысить их удовлетворенность.

Часто задаваемые вопросы: собеседование при увольнении

В чём смысл собеседований при увольнении?

Собеседования при увольнении дают отделам кадров ценную аналитику о работе сотрудников, помогая им понять причины, по которым работник увольняется, чтобы устроиться на новую работу. Эта обратная связь бесценна для улучшения культуры рабочего места и стратегий повышения морального духа работников, что в конечном итоге поможет удержать лучших специалистов.

Чего ожидать от собеседований при увольнении?

Собеседование при увольнении — это личная беседа один на один, в которой обсуждается удовлетворённость работой и причины поиска новых возможностей. Обсуждение может затрагивать описание их работы, рабочее место и факторы, влияющие на их стремление к новым возможностям. Это возможность уйти на позитивной ноте и поделиться обратной связью, которая может улучшить опыт будущих работников.

Стоит ли быть честным на собеседовании при увольнении?

Честность во время собеседования при увольнении важна для предоставления организации обратной связи, необходимой для повышения вовлеченности работников и внесения изменений. Во время процесса офбординга важно сохранять профессионализм и честность, чтобы гарантировать, что все уходят на хороших условиях.

Являются ли собеседования при увольнении обязательными?

Собеседования при увольнении не являются обязательными для всех организаций. Некоторые компании считают их необходимыми для непрерывного совершенствования, в то время как другие могут не так строго их применять. Эти обсуждения, будь то формализованные с помощью формы собеседования при увольнении или проведенные более неформально, помогают организации расти и улучшать условия для новых работников.