Raport o statusie

Przypomnij sobie, kiedy ostatnio sprawdzałeś(-aś) status projektu. Prawdopodobnie musiałeś ręcznie zebrać informacje z kilku źródeł, takich jak arkusze kalkulacyjne, wątki e-mail i partnerzy projektu, a następnie wysłać je w długiej wiadomości e-mail, mając nadzieję, że kluczowi interesariusze ją przeczytają.

Aby raport o statusie był skuteczny, powinien być łatwy do przygotowania i szybko przyswajalny, aby członkowie zespołu projektowego i interesariusze mogli szybko sprawdzić, co jest na dobrej drodze, co jest zablokowane i co nadchodzi. W tym właśnie pomogą szablony raportów o statusie przygotowane przez Asana. Dzięki wstępnie wypełnionym sekcjom, takim jak status projektu, podsumowanie, osiągnięcia i blokady, interesariusze mogą łatwo i szybko zebrać ważne informacje o projekcie. Ponadto, ponieważ raport jest bezpośrednio powiązany z pracą zespołu w Asanie, możesz pominąć czasochłonne gromadzenie danych. Pożegnaj się z ręcznym wysyłaniem e-maili o statusie i przywitaj się z nowym sposobem pracy. 

Czym jest raport o statusie projektu?

Raport o statusie projektu to dokument, który zawiera aktualne informacje o postępach w realizacji projektu. Raporty o statusie zapewniają zespołowi i kluczowym interesariuszom ogólny przegląd postępów w projekcie, dzięki czemu mogą szybko sprawdzić, co przebiega zgodnie z planem, co jest opóźnione i co jest w przygotowaniu. Wskazują również na nadchodzące blokady i ryzyko związane z projektem, dzięki czemu można wprowadzić zmiany, aby utrzymać projekt na właściwych torach i uniknąć pełzania zakresu. 

Raporty o statusie projektu są zazwyczaj wysyłane co tydzień lub co miesiąc. Dzięki temu wszyscy są na bieżąco, a Ty możesz poświęcić mniej czasu na wysyłanie aktualizacji statusu, a więcej na wykonywanie ważnej pracy. 

Czym jest szablon raportu o statusie?

Szablon raportu o statusie to gotowa wersja raportu o statusie projektu. Stanowi on strukturę dla aktualizacji statusu, określając kluczowe sekcje i informacje, które powinien zawierać każdy raport o statusie. Ponieważ sekcje w szablonie raportu o statusie są wstępnie wypełnione, wystarczy je uzupełnić i wysłać do zespołu projektowego. 

Poszukaj szablonu raportu o statusie wbudowanego w większą platformę do zarządzania pracą, taką jak Asana. W ten sposób aktualizacje statusu są bezpośrednio powiązane z pracą wykonywaną przez zespół, co oznacza, że możesz pobierać dane z dowolnego projektu lub zespołu bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Zamiast ręcznie wyszukiwać informacje lub pobierać dane liczbowe z różnych źródeł, szablony raportów o statusie projektu umożliwiają scentralizowanie informacji i zapewnienie wszystkim aktualnych informacji w jednym miejscu.

Co powinien zawierać szablon raportu o statusie? 

Kluczem do napisania skutecznego raportu o postępach jest efektywne podsumowanie postępów projektu, ostatnich osiągnięć, nadchodzących blokad i kolejnych kroków. Zwięzła aktualizacja statusu pozwala na bieżąco informować kluczowych interesariuszy i członków zespołu projektowego oraz zapewnia im wszystkie potrzebne informacje.

Na szczęście szablony raportów o statusie w Asanie zawierają sekcje, które ułatwiają wyróżnienie ważnych informacji o projekcie. Gdy tworzysz aktualizację statusu dla swojego projektu, raport jest wstępnie wypełniony następującymi sekcjami:

• Nazwa raportu, która powinna podsumowywać projekt, którego dotyczy raport, oraz wszelkie informacje związane z konkretną aktualizacją, takie jak daty objęte raportem o statusie.

• Szczegółowe informacje o projekcie, takie jak nazwa projektu, kierownik projektu, oś czasu projektu i priorytet projektu. 

• Tag statusu wskazujący stan projektu, np. „na czas”, „zagrożony” lub „opóźniony”. 

• Podsumowanie bieżącego statusu projektu, które powinno zawierać przegląd dotychczasowych postępów.

• Konkretne osiągnięcia zespołu od czasu ostatniej aktualizacji, takie jak kamienie milowe projektu lub statystyki, które chcesz wyróżnić.

• Bieżące blokady projektu spowalniające jego postęp, a także wszelkie nadchodzące przeszkody, które chcesz proaktywnie rozwiązać.

• Kolejne kroki, które Ty i Twój zespół podejmiecie po aktualizacji statusu.

Ponadto możesz skorzystać z sekcji „Kluczowe dane” w raporcie o statusie, aby przedstawić osiągnięcia zespołu od ostatniej aktualizacji, takie jak kamienie milowe, zadania lub zatwierdzenia. Ponieważ szablon raportu o statusie pobiera dane bezpośrednio z Asana, jest to łatwy sposób na informowanie interesariuszy na bieżąco bez konieczności ręcznego pobierania danych.  

Zalety szablonów raportów o statusie

Raporty o statusie informują członków zespołu i interesariuszy międzyfunkcyjnych o postępach w realizacji projektu. Korzystając z szablonu raportu o statusie w Asanie, możesz bezpośrednio połączyć pracę wykonywaną przez zespół z aktualizacjami statusu, ograniczając ręczne zbieranie danych i zapewniając szybki wgląd w postępy w realizacji celów projektu.  

Dzięki szablonowi raportu o statusie przygotowanemu przez Asana możesz:

• Szybko informować członków zespołu projektowego i kluczowych interesariuszy o statusie projektu. 

• Zapewnić wgląd w czasie rzeczywistym w to, co jest na dobrej drodze, a co wymaga uwagi. 

• Podsumować status projektu na wysokim poziomie, ograniczając niepotrzebną komunikację i jednocześnie zapewniając wszystkim dostęp do najważniejszych informacji i kluczowych wskaźników. 

• Monitorować status projektu i upewnić się, że cały zespół ma jasność co do postępów w jego realizacji. 

• Proaktywnie identyfikować i usuwać blokady, utrzymując projekt na właściwych torach i zapewniając dotrzymanie terminów. 

• Bezpośrednio połączyć aktualizacje statusu z miejscem, w którym wykonywana jest praca, ograniczając konieczność przełączania się między aplikacjami i ręcznego zbierania danych. 

• Korzystać z portfolio, aby śledzić postępy zespołu w wielu projektach.

• Utrzymywać zespół na bieżąco, udostępniając kolejne kroki i czynności do wykonania.��

• Ograniczyć liczbę bezproduktywnych spotkań statusowych i e-maili. 

Funkcje i aplikacje, które można wykorzystać w szablonie raportu o statusie w Asana

Przeciętny pracownik wiedzy przełącza się między dziewięcioma aplikacjami dziennie, a całe to przełączanie się w tę i z powrotem prowadzi do rozproszenia uwagi i obniżonej produktywności. W takiej sytuacji pomocne mogą okazać się nasze integracje i aplikacje. Korzystając z funkcji, które umożliwiają śledzenie danych projektu w jednym miejscu i synchronizację aplikacji, takich jak Dysk Google, możesz utworzyć scentralizowany system dokumentacji dla wszystkich prac projektowych w Asanie.

Zintegrowane funkcje

1. Raportowanie. Funkcja raportowania w Asanie przekłada dane projektu na przystępne i łatwe do zrozumienia wykresy i diagramy. Tworząc raporty tam, gdzie wykonywana jest praca, możesz uniknąć powielania pracy i ograniczyć niepotrzebne przełączanie się między różnymi aplikacjami. A ponieważ cała praca Twojego zespołu znajduje się już w Asanie, możesz pobrać informacje z dowolnego projektu lub zespołu, aby uzyskać dokładny obraz tego, co się dzieje w jednym miejscu.

2. Kamienie milowe. Kamienie milowe przedstawiają ważne punkty kontrolne projektu. Wyznaczając kamienie milowe na przestrzeni projektu, informujesz członków zespołu i interesariuszy projektu o postępach w realizacji celu. Wykorzystaj kamienie milowe jako okazję do świętowania małych zwycięstw na drodze do ogólnego celu projektu. 

3. Zatwierdzenia. Czasami nie wystarczy tylko ukończone zadanie – musisz wiedzieć, czy produkt końcowy jest zatwierdzony, czy nie. Zatwierdzenia to specjalny rodzaj zadania w Asanie, w którym dostępne są opcje „Zatwierdź”, „Zażądaj zmian” lub „Odrzuć”. W ten sposób właściciele zadań otrzymują jasne instrukcje, jakie działania powinni podjąć i czy ich praca została zatwierdzona, czy nie. 

4. Aktualizacje statusu projektu. Zapomnij o przełączaniu się pomiędzy wieloma narzędziami, aby znaleźć informacje na temat statusu projektu, albo o kolejnym spotkaniu, które można by zastąpić e-mailem. Aktualizacje statusu projektu w Asanie są nie tylko łatwe w użyciu, ale również bezpośrednio powiązane z pracą Twojego zespołu. Dzięki temu członkowie zespołu mają łatwy dostęp do dodatkowych informacji projektowych, takich jak plan projektu, plan komunikacji, cele projektowe, kamienie milowe, produkty końcowe projektu i inne. Aktualizacje statusu projektu ograniczają również czynności ręczne, centralizują informacje i zapewniają, że każdy członek zespołu ma dostęp do aktualnych informacji. 

Polecane aplikacje

1. Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

2. Box. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Box, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

3. Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workspace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Możesz łatwo załączać dowolne pliki z folderu „Mój dysk” za pomocą kilku kliknięć.

4. OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

Często zadawane pytania