Szablon produkcji kreatywnej stworzony przez Discovery

Praca nad zleceniami kreatywnymi jest złożona i często wiąże się z przekazywaniem zadań pomiędzy zespołami i spełnianiem wielu wymagań. Bez scentralizowanego systemu do śledzenia wszystkich przepływów pracy z zakresu produkcji kreatywnej szybko może wkraść się w nie chaos, powodując opóźnienia, przeoczenie ważnych kroków i niespójności.

Dlatego Discovery opracowało własny szablon produkcji kreatywnej w Asanie. Discovery Digital Studios, mistrz produkcji mediów na dużą skalę, korzysta z Asany podczas tworzenia tysięcy filmów wideo i zasobów kreatywnych do publikacji w swoich aplikacjach konsumenckich, kanałach społecznościowych i usługach internetowych każdego miesiąca. Używaj tego szablonu, aby zastosować sprawdzone przepływy Discovery do własnej pracy – gromadź całą swoją produkcję kreatywną w jednym miejscu, usprawnij przekazywanie zadań pomiędzy zespołami i upewnij się, że nie przeoczycie żadnego wymagania.

Dlaczego warto korzystać z szablonu produkcji kreatywnej stworzonego przez Discovery?

Szablon produkcji kreatywnej stworzony przez Discovery to gotowa struktura, która pomoże Ci usprawnić przepływ pracy z zakresu produkcji kreatywnej Twojego zespołu. Zawiera wszystkie elementy potrzebne do stworzenia i dostosowania scentralizowanego systemu produkcyjnego oraz zapewnia płynne przekazywanie informacji między interesariuszami i zespołami.

Stwórz system dokumentacji dla całej produkcji kreatywnej

Szablon Discovery centralizuje wszystkie projekty kreatywne w jednym miejscu. Zamiast szukać informacji w wiadomościach e-mail i aplikacjach, Twój zespół może łatwo znaleźć najbardziej aktualne informacje dotyczące materiałów kreatywnych, od produkcji filmowych po posty do publikacji w mediach społecznościowych. Uzyskaj całościowy obraz wszystkich tworzonych treści lub bardziej szczegółowe informacje, aby dowiedzieć się, jakie zadania zostały ukończone, a co zostało jeszcze do zrobienia.

Usprawnij przekazywanie zadań pomiędzy zespołami

Podczas produkcji kreatywnej nie zawsze łatwo jest określić, kiedy zadanie zostanie ukończone i będzie można rozpocząć pracę nad kolejnym. Może to utrudniać przekazywanie zadań, szczególnie jeśli koordynujesz pracę copywriterów, projektantów stron internetowych, zespołów marketingowych i innych interesariuszy. Szablon Discovery rozwiązuje ten problem dzięki automatycznym powiadomieniom. Czy przed zaprojektowaniem obrazu głównego musisz poczekać na zakończenie tworzenia wpisów na bloga? Nie ma problemu: nie musisz ciągle sprawdzać statusu prac, ponieważ otrzymasz automatyczne powiadomienie, gdy Twój współpracownik ukończy zadanie.

Standaryzuj procesy

Zanim zespoły Discovery rozpoczęły korzystanie z Asany do zarządzania produkcją kreatywną, jednym z ich największych problemów były niespójne procesy. Wytyczne dotyczące formatowania wideo nie były przestrzegane, produkty końcowe były pomijane, a materiały nie były odpowiednio wykorzystywane, ponieważ nie były udostępniane właściwym osobom w firmie. Niestandardowy szablon Discovery rozwiązuje te problemy, standaryzując proces produkcji każdego materiału kreatywnego. Dzięki temu członkowie zespołu mogą działać zgodnie ze zdefiniowaną mapą drogową dla każdego produktu końcowego – w tym podczas pracy nad kluczowymi zadaniami, takimi jak tworzenie harmonogramów produkcji, tworzenie miniatur wideo i udostępnianie opublikowanych materiałów interesariuszom.

Mieliśmy pół tuzina przepływów pracy, które śledziliśmy osobno za pomocą e-maili i arkuszy kalkulacyjnych. Teraz zarządzamy wszystkim w Asanie, więc możemy łatwo sprawdzić zależności, status, osobę odpowiedzialną i datę publikacji.”

Jak korzystać z szablonu produkcji kreatywnej stworzonego przez Discovery?

Szablon Discovery zawiera wszystkie kluczowe elementy potrzebne do stworzenia wydajnego przepływu pracy z zakresu produkcji kreatywnej. Chociaż jest on oparty na ich procesach, możliwość jego personalizacji pozwala dostosować go do unikalnych procesów i potrzeb Twojego zespołu w zakresie zarządzania projektami. Oto kilka sprawdzonych wskazówek, które warto wykorzystać podczas używania szablonu stworzonego przez Discovery:

• Określ najważniejsze informacje, które należy śledzić. W przypadku Discovery jest to status każdego materiału, dlatego ich szablon zawiera niestandardowe tagi w różnych kolorach wskazujące, czy dany produkt końcowy jest tworzony, w trakcie przeglądu, gotowy do publikacji lub ukończony. Określ, jakie szczegóły chcesz śledzić i dodaj je do szablonu. Mogą one obejmować kanał treści, odbiorców docelowych lub powiązane kampanie. 

• Znajdź obszary, które mogą skorzystać na automatyzacji. Określ obszary w przepływie pracy z zakresu produkcji kreatywnej, które warto zautomatyzować, wprowadzając reguły, aby zapewnić płynne przekazywanie zadań między różnymi interesariuszami i zespołami. Szablon Discovery zawiera kilka przykładowych automatyzacji, ale możesz stworzyć swoje własne bez ograniczeń. Błyskawicznie powiadamiaj członków zespołu, gdy mogą rozpocząć pracę nad zadaniem, przypisuj zadania, przenoś zadania między różnymi sekcjami szablonu i nie tylko.

• Sporządź listę ustandaryzowanych kroków dla każdego typu treści. Każdy typ zlecenia kreatywnego (wpisy na bloga, webinary, infografiki itp.) ma inne wymagania. Dlatego sporządź listę kroków wymaganych dla określonego typu materiału i utwórz odpowiednie zadania w szablonie. Dzięki temu Twój zespół może łatwo skopiować zadanie szablonu, np. „Blog” i rozpocząć pracę nad wpisem na bloga zgodnie z uprzednio zdefiniowanym procesem.

Zintegrowane funkcje

• Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji. 

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Zależności. Korzystając z zależności, oznaczaj zadania jako oczekujące na wykonanie innych. Nadawaj zadaniom odpowiednie priorytety, aby Twoja część pracy nie blokowała pracy kogoś innego. Zespoły korzystające z przepływów pracy opartych na współpracy mogą w łatwy sposób zobaczyć, które zadania oczekują na wykonanie innych i dowiedzieć się, kiedy mogą rozpocząć swoją część pracy. Po ukończeniu pierwszego zadania osoba odpowiedzialna zostanie poinformowana o możliwości rozpoczęcia pracy nad jej zadaniem zależnym. Asana powiadomi Cię także, jeśli zmieni się termin wykonania zadania, od którego zależy Twoja praca, aby umożliwić Ci zmianę daty wykonania zadania zależnego. 

• Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań, aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu. 

Polecane aplikacje

• Figma. Zespoły używają aplikacji Figma do tworzenia przepływów użytkowników, modeli szkieletowych, makiet interfejsu użytkownika, prototypów i nie tylko. Teraz możesz osadzić te projekty w Asanie, aby umożliwić zespołowi dostęp do najnowszych projektów graficznych w kontekście, wraz z powiązaną dokumentacją projektową. W przeciwieństwie do zrzutów ekranu, pliki osadzone na żywo aktualizują się w czasie rzeczywistym, odzwierciedlając zmiany wprowadzone w projekcie, dzięki czemu nie musisz tracić czasu na szukanie odpowiednich plików ani aktualizowanie obrazów.

• Adobe Creative Cloud. Zespoły kreatywne skutecznie wykonują swoją pracę, gdy mogą skupić się na projektowaniu. Dzięki integracji Asana dla Adobe Creative Cloud zespoły kreatywne i projektowe mogą łatwo uzyskać dostęp do informacji potrzebnych do rozpoczęcia pracy, otrzymywać informacje zwrotne od recenzentów oraz osób zatwierdzających, a także dostarczać finalne wersje materiałów – a wszystko to bez konieczności wychodzenia z programu Photoshop, Illustrator czy InDesign. Wyświetlaj nowe zadania, udostępniaj projekty, osadzaj linki do udostępniania plików XD i nanoś zmiany na podstawie komentarzy w Asanie – a wszystko to bez wychodzenia z Adobe Creative Cloud.

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

Często zadawane pytania