Proces „stage-gate”: jak zapobiegać ryzyku w projekcie

Proces etapów i bram zapobiega ryzyku związanemu z projektem, ustanawiając obszary do przeglądu na każdym etapie cyklu życia projektu. Jest najczęściej używany w rozwoju produktów, aby zapewnić, że produkty są w najlepszym stanie przed wprowadzeniem na rynek. Pomiędzy poszczególnymi fazami projektu tworzone są bramki, a każda bramka określa kryteria, które projekt musi spełnić, aby przejść dalej. Ta metodologia pomaga uniknąć błędów w całym cyklu życia projektu, aby zwiększyć szanse na jego powodzenie. 

Czym jest proces etapów z bramkami w zarządzaniu projektami?

Proces etapowo-bramkowy, zwany również procesem fazowo-bramkowym, to metodologia, która poprawia wyniki projektu i zapobiega ryzyku poprzez dodawanie bramek lub obszarów do przeglądu w całym planie projektu. Ta struktura jest najczęściej używana w projektach związanych z rozwojem produktów, ale jest przydatna w każdym złożonym projekcie.

Proces ten dzieli projekty na etapy, a bramki między każdym etapem służą jako punkty kontrolne. Korzystając z tej struktury, podzielisz zadania projektowe na etapy w oparciu o ważne kamienie milowe. Następnie należy określić warunki wstępne dla każdego etapu. Upewnij się, że projekt spełnia te warunki, zanim przejdziesz do następnego etapu.

Celem procesu etapów i punktów kontrolnych jest usprawnienie podejmowania decyzji i poprawa wyników projektu. Jeśli nie zauważysz błędów w projekcie na wczesnym etapie, mogą one nawarstwiać się na siebie i stać się trudniejsze do naprawienia. Jednak jeśli w trakcie realizacji projektu będziesz często sprawdzać plan, łatwiej zauważysz błędy i będziesz mógł je od razu naprawić. Wiele punktów kontrolnych zapewnia również przejrzystość, ponieważ członkowie zespołu współpracują ze sobą przy realizacji zadań w projekcie.

Kiedy stosować proces etapowo-bramkowy

Proces ten jest najczęściej używany do usprawniania procesu tworzenia nowego produktu. Projekty związane z rozwojem produktów to często duże przedsięwzięcia, w których uczestniczą zespoły międzyfunkcyjne. Proces „stage gate” upraszcza projekt, zapewniając punkty kontrolne, dzięki którym wszyscy są na bieżąco. Możesz użyć tego procesu podczas opracowywania produktów lub podczas pracy nad innymi złożonymi inicjatywami, takimi jak przebudowa strony internetowej lub kampania marketingowa.

​​Użyj procesu etapowo-bramkowego:

• Z zespołem międzyfunkcyjnym

• Z dużym zespołem zdalnym

• Podczas pracy nad złożonym projektem 

Rodzaje projektów, w których warto zastosować proces etapowo-bramkowy:

• Tworzenie nowych produktów

• Inicjatywy obejmujące całą firmę, takie jak kampania marketingowa lub przegląd procesu.

Jeśli pracujesz w zespole międzyfunkcyjnym, proces etapowo-bramkowy może usprawnić współpracę. Bramki pomagają członkom zespołu ufać sobie nawzajem i czuć się pewnie w swojej pracy, ponieważ wiedzą, że inne zespoły zajęły się problemami związanymi z projektem. Jeśli pracujesz zdalnie, proces ten może również usprawnić komunikację w zespole i zmniejszyć liczbę pytań i wątpliwości, które otrzymujesz.

6 faz procesu etapowo-bramkowego

Istnieje sześć różnych etapów w procesie Stage Gate, zaczynając od etapu zerowego. Każdy etap reprezentuje obszar rozwoju. Podziel oś czasu projektu i odpowiadające mu zadania na te etapy, aby plan projektu miał logiczny przebieg.

Etap 0. Zbieranie informacji 

Etap odkrywania polega na tworzeniu pomyskowania projektu. Zbierz materiały i zorganizuj burzę mózgów, aby określić, co chcesz osiągnąć.

Etap 1. Zakres

Gdy masz już konkretny pomysł, przechodzisz do następnej fazy, czyli określenia zakresu. Zdefiniuj wymagania projektu, zidentyfikuj interesariuszy i ustal cele projektu.

Etap 2. Uzasadnienie biznesowe 

Następnie przygotujesz uzasadnienie biznesowe, aby wzmocnić swój plan projektu i wykorzystasz wyniki badań, aby uzasadnić jego cele.

Etap 3. Implementacja

Etap rozwoju to moment, w którym Twoje pomysły ożywają. To wtedy zespół projektowy tworzy produkty końcowe, takie jak produkt, raport lub kampania.

Etap 4. Testowanie i walidacja

W przypadku rozwoju produktu przetestuj go, aby upewnić się, że spełnia zarówno cele projektu, jak i standardy branżowe. W przypadku projektów, które nie obejmują produktu, wykorzystaj ten etap, aby dopracować swoje produkty końcowe. Przed zakończeniem poszukaj obszarów, które możesz poprawić. 

Etap 5. Rozpoczęcie

Ostatni etap obejmuje wprowadzenie produktu na rynek lub wysłanie rezultatów kluczowym interesariuszom.

Pomiędzy tymi etapami znajdują się bramki. Bramki pomagają przejść przez każdą fazę projektu, potwierdzając wykonalność i dokładność poprzedniego etapu.

5 etapów w procesie Stage Gate

Bramki w procesie etapów i bramek zależą od tego, co udało Ci się osiągnąć w poprzednim etapie. Na przykład etap zero to odkrycie, więc pierwsza bramka sprawdzi jakość pomysłu na projekt. Dzięki temu nie będziesz kontynuować pracy nad pomysłem, który nie jest opłacalny.

Bramka 1. Jakość pomysłu

Sprawdź jakość i wykonalność swojego pomysłu na projekt.

Bramka 2. Przegląd realizacji

Upewnij się, że cele i wymagania projektu są realistyczne w odniesieniu do pomysłu, który masz na myśli.

Bramka 3. Uzasadnienie biznesowe

Oceń, czy Twoje uzasadnienie biznesowe jest logiczne i sprawdź skuteczność odpowiedniego planu działania.

Bramka 4. Przegląd planu działania

Ustal, czy wszystkie działania z planu zostały ukończone prawidłowo.

Bramka 5. Kontrola przed premierą

Przed rozpoczęciem procesu wprowadzenia produktu na rynek sprawdź produkty końcowe pod kątem jakości i dokładności.

3 zadania w każdej bramce

Każda bramka zawiera trzy zadania:

1. Określ wymagania dotyczące tego, co jest potrzebne do kontynuowania projektu. 

2. Określ kryteria, które pozwolą Ci zmierzyć sukces projektu. 

3. Podsumuj każdy punkt kontrolny, określając możliwe wyniki. 

Skorzystaj z poniższych pytań, aby pokierować procesem:

Jakie wymagania musi spełnić projekt, aby można było przejść dalej?

• Jakie są produkty końcowe projektu?

• Kamienie milowe

Jakie kryteria możemy wykorzystać do określenia, czy projekt zakończył się sukcesem?

• Dopasowanie strategiczne

• Produkt i przewaga konkurencyjna

• Atrakcyjność rynku

• Wykonalność techniczna

• Kluczowe kompetencje

• Ryzyko finansowe i korzyści

Jakie są możliwe wyniki etapu?

• Realizacja: projekt jest wystarczająco opłacalny, aby go kontynuować.

• Zakończ: projekt nie jest wykonalny.

• Wstrzymaj: projekt jest wstrzymany, ale można go kontynuować pod pewnymi warunkami.

• Recykling: projekt wymaga dalszych korekt, aby można było przejść dalej.

Chociaż są to standardowe bramki i kryteria dla procesu Stage Gate, możesz je dostosować zgodnie ze swoim planem projektu. Na przykład, jeśli tworzysz kampanię wprowadzającą produkt na rynek, Twoje kryteria mogą przesunąć się w kierunku kryteriów cyfrowych zamiast pomiarów skoncentrowanych na produkcie.

Szablon procesu etapów i bramki

Poniżej znajduje się przykład procesu etapów z bramkami, z oznaczeniem każdego etapu i bramki. Projekt musi przejść przez każdą bramkę, zanim przejdzie do następnej fazy.

Skorzystaj z poniższego szablonu, aby wypełnić proces dla swojej kolejnej innowacji produktowej lub strategii marketingowej.

Korzyści z procesu etapowo-bramkowego

Proces etapowo-bramkowy może zwiększyć efektywność projektu lub wprowadzenia produktu na rynek, zapewniając, że wyniki końcowe spełnią oczekiwania. 

Inne korzyści z procesu etapowo-bramkowego to m.in.:

• Zmniejszone ryzyka: sprawdzanie projektu na każdym etapie zmniejsza ryzyko, ponieważ możesz szybko zidentyfikować problemy i rozwiązać je, gdy tylko się pojawią.

• Zwiększona wydajność zespołu: członkowie zespołu mogą wykonywać swoją pracę najlepiej, gdy wiedzą, że ich projekt jest wolny od błędów i zmierza do sukcesu.

• Lepsze wyniki projektu: dokładna analiza projektu pozwoli Ci osiągnąć najlepsze wyniki.

• Usprawniona współpraca w zespole: członkowie zespołu mogą łatwo współpracować, gdy mają przejrzystość co do postępów projektu.