Jak zarządzać zmianami organizacyjnymi
Podsumowanie
„Ch-ch-ch-ch-changes”
David Bowie miał rację – zmiany się dzieją, czy nam się to podoba, czy nie. W życiu i w biznesie nieustannie się zmieniamy. Czasami zmiany są na tyle duże, że ich skutki mogą być odczuwalne w całej organizacji.
Czym jest zmiana organizacyjna?
Zmiana organizacyjna ma miejsce, gdy firma przechodzi poważną transformację, która dotyka większość lub wszystkich jej pracowników. Ten rodzaj zmian jest dalekosiężny, ponieważ wpływa na kulturę firmy, infrastrukturę, technologie lub procesy wewnętrzne. Innymi słowy, zmiana organizacyjna zmienia codzienne doświadczenia zespołu. Czasami te duże zmiany są skrupulatnie zaplanowane, a innym razem zdarzają się bez wcześniejszego powiadomienia.
Oto kilka przykładów zmian organizacyjnych:
Zmiana przywództwa, na przykład wdrożenie nowego dyrektora generalnego lub kierownika działu.
Fuzje lub przejęcia firm.
Restrukturyzacja biznesowa.
Wprowadzenie nowych technologii, takich jak przejście z poczty e-mail na oprogramowanie do zarządzania projektami.
Aktualizacja celów firmy w miarę jej rozwoju, na przykład przejście od generowania leadów do sprzedaży dodatkowej.
Zmiany organizacyjne a zarządzanie zmianami organizacyjnymi
Terminy „zmiana organizacyjna” i „zarządzanie zmianami organizacyjnymi” często idą w parze. Dzieje się tak, ponieważ za każdym razem, gdy mają miejsce duże zmiany, ważne jest, aby zaplanować, w jaki sposób poprowadzisz pracowników, aby upewnić się, że wszyscy są przygotowani na sukces w nowym środowisku. Na tym właśnie polega zarządzanie zmianami organizacyjnymi – na przygotowaniu się do każdej nowej zmiany organizacyjnej i zarządzaniu nią.
Z drugiej strony sama zmiana organizacyjna opisuje tylko przejście, a nie proces, który wprowadziłeś, aby zarządzać zmianą. Oznacza to, że za każdym razem, gdy przewidujesz lub doświadczasz zmian organizacyjnych, powinieneś również rozpocząć przygotowanie procesu zarządzania zmianami, aby zaplanować, w jaki sposób będziesz radzić sobie z przejściami.
Przewodnik lidera po zarządzaniu zmianami
Dowiedz się, jak być liderem, którego potrzebuje Twój zespół w czasach zmian. Dowiedz się, kiedy wyznaczać nowe cele biznesowe, jak komunikować się w przejrzysty sposób i jak utrzymać zaangażowanie pracowników.
Spektrum zmian
Zmiana organizacyjna może być duża, mała lub gdzieś pomiędzy – i tu do gry wchodzi spektrum zmian. Po jednej stronie spektrum znajdują się zmiany przyrostowe, które reprezentują mniejsze przejścia, które Twoja firma dokonuje w czasie. Po drugiej stronie znajdują się zmiany transformacyjne, które reprezentują duże przejścia, gdy firma na nowo odkrywa istniejące procesy lub infrastrukturę. Poniżej przedstawiamy różnicę między zmianami przyrostowymi a transformacyjnymi, ale pamiętaj, że Twoja konkretna sytuacja może nie mieścić się bezpośrednio w jednej z tych kategorii. Może ona znajdować się gdzieś pomiędzy.
Zmiana przyrostowa
Zmiany przyrostowe to mniejsze zmiany, które Twoja firma wprowadza z czasem. Zmiany przyrostowe często idą w parze ze stałym wzrostem i ciągłym doskonaleniem, ponieważ wraz z rozwojem organizacji stare procesy, strategie i zasoby mogą przestać działać tak dobrze jak wcześniej. Zmiany przyrostowe mają mniej bezpośredni wpływ niż zmiany transformacyjne, ale mogą narastać w czasie. Oznacza to, że nadal ważne jest, aby poprowadzić zespół przez stopniowe zmiany i upewnić się, że wszyscy nadal mają wsparcie i przejrzystość, których potrzebują.
Przykład zmiany przyrostowej: Twoja firma zwiększa świadomość marki, tworząc treść w różnych kanałach online. W rezultacie masz więcej zasobów marki, niż możesz śledzić – w tym zdjęcia, projekty i filmy. Aby wszystko uporządkować, inwestujesz w nowe narzędzie do zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM). Chociaż jest to konieczne, aby Twoja firma mogła się rozwijać i organizować pracę, może to prowadzić do pewnych trudności związanych z rozwojem, takich jak uczenie interesariuszy, jak korzystać z nowego narzędzia, migrowanie treści i tworzenie procesów w celu zapewnienia prawidłowego dodawania treści do DAM.
Zmiana transformacyjna
Zmiany transformacyjne to zmiany na dużą skalę, w których firma musi całkowicie przeorganizować istniejące procesy lub infrastrukturę. Zamiast powoli dostosowywać się do zmian, organizacja wprowadza dużą zmianę za jednym razem. Jeśli nie są dobrze zarządzane, zmiany transformacyjne mogą powodować zamieszanie i niejednoznaczność, co z kolei może negatywnie wpłynąć na morale i wydajność zespołu. Dlatego ważne jest, aby stworzyć plan zarządzania zmianami, który poprowadzi Twoją organizację lub zespół przez większe zmiany.
Przykład zmiany transformacyjnej: Twoja firma działa obecnie tylko w Polsce, ale postanowiłaś(-eś) rozszerzyć działalność na inne kraje. W związku z tym zamierzasz utworzyć nowe biuro międzynarodowe, zespół sprzedaży i infrastrukturę do prowadzenia działalności za granicą.
Rodzaje zmian organizacyjnych
Zmiany organizacyjne występują w trzech głównych formularzach: zmiany strategiczne, zmiany procesowe i zmiany strukturalne. Oto przegląd każdego typu wraz z przykładami.
Zmiany strategiczne
Zmiany strategiczne to zmiany w planie strategicznym, celach biznesowych lub deklaracji wizji Twojej firmy. Ten rodzaj zmiany organizacyjnej wpływa na indywidualne cele zespołu i sposób, w jaki jego członkowie powinni ustalać priorytety pracy.
Przykład zmiany strategii: w miarę rozwoju firmy możesz przestawić się z tworzenia nowych produktów na udoskonalanie tych już istniejących. Oznacza to, że cele biznesowe również muszą się zmienić – od zwiększenia świadomości marki i zapasów do zwiększenia lojalności i satysfakcji klientów. Dla Twojego zespołu produktowego może to oznaczać mniejsze skupienie się na utworzeniu funkcji, a większe na testach użytkowników.
Zmiany procesów
Zmiany procesów to zmiany w sposobie, w jaki pracownicy wykonują swoją pracę. Mogą to być zmiany w istniejących procesach lub wdrożenie zupełnie nowych przepływów pracy. Zmiany procesów często mają znaczący wpływ na codzienne doświadczenia zespołu.
Przykład zmiany procesu: wyobraź sobie, że Twoja firma utworzyła nowy proces weryfikacji prawnej dla całej komunikacji zewnętrznej. Ma to bezpośredni wpływ na zespół marketingowy, ponieważ teraz w przepływie pracy tworzenia treści pojawia się dodatkowy etap weryfikacji prawnej.
Zmiany strukturalne
Zmiany strukturalne to zmiany w sposobie organizacji Twojej organizacji lub zespołu. Nieprawidłowo wprowadzone zmiany strukturalne mogą prowadzić do nieporozumień dotyczących zakresu obowiązków i osób, które należy informować o postępach.
Przykład zmiany strukturalnej: wyobraź sobie, że Twój startup właśnie utworzył nowy zespół ds. zasobów ludzkich, aby zarządzać rosnącą liczbą nowych pracowników. W rezultacie poszczególni menedżerowie ds. rekrutacji nie są już odpowiedzialni za proces wdrażania nowych pracowników od początku do końca. Ze względu na te zmiany w strukturze organizacyjnej musisz określić, które zadania wdrożeniowe wchodzą w zakres kompetencji działu HR, a które powinny być ukończone przez menedżerów ds. rekrutacji.
3 pułapki związane ze zmianami organizacyjnymi i jak ich unikać
Zmiana organizacyjna jest jak skok do basenu. Po początkowym uderzeniu fale formularze i rozszerzają się na zewnątrz, ostatecznie zakłócając całą powierzchnię basenu. Podobnie jedna zmiana w organizacji może wywołać fale zakłóceń, które dotkną każdego pracownika.
Jednak odrobina dodatkowego planowania może pomóc Tobie i Twojemu zespołowi płynnie poruszać się w zmieniającym się środowisku pracy. Na początek przedstawiamy trzy główne pułapki związane ze zmianami organizacyjnymi oraz sposoby, aby ich uniknąć.
Spadek morale i kultury organizacyjnej
W ludzkiej naturze leży opór wobec zmian, zwłaszcza jeśli nie wiesz, dlaczego ta zmiana się dzieje i co przyniesie przyszłość. Oznacza to, że bez skutecznej komunikacji duże zmiany mogą spowodować porzucenie kultury organizacji i obniżenie morale pracowników.
Ten wpływ jest często najtrudniejszy do określenia, ale najważniejszy do rozwiązania. Kultura organizacyjna kształtuje i definiuje środowisko pracy, a bez dobrej kultury zespół nie będzie zmotywowany i przygotowany na sukces.
Możesz na przykład napotkać duży opór pracowników podczas wprowadzania nowego narzędzia do zarządzania zasobami ludzkimi w swoim zespole. Ludzie czują się komfortowo z bieżącym oprogramowaniem i chociaż nie jest ono idealne, łatwiej jest pozostać przy tym, co znasz, niż poświęcać czas i energię na naukę korzystania z kolejnego narzędzia. Bez odpowiedniego kontekstu ta zmiana może wydawać się kolejną przeszkodą na drodze zespołu i negatywnie wpłynąć na morale.
Jednak unikanie zmian w nieskończoność nie jest realistyczne, zwłaszcza gdy nowe procesy mogą pomóc zespołowi uniknąć żmudnych czynności okołozadaniowe i ułatwić współpracę. Zmiany organizacyjne mogą obniżyć morale, jeśli nie zostaną wprowadzone prawidłowo, ale dzięki odpowiednim procesom możesz wykorzystać je do zbudowania jeszcze silniejszej kultury firmy.
Jako menedżer możesz chronić (a nawet wzmacniać) kulturę organizacyjną w czasie zmian. Oto jak to zrobić:
Użyj procesu zarządzania zmianami. Proces zmian jest niezbędny, aby przekazać, dlaczego zmiana jest ważna, czego może się spodziewać zespół i jak odnieść sukces w przyszłości. Na przykład w Asanie opracowaliśmy strategie zarządzania zmianą Asany, aby pomóc zespołom wdrażać nowe narzędzia lub technologie na poziomie organizacji. Oparte na modelu zarządzania zmianami opracowanym przez dr Johna Kottera, strategie zarządzania zmianą Asany obejmują kroki, które pomogą Ci określić powód zmian, ustalić wskaźniki sukcesu i świętować pierwsze sukcesy zespołu.
Ustal wspólne cele. Tworzenie i komunikowanie jasnych celów pomaga zespołowi zrozumieć, dlaczego zmiana organizacyjna jest ważna. Cele pomagają budować wewnętrzną motywację i utrzymują entuzjazm zespołu na temat przyszłości. Na przykład, przechodząc na nowe narzędzie do zarządzania zasobami ludzkimi, możesz utworzyć następujący cel SMART: „Do końca pierwszego kwartału skrócić o 50% czas poświęcany na zadania związane z HR (takie jak składanie wniosków o urlop i zatwierdzanie ich, zarządzanie wynagrodzeniami i przesyłanie ocen wydajności)”.
Praktykuj inteligencję emocjonalną. Zmiany są trudne i należy pamiętać, że różne osoby radzą sobie z nimi na różne sposoby. Rozwijanie inteligencji emocjonalnej pomaga zrozumieć własne emocje i dokładnie rozpoznawać emocje innych osób, dzięki czemu możesz komunikować się z empatią, budować silniejsze relacje i skutecznie zarządzać konfliktami. W okresie przejściowym inteligencja emocjonalna pomaga zrozumieć, jak radzi sobie zespół i zapewnić mu potrzebne wsparcie.
Poproś o informacje zwrotne. Proszenie o informacje zwrotne pomaga na dwa sposoby. Po pierwsze, informacje zwrotne pomagają zrozumieć obawy zespołu oraz usprawnić procesy i komunikację w zespole. Po drugie, prosząc o feedback, pokazujesz, że cenisz wkład każdego członka zespołu, zwłaszcza gdy podejmujesz konkretne kroki w odpowiedzi na obawy zespołu. Informacje zwrotne są szczególnie ważne w czasie zmian organizacyjnych, ponieważ zespół może napotkać więcej przeszkód lub trudności niż zwykle.
Przewodnik lidera po zarządzaniu zmianami
Dowiedz się, jak być liderem, którego potrzebuje Twój zespół w czasach zmian. Dowiedz się, kiedy wyznaczać nowe cele biznesowe, jak komunikować się w przejrzysty sposób i jak utrzymać zaangażowanie pracowników.
Paraliż decyzyjny
Duże zmiany mogą wiązać się z dużą dozą niepewności. Bez jasnej komunikacji zmiany organizacyjne mogą sprawić, że trudno będzie ustalić priorytety i zakres odpowiedzialności. Z powodu tej niejednoznaczności Twój zespół może nie mieć wskazówek i informacji potrzebnych do podejmowania dobrych decyzji.
Oto przykładowy scenariusz: wyobraź sobie, że pracujesz w zespole ds. rozwoju produktu, a Twoja firma właśnie utworzyła nowy zespół ds. badań użytkowników (UXR), w którym pracuje pięciu nowo zatrudnionych analityków. Wcześniej testowałeś produkty tylko po to, aby upewnić się, że działają prawidłowo. Teraz masz dodatkowe zasoby, aby testować i ulepszać swoje produkty. Jednak te nowe zasoby wiążą się z pewną dozą niejednoznaczności. Czy nadal prowadzisz testy, czy też jest to obowiązkiem zespołu UXR? Kiedy należy włączyć ich w proces utworzenia produktu? Kto decyduje, czy dana funkcja produktu jest udana, czy nie? Wszystkie te pytania mogą utrudniać podejmowanie decyzji.
Na szczęście tę niepewność można rozwiązać za pomocą kilku różnych strategii:
Utwórz Macierz RACI dla kluczowych inicjatyw. Macierz RACI określa, kto jest odpowiedzialny, nadzorujący, kontrybutorem i informowany w odniesieniu do każdego zadania, kamienia milowego lub produktu końcowego w ramach projektu. Macierz RACI określa jasne role i obowiązki oraz zmniejsza nieporozumienia dotyczące tego, kto i kiedy powinien być informowany. Wracając do powyższego przykładu, możesz utworzyć Macierz RACI, aby określić obowiązki interesariuszy w procesie testowania produktu. Możesz również utworzyć doraźną Macierz RACI dla szczególnie skomplikowanych lub złożonych produktów, które mogą wymagać nieco innego procesu.
Połącz cele z pracą. Podejmowanie decyzji to tak naprawdę ustalanie priorytetów. Aby podjąć decyzję, musisz zdecydować, czy jedna opcja jest ważniejsza niż inna. A zanim zdecydujesz, co jest ważne, musisz wiedzieć, jak Twoja codzienna praca przekłada się na realizację nadrzędnych celów. Oznacza to, że tworzenie jasnych celów (i łączenie ich z pracą zespołu) jest jednym z najlepszych sposobów, aby pomóc zespołowi podejmować dobre decyzje w czasach zmian organizacyjnych. Załóżmy, że Twój zespół ds. rozwoju produktu ma na celu zwiększenie zadowolenia użytkowników o 30% w tym roku. Jeśli wszyscy w zespole będą działać zgodnie z tym celem, łatwiej będzie im zdecydować się na współpracę z zespołem UXR w celu optymalizacji istniejących produktów zamiast tworzenia nowych.
Scentralizuj współpracę w jednym miejscu. Jeśli chodzi o podejmowanie decyzji, kluczowa jest przejrzystość. Musisz upewnić się, że każdy członek zespołu i każdy interesariusz ma dostęp do aktualnych informacji o każdym projekcie. W końcu na co komu Macierz RACI i cele projektu, jeśli nikt nie wie, gdzie je znaleźć? Dlatego scentralizowanie współpracy w jednym narzędziu do zarządzania projektami może zapewnić zespołowi zasoby i informacje potrzebne do podejmowania dobrych decyzji w czasach zmian. Na przykład Asana umożliwia udostępnianie informacji o projektach i zadaniach, dzięki czemu kluczowe szczegóły są dostępne tam, gdzie faktycznie wykonywana jest praca. Możesz również połączyć pracę bezpośrednio z celami, aby było jasne, w jaki sposób każde zadanie przyczynia się do osiągnięcia ogólnych celów.
Niestabilne wyniki biznesowe
Czasami zmiany organizacyjne nie są spowodowane rozwojem, ale raczej nieprzewidzianymi zakłóceniami w biznesie, takimi jak utrata przychodów, naruszenie bezpieczeństwa lub utrata kluczowych pracowników. Wydajność biznesowa może być zagrożona, gdy nastąpi tego typu nagła zmiana, zwłaszcza jeśli nie masz planu awaryjnego na wypadek sytuacji kryzysowych.
Wielu z nas doświadczyło tego podczas pandemii COVID-19. Firmy, które wcześniej polegały na osobistych wizytach, zostały zmuszone do przeniesienia swojej działalności do sieci. Muzea musiały stworzyć wirtualne wystawy, restauracje szybko przestawiły się na dostawy do domu, a firmy turystyczne zaczęły organizować atrakcje online. Każdy z tych rodzajów działalności musiał zmienić swoje nadrzędne cele, aby przejść ze sprzedaży osobistej na sprzedaż online, a także dostosować swoje procesy firmowe do wytwarzania różnych rodzajów produktów. A na dodatek musiały również nauczyć się funkcjonować w środowisku pracy zdalnej. Biorąc to wszystko pod uwagę, nie dziwi fakt, że wiele organizacji doświadczyło i nadal doświadcza niestabilnych wyników biznesowych z powodu tych radykalnych zmian organizacyjnych.
Nie oznacza to jednak, że następnym razem, gdy wystąpi nieprzewidziane zakłócenie działalności, Twoja firma będzie skazana na porażkę. Kluczem jest proaktywność. Przy odrobinie przygotowań możesz stworzyć plan zarządzania ryzykiem związanym z nieoczekiwanymi zmianami organizacyjnymi, aby móc działać i utrzymać stabilne wyniki. Oto, co należy zrobić:
Przeprowadź analizę wpływu na działalność biznesową. Analiza wpływu na działalność pomaga przewidzieć konsekwencje zakłóceń w procesach biznesowych, dzięki czemu masz dane potrzebne do proaktywnego tworzenia strategii odzyskiwania. Pomaga odpowiedzieć na pytania, takie jak: które procesy są najważniejsze dla funkcjonowania Twojego biznesu, jakie zasoby są potrzebne do skutecznego działania i ile czasu zajmie Ci powrót na właściwe tory po wystąpieniu zakłócenia. Dane zebrane podczas oceny pomogą Ci zaplanować z wyprzedzeniem, jak radzić sobie z nieprzewidzianymi zdarzeniami, gdy się pojawią.
Stwórz plan awaryjny. Plan awaryjny to strategia awaryjna. Opisuje sposób reagowania na nieprzewidziane, krzyżujące plany zdarzenia – na przykład jak poradzić sobie z koniecznością zmiany celów biznesowych albo co zrobić, gdy utracisz przychody i trzeba będzie zrestrukturyzować firmę. Możesz utworzyć plan awaryjny dla każdego istotnego ryzyka zidentyfikowanego w analizie wpływu na działalność. Wtedy, gdy nastąpią nieprzewidziane zmiany organizacyjne, będziesz w stanie przejść do działania.
Stwórz solidne podstawy. Jeśli Twój business ma silną kulturę, przejrzystą komunikację i skuteczne narzędzia do współpracy, możesz przetrwać nawet najsilniejsze burze. Oznacza to, że ważne jest, aby z czasem stale ulepszać swoje procesy, a nie po prostu trzymać się status quo, aby odnieść sukces, gdy nastąpi zmiana. Może to oznaczać stworzenie najlepszego w swojej klasie procesu wdrażania, który pomoże wzmocnić kulturę organizacyjną, ustanowienie regularnego cyklu przekazywania i otrzymywania informacji zwrotnych lub zainwestowanie w narzędzie do zarządzania projektami, które pomoże zespołowi koordynować codzienną pracę.
Naucz się akceptować zmiany
Zmiany organizacyjne mogą być trudne, ale dzięki nim się rozwijamy. A kiedy potrafimy skutecznie radzić sobie z dużymi zmianami, przygotowujemy nasze zespoły na sukces w świecie, który nieustannie się zmienia.
Jeśli jest jedna rzecz, którą powinieneś wynieść z tego artykułu, to ta, że przejrzystość i komunikacja są niezbędne w czasach zmian organizacyjnych. Dowiedz się, w jaki sposób Asana może pomóc Twojemu zespołowi uzyskać przejrzystość, łącząc cele z pracą, umożliwiając współpracę nad zadaniami i zapewniając łatwy dostęp do informacji.
Przewodnik lidera po zarządzaniu zmianami
Dowiedz się, jak być liderem, którego potrzebuje Twój zespół w czasach zmian. Dowiedz się, kiedy wyznaczać nowe cele biznesowe, jak komunikować się w przejrzysty sposób i jak utrzymać zaangażowanie pracowników.
