Jak pracować produktywnie w domu: 11 wskazówek, jak zwiększyć wydajność

Praca z domu ma wiele zalet. Elastyczny harmonogram pracy i więcej czasu spędzanego z bliskimi to tylko dwie z wielu. Jednak pracując zdalnie, czasami trudno jest utrzymać produktywność. 

Kiedy zwierzęta potrzebują uwagi lub trzeba zrobić pranie, jak utrzymać wydajność, jednocześnie ciesząc się domowym komfortem?

Aby pomóc Ci w realizacji zadań podczas pracy z domu, przygotowaliśmy 11 najlepszych wskazówek, które pomogą Ci zwiększyć produktywność i wydajność. Postępując zgodnie z tymi najlepszymi praktykami, będziesz w stanie osiągać najlepsze wyniki, ciesząc się wszystkimi korzyściami płynącymi z pracy w piżamie. 

1. Nadaj priorytet porannej rutynie dbania o siebie

Produktywność nie pojawia się sama z siebie po południu. Twój dzień pracy zaczyna się, gdy siadasz do pracy, ale możesz ustalić swoje codzienne intencje już od momentu, gdy budzisz się rano. Niezależnie od tego, czy rozpoczynasz dzień od filiżanki aromatycznej kawy, czy od krótkiego treningu, stworzenie zdrowej rutyny jest niezbędne, aby promować swoje najlepsze ja i pracę.

Skuteczna poranna rutyna powinna dać Ci energię na cały dzień i zainspirować do tego, aby wnieść do wirtualnego biura to, co w Tobie najlepsze. Chociaż każdy ma swoją własną poranną rutynę, warto spróbować:

• Włączyć ćwiczenia, takie jak joga, jazda na rowerze lub ćwiczenia na podłodze, np. wypad.

• Przygotuj zdrowe śniadanie, na przykład jajka lub warzywa.

• Prowadzić dziennik, aby zmniejszyć stres lub ćwiczyć afirmacje. 

Możesz również wyznaczyć partnera odpowiedzialności, na przykład współlokatora lub członka rodziny, aby upewnić się, że trzymasz się swojej rutyny. Kiedy czujesz się dobrze rano, jesteś najlepiej przygotowany, aby przejść przez resztę dnia z pozytywnym nastawieniem i motywacją. 

2. Przygotuj zadania domowe z wyprzedzeniem

Jeśli chodzi o produktywność w ciągu dnia, codzienne zadania, takie jak gotowanie czy sprzątanie, mogą Cię odwrócić od pracy. Aby temu zaradzić, spróbuj przygotować te zadania przed rozpoczęciem dnia pracy. 

Na przykład przygotuj posiłki dzień wcześniej lub nawet w niedzielę przed pracowitym tygodniem, jeśli masz taką możliwość. Dzięki temu przygotowanie śniadania lub obiadu nie będzie przeszkadzać Ci w pracy. 

To samo dotyczy sprzątania. Jeśli nie możesz wykonywać pracy, dopóki prace domowe nie zostaną ukończone, a naczynia nie będą lśnić, posprzątaj dzień wcześniej lub z samego rana. Gdy już przyzwyczaisz się do codziennej rutyny przygotowań, drobne prace domowe nie będą pochłaniać Twojego dnia pracy, co zwiększy Twoją produktywność.

3. Organizuj zadania i łącz je z celami

Wszyscy mamy swoje osobiste listy rzeczy do zrobienia, które uwielbiamy odhaczać. Ale listy rzeczy do zrobienia w miejscu pracy to również świetny sposób na organizację i priorytetyzację pracy – nie wspominając o przypływie serotoniny, który otrzymujesz, gdy odhaczasz kolejne zadanie jako „wykonane”.

Jeśli chodzi o produktywność, zapisanie celów na dany dzień może pomóc w ustaleniu priorytetów najważniejszych zadań. Dzięki temu najważniejsze zadania zostaną ukończone w pierwszej kolejności. 

Jeśli jeszcze nie korzystasz z listy rzeczy do zrobienia w miejscu pracy, wykonaj następujące kroki, aby rozpocząć:

1. Zbierz zadania na cały tydzień. Wymień wszystkie zadania w jednym miejscu, np. w narzędziu do zarządzania projektami, aby mieć jedno źródło informacji.  

2. Określ, które zadania należy ukończyć w pierwszej kolejności. Są to najważniejsze zadania na dany tydzień. Mogą być ważne, ponieważ od nich zależą inne zadania lub bezpośrednio przyczyniają się do realizacji strategicznych celów zespołu. Kiedy zrozumiesz swoje priorytety, możesz skuteczniej zorganizować listę rzeczy do zrobienia, aby zmaksymalizować swoją pracę o dużym znaczeniu. 

3. Priorytetyzuj zadania znajdujące się na górze listy. Niezależnie od tego, czy wykonasz je z samego rana, czy zostawisz na popołudniowy sprint, upewnij się, że masz jasny obraz zadań, które muszą zostać wykonane w ciągu dnia, aby niczego nie przeoczyć. 

4. Oznaczaj każde ukończone zadanie jako wykonane. Odhaczanie zadań z listy jest po prostu przyjemne. Ponadto odhaczanie pozycji na liście rzeczy do zrobienia zapewni Ci jasny, uporządkowany obraz tego, co udało Ci się zrobić w ciągu dnia i co jeszcze pozostało do zrobienia.

Zapisywanie zadań jest pomocne, ale narzędzie do tworzenia list rzeczy do zrobienia ułatwia dostosowywanie terminów, łączenie zadań z celami i komunikowanie się z członkami zespołu – wszystko to w jednym miejscu. 

4. Zminimalizuj hałas, aby zapobiec rozpraszaniu uwagi

Jednym z największych wyzwań w nauce pracy z domu jest nauka pokonywania nowych wyzwań. Najczęstszymi wyzwaniami, przed którymi stoimy w domu, są czynniki rozpraszające uwagę. 

Formularze rozpraszające uwagę przybierają różne formy. Od biegających dzieci po telewizor włączony w tle — codzienne zamieszanie wokół Ciebie może wpłynąć na Twoją produktywność.

Na szczęście istnieje kilka strategii, które pomogą Ci odzyskać kontrolę. Spróbuj wykonać te trzy kroki w ciągu dnia pracy:

1. Wybierz pomieszczenie (jeśli to możliwe), w którym możesz zamknąć drzwi podczas pracy. 

2. Użyj słuchawek z funkcją redukcji szumów, aby zminimalizować dźwięki z zewnątrz. 

3. Poinformuj domowników, że potrzebujesz ciszy w godzinach pracy. 

Wszystkie trzy metody mogą pomóc ograniczyć codzienne rozproszenie uwagi i zapewnić wykonanie pracy na czas.

5. Wyznacz oddzielny obszar roboczy

Jeśli chodzi o miejsce pracy, ważne jest, aby wyznaczyć obszar roboczy, który odpowiada Twoim potrzebom. Jedną z najważniejszych kwestii związanych z obszarem roboczym jest znalezienie miejsca, w którym będziesz najmniej rozpraszany. Poza lokalizacją obszaru roboczego ważne jest stworzenie miejsca, w którym będziesz czuć się komfortowo każdego dnia. 

Dobrym pomysłem jest otoczenie się zasobami potrzebnymi do wykonywania pracy. Mogą to być zwykłe rzeczy, takie jak słuchawki, notatniki i długopisy, a także:

• Ergonomiczne krzesło, które nie powoduje bólu pleców. 

• Dekoracje, które pomagają zmniejszyć stres.

• Biurko stojące, które pozwoli Ci się poruszać. 

Nie zawsze mamy najlepszą konfigurację obszaru roboczego na stronie głównej – i to jest w porządku. Niezależnie od tego, czy pracujesz w osobnym pokoju, czy przy blacie kuchennym, możesz podjąć pewne kroki, aby odróżnić swój obszar roboczy. Znalezienie sposobów na zróżnicowanie swojego obszaru roboczego ułatwi przejście z życia osobistego na zawodowe.

Możesz na przykład użyć:

• Świeca, która będzie sygnałem do rozpoczęcia dnia.

• Obrus, który kojarzy Ci się z obszarem roboczym (i który zdejmujesz po zakończeniu dnia pracy).

Bez względu na to, gdzie ustawisz swoje biurko i jak zaprojektujesz swoją przestrzeń, upewnij się, że jest to miejsce, które dodaje Ci energii na cały dzień i sprzyja wydajności.

6. Wycisz powiadomienia aplikacji od 9:00 do 17:00

Jednym z najłatwiejszych sposobów na rozproszenie uwagi jest nadmierne sprawdzanie aplikacji osobistych i służbowych. Od Slacka po media społecznościowe, pięć minut może w mgnieniu oka zamienić się w 50, więc kluczowe jest wyciszenie powiadomień, aby zapobiec rozpraszaniu uwagi.

Chociaż trudno jest zostawić telefon w spokoju przez cały dzień, istnieje kilka sposobów, aby nie brać go do ręki. Możesz na przykład włączyć tryb rozpraszania uwagi, który wyciszy powiadomienia z aplikacji. Inną opcją jest użycie fizycznej skrzynki z telefonem. Dzięki niemu możesz ustawić czas, przez który chcesz pracować bez rozpraszania uwagi. Jest to szczególnie pomocne, jeśli zwlekasz z wykonaniem zadania i nie możesz go ukończyć, ponieważ telefon stanowi łatwe źródło rozproszenia uwagi. 

Niektóre zespoły decydują się nawet na całkowite zablokowanie dostępu do wybranych mediów społecznościowych na komputerze. Niezależnie od tego, w jaki sposób to osiągniesz, unikaj wszystkich mediów społecznościowych w godzinach pracy. 

Te same wyzwania możesz napotkać w przypadku aplikacji służbowych. Powiadomienia mogą zakłócić stan przepływu i uniemożliwić dotrzymanie terminów. Wycisz powiadomienia aplikacji podczas pracy w skupieniu, aby utrzymać produktywność. 

7. Zaplanuj czas na kontakt z zespołem

W dni, w których czujesz się odizolowany od członków zespołu, motywowanie zespołu zdalnego może być znacznie trudniejsze. Dlatego tak ważne jest, aby jak najczęściej komunikować się i współpracować z członkami zespołu.

Aby zapobiec poczuciu odosobnienia, prowadź otwarty dialog ze swoim zespołem, łącząc się z nim wirtualnie i zachęcając do współpracy. Dobrym sposobem na rozpoczęcie jest prowadzenie wirtualnych spotkań przy kawie, podczas których członkowie zespołu poznają się nawzajem i otwarcie rozmawiają o pracy lub swoim życiu osobistym. Innym sposobem jest organizowanie konsultacji i otwartych sesji burzy mózgów, aby zachęcić zespół do spotkań 1:1. To buduje lepszą dynamikę grupy i przyczynia się do zdrowej kultury organizacyjnej.  

8. Zachowaj równowagę między pracą a życiem osobistym

Pracownicy zdalni na nowo uczą się rozgraniczać pracę od życia osobistego. Bez wyraźnego oddzielenia biura od strony głównej może być trudno trudno określić, kiedy należy zostawić pracę na biurku, a kiedy skupić się na życiu prywatnym. 

Ignorowanie tych granic może prowadzić do wypalenia zawodowego. Aż 71% pracowników doświadczyło wypalenia w 2020 roku. Kluczowe znaczenie ma rozpoznanie oznak przepracowania i priorytetowe traktowanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Zachęć członków zespołu, aby pod koniec dnia zostawiali pracę na biurkach i cieszyli się aktywnościami, które sprawiają im radość w życiu osobistym. Może to być czas spędzony z rodziną, spacer lub lektura dobrej książki. 

Możesz pójść o krok dalej, umożliwiając członkom zespołu korzystanie z elastycznego harmonogramu, oferując im możliwość wcześniejszego zakończenia pracy. Pamiętaj też, aby korzystać z własnego urlopu, aby nadać priorytet swojej osobistej agendzie.

9. Efektywnie zarządzaj czasem

Praca zdalna ma swoje własne ograniczenia – od rozmytych granic godzin pracy po wirtualne spotkania przez cały dzień. Skuteczne zarządzanie czasem może zapobiec prokrastynacji i zapewnić, że najważniejsze zadania zostaną ukończone na czas.  

Istnieje kilka różnych wskazówek, które mogą pomóc Ci efektywniej zarządzać czasem. 

• Wypróbuj metodę „zjedz tę żabę”, aby od razu rano zidentyfikować trudne zadania.

• Użyj techniki blokowania czasu, aby podzielić tydzień roboczy na łatwe do opanowania przedziały czasowe, w których sprawdzasz pocztę e-mail lub pracujesz nad projektami. 

• Zapobiegaj prokrastynacji i zwiększ koncentrację dzięki technice Pomodoro.

Szczególnie ważne jest, aby zwalczać prawo Parkinsona, które mówi, że praca ulega wydłużeniu tak, aby wypełnić cały czas przeznaczony na jej ukończenie. Aby uniknąć tego problemu, upewnij się, że planujesz bloki czasowe dla swoich codziennych zadań, aby mieć pewność, że wykonasz ważną pracę. 

10. Nie zapomnij o spacerach, rozciąganiu i ruchu

Siedzenie w domu może być czasem duszne, zwłaszcza gdy nie masz w pobliżu członków zespołu, z którymi można by porozmawiać. Niezależnie od tego, czy pracujesz sam w swoim domowym biurze, czy nie, warto w ciągu dnia odbywać krótkie spacery.

Spacer w szybkim tempie pomoże Ci oczyścić umysł i wrócić do pracy z nową energią. Nawet zwykłe siedzenie na zewnątrz z ulubionym napojem w dłoni może być dość ożywcze. 

Niezależnie od tego, w jaki sposób zdecydujesz się zaczerpnąć świeżego powietrza, wyjście na zewnątrz doprowadzi do lepszych rozwiązań w pracy, zachęci do lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz pomoże Ci skupić się na pracy o dużym znaczeniu, gdy wrócisz do swojego biurka.

11. Ogranicz przełączanie się między aplikacjami

Od żonglowania rozmowami wideo po zarządzanie środowiskiem pracy – każdego dnia masz wiele spraw do załatwienia. Przeciążenie aplikacjami zwiększa wielozadaniowość i zmniejsza produktywność. Pracownicy przełączają się 25 razy dziennie między 10 aplikacjami, aby wykonać swoją pracę, a 1 na 4 osób korzysta z przestarzałych narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne.

Zadania związane z pracą, takie jak wyszukiwanie informacji i odpowiedzi, prowadzą do większej liczby czynności okołozadaniowych. Takie zadania stanowią problem dla produktywności i całego zespołu.  Zamiast tego użyj narzędzi organizacyjnych, aby lepiej zarządzać wieloma projektami i przenieść swoje umiejętności zarządzania czasem na wyższy poziom. 

Umieszczając wszystkie swoje plany i projekty w jednym miejscu, możesz zachować spokój, równoważąc napięty harmonogram i wszystkie zakłócenia związane z pracą ze strony głównej. Narzędzia organizacyjne pomagają śledzić priorytety, usprawniać przepływy pracy i tworzyć jasne plany dla członków zespołu. 

Zwiększ produktywność dzięki narzędziom do pracy zdalnej

Jeśli chodzi o produktywność podczas pracy zdalnej, członkowie rodziny, nieodpowiednia przestrzeń biurowa i napięty harmonogram mogą utrudniać wykonywanie zadań. Warto również zadbać o zdrowie psychiczne i w wolnym czasie poświęcić się aktywnościom, które sprawiają Ci przyjemność. 

Chodzi o idealną równowagę, ale nie jest to niemożliwe do osiągnięcia. Skorzystanie z powyższych 11 wskazówek dotyczących produktywności może pomóc Ci w miarę upływu czasu stworzyć nowe nawyki, które poprawią nie tylko Twoją produktywność, ale także ogólne samopoczucie. 

Jeśli szukasz pomocy w połączeniu swojego zespołu zdalnego przy jednoczesnej poprawie wydajności, wypróbuj oprogramowanie do pracy zdalnej. Planuj projekty, koordynuj pracę i osiągaj swoje cele z Asaną.