16 wskazówek dotyczących etykiety biznesowej dla każdego pracownika

W świecie biznesu obowiązują różne oczekiwania dotyczące kontaktu wzrokowego, mowy ciała, zasad ubioru i etykiety przy stole. Chociaż wiele firm przyjęło bardziej swobodną kulturę, zrozumienie właściwej etykiety biznesowej może wiele zdziałać. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest etykieta biznesowa, i przedstawimy kilka podstawowych zasad, z którymi warto się zapoznać. 

Czym jest etykieta biznesowa?

Etykieta biznesowa to rodzaj zachowania, którego oczekuje się od członków zespołu w celu utrzymania wizerunku firmy i okazywania sobie wzajemnego szacunku. Etykieta biznesowa może się różnić w zależności od kultury, ale kiedy wszyscy rozumieją i przestrzegają określonego zestawu standardów, może to stworzyć poczucie jedności. 

Etykieta biznesowa jest czasami niewypowiedziana, ale najczęściej członkowie zespołu uzgadniają podstawowe zasady, aby wszyscy prezentowali jednolity wizerunek. Gdy członkowie zespołu przestrzegają etykiety biznesowej, buduje to skuteczną komunikację w miejscu pracy. 

Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami

Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.

Pobierz pełny raport

5 podstaw etykiety business

Podstawy etykiety biznesowej różnią się w zależności od kultury. Zrozumienie etykiety biznesowej może być szczególnie trudne, jeśli pracujesz w firmie o kulturze odmiennej od tej, w której się wychowałeś. Istnieją jednak pewne uniwersalne zasady, które pomogą Ci zachować status quo, gdy będziesz poznawać dynamikę grupy i normy zespołu w swojej firmie. 

Te pięć ważnych zasad etykiety biznesowej pomoże Ci zrobić dobre pierwsze wrażenie i okazać szacunek członkom zespołu. 

1. Bądź na czas

Niezależnie od tego, czy uczestniczysz w rozmowie kwalifikacyjnej, czy w codziennym spotkaniu stand-up, punktualność w środowisku pracy pokazuje, że szanujesz harmonogram wszystkich osób. Jeśli punktualność nie była Twoim priorytetem w przeszłości, odśwież kilka wskazówek dotyczących zarządzania czasem, aby zachować dobrą organizację i świadomość swojej listy rzeczy do zrobienia. 

Istnieją pewne niuanse związane z punktualnością – w niektórych kulturach funkcjonuje system polegający na spóźnianiu się o chwilę. W razie wątpliwości pojaw się na czas i w razie potrzeby dostosuj się do sytuacji.

2. Okazuj uznanie swojemu zespołowi

Okazywanie uznania innym osobom to element etykiety biznesowej zarówno w nieformalnym, jak i formalnym środowisku pracy. Kiedy ktoś wchodzi do sali podczas kolacji biznesowej lub spotkania, przywitaj się z nim odpowiednio – czy to uściskiem dłoni, czy innym zwyczajem kulturowym. 

Ta sama zasada obowiązuje, jeśli pracujesz ze strony głównej i uczestniczysz w codziennych spotkaniach na Zoomie. Możesz nie być zobowiązany do włączania kamery podczas każdego spotkania biznesowego, ale zabierając głos i poświęcając czas na okazanie uznania członkom zespołu, dajesz im znać, że ich słuchasz i sprawiasz, że czują się zauważeni. 

3. Ubierz się odpowiednio

Odpowiedni ubiór jest kwestią subiektywną i zależy od tego, czy pracujesz w biurze, czy ze strony głównej. Niektóre firmy, w których praca odbywa się codziennie w biurze, oczekują, że wszyscy będą ubrani w swobodny strój biznesowy, ponieważ znaczna część pracy polega na bezpośrednich kontaktach z interesariuszami lub klientami. Inne firmy, które pracują w środowisku hybrydowym, mogą zachęcać członków zespołu do noszenia swobodnych ubrań, aby promować komfort i produktywność. 

Jeśli nie masz pewności co do odpowiedniego stroju business, poproś swojego menedżera lub przełożonego o wskazówki. Niepewność jest szczególnie powszechna, jeśli dopiero pierwszy dzień w nowej pracy. Nie bój się wysłać krótkiej wiadomości e-mail przed pierwszym dniem, aby dowiedzieć się, jakie zasady obowiązują w biurze. Możesz też spróbować przypomnieć sobie, w co byli ubrani uczestnicy rozmowy kwalifikacyjnej, aby odpowiednio się ubrać. 

4. Szanuj przestrzenie wspólne

Nawet jeśli pracujesz zdalnie, możesz od czasu do czasu przychodzić do biura lub współdzielić wirtualne przestrzenie z członkami zespołu. Przestrzenie biurowe, które możesz dzielić z członkami zespołu, obejmują kuchnię, łazienkę, drukarkę i pokój do kopiowania oraz salon. Wirtualne przestrzenie, które możesz współdzielić, obejmują foldery na Dysku Google i oprogramowanie do zarządzania projektami. 

Sposób, w jaki traktujesz wspólne przestrzenie, będzie świadczył o Twoim profesjonalizmie, dlatego ważne jest, aby prawidłowo oznaczać rzeczy, zachować porządek i szanować innych, którzy również korzystają z tych przestrzeni. Etykieta biznesowa dotyczy również przestrzeni współdzielonych, niezależnie od tego, czy sprzątasz po sobie fizycznie, czy postępujesz zgodnie z procesami firmy online.

5. Zbuduj inteligencję emocjonalną

Inteligencja emocjonalna to umiejętność rozpoznawania, regulowania i rozumienia emocji u siebie i u innych. Skuteczne umiejętności w zakresie inteligencji emocjonalnej mogą pomóc Ci wczuć się w sytuację członków zespołu i przezwyciężyć wyzwania. Chociaż inteligencja emocjonalna nie jest bezpośrednią zasadą etykiety biznesowej, pomoże Ci ona w miejscu pracy, niezależnie od tego, jakie konflikty się pojawią. 

Załóżmy, że masz zaległości w pracy, a Twój szef nagle dodaje do Twoich obowiązków duży projekt, który wymaga szybkiego wykonania. Dzięki inteligencji emocjonalnej możesz porozmawiać ze swoim przełożonym, aby ustalić względny priorytet pracy. Ponieważ masz już zaległości, możesz wyrazić swoje obawy dotyczące przepracowania i wspólnie z przełożonym znaleźć rozwiązanie, które pozwoli Ci zmniejszyć priorytet niektórych zadań lub delegować mniej ważne zadania.

Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami

Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.

Pobierz pełny raport

Etykieta biznesowa dla pracowników zdalnych

Wraz z przejściem na coraz bardziej wirtualne zespoły zmieniła się definicja i praktyka etykiety biznesowej. W przypadku spotkań osobistych może być wymagane uprzejme, ale mocne uścisk dłoni i odpowiedni strój, ale podczas pracy zdalnej musisz znać podstawy etykiety dotyczącej poczty elektronicznej, telefonu i wideokonferencji.

Etykieta komunikacji e-mailowej i komunikacji w zespole

Pisanie e-maili lub komunikacja z zespołem za pomocą narzędzi takich jak Slack czy  Asana wydaje się dość prosta, ale profesjonalna komunikacja online różni się od komunikacji osobistej. Zapoznaj się z poniższymi wskazówkami dotyczącymi właściwej etykiety w e-mailach i komunikacji online.

• Korekta: korekta wiadomości e-mail to zasada, której nie należy ignorować. Chociaż Twoja platforma do zarządzania pocztą e-mail lub projektami może mieć wbudowane narzędzie do sprawdzania pisowni, na wszelki wypadek warto przejrzeć wiadomość przed jej wysłaniem.

• Bądź uprzejmy i profesjonalny: nawet jeśli nie rozmawiasz twarzą w twarz z odbiorcą wiadomości e-mail, ton Twojego głosu będzie widoczny w słowach. Ważne jest, aby wiadomość była uprzejma i profesjonalna. Możesz na przykład użyć pozytywnych zwrotów, takich jak: „Mam nadzieję, że… dziękuję za… tylko przyjacielskie przypomnienie… daj mi znać… czekam na wiadomość od Ciebie”.

• Odpowiadaj na czas: gdy członek zespołu lub klient kontaktuje się z Tobą, robi to z jakiegoś powodu. Właściwa etykieta komunikacji e-mailowej i zespołowej oznacza udzielanie odpowiedzi na czas, nawet jeśli oznacza to skonfigurowanie automatycznej odpowiedzi na czas nieobecności w biurze. Nie musisz odpowiadać w ciągu kilku minut, ale postaraj się zrobić to w ciągu jednego lub dwóch dni business.

• Pisz zwięźle: krótki tekst e-maila pozwoli Ci szybko przekazać swoją myśl i zaoszczędzi czas czytelnikowi. Jeśli ukryjesz główny cel swojej wiadomości w długiej wiadomości e-mail, czytelnik może nie odpowiedzieć w sposób, na jaki liczyłeś. 

Pamiętaj, że to, do kogo piszesz, może mieć wpływ na treść Twojego e-maila lub wiadomości online. Na przykład, jeśli komunikujesz się z innymi członkami zespołu za pośrednictwem Asany i Slacka, możesz pisać w bardziej swobodnym tonie, podczas gdy e-maile do klientów powinny być bardziej formalne.

Etykieta telefoniczna

W środowisku business komunikacja często odbywa się za pośrednictwem rozmów telefonicznych. Podczas rozmowy telefonicznej z klientami lub partnerami biznesowymi należy przestrzegać następujących zasad etykiety biznesowej. 

• Nie dzwoń bez zapowiedzi: każdy w świecie biznesu ma swój harmonogram, niezależnie od tego, czy pracuje nad projektem o ściśle określonym terminie, czy też stara się nadać priorytet dużemu obciążeniu pracą. Jeśli chcesz z kimś porozmawiać przez telefon, najpierw wyślij tej osobie e-maila, aby zaplanować rozmowę. Dzwonienie bez zapowiedzi może być uznane za złe maniery, ponieważ rozmówca może być nieprzygotowany na rozmowę z Tobą. 

• Używaj rozsądnego tonu i przejrzystości: ton głosu jest ważny podczas rozmów telefonicznych w pracy. Podczas rozmowy z członkami zespołu lub klientami należy zachować uprzejmy ton oraz zwracać uwagę na głośność i przejrzystość wypowiedzi. Jeśli podczas rozmowy służbowej będziesz mówić zbyt głośno lub mamrotać, odbiorca może nie zrozumieć Twojego przekazu w oczekiwany sposób. Ton i komunikacja mogą się również różnić w zależności od kultury, więc podczas rozmowy telefonicznej pamiętaj o inteligencji kulturowej.

• Odpowiadaj na wiadomości jak najszybciej: podobnie jak w przypadku służbowych e-maili, ważne jest, aby szybko odpowiadać na służbowe wiadomości głosowe. Możesz otrzymywać e-maile od członków zespołu lub klientów z prośbą o zaplanowanie rozmowy telefonicznej. Odpowiadaj na nie szybko, podając najlepszy czas na rozmowę telefoniczną. 

• Stwórz profesjonalną wiadomość na poczcie głosowej: profesjonalna wiadomość na poczcie głosowej, którą usłyszą osoby dzwoniące w czasie Twojej niedostępności, to przykład właściwej etykiety biznesowej. Dzięki niej rozmówcy dowiedzą się, kim jesteś, czym się zajmujesz i że nie możesz odebrać telefonu. Dzięki temu mogą zostawić Ci wiadomość z wyjaśnieniem, dlaczego dzwonią. 

Etykieta wideo

Wideokonferencje to jeden z najpopularniejszych sposobów komunikacji pracowników zdalnych. Dzięki tej metodzie komunikacji możesz rozmawiać z wieloma członkami zespołu w czasie rzeczywistym, co oznacza, że warto znać podstawy etykiety wideo. 

• Wycisz się: jednym z największych problemów, z jakimi borykają się członkowie zespołu podczas rozmów wideo, jest hałas w tle pochodzący od osób, które nie mówią. Ten problem ma proste rozwiązanie: wycisz się, gdy nie jesteś mówcą. Wyciszenie mikrofonu sprawi, że inne osoby będą mogły w pełni skupić się na rozmowie. 

• Angażuj się swoim ciałem: podczas rozmowy wideo inni mogą zobaczyć, jak niewerbalnie wchodzisz w interakcje z mówcą. Jeśli patrzysz w dół lub siedzisz zbyt rozluźniony, możesz wysłać sygnał, że nie jesteś zainteresowany konwersacją. Siedzenie prosto, czujny wygląd i komunikacja niewerbalna pokazująca zaangażowanie dają mówcy znać, że uważnie słuchasz.

• Nie przerywaj: przerywanie komuś podczas rozmowy wideo może być szczególnie uciążliwe. Technologia nie zawsze nadąża za wieloma osobami próbującymi rozmawiać podczas rozmowy wideo, więc przerwy mogą prowadzić do zakłóceń i zamieszania dla wszystkich zaangażowanych osób. 

• Ubierz się odpowiednio: podczas rozmów wideo możesz być widoczny tylko od pasa w górę, ale nadal ważne jest, aby odpowiednio się ubrać. Twój strój podczas rozmów wideo powinien być zgodny z dress code obowiązującym w Twojej firmie. Pamiętaj również o higienie osobistej podczas rozmowy wideo. 

Praca zdalna sprawia, że rzadziej kontaktujesz się z członkami zespołu i klientami osobiście, ale nie zapominaj, że wirtualne interakcje nadal pozostawiają trwałe wrażenia. W razie wątpliwości podchodź do tych interakcji z taką samą etykietą biznesową i starannością, jak w przypadku rozmowy osobistej.

Popraw komunikację w zespole dzięki etykiecie biznesowej

Celem etykiety biznesowej jest prezentowanie jednolitego wizerunku firmy, wspieranie wzajemnego szacunku dla członków zespołu i usprawnianie komunikacji w miejscu pracy. Zespoły, które skutecznie się ze sobą komunikują, pracują efektywniej. 

Skuteczna komunikacja na tym się nie kończy. Korzystanie z oprogramowania może pomóc zespołowi współpracować, aby dotrzymywać terminów i osiągać cele. Dzięki oprogramowaniu do komunikacji zespołowej możesz ułatwić komunikację między członkami zespołu, upewniając się, że wszyscy otrzymują właściwe informacje we właściwym czasie. 

Koniec z silosami: optymalizacja struktury organizacyjnej w celu wzmocnienia współpracy między zespołami

Z tego e-booka dowiesz się, jak ustrukturyzować swoją organizację, aby zapobiegać izolacji w silosach, działać szybciej i być na bieżąco w obliczu zmian.

Pobierz pełny raport