Weekplannersjabloon

Bij het maken van een weekplanner is het belangrijk om bij te houden wat je moet doen. Wanneer je deze taken echter geen prioriteit, vervaldatum en beschrijving toewijst, worden ze mogelijk nooit voltooid. 

Dit is waar een weekplannersjabloon van pas komt.

Wat is een weekplanner?

In z'n meest eenvoudige vorm is een weekplanner een manier om de tijd die je te besteden hebt zo te plannen dat je je takenlijst voltooit voor de week. Maar effectieve weekplanners helpen je ook de prioriteit, vervaldatum en moeilijkheidsgraad te verduidelijken en in welke fase het werk zich bevindt. Op die manier weet je, welke dag van de week het ook is, altijd precies wat er op je takenlijst staat en welke items je eerst moet aanpakken.

Wat is een weekplannersjabloon?

Een weekplannersjabloon (ook wel een sjabloon voor wekelijkse planning of een weekagendasjabloon genoemd) is een gesjabloneerde manier om je wekelijkse planning te maken en te organiseren. Wanneer je een sjabloon gebruikt om elke week een nieuwe weekplanner te maken, kun je een vliegende start maken met je taken en op maandagmorgen gelijk aan de slag gaan. 

De voordelen van een digitaal weekplannersjabloon

Een snelle Google-zoekopdracht naar 'weekplannersjabloon' toont je tientallen afdrukbare Excel-sjablonen of blanco weekplanner-PDF's. Het probleem is dat je met dit type weekagenda's alleen maar het absolute minimum aan informatie over elke taak kan vastleggen. 

Vaker wel dan niet zijn takenlijsten gecompliceerder dan dat ze in een enkele regel kunnen worden omschreven. Je moet meer dan het werk van de week bijhouden, je moet ook weten wanneer elke taak af moet zijn, hoe belangrijk de taak is en welke medewerkers of context erbij betrokken zijn. Als je een afdrukbare weekplanner gebruikt, mis je al deze details. 

Wanneer je in plaats van een afdrukbare weekagenda een eenvoudige weekplanner maakt in een projectbeheertool, kun je:

• Je hele takenlijst op één plek zien

• Schakelen tussen een dagplanner en een weekagenda

• De prioriteit van elke deliverable bijhouden

• Vervaldatums herschikken als en wanneer prioriteiten veranderen

• Context delen met belanghebbenden

• Relevante documenten aan je taken toevoegen, zoals Google Docs of Google Sheets

• Samenwerken met je teamleden

• De voortgang bijhouden precies daar waar het werk plaatsvindt

• Voltooide taken en takenlijsten controleren

• Je tijdbeheer verbeteren

• Je weekagenda in realtime bekijken

Wat moet je in je weekplannersjabloon opnemen?

Om je belangrijkste werk gedaan te krijgen, moet je weten welk werk het belangrijkste is. Klinkt logisch, toch? Maar zonder de juiste tools kan dit moeilijk zijn. 

Zorg ervoor dat je een weekplannersjabloon gebruikt waarin je taken labels met verschillende soorten informatie kunt geven, zoals de prioriteit van het werk en hoeveel tijd ze in beslag zullen nemen. Op die manier besteed je wanneer je 's morgen inlogt minder tijd aan het scannen van je werkschema en kun je je focussen op het gedaan krijgen van de dingen.

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen overheen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen. 

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak vervalt, maar ook weten wanneer je eraan moet beginnen werken. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die elke taak in beslag moet nemen. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren en stem zo de doelstellingen van je team op elkaar af en voorkom dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen. 

• Bordweergave. Bordweergave is een weergave in Kanbanbord-stijl die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

Aanbevolen apps

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken. 

• Outlook. Terwijl actiepunten via e-mail binnenkomen, zoals het beoordelen van werk van je agentschap of een aanvraag voor het ontwerp van assets van een partner, kunt je nu taken in Asana voor ze maken, rechtstreeks vanuit Outlook. Je kunt dan de nieuwe taak aan jezelf of een teamgenoot toewijzen, een vervaldatum instellen en het toevoegen aan een project zodat het verbonden is aan ander relevant werk.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk elk My Drive-bestand bijvoegen.

• Box. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Box-bestandkiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

Veelgestelde vragen