Projectgrafieksjabloon

Projecten kunnen complex zijn, maar een projectgrafiek helpt je om alle bewegende delen te visualiseren. Om al je te leveren prestaties en mijlpalen op één plaats bij te houden, leer je hoe je een herbruikbaar projectgrafieksjabloon maakt.

Maak je sjabloon

INTEGRATED FEATURES

timeline iconTijdlijndependency iconAfhankelijkhedenmilestone iconMijlpalenfield-add iconAangepaste velden

Recommended apps

Google Workspace-logo
Google Workplace
Dropbox
Dropbox
hubspot-logo
Hubspot
Lucidchart App-logo
Lucidchart

Delen
facebooktwitterlinkedin
[Product UI] Voorbeeld van product marketing lancering project (Tijdlijn)

Doelen, budgetten, mijlpalen, communicatieplannen: aan een nieuw project beginnen kan overweldigend aanvoelen, zelfs voor de meest doorgewinterde projectmanagers. 

Maar gelukkig hoef je niet elke keer vanaf nul te beginnen. Een projectgrafieksjabloon geeft je een blauwdruk die je kunt gebruiken telkens als je aan een nieuwe onderneming begint, zodat je niet bang hoeft te zijn dat je stappen mist en je werk in gevaar brengt.  

Wat is een projectgrafiek?

Een projectgrafiek is een visuele voorstelling van je projectplan. Het legt alles wat je moet bereiken op één plaats en illustreert hoe elke deliverable in je overkoepelende projecttijdlijn past. Projectdiagrammen, ook wel Gantt-grafieken genoemd, worden meestal opgemaakt als horizontale staafdiagrammen. 

Projectgrafieken gebruiken taakbalken om de startdatums en deadlines van elk te leveren projectproduct in kaart te brengen, terwijl verbindingslijnen helpen bij het visualiseren van eventuele taakafhankelijkheden. Deze grafieken kunnen ook belangrijke mijlpalen voor het project bevatten, en de teamleden die voor elke taak verantwoordelijk zijn. 

Wat is een projectgrafieksjabloon?

Een projectgrafieksjabloon (of Gantt-grafieksjabloon) is een herbruikbare handleiding waarmee je snel een projectgrafiek kunt opzetten voor elk nieuw initiatief. Het biedt een blauwdruk voor alle stappen die je nodig hebt om je project met succes te plannen, uit te voeren, en op te leveren. Dat betekent dat je niet van nul hoeft te beginnen of bang hoeft te zijn dat je cruciale stappen mist als je aan een nieuw project begint. Je sjabloon biedt een plattegrond, dus je hoeft alleen maar de bijzonderheden voor je huidige initiatief in te vullen. 

De voordelen van een digitaal projectgrafieksjabloon

Als projectmanager heb je meer nodig dan een statisch Excel-spreadsheet om de projectdeliverables bij te houden. Je hebt een levend, ademend document nodig dat dynamisch wordt bijgewerkt naarmate je team taken voltooit - zodat iedereen kan zien hoe het werk in de loop van de tijd vordert. 

Een digitaal projectgrafieksjabloon maken betekent dat je minder tijd kunt besteden aan het bijwerken van documentatie en meer tijd kunt besteden aan het werken aan je projectdoelen. En dankzij projectbeheersoftware hoef je geen apart projectplan en -schema te maken. In plaats daarvan zijn ze hetzelfde document op verschillende manieren gevisualiseerd.

Als je in een projectbeheertool een projectgrafieksjabloon maakt in plaats van een statisch document, kun je: 

  • Je projectplan visualiseren en projectinformatie op één plaats bewaren.

  • Je grafiek herordenen en vervaldatums en statussen als prioriteiten bewerken veranderen. 

  • Zien hoe je project in realtime vordert. 

  • Gemakkelijk je projectschema, -status, en -deliverables delen met belanghebbenden.

  • Vermijd dubbel werk, want je projectschema kan ook als projectplan dienen. 

  • Samenwerken aan projectdeliverables op de zelfde plaats waar je ze ook bijhoudt. 

  • Ervoor zorgen dat je geen belangrijke projectstappen overslaat. 

  • Relevante documenten, afbeeldingen, of spreadsheets bijvoegen. 

[Product UI] Voorbeeld van campagnebeheer project (Tijdlijn)

Wat op te nemen in je projectgrafieksjabloon

Een effectief projectgrafieksjabloon is gemakkelijk te navigeren voor belanghebbenden en geeft veel contextuele details. Idealiter heeft je projectgrafieksjabloon een functie waarmee belanghebbenden op elke taak kunnen klikken om meer gedetailleerde informatie te krijgen als dat nodig is. Op die manier is je schema niet alleen een manier om taken te visualiseren - het is ook een single source of truth waar iedereen toegang heeft tot belangrijke projectinformatie.

Hier staat hoe je je projectgrafieksjabloon bouwt:   

  • Verdeel je projectgrafieksjabloon in secties voor elke projectfase, projectinitiatie, planning, uitvoering, prestatie, en projectafsluiting. Zo zien de belanghebbenden in één oogopslag in welke fase je project zich bevindt. Bovendien helpt het je team de verschillende projectfasen te begrijpen en ervoor te zorgen dat ze voor elke fase voldoende tijd uittrekken. 

  • Vul vooraf de standaardtaken in die je voor elk project wilt opnemen, maar laat ruimte voor extra te leveren deliverables. Je projectgrafieksjabloon moet de belangrijkste stappen aangeven die elk project moet nemen, zoals het maken van een projectbriefing en het bepalen van projectdoelen. Op die manier biedt je sjabloon een routekaart om voor elk nieuw project te volgen. Omdat alle ondernemingen een beetje anders zijn, kunnen je teamleden naar behoefte extra deliverables toevoegen wanneer ze het sjabloon gebruiken. 

  • Breng afhankelijkheden tussen taken in kaart. Afhankelijkheden zijn taken die afhankelijk zijn van de voltooiing van een andere taak. Door afhankelijkheden in je sjabloon in te bouwen kun je taken in de juiste volgorde plannen, zo voorkom je knelpunten en zorg je ervoor dat je team de middelen heeft die ze nodig hebben om aan elke opdracht te beginnen. 

  • Maak mijlpalen voor belangrijke momenten zoals project kickoff-vergaderingen of productlanceringsdagen. Mijlpalen geven je team controlepunten om doorheen het projectbeheerproces naar te streven, zodat je weet wanneer een fase voltooid is of wanneer een nieuwe fase of activiteit van start gaat. 

[Product UI] Voorbeeld van een project voor evenementenbeheer (Tijdlijn)

Geïntegreerde functies

  • Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave volgens de Gantt-stijl, die al je taken in een horizontale staafdiagram weergeeft. Zo zie je niet alleen de start- en einddatum van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk alle puzzelstukjes van je plan bijhouden en zien hoe ze in elkaar passen. Als je al je werk op één plaats ziet, is het bovendien makkelijk om problemen met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken vóór ze beginnen. Zo kun je al je doelen op tijd halen.

  • Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van een ander blokkeert, zodat je de juiste prioriteiten kunt stellen. Teams met samenwerkende workflows kunnen gemakkelijk zien op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze aan hun deel van het werk kunnen beginnen. Als de eerste taak af is, krijgt de verantwoordelijke persoon een bericht dat hij aan zijn afhankelijke taak kan beginnen. Of, als de taak waarvan je werk afhankelijk is opnieuw wordt ingepland, laat Asana je dat weten, zodat je weet of je de afhankelijke datum ook moet aanpassen.

  • Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door mijlpalen in te stellen doorheen je project, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten aan welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren onderweg naar het grotere projectdoel.

  • Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen, van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

Aanbevolen apps

  • Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

  • Dropbox. Voeg bestanden direct aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandskiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

  • Hubspot. Maak Asana-taken automatisch aan met HubSpot Workflows. Met HubSpot Workflows kun je alle klantgegevens in HubSpot CRM gebruiken om geautomatiseerde processen te maken. Met deze integratie kun je naadloos werk tussen teams overdragen, bijvoorbeeld wanneer deals of tickets in HubSpot sluiten.

  • Lucidchart. De Lucidchart + Asana-integratie integreert naadloos diagrammen, stroomdiagrammen, proceskaarten, en wireframes in je Asana-project. Belangrijke projectcontext blijft waar je hem nodig hebt: in Asana. Teams hebben gemakkelijk toegang tot alle juiste informatie terwijl ze werken - zonder tussen verschillende toepassingen te hoeven wisselen.

Veelgestelde vragen

Heb ik een projectgrafieksjabloon nodig?

Een projectgrafiek is een handig hulpmiddel om de takenlijst en tijdlijn voor je hele project te visualiseren. Als je een projectgrafiekjabloon maakt, kun je gemakkelijk voor elke nieuwe onderneming een projectgrafiek maken en ervoor zorgen dat je telkens dezelfde stappen volgt. Dat betekent dat jij en je belanghebbenden altijd een gestandaardiseerde routekaart hebben om te volgen - zodat je je geen zorgen hoeft te maken over het missen van kritieke stappen zoals goedkeuringen, testen, en hand-offs. Dit maakt het gemakkelijker om samen te werken en op één lijn te komen met belanghebbenden. Bovendien zorgt het ervoor dat alle projecten van je team aan dezelfde kwaliteitsnormen voldoen.

Wat moet mijn projectgrafieksjabloon omvatten?

Je projectgrafieksjabloon zal een blauwdruk vormen voor elk nieuw project, dus moet het een reeks gestandaardiseerde stappen bevatten die je elk project van je team wilt laten volgen. Je zou bijvoorbeeld stappen kunnen maken voor essentiële taken als doelen stellen, belangenhebbendenanalyse, goedkeuringen en testen. Je sjabloon moet ook ruimte hebben waar je meer specifieke te leveren prestaties voor elk nieuw initiatief kunt toevoegen.

Hoe maak ik een projectgrafieksjabloon?

Bepaal eerst een gestandaardiseerde reeks stappen die elk nieuw project moet volgen - dat is de ruggengraat van je projectgrafieksjabloon. Om de zaken georganiseerd te houden kun je taken in categorieën verdelen volgens hun projectfase (zoals initiëren, plannen, uitvoeren, en opleveren). Zet dan elke projecttaak uit op een tijdlijn volgens start- en einddatum. Je kunt ook ruimte inbouwen om extra informatie bij te houden, zoals afhankelijkheden, mijlpalen, of taakeigenaars.

Hoe gebruik ik een projectgrafieksjabloon?

Telkens als je een nieuw project begint, dupliceer je je projectgrafieksjabloon en vul je de details voor je specifieke initiatief in. Voeg specifieke projectdeliverables toe, werk de vervamdatums bij, en geef eventuele afhankelijkheden tussen taken aan. Je kunt je projectgrafiek ook samen met belangrijke belanghebbende invullen, om te verzekeren dat iedereen op dezelfde lijn zit wat betreft deadlines, deliverables, en taakeigenaren.

Wat is het verschil tussen een projectgrafiek en een Gantt-grafiek?

Een projectgrafiek en een Gantt-grafiek zijn in wezen hetzelfde - een visueel diagram dat gebruikt wordt om projecten te plannen. Het enige verschil is dat een projectgrafiek op verschillende manieren kan worden opgemaakt, terwijl een Gantt-grafiek altijd wordt opgemaakt als een horizontaal of gestapeld staafdiagram. Projectmanagers maakten vroeger (en doen dat nog steeds) Gantt-grafieken met Microsoft Excel, Google Sheets, of via PowerPoint-presentaties. Met moderne projectbeheersoftware kun je nu echter snel je projectdeliverables visualiseren als een Gantt-grafiek - zonder alle moeite van het zelf tekenen van je Gantt-grafiek.

Sjablonen maken met Asana

Leer hoe je vandaag nog een aanpasbaar sjabloon in Asana kunt maken met een gratis Premium-proefversie.

Aan de slag