Sjabloon voor IT-programmabeheer

Het beheren van IT-programma's is geen eenvoudige taak. Het is moeilijk om digitale transformatie te stimuleren als de middelen beperkt zijn, vooral als bedrijven zich richten op het beschermen van hun bedrijfsresultaten.

Maar in werkelijkheid vormen betere processen en tools de sleutel tot het ontsluiten van bedrijfsefficiëntie. Met gestroomlijnde workflows en efficiënter programmabeheer kunnen IT-teams meer doen met minder. Je kunt de beveiliging verbeteren, incidenten snel beheren en ervoor zorgen dat werknemers over de tools beschikken die ze nodig hebben, zonder iets over het hoofd te zien. 

Om je processen efficiënter te maken, begin je met een sjabloon voor IT-programmabeheer. 

Wat is een sjabloon voor IT-programmabeheer? 

Een sjabloon voor IT-programmabeheer is een herbruikbare handleiding waarmee teams IT-projecten kunnen plannen, prioriteren en uitvoeren. Sjablonen standaardiseren hoe teams belangrijke workflows benaderen, zoals incidentbeheer, offboarding van software of IT-aanvragen. Ze bevorderen consistente praktijken in je organisatie, zodat het duidelijk is hoe cross-functionele belanghebbenden met IT moeten werken en vice versa. 

In plaats van nieuwe IT-projecten helemaal opnieuw te starten, kunnen teams het sjabloon kopiëren en een vooraf gedefinieerd proces volgen waarbij ze onderweg elk vakje aanvinken. 

Waarom een digitaal sjabloon voor IT-programmabeheer gebruiken?

IT-programmabeheer is een levend, ademend proces. Je moet triage en aanvragen toewijzen, communiceren met belanghebbenden, blokkades verwijderen en incidenten in realtime oplossen. Wanneer projecten en aanvragen voortdurend in beweging zijn, raken statische Excel-spreadsheets of Google Sheets snel verouderd. Maar met een werkbeheerplatform zoals Asana kun je het werk zien en beheren terwijl het gebeurt.

Dit kun je doen met een digitaal sjabloon voor IT-programmabeheer: 

• Eén registratiesysteem creëren voor al het IT-werk. 

• Snel de status van elk project bekijken en indien nodig blokkades verwijderen. 

• IT-workflows automatiseren, zodat je team minder tijd spendeert aan het beheren van taken en meer tijd aan missie-kritisch werk. 

• Andere tools zoals ServiceNow en Jira integreren in je Asana-workflows, zodat je informatie op één plaats kunt bijhouden.

• Statusrapporten delen met belanghebbenden zonder extra werk te verrichten. 

• Tussen projectweergaven schakelen om IT-workflows en routekaarten op verschillende manieren te visualiseren, zoals takenlijsten, Gantt-grafieken, agenda 's of Kanban-borden. 

• Eenvoudig projectschema's, taken en eigenaars bijwerken als de omstandigheden veranderen.

• Relevante screenshots, documenten of spreadsheets toevoegen. 

Soorten IT-programmabeheersjablonen

IT-programmabeheer omvat al je lopende IT-projecten, dus het is moeilijk om één sjabloon te maken voor alles. Bekijk enkele specifieke use cases die we bij Asana gebruiken, én hoe je ze kunt instellen.

IT-jaarplansjabloon

Zonder een gecontroleerd intake-systeem kunnen de behoeften onduidelijk zijn en kan belangrijke informatie worden weggelaten. Om een betere klantervaring te bieden en de kwaliteit van de verzamelde gegevens te verbeteren, gebruiken we Asana-formulieren.”

Bij de jaarlijkse planning voor IT zijn veel belanghebbenden betrokken. Bedrijfsleiders stellen budgetten en bedrijfsdoelstellingen, terwijl individuele teams om nieuwe tools en IT-ondersteuning vragen - en jij moet al die input samenbrengen tijdens de planning. Een jaarplanningssjabloon maakt een vooraf gedefinieerde workflow om je te helpen bij het navigeren van al deze relaties. Het schetst wie je bij elke stap op de hoogte moet houden, welke beslissingen moeten worden genomen en hoe je team verder moet gaan. 

Bij Asana gebruiken we een gestandaardiseerd intake-formulier voor jaarplanning om nieuwe projectaanvragen voor ons IT-team te beheren. Nadat belanghebbenden het formulier hebben ingediend, worden hun aanvragen automatisch toegevoegd aan een jaarlijks planningsproject en worden de juiste teamleden met een melding op de hoogte gebracht.

Hier volgen enkele belangrijke velden om op te nemen in je formulier:  

• Naam van de aanvrager

• Aanvragende afdeling

• Projectnaam

• Projectbeschrijving

• Projectdeliverables

• Projecttijdlijn

• Pijnpunten of problemen die dit project zal oplossen

• Workarounds die je op dit moment doet om deze pijnpunten aan te pakken

Nadat je je formulier hebt gemaakt, stel je automatiseringen in om onmiddellijk nieuwe aanvragen aan je jaarplanningsproject toe te voegen en vervolgtaken aan de juiste belanghebbenden toe te wijzen. Je kunt bijvoorbeeld vervolgtaken toewijzen voor een eerste beoordeling, kosten-batenanalyse en goedkeuringen. 

IT-incidentbeheersjabloon

Door regels te gebruiken en deze aangepaste workflows te bouwen, hebben we incidentbeheer van een stressvol onzeker werkelement naar iets gebracht dat wordt gecontroleerd, redelijk eenvoudig te beheren is en snel wordt aangepakt.”

Wanneer er zich IT-incidenten voordoen, is de druk groot. Gestandaardiseerde workflows geven je team een duidelijk pad voorwaarts, zodat je snel en daadkrachtig kunt handelen. 

Bij Asana hebben we ons incidentbeheerproces gestroomlijnd met automatiseringen. Dat betekent dat wanneer een bepaalde trigger wordt geactiveerd, een reeks acties automatisch wordt uitgevoerd. We hebben bijvoorbeeld automatiseringen ingesteld om: 

• Incidenten automatisch te registreren wanneer ze zich voordoen

• Incidenten naar het juiste team en de juiste persoon te sturen

• Managers en ondersteuningsleads te waarschuwen op basis van het getroffen gebied

• Overeenkomsten inzake dienstverleningsniveau (Service Level Agreements, SLA's) bij te houden

• Opvolgingstaken te maken voor postmortem-vergaderingen

Sjabloon voor tool-offboarding

Het hebben van een duidelijk gedefinieerde workflow binnen Asana stelt ons in staat om belanghebbenden te coördineren, gebruikers op de hoogte te stellen, een einde te maken aan financiële verantwoordelijkheid, bedrijfskritische gegevens te archiveren of te bewaren, en ervoor te zorgen dat alle Asana-gegevens op het platform veilig zijn verwijderd.”

Het is aan IT-teams om te bepalen wanneer applicaties niet langer een belangrijk doel dienen in je bedrijf en vervolgens om die apps uit te schakelen wanneer dit nodig is. Met een vooraf gedefinieerd proces voor tool-offboarding kan je team losse eindjes aan elkaar knopen en de overgang voor het hele bedrijf zo soepel mogelijk laten verlopen.

Bij Asana gebruiken we verschillende strategieën om het gebruik van tools te controleren en nutteloze applicaties uit te faseren: 

1. Bulktaakcreatie: wanneer je denkt aan het offboarden van een tool, is het belangrijk om te weten wie het gebruikt. Bij Asana is het ons IT-team dat bulktaken toewijst aan alle app-gebruikers om te bevestigen of en hoe ze de tool gebruiken. Dit geeft ons een duidelijk inzicht in hoe teams de te evalueren tool gebruiken.

2. Automatiseringen: we gebruiken vervolgens automatiseringen om acties voor elke taak te triggeren op basis van hoe de toegewezen persoon reageert. Als we vaststellen dat de tool niet meer nodig is, starten we het offboardingproces van de tool. 

3. Formulieren: bij het offboarden van een tool zijn veel belanghebbenden betrokken, van juridische tot IT-activiteiten. We starten het proces met een Asana-formulier. Op basis van formulierantwoorden kunnen we automatisch vervolgtaken aan de juiste personen toewijzen. 

4. Afhankelijkheden: Tijdens het offboardingproces gebruiken we afhankelijkheden om belanghebbenden automatisch op de hoogte te stellen wanneer ze zijn gedeblokkeerd en aan de slag kunnen. Dit helpt om het proces sneller te laten verlopen door dubbelzinnigheid en tijdrovende check-ins te verminderen. 

Aanbevolen functies en integraties

Pas de workflows van je team aan met deze functies en app-integraties terwijl je je IT-programmabeheersjablonen bouwt.

Geïntegreerde functies

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan tijdrovend werk en meer tijd besteedt aan de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana functioneren op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geeft je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Formulieren. Als iemand een formulier invult, verschijnt dit als een nieuwe taak binnen een Asana-project. Door informatie via een formulier op te nemen kun je de manier waarop het werk wordt gestart standaardiseren, de informatie verzamelen die je nodig hebt, en ervoor zorgen dat er geen werk over het hoofd wordt gezien. In plaats van elke aanvraag als een ad hoc-proces te behandelen, maak je een gestandaardiseerd systeem en een reeks vragen die iedereen moet beantwoorden. Je kunt ook vertakkingslogica gebruiken om de vragen aan te passen afhankelijk van het eerdere antwoord van een gebruiker. Uiteindelijk helpen formulieren je bij het verminderen van de 

• Workflow Builder. Visualiseer de workflow van je team en vereenvoudig de samenwerking tussen teams met Workflow Builder. Workflow Builder is een aanwijzen-en-klikken-tool zonder programmeren, waarmee je krachtige geautomatiseerde workflows kunt visualiseren en bouwen. Creëer gemakkelijk effectieve processen die teams op alle niveaus en in alle pijlers van je organisatie met elkaar verbinden. Bovendien kun je taken stroomlijnen en je teamgenoten op één lijn houden door je favoriete bedrijfs-apps, zoals Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom enz., in je workflows te integreren. 

• Portfolio's. Met portfolio's kun je eenvoudig de verschillende projecten van je team organiseren en bijhouden, in één enkele weergave. Krijg een algemeen overzicht van de voortgang van al je projecten en zoom dan in op de details om risico's aan te pakken. Bovendien kun je statusupdates delen overheen programma's, en belanghebbenden op de hoogte houden zonder een statusvergadering te moeten plannen.

Aanbevolen apps

• ServiceNow. Verminder handmatig werk voor IT-teams die in ServiceNow werken door het aanmaken van taken in Asana te automatiseren en platform-overschrijdend inzicht te bieden in realtime status en context. Intern gerichte serviceteams die ServiceNow gebruiken om tickets van werknemers bij te houden en te beheren, krijgen vaak aanvragen die acties buiten ServiceNow vereisen, zoals het vervullen van hardwareaanvragen, of het beantwoorden van een salarisvraag. Deze integratie maakt het eenvoudig om ServiceNow te verbinden met acties en updates die in Asana worden uitgevoerd.

• Zendesk. Met de Zendesk-integratie van Asana kunnen gebruikers snel en gemakkelijk Asana-taken aanmaken, rechtstreeks vanuit Zendesk-tickets. Voeg context en bestanden toe, en koppel bestaande taken om het werk bij te houden dat nodig is om het ticket af te sluiten. De integratie biedt ook doorlopend zicht op beide systemen, zodat iedereen op de hoogte blijft, ongeacht welke tool ze gebruiken. 

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-issues aan vanuit Asana, zodat het werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgedragen. 

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in traceerbare taken en reacties in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

Veelgestelde vragen