Incidentbeheersjabloon

Geen enkel plan is perfect, dus het is normaal dat je tijdens een project tegen problemen of obstakels aanloopt. Wanneer dat gebeurt, heb je een manier nodig om incidenten bij te houden, in realtime samen te werken en oplossingen te vinden voordat kleine problemen groter worden. 

De oplossing? Een incidentbeheersjabloon. 

Wat is incidentbeheer? 

Incidentbeheer is een proces dat je helpt problemen bij te houden en snel te reageren. Het is een manier om incidenten te documenteren, toe te wijzen aan de relevante teamleden en oplossingen te vinden voordat obstakels een project of bedrijfsproces laten ontsporen. IT-teams gebruiken bijvoorbeeld incidentbeheer om cybersecurity-incidenten te detecteren en aan te pakken, terwijl webteams het gebruiken om systeemfouten en bugs te identificeren en herstellen. 

Wat is een incidentbeheersjabloon? 

Een incidentbeheersjabloon is een herbruikbare handleiding waarmee je snel een incidentbeheer-tracker kunt opzetten voor gelijk welk project. In plaats van een tracker van nul te beginnen maken, kun je het sjabloon dupliceren en je incidentbeheerproces meteen opstarten. Het maken van een incidentbeheersjabloon vraagt om een beetje inzet vooraf, maar het kan je waardevolle tijd besparen bij de start van elk toekomstig project. 

De voordelen van een digitaal incidentbeheersjabloon

Incidentbeheer omvat méér dan alleen de problemen noteren wanneer ze zich voordoen. Om snel met oplossingen te kunnen komen, moet je hele team de voortgang van incidenten kunnen zien in realtime. Dit soort dynamische tracking is echter niet mogelijk met statische Excel-spreadsheets of PDF's. 

Een digitaal incidentbeheersjabloon biedt je team een single source of truth. Wanneer een incident zich voordoet, kun je je tracker bijwerken met nieuwe informatie om je hele team in realtime te tonen wat gewijzigd is, wie eraan werkt en wat ze tot hiertoe gedaan hebben. 

Wanneer je een incident-tracker in een projectbeheertool maakt in plaats van in een statisch document, kun je: 

• Alle lopende en opgeloste incidenten zien in één plaats.

• Incidenten in realtime registreren en bijhouden.

• De incidentstatus delen met belanghebbenden. 

• Samenwerken aan incidenten op dezelfde plaats als waar je ze bijhoudt. 

• Eigenaars en deadlines toewijzen zodat het duidelijk is wie incidenten moet aanpakken en tegen wanneer.

• Vervaldatums, statussen en eigenaars bijwerken wanneer de prioriteiten veranderen.

• Relevante screenshots, documenten of spreadsheets toevoegen. 

• Snel reageren terwijl je verzekert dat iedereen nog steeds op dezelfde lijn zit. 

• Rapporteren over het aantal en het soort incidenten dat je hebt opgelost.

Wat moet je incidentbeheersjabloon omvatten?

Een incidentbeheersjabloon kan je helpen om snel potentiële kwetsbaarheden te identificeren, een risicobeheeranalyse uit te voeren en de nodige corrigerende acties te ondernemen. Om op doeltreffende manier potentiële incidenten bij te houden, moet je digitaal incidentbeheersjabloon genoeg context en informatie bieden zodat al je belanghebbenden toegang hebben tot alle belangrijke informatie in één plaats.

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren.

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan tijdrovend werk en meer tijd besteedt aan de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana functioneren op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geeft je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Formulieren. Als iemand een formulier invult, verschijnt dit als een nieuwe taak binnen een Asana-project. Door informatie via een formulier op te nemen kun je de manier waarop het werk wordt gestart standaardiseren, de informatie verzamelen die je nodig hebt, en ervoor zorgen dat er geen werk over het hoofd wordt gezien. In plaats van elke aanvraag als een ad hoc-proces te behandelen, maak je een gestandaardiseerd systeem en een reeks vragen die iedereen moet beantwoorden. Je kunt ook vertakkingslogica gebruiken om de vragen aan te passen afhankelijk van het eerdere antwoord van een gebruiker. Uiteindelijk helpen formulieren je om de tijd en inzet te verminderen die het kost om binnenkomende aanvragen te beheren, zodat je team meer tijd kan besteden aan het werk dat er toe doet.

• Bordweergave. Bordweergave is een weergave in Kanbanbord-stijl die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de vervaldatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

Aanbevolen apps

• Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en handoffs. Maak snel Jira-issues in Asana zodat het werk op het juiste moment naadloos tussen bedrijfs- en technische teams wordt overgedragen.

• GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull-aanvragen en verbeter de cross-functionele samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

• Zendesk. Met de Zendesk-integratie van Asana kunnen gebruikers snel en gemakkelijk Asana-taken aanmaken, rechtstreeks vanuit Zendesk-tickets. Voeg context en bestanden toe, en koppel bestaande taken om het werk bij te houden dat nodig is om het ticket af te sluiten. De integratie biedt ook doorlopend zicht op beide systemen, zodat iedereen op de hoogte blijft, ongeacht welke tool wordt gebruikt.

• Salesforce. Verwijder knelpunten door verkoop-, klantsucces- en serviceteams in Asana direct te laten communiceren met hun ondersteuningsteams. Deel bijlagen en maak uitvoerbare, traceerbare taken voor de voorverkoopbehoeften. Met Service Cloud verbind je je implementatie- en serviceteams met ondersteuningsteams in Asana voor het leveren van een geweldige klantervaring.

Veelgestelde vragen