Incidentbeheersjabloon

Wanneer incidenten zich voordoen, is snelheid belangrijk. Organiseer en houd incidenten bij wanneer ze gebeuren zodat je snel oplossingen kunt vinden. Bekijk hier meer informatie over hoe je een incidentbeheersjabloon maakt in Asana.

Maak je sjabloon

INTEGRATED FEATURES

field-add iconAangepaste veldenautomation iconAutomatiseringform iconFormulierenboard iconBorden

Recommended apps

Jira Cloud-pictogram
JIRA Cloud
Pictogram GitHub
GitHub
Pictogram Zendesk
Zendesk
Salesforce-pictogram
Salesforce

Delen
facebooktwitterlinkedin

Geen enkel plan is perfect, dus het is normaal dat je tijdens een project tegen problemen of obstakels aanloopt. Wanneer dat gebeurt, heb je een manier nodig om incidenten bij te houden, in realtime samen te werken en oplossingen te vinden voordat kleine problemen groter worden.

De oplossing? Een incidentbeheersjabloon.

[Product-UI] Incidentbeheersjabloon, project in spreadsheet-stijl in Asana (lijstweergave)

Wat is incidentbeheer?

Incidentbeheer is een proces dat je helpt problemen bij te houden en snel te reageren. Het is een manier om incidenten te documenteren, toe te wijzen aan de relevante teamleden en oplossingen te vinden voordat obstakels een project of bedrijfsproces laten ontsporen. IT-teams gebruiken bijvoorbeeld incidentbeheer om cybersecurity-incidenten te detecteren en aan te pakken, terwijl webteams het gebruiken om systeemfouten en bugs te identificeren en herstellen.

Wat is een incidentbeheersjabloon?

Een incidentbeheersjabloon is een herbruikbare handleiding waarmee je snel een incidentbeheer-tracker kunt opzetten voor gelijk welk project. In plaats van een tracker van nul te beginnen maken, kun je het sjabloon dupliceren en je incidentbeheerproces meteen opstarten. Het maken van een incidentbeheersjabloon vraagt om een beetje inzet vooraf, maar het kan je waardevolle tijd besparen bij de start van elk toekomstig project.

De voordelen van een digitaal incidentbeheersjabloon

Incidentbeheer omvat méér dan alleen de problemen noteren wanneer ze zich voordoen. Om snel met oplossingen te kunnen komen, moet je hele team de voortgang van incidenten kunnen zien in realtime. Dit soort dynamische tracking is echter niet mogelijk met statische Excel-spreadsheets of PDF's.

Een digitaal incidentbeheersjabloon biedt je team een single source of truth. Wanneer een incident zich voordoet, kun je je tracker bijwerken met nieuwe informatie om je hele team in realtime te tonen wat gewijzigd is, wie eraan werkt en wat ze tot hiertoe gedaan hebben. 

Wanneer je een incidententracker in een projectbeheertool maakt in plaats van in een statisch document, kun je:

  • Alle lopende en opgeloste incidenten zien in één plaats.

  • Incidenten in realtime loggen en bijhouden.

  • De incidentstatus delen met belanghebbenden.

  • Samenwerken aan incidenten op dezelfde plaats als waar je ze bijhoudt.

  • Eigenaars en deadlines toewijzen zodat het duidelijk is wie incidenten moet aanpakken en tegen wanneer.

  • Vervaldatums, statussen en eigenaars bijwerken wanneer de prioriteiten veranderen.

  • Relevante screenshots, documenten of spreadsheets toevoegen.

  • Snel reageren terwijl je verzekert dat iedereen nog steeds op dezelfde lijn zit.

  • Rapporteren over het aantal en het soort incidenten dat je hebt opgelost.

Wat moet je incidentbeheersjabloon omvatten?

Een incidentbeheersjabloon kan je helpen om snel potentiële kwetsbaarheden te identificeren, een risicobeheeranalyse uit te voeren en de nodige corrigerende acties te ondernemen. Om op doeltreffende manier potentiële incidenten bij te houden, moet je digitaal incidentbeheer-sjabloon genoeg context en informatie bieden zodat al je belanghebbenden toegang hebben tot alle belangrijke informatie in één plaats.

Geïntegreerde functies

  • Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren..

  • Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan het drukke werk en meer tijd overhoudt voor de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana werken op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldata aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden te verwittigen, en meer. Van ad hoc automatiseringen tot hele workflows, regels geven je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

  • Formurlieren. Als iemand een Formulier invult, verschijnt dat als een nieuwe taak binnen een Asana-project. Door informatie via een formulier op te nemen kun je de start van werk standaardiseren, de informatie verzamelen die je nodig hebt, en ervoor zorgen dat er geen werk tussen wal en schip valt. In plaats van elk verzoek als een ad hoc-proces te behandelen, maak je een gestandaardiseerd systeem en een reeks vragen die iedereen moet beantwoorden. Of gebruik vertakkende logica om vragen aan te passen op basis van het eerdere antwoord van een gebruiker. Uiteindelijk helpen formulieren je om de tijd en moeite die het kost om binnenkomende verzoeken te beheren te verminderen, zodat je team meer tijd kan besteden aan het werk dat er toe doet.

  • Bordweerdgave. Bordweergave is een Kanban-bord-achtige weergave die de informatie over je project in kolommen weergeeft. Kolommen zijn meestal gerangschikt naar werkstatus (zoals te doen, wordt gedaan, is gedaan) maar je kunt de kolomtitels aanpassen aan de behoeften van je project. Binnen elke kolom worden taken als kaartjes weergegeven, met allerlei bijbehorende informatie zoals de titel van de taak, de einddatum, en aangepaste velden. Volg het werk op de voet en krijg in één oogopslag inzicht in de stand van zaken van je project.

Aanbevolen apps

  • Jira. Creëer interactieve, verbonden workflows tussen technische en bedrijfsteams om het zicht op het productontwikkelingsproces in realtime te vergroten - allemaal zonder Asana te verlaten. Stroomlijn projectsamenwerking en hand-offs. Maak snel Jira-proboemen aan vanuit Asana, zodat werk naadloos en op het juiste moment tussen bedrijfs- en technische teams doorgaat.

  • GitHub. Synchroniseer automatisch GitHub pull request statusupdates met Asana-taken. Volg de voortgang van pull requests en verbeter de cross-functional samenwerking tussen technische en niet-technische teams, allemaal vanuit Asana.

  • Zendesk. Met Asana's Zendesk-integratie kunnen gebruikers snel en gemakkelijk Asana-taken aanmaken, rechtstreeks vanuit Zendesk-tickets. Voeg context en bestanden toe, en koppel bestaande taken om het werk bij te houden dat nodig is om het ticket af te sluiten. De integratie biedt ook doorlopend zicht op beide systemen, zodat iedereen op de hoogte blijft, ongeacht welke tool ze gebruiken.

  • Salesforce. Verwijder knelpunten door verkoop-, klantsucces-, en serviceteams in staat te stellen rechtstreeks met hun ondersteuningsteams te communiceren in Asana. Deel bijlagen en maak uitvoerbare, traceerbare taken voor pre-sales behoeften. Verbind met Service Cloud je implementatie- en serviceteams met ondersteunende teams in Asana om geweldige klantervaringen te leveren.

Veelgestelde vragen

Welk soort teams hebben het meest baat bij een incidentbeheersjabloon?

Elk team dat reageert op incidenten kan baat hebben bij een incidentbeheersjabloon. Dit zijn gewoonlijk teams die werken aan informatiebeveiliging, in IT, web-ontwikkeling, personeelszaken, productie, opleiding, werkplaatsveiligheid, en zelfs wetshandhaving - deze lijst is echter hoegenaamd niet exclusief. Zelfs al ben je projectbeheerder bij een technologisch bedrijf, kun je een incidentbeheersjabloon gebruiken om te reageren op obstakels die zich voordoen binnen projecten.

Welk soort incidenten kan ik bijhouden met een incidentbeheersjabloon?

Het korte antwoord? Je kunt elk soort incident bijhouden. Houd in gedachten dat de definitie van 'incident' varieert tussen teams. IT-personeel behandelt bijvoorbeeld incidenten rond computerbeveiliging zoals firewall of gegevenslekken, terwijl wetshandhavingsfunctionarissen incidentenrapporten maken om de criminaliteit in hun jurisdictie te documenteren. Andere soorten van incidenten zijn mogelijk malware-aanvallen, authenticatiefouten, sitestoringen, websitebugs, productiedefecten en klachten van klanten.

Waarom moet ik incidenten bijhouden?

Incidenten bijhouden helpt je om snel te reageren op problemen wanneer ze zich voordoen, zodat je kunt vermijden dat obstakels een project of proces laten ontsporen. Het biedt je ook een manier om taken te delegeren naar je incident response-team, want wanneer je incidenten logt, kun je zo ook toewijzen aan specifieke teamleden om te onderzoeken. Tot slot, biedt het bijhouden van incidenten een helder beeld van de problemen waar je tegen aanloopt en hoe je ze aanpakt, dus je team en belanghebbenden blijven steeds op de hoogte.

Een incidentbeheersjabloon maken

Bepaal eerst de belangrijkste informatie die je moet weten over elk incident om het te kunnen bijhouden en erop te reageren. Gebruik deze informatie dan om je incidentbeheersjabloon te maken, zodat wanneer zich een incident voordoet, je enkel de blanco velden moet invullen. Als je bijvoorbeeld werkt in een beveiligingsteam, zal je je sjabloon gebruiken om beveiligingsinbreuken bij te houden. Om dit te kunnen doen, moet je de volgende informatie bijhouden: beschrijving, verantwoordelijke, ernst, getroffen systemen, datum, escalatie en hoofdoorzaak.

Een incidentbeheertracker gebruiken

Wanneer incidenten zich voordoen, voeg je ze toe aan je incidentbeheertracker en log je alle relevante informatie. Terwijl je team het probleem aanpakt, werk je het incident dienovereenkomstig bij zodat iedereen de incidentstatus in realtime kan zien.

Wat is het verschil tussen een sjabloon voor een incidentbeheertracker en een sjabloon voor een incident response-plan?

Met een incidentbeheertracker kan je team elk incident en de status ervan zien in één plaats. Het biedt belangrijke informatie over elk incident zodat je team over de nodige context beschikt om een oplossing te vinden. Een incident response plan daarentegen beschrijft je aanpak met betrekking tot het behandelen van incidenten, zoals incident response-procedures, incident response-beleid en je overkoepelend incident response-proces.

Een incidentbeheersjabloon maken in Asana

Organiseer en houd incidenten bij wanneer ze gebeuren zodat je snel oplossingen kunt vinden.

Maak je sjabloon