Teamchartersjabloon: een routekaart voor teamsucces (met voorbeelden)

Je team is als zorgvuldig geplaatste dominostenen. Je kunt vaardigheden mixen en matchen om iets speciaals te bouwen, maar wanneer één persoon wiebelt, voelt iedereen het. Teams hebben positieve synergie nodig om uitdagingen het hoofd te bieden en geweldige resultaten te behalen. Een manier om synergie te creëren is met een team charter.

Teamcharters zijn een gemeenschappelijke referentie die je team laat zien dat het geheel groter is dan het individu. In dit artikel leer je hoe je een teamcharter maakt, zodat je een gedeelde visie en een bron van waarheid voor je team kunt vaststellen.

Wat is een teamcharter?

Een teamcharter is een visuele schets van waar je team voor staat en hoe het werkt. Door een document met gedeelde doelen, strategieën en processen te maken, kan je team elk project op een verenigd front starten. Teamcharters zijn een samenwerkingsproces en kunnen dienen als een centrale bron van informatie. Een teamcharter:

• Biedt verantwoordelijkheid voor teamleden

• Levert een aangepast teamprocesdocument

• Creëert een gedeelde visie voor projectsucces

• Verbetert de communicatie tussen teamleden

• Zorgt ervoor dat alle teamleden de teamidealen begrijpen

Naast hun interne voordelen kunnen teamcharters het doel van je team laten zien aan de rest van je bedrijf. Niet alleen vermeld je expliciet je doel in een sectie van het document, maar als anderen het document in zijn geheel lezen, zullen ze begrijpen hoe je team collectief werkt. 

Wat hoort er bij een teamcharter?

​​Voordat je leert hoe je een teamcharter maakt, bekijk je de basiselementen van een teamchartersjabloon. Je kunt je teamchartersjabloon op verschillende manieren opmaken, van een mindmap tot een stroomdiagram.

• Missie en doelstellingen: vermeld het doel van je team en wat je gezamenlijk probeert te bereiken. 

• Rollen en verantwoordelijkheden: maak een lijst van de rollen en verantwoordelijkheden van teamleden, zodat iedereen de verwachtingen van hen en anderen kan bekijken.

• Budget en middelen: leg uit hoe je team projectbudgetten zal bepalen en projectmiddelen zal toewijzen. Maak een lijst van alle universele regels voor het beheren van projectfinanciën.

• Werkprocessen: geef een stapsgewijs overzicht van de projectworkflows van je team en zorg ervoor dat iedereen in het team dit proces begrijpt.

• Prestatiebeoordeling: leg uit hoe je team het succes van het project in objectieve en subjectieve termen zal meten.

• Communicatienormen: identificeer hoe en waar teamleden met elkaar moeten communiceren en of de communicatie moet veranderen op basis van je discussie.

• Regels en conflictoplossing: maak een lijst van basisregels voor hoe teamleden zullen samenwerken en bied strategieën aan voor het oplossen van conflicten wanneer ze zich voordoen.

• Handtekeningen: bied een ruimte voor teamleden om het document te ondertekenen en verantwoordelijkheid vast te stellen voor de gepresenteerde en overeengekomen informatie.

Een team charter maken

Als manager weet je waarschijnlijk welke informatie je in elke sectie van het teamcharter wilt opnemen, maar teamsamenwerking is ook belangrijk bij het opstellen van je document. Door je teamleden bij het hele proces te betrekken, kun je samen een teamcharter maken waar jullie allemaal trots op zijn. Probeer de onderstaande stappen om je op weg te helpen.

1. Vermeld het doel van je team

Hoewel je team aan meerdere projecten kan werken, is er waarschijnlijk een groter programma dat je werk beschrijft. Overweeg deze vraag om je teamcharter te beginnen: Hoe werkt ons team binnen het bedrijf? Dit zal je helpen het doel van je team te formuleren. 

Tip: Plaats het doel van je team in de sectie van je teamcharter die gewijd is aan missie en doelstellingen. Een creatieve manier vinden om je doel te formuleren, kan een verbindingsmoment zijn voor het team. Vraag je team om te brainstormen over het doel van je team en schrijf al hun ideeën op. Probeer vervolgens het doel van je team te beperken tot één zin - een soort formele missieverklaring voor je team. Sommige teams noemen dit ook hun 'Noordster'.

2. Schets de teamstructuur

Begin met de hoogst geplaatste functie in je team, splits je teamstructuur op en som de verantwoordelijkheden op die bij elke rol horen. Deze sectie zal helpen de rol van elk teamlid te versterken, terwijl het ook dient als een referentie om teamleden te helpen begrijpen waar hun collega's aan werken. 

Deze sectie is ook bijzonder nuttig voor samenwerking tussen teams. Afhankelijk van de grootte van je team en hoe nieuw een teamlid is, is iedereen misschien niet bekend met de taken van anderen. Wanneer je ieders rollen en verantwoordelijkheden in je teamcharter deelt, creëer je een central source of truth die teamleden kunnen raadplegen als ze vragen hebben. Als er dingen veranderen, kun je deze sectie makkelijk bijwerken als rollen wisselen of nieuwe teamleden toetreden.

Tip: om je teamstructuur op een samenwerkende manier op te splitsen, kun je overwegen om deze sectie van je teamcharter om te zetten in een teambuildingactiviteit. Verzamel je teamleden - virtueel of persoonlijk - en daag iedereen uit om elkaars namen, functies en bijbehorende verantwoordelijkheden te leren.

3. Bespreek budgettering en middelenstrategieën

Projectbudgetten en middelen kunnen moeilijk te beveiligen, beheren en toewijzen zijn. Het hebben van een sectie gewijd aan kostenbeheerstrategieën kan teamleden helpen tijdens projectplanning en in situaties van wijzigingsbeheer. 

Enkele strategieën die je kunt gebruiken zijn:

• Maak een gedetailleerd budgetvoorstel tijdens de projectplanning

• Wijs middelen toe zodra je weet waar je mee moet werken

• Verlaag de kosten waar en wanneer mogelijk

• Anticiperen op projectwijzigingen voordat ze zich voordoen

Als teamleden weten hoe ze kosten kunnen voorspellen en laag kunnen houden, hebben ze een betere kans om belanghebbenden tevreden te houden.

Tip: Het belangrijkste doel van deze sectie is om algemene processen voor het omgaan met projectbudgetten te documenteren en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. Terwijl je deze discussie met je team leidt, moet je ervoor zorgen dat je teamleden de kans krijgen om input te geven.

4. De projectworkflow uitleggen

​​Een workflow is een end-to-end proces dat teams helpt hun doelen te behalen door de juiste mensen op het juiste moment met de juiste gegevens te verbinden. Zodra een workflow is opgezet, helpt een workflow je informatie te organiseren op een manier die niet alleen begrijpbaar, maar ook herhaalbaar is.

Elke projectworkflow begint met een standaard projectplanningsfase, die de volgende zeven stappen omvat:

1. Doelen en projectdoelstellingen definiëren

2. Succescijfers instellen

3. Verduidelijk belanghebbenden en rollen

4. Bepaal je budget

5. Stem af op mijlpalen en deliverables

6. Schets je tijdlijn en planning

7. Deel je communicatieplan

Hoewel elk project enigszins kan variëren op basis van unieke kenmerken, moet je een algemeen proces hebben om deliverables te maken en projectsucces te bereiken. 

Tip: je team kan meer dan één workflow hebben, afhankelijk van het aantal programma's of werkstromen dat je beheert. Zorg ervoor dat teamleden voor elke belangrijke workflow het brede proces begrijpen - en ook wie ze moeten benaderen voor specifieke vragen. 

5. Definieer je versie van succes

Je team moet een algemene manier hebben om te meten hoe projectsucces eruit ziet. Het is een goed idee om een mix van objectieve en subjectieve manieren te gebruiken om succes te definiëren. Op deze manier zal je team niet in een routine van het ontwikkelen van projecten vallen zonder eerst alle perspectieven te overwegen. 

Om de specifieke definitie(s) van succes van je team te ontwikkelen, kun je de volgende vragen overwegen:

• Definieer je projectsucces door de projectuitkomst te vergelijken met de oorspronkelijke projectdoelstellingen? 

• Gebruik je feedback van belanghebbenden of klanten om succes te meten? 

• Heb je een bredere kijk op succes op basis van het doel van je team?

Tip: Zorg ervoor dat je doelen - zelfs je subjectieve - de SMART-methodologie volgen. SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. 

5. Stel standaardformulieren voor communicatie op

Teamcommunicatie is cruciaal voor het succes van een project, maar er is geen standaardaanpak voor het communiceren met je teamleden. Hoewel face-to-face of virtuele vergaderingen geschikt kunnen zijn voor bepaalde soorten teamcommunicatie, kan het bijhouden van een papieren spoor ook nuttig zijn voor projectdiscussies, waardoor details gemakkelijk kunnen worden onthouden en opnieuw kunnen worden bekeken wanneer dat nodig is.

Om de standaardformulieren voor communicatie van je team vast te stellen, stel je vragen zoals:

• Hoe moeten teamleden communiceren bij het bespreken van projecten? 

• Hoe moeten teamleden communiceren over interne zaken? 

• Waar moeten teamleden met klanten communiceren, of moeten ze informatie aan jou doorgeven zodat jij de communicatie met de klant kunt afhandelen?

Tip: terwijl je je teamcommunicatie standaardiseert, neem dan de tijd om te bespreken hoe je team momenteel communiceert. Probeer gebieden te identificeren waar je wilt verbeteren en gebruik deze gebieden als uitgangspunt voor je teamcharter.

6. Stel basisregels en stappen voor conflictoplossing vast

Je team zal het onvermijdelijk oneens zijn. In feite is onenigheid een teken van sterke samenwerking, omdat het betekent dat je teamleden zich op hun gemak voelen om hun eerlijke mening te delen en zichzelf te zijn. Hoewel meningsverschillen op zich geen slechte zaak zijn, is het van cruciaal belang om een basisset van teamwaarden en basisregels vast te stellen om te voorkomen dat meningsverschillen escaleren. 

Teamregels hoeven niet uitgebreid te zijn; het moeten gewoon dingen zijn die je team waardeert. Werk samen met je teamleden om te brainstormen over je belangrijkste teamwaarden en maak een reeks basisregels. 

Voorbeelden van basisregels in een teamcharter zijn:

• Behandel iedereen met respect.

• Ga altijd uit van een positieve intentie.

• Behandel klanten, collega's en managers gelijk.

• Vier elkaars prestaties.

• Alleen constructieve kritiek.

• Oefen actief luisteren.

Met een eenvoudige set basisregels kun je conflicten en miscommunicatie voorkomen. Als er conflicten optreden, kan het hebben van strategieën voor conflictoplossing in je teamcharter teamleden helpen verder te gaan.

Voorbeelden van conflictoplossingsstrategieën in een teamcharter zijn:

• Laat problemen niet verergeren.

• Maak onderscheid tussen intentie en impact

• Bespreek conflicten openlijk.

• Zoek samen naar oplossingen.

Tip: maak van deze sectie van het teamcharter een samenwerkingsactiviteit door uitdagende situaties uit te beelden waarin basisregels kunnen worden overtreden. Oefen strategieën voor conflictoplossing om een gemeenschappelijke basis te vinden en overweeg een partnerschapsovereenkomst te gebruiken om te formaliseren hoe je team omgaat met geschillen en verantwoordelijkheden. Zoals de meeste zachte vaardigheden, kost conflictoplossing tijd, maar samen oefenen helpt iedereen om te verbeteren.

7. Herzien en aftekenen

Iedereen in het team moet het eens zijn over wat er in het teamcharter moet staan. Deel het document digitaal met werkbeheersoftware zoals Asana om anderen toegang te geven tot het document en te zien wanneer je wijzigingen hebt aangebracht.

Tip: om de eenheid van het team te behouden en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn blijft, deel je het teamcharter elk kwartaal opnieuw uit en laat je teamleden het beoordelen. Je kunt dan een vergadering houden en iedereen uitnodigen om verbeteringen voor te stellen, zodat het document up-to-date blijft.

Teamchartersjabloon (en voorbeelden)

Hier zie je een voorbeeld van een teamcharter voor een marketingteam. Ons teamchartersjabloon helpt teams elke sectie te bekijken zonder door lange tekstblokken te hoeven scrollen. Probeer het sjabloon! Het maakt het gemakkelijk om informatie te vinden en bij te werken wanneer dat nodig is.

Je teamcharter zal waarschijnlijk meer details bevatten dan dit voorbeeld, maar het kan nog steeds gemakkelijk verteerbaar en toegankelijk zijn. Probeer ons gratis teamchartersjabloon hieronder om aan de slag te gaan.

Verduidelijk je doelen met een teamcharter

Er is meer nodig dan natuurlijke chemie om teamsynergie te creëren. Effectieve teams staan achter hun kernwaarden en werken samen bij het nemen van beslissingen. Een teamcharter kan ervoor zorgen dat iedereen in contact blijft met de processen en het doel van het team. 

Wanneer je je teamcharter integreert met werkbeheersoftware zoals Asana, kan je team laten zien hoeveel ze samen kunnen bereiken.