Team charter template: A roadmap for team success (with examples)

Je team is als zorgvuldig geplaatste dominostenen. Je kunt vaardigheden combineren om iets speciaals te bouwen, maar als één persoon wankelt, voelt iedereen het. Teams hebben positieve synergie nodig om uitdagingen het hoofd te bieden en geweldige resultaten te behalen. Een manier om synergie te creëren is met een team charter.

Teamcharters zijn een gemeenschappelijke referentie die je team laat zien dat het geheel groter is dan het individu. In dit artikel leer je hoe je een teamcharter maakt, zodat je een gedeelde visie en bron van waarheid voor je team kunt creëren.

Wat is een teamcharter?

Een teamcharter is een visueel overzicht van waar je team voor staat en hoe het werkt. Door een document met gedeelde doelen, strategieën en processen te maken, kan je team elk project als een verenigd front starten. Teamcharters zijn een samenwerkingsproces en kunnen dienen als een centrale bron van waarheid. Een teamcharter:

• Geeft verantwoordelijkheid aan teamleden

• Levert een op maat gemaakt procesdocument voor Teams

• Stelt een gedeelde visie op voor projectsucces

• Verbetert de communicatie tussen teamleden

• Zorgt ervoor dat alle teamleden de teamdoelen begrijpen

Naast de interne voordelen kunnen teamcharters het doel van je team aan de rest van je bedrijf laten zien. Niet alleen vermeld je je doel expliciet in een sectie van het document, maar als anderen het document in zijn geheel lezen, begrijpen ze ook hoe je team collectief werkt. 

Wat is opgenomen in een teamcharter?

​​Voordat je leert hoe je een teamcharter maakt, bekijk je de basiselementen van een teamsjabloon. Je kunt je teamschartersjabloon op verschillende manieren opmaken, van een mindmap tot een stroomdiagram.

• Missie en doelstellingen: vermeld het doel van je team en wat je collectief wilt bereiken. 

• Rollen en verantwoordelijkheden: maak een lijst van de rollen en verantwoordelijkheden van de teamleden, zodat iedereen kan zien wat er van hen en anderen wordt verwacht.

• Budget en middelen: leg uit hoe je team projectbudgetten bepaalt en projectmiddelen toewijst. Maak een lijst van alle algemene regels voor het beheren van projectfinanciën.

• Werkprocessen: geef een stapsgewijs overzicht van de projectworkflows van je team en zorg ervoor dat iedereen in het team dit proces begrijpt.

• Prestatiebeoordeling: leg uit hoe je team het succes van het project zal meten in objectieve en subjectieve termen.

• Communicatienormen: bepaal hoe en waar teamleden met elkaar moeten communiceren en of de communicatie moet veranderen op basis van je discussie.

• Regels en conflictoplossing: maak een lijst met basisregels voor hoe teamleden samenwerken en bied strategieën voor het oplossen van conflicten wanneer die zich voordoen.

• Handtekeningen: zorg voor een ruimte waar teamleden het document kunnen ondertekenen en verantwoordelijkheid kunnen nemen voor de gepresenteerde en overeengekomen informatie.

Een team charter maken

Als manager weet je waarschijnlijk welke informatie je in elke sectie van het team charter wilt opnemen, maar teamsamenwerking is ook belangrijk bij het opstellen van je document. Door je teamleden tijdens het hele proces te betrekken, kun je samen een teamcharter maken waar je allemaal trots op bent. Probeer de onderstaande stappen om je onderweg te begeleiden.

1. Vermeld het doel van je team

Hoewel je team aan meerdere projecten kan werken, is er waarschijnlijk een groter project dat je werk beschrijft. Overweeg deze vraag om je teamcharter te beginnen: Hoe werkt ons team binnen het bedrijf? Dit zal je helpen het doel van je team te bepalen. 

Tip: plaats het doel van je team in de sectie van je teamcharter die gewijd is aan missie en doelstellingen. Een creatieve manier vinden om je doel te formuleren kan een kans zijn voor het team om een band te smeden. Vraag je team om te brainstormen over het doel van je team en schrijf al hun ideeën op. Probeer vervolgens het doel van je team te beperken tot één zin - een soort formele missieverklaring voor je team. Sommige teams noemen dit ook wel hun 'Noorderster'.

2. Schets de teamstructuur

Begin met de hoogst geplaatste functie in je team, splits je teamstructuur op en maak een lijst van de verantwoordelijkheden die aan elke rol zijn verbonden. Deze sectie zal de rol van elk teamlid helpen versterken, terwijl het ook als referentie dient om teamleden te helpen begrijpen waar hun collega's aan werken. 

Deze sectie is ook bijzonder nuttig voor samenwerking tussen teams. Afhankelijk van de grootte van je team en hoe nieuw een teamlid is, is het mogelijk dat niet iedereen bekend is met de taken van anderen. Wanneer je de rollen en verantwoordelijkheden van iedereen in je team charter deelt, creëer je een central source of truth waar teamleden toegang toe hebben als ze vragen hebben. Als er iets verandert, kun je deze sectie makkelijk bijwerken als er rollen wisselen of als er nieuwe teamleden bijkomen.

Tip: om je teamstructuur op een samenwerkingsgerichte manier op te splitsen, kun je overwegen om van deze sectie van je teamcharter een teambuildingactiviteit te maken. Verzamel je teamleden - virtueel of persoonlijk - en daag iedereen uit om elkaars namen, functies en bijbehorende verantwoordelijkheden te leren kennen.

3. Bespreek budgettering en middelenstrategieën

Projectbudgetten en -middelen kunnen moeilijk te beveiligen, beheren en toewijzen zijn. Een sectie gewijd aan kostenbeheerstrategieën kan teamleden helpen tijdens de projectplanning en in situaties waarin wijzigingen moeten worden beheerd. 

Enkele strategieën die je kunt gebruiken zijn:

• Maak een gedetailleerd budgetvoorstel tijdens de projectplanning

• Wijs middelen toe zodra je weet waar je mee moet werken

• Kosten verlagen waar en wanneer mogelijk

• Anticipeer op projectwijzigingen voordat ze zich voordoen

Als teamleden weten hoe ze kosten kunnen voorspellen en laag kunnen houden, hebben ze een betere kans om belanghebbenden tevreden te houden.

Tip: Het belangrijkste doel van deze sectie is om algemene processen voor het omgaan met projectbudgetten te documenteren en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. Terwijl je deze discussie met je team leidt, moet je ervoor zorgen dat je teamleden de gelegenheid krijgen om input te geven.

4. De workflow van het project uitleggen

​​Een workflow is een end-to-end proces dat teams helpt hun doelen te behalen door de juiste mensen op het juiste moment met de juiste gegevens te verbinden. Zodra een workflow is opgezet, helpt een workflow je informatie te organiseren op een manier die niet alleen begrijpbaar, maar ook herhaalbaar is.

Elke projectworkflow begint met een standaard projectplanningsfase, die de volgende zeven stappen omvat:

1. Doelen en projectdoelstellingen bepalen

2. Succescijfers bepalen

3. Belanghebbenden en rollen verduidelijken

4. Je budget bepalen

5. Afstemmen op mijlpalen en deliverables

6. Schets je tijdlijn en planning

7. Je communicatieplan delen

Hoewel elk project enigszins kan variëren op basis van unieke kenmerken, moet je een algemeen proces hebben om deliverables te maken en het project te laten slagen. 

Tip: je team kan meer dan één workflow hebben, afhankelijk van het aantal programma's of werkstromen dat je beheert. Zorg ervoor dat teamleden voor elke belangrijke workflow het brede proces begrijpen, evenals wie ze moeten benaderen voor specifieke vragen. 

5. Definieer jouw versie van succes

Teams moeten een algemene manier hebben om te meten hoe het succes van een project eruitziet. Het is een goed idee om een mix van objectieve en subjectieve manieren te gebruiken om succes te definiëren. Op die manier zal je team niet in een routine van het ontwikkelen van projecten vervallen zonder eerst alle perspectieven te overwegen. 

Om de specifieke definitie(s) van succes van je team te ontwikkelen, kun je de volgende vragen overwegen:

• Definieer je het succes van een project door de projectresultaten te vergelijken met de oorspronkelijke projectdoelstellingen? 

• Gebruik je feedback van belanghebbenden of klanten om succes te meten? 

• Heb je een bredere kijk op succes op basis van het doel van je team?

Tip: Zorg ervoor dat je doelen - zelfs je subjectieve doelen - de SMART-methodologie volgen. SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. 

5. Stel standaardcommunicatieformulieren op

Teamcommunicatie is cruciaal voor het succes van een project, maar er is geen one-size-fits-all-aanpak voor de communicatie met je teamleden. Hoewel face-to-face of virtuele vergaderingen geschikt kunnen zijn voor bepaalde soorten teamcommunicatie, kan het bijhouden van een papieren spoor ook nuttig zijn voor projectdiscussies, zodat details gemakkelijk kunnen worden onthouden en opnieuw kunnen worden bekeken wanneer dat nodig is.

Om de standaardcommunicatieformulieren van je team vast te stellen, stel je vragen zoals:

• Hoe moeten teams communiceren bij het bespreken van projecten? 

• Hoe moeten teams communiceren over interne zaken? 

• Waar moeten teamleden met klanten communiceren, of moeten ze informatie aan jou doorgeven zodat jij de klantcommunicatie kunt afhandelen?

Tip: Neem de tijd om de manier waarop je team momenteel communiceert te bespreken terwijl je de communicatie van je team standaardiseert. Probeer gebieden te identificeren waar je wilt verbeteren en gebruik deze gebieden als uitgangspunt voor je teamcharter.

6. Stel basisregels en stappen voor conflictoplossing in

Je team zal het onvermijdelijk oneens zijn. In feite is onenigheid een teken van sterke samenwerking - omdat het betekent dat je teamleden zich op hun gemak voelen om hun eerlijke mening te delen en zichzelf te zijn. Hoewel meningsverschillen op zich geen slechte zaak zijn, is het van cruciaal belang om een basisverzameling van teamwaarden en basisregels vast te stellen om te voorkomen dat meningsverschillen escaleren. 

Teamregels hoeven niet uitgebreid te zijn; het moeten gewoon dingen zijn die je team waardeert. Werk samen met je teamleden om te brainstormen over je belangrijkste teamwaarden en maak een reeks basisregels. 

Voorbeelden van basisregels in een teamcharter zijn:

• Behandel iedereen met respect.

• Altijd uitgaan van een positieve intentie.

• Behandel klanten, collega's en managers gelijk.

• Vier elkaars prestaties.

• Alleen constructieve kritiek.

• Oefen actief luisteren.

Met een eenvoudige set basisregels kun je conflicten en miscommunicatie voorkomen. Als er conflicten ontstaan, kan het hebben van conflictoplossingsstrategieën in je teamcharter de teamleden helpen vooruit te komen.

Voorbeelden van conflictoplossingsstrategieën in een teamcharter zijn:

• Laat problemen niet opzwellen.

• Maak onderscheid tussen intentie en impact

• Bespreek conflicten openlijk.

• Zoek samen oplossingen.

Tip: Maak van deze sectie van het teamcontract een gezamenlijke activiteit door uitdagende situaties uit te beelden waarin basisregels kunnen worden geschonden. Oefen conflictoplossingsstrategieën om een gemeenschappelijke basis te vinden en overweeg een sjabloon voor een partnerschapsovereenkomst te gebruiken om te formaliseren hoe je team met geschillen en verantwoordelijkheden zal omgaan. Zoals de meeste zachte vaardigheden, kost conflictoplossing tijd, maar samen oefenen helpt iedereen te verbeteren.

7. Beoordelen en aftekenen

Iedereen in het team moet op dezelfde lijn zitten over wat er in het team charter moet worden opgenomen. Deel het document digitaal met werkbeheersoftware zoals Asana, zodat anderen toegang hebben tot het document en kunnen zien wanneer je wijzigingen hebt aangebracht.

Tip: Om de eenheid van het team te behouden en ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde lijn blijft, deel je het team charter elk kwartaal opnieuw uit en laat je de teamleden het bekijken. Je kunt dan een vergadering houden en iedereen uitnodigen om verbeteringen voor te stellen, zodat het document up-to-date blijft.

Teamchartersjabloon (met voorbeelden)

Hier zie je een voorbeeld van een team charter voor een marketingteam. Het stelt teamleden in staat om elke sectie te visualiseren zonder door muren van tekst te hoeven scrollen. Dit formaat maakt het ook gemakkelijk om informatie te vinden en bij te werken als dat nodig is. 

Je teamcharter zal waarschijnlijk meer details bevatten dan dit voorbeeld, maar het kan nog steeds gemakkelijk verteerbaar en toegankelijk zijn. Probeer ons onderstaande gratis teamschartersjabloon om aan de slag te gaan.

Verduidelijk je doelen met een teamcharter

Er is meer nodig dan natuurlijke chemie om teamsynergie te creëren. Effectieve teams houden vast aan hun kernwaarden en werken samen bij het nemen van beslissingen. Een team charter kan ervoor zorgen dat iedereen in contact blijft met de processen en het doel van het team. 

Wanneer je je teamcharter integreert met werkbeheersoftware zoals Asana, kan je team laten zien hoeveel ze samen kunnen bereiken.