마케팅 부문장인 David Joe(DJ), 총괄 프로듀서인 Anthony Smith, 동영상 제작 및 미디어 부문 프로젝트 매니저인 Nick Monge를 소개합니다. 회사의 서로 다른 세 부서에서 온 Insomniac의 이 세 사람은 Asana를 사용하여 대면 라이브 이벤트에서 탄탄한 온라인 콘서트 서비스로의 대대적인 전환을 포함하여 비즈니스의 거의 모든 측면에서 프로젝트를 조율합니다. 이들은 회사를 통합하고 모든 사람이 더 효율적으로 협업할 수 있도록 지원하는 새로운 툴을 찾는 선정 프로세스에 참여했습니다.

LA의 클럽에서 Insomniac까지

2018년부터 Insomniac에서 근무해 온 DJ와 2011년부터 Insomniac과 함께해 온 Anthony는 모두 캘리포니아주 로스앤젤레스의 클럽을 운영하면서 엔터테인먼트 업계에서 경력을 쌓았습니다. 이들은 업계를 속속들이 잘 알고 있으며, 거의 10년 전 회사가 이들의 클럽과 이벤트 파트너십을 맺은 후 Insomniac과 관계를 발전시켰습니다.

DJ 님과 Anthony 님이 Insomniac에서 처음 일하기 시작했을 때, 그들의 임무는 회사를 위에서 아래로 살펴보고 개선할 수 있는 비효율적인 부분을 찾는 것이었습니다. 그들이 개선이 필요하다고 처음으로 파악한 부분 중 하나는 프로젝트 관리, 특히 팀 간의 협업 방식이었습니다. 예를 들어, 한밤에 수십 명, 심지어 수십 명의 인원이 있는 클럽을 관리하는 것은 며칠에 걸쳐 진행되는 음악 페스티벌을 관리하고 계획하는 것과는 크게 다릅니다. 이벤트 공간을 선정하고 준비하는 것부터 당일 조율에 이르기까지 진행되는 작업과 관련 인원이 매우 많습니다. 클럽 업계에서 많은 사람들이 Insomniac에 합류했기 때문에 조직 전체가 프로젝트를 관리하는 방식을 재고해야 했습니다.

2013년부터 Insomniac에서 근무해 온 Nick은 “우리가 성숙해진 만큼 툴도 성숙해져야 하는 시점에 이르렀습니다”라고 말했습니다. “저희는 모두가 살아 숨쉬는 하나의 시스템에서 함께하고 모두가 한마음으로 업무를 시작할 수 있기를 원했습니다.”

각 팀마다 문서와 스프레드시트부터 종이 인쇄물이 붙은 클립보드에 이르기까지 고유한 프로세스와 프로젝트 관리 방식이 있었지만, 이러한 다양한 솔루션으로 인해 업무가 중단되고, 팀 간 의사소통이 잘못되며, 정보가 고립되는 문제가 발생했습니다. 이러한 문제는 프로젝트 규모가 커질수록 특히 두드러졌습니다.

Anthony는 "천 가지 요소가 있는 프로젝트를 진행할 때 모든 곳에 있고 모든 사람과 대화할 시간이 없습니다"라고 말했습니다.

회사 전체의 모든 구성원이 함께 일할 수 있도록 Insomniac은 며칠에 걸친 페스티벌과 같은 대규모 프로젝트를 처리하고 제작, 재무, 인재, 마케팅과 같은 여러 부서의 니즈를 수용할 수 있는 툴이 필요했습니다.

모두가 같은 박자에 맞춰 움직이도록 하기

Anthony 님과 DJ 님이 프로젝트 관리 솔루션을 살펴보기 시작했을 때, 많은 도구에 Insomniac가 회사 전체의 모든 팀을 진정으로 유기적으로 연결할 수 없게 만드는 한계가 있다는 것을 알게 되었습니다. 그들에게는 팀과 프로젝트에 관계없이 모든 구성원을 체계적으로 관리하고 서로 조율할 수 있는 툴이 필요했습니다. 또한, 시각적으로 매력적이고 사용하기 직관적인 도구를 원했습니다. 그때 그들이 Asana를 발견했습니다.

Asana를 사용하면 여러 프로젝트의 작업을 체계적으로 정리할 수 있으므로 Insomniac은 팀 간에 완벽하게 조화를 이루는 경험을 할 수 있었습니다. Asana를 사용하면 끊임없는 알림과 이메일 업데이트 없이도 모든 프로젝트를 최신 상태로 유지하고 모든 이해관계자에게 최신 정보를 제공할 수 있었습니다. 타임라인 기능은 이벤트 계획과 실행에도 매우 중요했으며, 마감일이 올바르게 정렬되도록 해주었습니다. 또한, 댓글과 하위 작업은 Insomniac에서 큰 인기를 끌었습니다. 특정 결과물과 항목에 대한 작업을 특정 팀원에게 배정할 수 있었으며, 모든 세부 정보는 체계적으로 정리되어 찾기 쉬웠습니다.

또한 Asana가 시각적으로 매력적이며 크리에이티브 팀과 잘 어울린다는 점도 알게 되었습니다.

저희는 엔터테인먼트 회사이자 레코드 레이블이며, 전 세계에서 가장 큰 음악 스트리밍 기업 중 하나입니다. 당사는 여러 개의 의류 및 패션 브랜드를 보유하고 있습니다. 저희는 매우 창의적인 회사이며, 이에 잘 맞고 사용하기에도 멋진 툴이 필요합니다.

Anthony Smith, 총괄 프로듀서

DJ 님과 Anthony 님이 Asana를 Insomniac의 CEO에게 선보일 준비가 되었을 때, CEO는 그들이 발견한 것을 마음에 들어 했고 회사가 이 툴에 전념할 준비가 되어 있었습니다.

Anthony는 이 프로세스에 대해 "우리는 우리의 주장을 펼치고 모든 것을 구체적으로 설명했습니다"라고 말했습니다. “저희는 Asana의 기능을 정말 심도 있게 살펴봤고, 이 툴로 무엇을 할 것인지 파악했으며, 이를 실현하기 위해 경영진의 전폭적인 지지를 얻었습니다.”

Asana로 Insomniac의 업무 효율을 높이다

Anthony 님과 DJ 님은 Asana 도입에 대해 CEO의 승인을 받았지만, 원활한 도입과 전사적인 사용을 보장하고 싶었습니다. 이를 위해 마케팅에서 재무에 이르기까지 모든 부서의 책임자를 찾아가 Asana에 대한 지지를 확보하는 것부터 시작했습니다.

Asana가 비효율적인 프로세스와 프로젝트 관리라는 조직의 주요 문제를 해결할 수 있기 때문에 부서장들은 DJ 님과 Anthony 님의 말을 경청하고 신뢰했으며, 열정적으로 각자의 팀을 온보딩했습니다. 직원들이 Asana를 일상적인 워크플로에 완전히 통합할 수 있도록 DJ 님, Anthony 님, Nick 님은 모든 직원에게 Asana 모범 사례에 대한 교육을 실시할 계획을 세웠습니다. 그런데 코로나19가 전 세계를 강타했습니다.

Asana 온보딩과 원격 근무를 동시에

팬데믹으로 인해 첫 번째 Asana 교육 세션이 원격으로 진행되었을 뿐만 아니라, Insomniac은 대면 이벤트를 라이브 스트림으로 전환하는 과정에 있었습니다. 다행히도 이미 Asana를 배포하기 시작했으며 직원들이 새로운 도구를 사용하기 시작했습니다.

DJ는 "우리는 한 달 만에 회사 전체의 비즈니스 모델을 대면 이벤트에서 라이브 스트리밍으로 전환했습니다"라고 말했습니다. “솔직히 Asana의 도움이 없었다면 여기까지 오지 못했을 것입니다. Asana는 이러한 대대적인 전환의 초기 단계에서 매우 중요한 역할을 했습니다.”

많은 사람들이 고립되고 외로움을 느끼는 시기에 Insomniac은 라이브 스트림에서 더욱 큰 의미를 찾고 있습니다. 비즈니스 모델을 전환한 이후로, Insomniac은 팬들에게 얼마나 많은 즐거움과 유대감을 선사했는지에 대한 수많은 피드백을 받았습니다.

이제 Asana가 도입되면서 대면 이벤트에서 라이브 스트리밍 이벤트로의 전환을 넘어 엄청난 이점을 누리고 있습니다.

코로나19로 인해 우리 업계가 겪은 셧다운으로 인해 모든 것을 온라인으로 전환해야 했으며, 동시에 원격으로 직원들이 서로 소통하고 업무를 계획대로 진행할 수 있는 방법을 찾아야 했습니다. Asana 덕분에 이를 실현할 수 있었고, 많은 워크플로 및 물류 문제를 해결할 수 있었습니다. Asana와의 관계를 시작한 시점이 매우 중요했으며, 팀이 빠르게 온보딩을 마친 후 Asana는 저희 업무의 중추가 되었습니다.

Insomniac CEO 겸 창립자 Pasquale Rotella.

Asana 덕분에 Anthony 님은 어떤 프로젝트가 계획대로 진행 중이고 어떤 프로젝트가 계획대로 진행되지 않고 있는지, 그리고 더 많은 정보가 필요한 경우 누구에게 문의해야 하는지 즉시 파악할 수 있습니다. 주최하는 이벤트가 날짜에 매우 민감하기 때문에 타임라인은 업무를 원활하게 진행하고 일정에 맞게 관리하는 데 도움이 됩니다.

Asana를 사용하기 전에는 Nick 님이 매일 각 디자이너에게 업무 상태를 물어봐야 했지만, 이제 Asana에서 직접 프로젝트의 상태를 확인할 수 있습니다. 관리자는 프로젝트를 살펴보고 팀을 세세하게 관리하지 않고도 계획대로 진행되고 있다는 확신을 가질 수 있습니다. 또한, 이제 대부분의 커뮤니케이션이 Asana에서 이루어지기 때문에 Insomniac의 내부 이메일 사용량이 급감했습니다.

닉은 "우리가 Asana를 통해 한 일은 회사에서 프로젝트 관리를 한 단계 더 높은 수준으로 끌어올린 것입니다. 이제 모든 비즈니스 기능이 Asana 내에서 이루어지고 있습니다."라고 말했습니다. “모든 것을 한 곳에 집중시킨 것이 우리에게 핵심적인 개선이었습니다.”

Insomniac의 다음 단계

세계가 다시 열리면 Insomniac은 비즈니스를 다시 오프라인 라이브 이벤트와 페스티벌로 전환할 계획입니다. 코로나19 이후의 세상이 어떻게 될지에 대해 많은 불확실성이 있지만, 한 가지 확실한 것은 Insomniac의 팀이 비즈니스의 또 다른 거대한 전환을 위해 Asana 템플릿과 프레임워크를 만들 것이라는 점입니다.

오프라인 이벤트로 다시 전환한 후, 회사의 다음 발전 단계는 라이브 이벤트와 페스티벌에서 Asana를 사용하는 것이 될 것입니다. Anthony는 프로젝트 매니저가 기존의 클립보드에 붙은 종이가 아닌 태블릿을 들고 이벤트를 돌아다니며 앱을 통해 Asana 작업을 완료하는 미래를 상상합니다. 앞으로 Asana를 많이 활용할 예정이기 때문에 Insomniac을 성공으로 이끌기 위해 이 도구를 도입하는 것을 최우선 과제로 여기고 있습니다.