Modello di agenda settimanale

Quando si tratta della creazione di un’agenda settimanale, è importante monitorare le attività da svolgere. Ma se a queste non vengono assegnate priorità, scadenze e descrizioni, si rischia di non portarle mai a termine. 

Ed è qui che entra in gioco il modello di agenda settimanale.

Cos’è un’agenda settimanale?

In buona sostanza un’agenda settimanale è un modo di pianificare il tempo necessario per portare a termine le cose da fare durante la settimana. Le agende settimanali davvero efficaci aiutano inoltre a chiarire la priorità, la scadenza e la difficoltà di ogni attività, oltre alla fase in cui si trova il lavoro. In questo modo, indipendentemente dal giorno della settimana, saprai sempre cosa c’è nel tuo elenco delle cose da fare e cosa deve essere affrontato subito.

Cos’è un modello di agenda settimanale?

Un modello di agenda settimanale (a volte chiamato modello di planner settimanale o di calendario settimanale) è uno strumento per creare e organizzare la tua agenda o il tuo programma settimanale. Utilizzando un modello per creare una nuova agenda ogni settimana, potrai iniziare a lavorare subito alle cose da fare, fin dal lunedì mattina. 

Vantaggi di un modello di agenda settimanale in formato digitale

Una veloce ricerca su Google della locuzione “modello di agenda settimanale” restituirà diverse decine di modelli Excel stampabili o di calendari settimanali vuoti in formato PDF. Il problema è che quei tipi di calendari consentono di riportare solo il minimo indispensabile delle informazioni relative a ciascuna attività. 

Il più delle volte, una singola frase non è sufficiente per descrivere le cose da fare. È necessario monitorare non solo il lavoro previsto per la settimana, ma anche la scadenza di ogni attività, quanto è importante, quali collaboratori sono coinvolti e il relativo contesto. Se utilizzi un modello di agenda settimanale stampabile, tutti questi dati potrebbero andare perduti. 

La creazione di una semplice agenda settimanale in uno strumento di gestione dei progetti, anziché di un calendario settimanale stampabile, offre i seguenti vantaggi:

• visualizzazione di tutte le cose da fare in un unico posto;

• passaggio immediato da agenda giornaliera a calendario settimanale;

• monitoraggio della priorità di ciascun risultato finale;

• riorganizzazione delle date di scadenza se e quando le priorità dovessero cambiare;

• condivisione dei contenuti con gli stakeholder;

• possibilità di allegare i documenti rilevanti, come Documenti o Fogli Google, alle cose da fare;

• collaborazione con i membri del team;

• monitoraggio dell’avanzamento nello stesso strumento usato per gestire il lavoro;

• revisione delle attività completate ed elenchi delle attività;

• gestione del tempo migliorata;

• visualizzazione in tempo reale della tua agenda settimanale.

Cosa includere in un modello di agenda settimanale in formato digitale

Per riuscire a portare a termine le attività più importanti, devi sapere quali sono le più importanti. Sembra una cosa ovvia, ma senza gli strumenti adatti potrebbe essere difficile da fare. 

Accertati che il tuo modello di agenda settimanale in formato digitale consenta di aggiungere etichette alle cose da fare, con diverse informazioni, come ad esempio la priorità del lavoro o il tempo necessario. In questo modo, quando esegui l’accesso ogni mattina, avrai bisogno di meno tempo per scorrere il tuo programma lavorativo e potrai concentrarti sulle cose da fare.

Funzionalità integrate

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all’email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l’organizzazione. 

• Dipendenze. Contrassegna un’attività come in attesa di un’altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l’incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. Oppure, se l’attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza. 

• Date di inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un’attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un’idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo. 

• Vista bacheca. La vista bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All’interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell’attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all’altra e ottieni informazioni a colpo d’occhio sullo stato del tuo progetto.

App consigliate

• Gmail. Grazie all’integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un’attività di Asana mentre componi un’email? Invece di aprire Asana, usa l’add-on di Asana per Gmail per cercare quell’attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. 

• Outlook. Mano a mano che ricevi e-mail con le attività di cui dovrai occuparti, come la revisione del lavoro della tua agenzia o la richiesta di un progetto grafico da un partner, puoi creare attività in Asana direttamente da Outlook. Puoi assegnare la nuova attività a te o a un collega del team e impostare una data di scadenza e quindi aggiungerla a un progetto, in modo da collegarla ad altre attività attinenti.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Box. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Box, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

Domande frequenti