Tipi di orari di lavoro: come trovare l’approccio giusto per il tuo team

Il tuo team è la parte più importante di qualsiasi progetto. Il loro lavoro e il loro tempo sono essenziali per affrontare gli obiettivi del progetto e stimolare la crescita dell'azienda. E quando gestisci efficacemente il tempo del tuo team, puoi consentire a ogni persona di lavorare al meglio. 

È qui che entrano in gioco i programmi di lavoro. Se eseguito correttamente, un programma di lavoro sfrutta al meglio la disponibilità del tuo team e garantisce che il tuo progetto o la tua azienda disponga delle risorse necessarie per avere successo.

Cos’è un programma di lavoro?

Un programma di lavoro contiene i dettagli relativi ai giorni e agli orari specifici in cui il tuo team lavorerà. Serve come roadmap, in modo che i membri del team sappiano quando devono essere disponibili e abbiano chiarezza su chi sta lavorando e quando. 

Esistono molti modi diversi per creare un programma di lavoro. Il tipo di programma da scegliere dipende dalle esigenze del team, dagli obiettivi del progetto e dell'azienda e dalla cultura organizzativa. Per esempio:

• I team di web engineering possono utilizzare un programma a tempo pieno più flessibile che consenta ai dipendenti di impostare i propri orari.

• I team di assistenza clienti possono lavorare a turni alternati per fornire supporto 24 ore su 24. 

Consulta sempre il team legale e il team Risorse umane della tua azienda prima di implementare qualsiasi modifica alla pianificazione del lavoro, poiché potrebbero esserci vincoli legali e requisiti procedurali locali o nazionali.  

Di seguito, tratteremo i tipi di orari di lavoro per trovare quello giusto per il flusso di lavoro del tuo team.

Programmi di lavoro di base

I tipi di orari di base si differenziano esclusivamente per il numero di ore lavorate. In generale, gli orari di lavoro di base indicano che i membri del team lavoreranno lo stesso numero di ore ogni settimana. Detto questo, puoi sempre personalizzare gli orari settimanali a tempo pieno o part-time per aggiungere ulteriore flessibilità o soddisfare esigenze specifiche dell’azienda. 

Orario di lavoro a tempo pieno

Gli orari a tempo pieno includono circa 40 ore settimanali, in genere dal lunedì al venerdì, anche se i singoli paesi possono definire il lavoro a tempo pieno in modo diverso. 

• Esempio: paesi come Islanda, Scozia e Belgio hanno adottato la settimana lavorativa di quattro giorni. 

Programma di lavoro part-time

Gli orari part-time includono (come si può intuire) meno ore rispetto a quelli a tempo pieno. Questo lascia molto spazio di manovra. 

• Esempio: un dipendente part-time potrebbe lavorare due ore a settimana o 25 ore a settimana. 

Orari di lavoro flessibili

Gli orari flessibili sono comuni per i team che lavorano da remoto. Infatti, il 35% dei dipendenti afferma che un approccio flessibile all’orario di lavoro è fondamentale per migliorare l’equilibrio tra lavoro e vita privata.

Gli orari flessibili consentono ai membri del team di lavorare quando sono più produttivi e di adattare le ore ai loro impegni personali. Ciò può migliorare l'equilibrio tra lavoro e vita privata, aumentare lo stato di flusso e fornire tempo di concentrazione essenziale per le persone che lavorano meglio al mattino presto o la sera.

Di seguito sono riportati i tipi più comuni. 

Orario flessibile

Questa opzione stabilisce un “orario di base” in cui i membri del team dovrebbero essere in ufficio o online e disponibili, ad esempio dalle 11:00 alle 15:00. Al di fuori di queste ore, il tuo team può lavorare secondo il proprio orario. 

• Esempio: potresti decidere di lavorare dalle 7:00 alle 15:00, mentre un altro membro del team potrebbe lavorare dalle 10:00 alle 18:00. 

Ore annualizzate

Utile se il tuo team ha alti e bassi significativi nella domanda, le ore annualizzate danno ai dipendenti un numero totale specifico di ore ogni anno, in genere con alcune ore di base ogni settimana lavorativa. 

• Esempio: un team di progettazione potrebbe dedicare ore extra nelle settimane che precedono un grande lancio, per poi lavorare meno ore la settimana successiva. 

Programma di lavoro compresso

Un orario di lavoro compresso consente ai membri del team di condensare le proprie ore in meno giorni. 

• Esempio: potresti lavorare quattro giorni da 10 ore invece di cinque giorni da otto ore. 

Programma di lavoro freelance

I liberi professionisti sono collaboratori esterni, piuttosto che dipendenti, e in genere possono lavorare secondo un programma che si adatta alle loro esigenze. Spesso, i liberi professionisti vengono pagati al completamento di un progetto piuttosto che per il numero di ore lavorate. 

• Esempio: una scrittrice riserva del tempo per i progetti freelance al mattino, dalle 7:00 alle 11:00, e si concentra sulla scrittura del suo libro nel pomeriggio.

Orario di lavoro ibrido

Un orario di lavoro ibrido è quando i team alternano il tempo da remoto e in ufficio, offrendo alle persone la flessibilità di lavorare da remoto e i vantaggi della collaborazione di persona. 

• Esempio: un piccolo team di brand design si riunisce in ufficio il mercoledì e lavora da casa il resto della settimana.  

Programmi di lavoro a turni

I programmi di lavoro a turni offrono un approccio più strutturato. Sono spesso utilizzati dai team con orari insoliti, ad esempio un team di assistenza clienti che fornisce supporto 24 ore su 24 o un team di ristorazione che deve preparare i pasti nelle prime ore del mattino. 

Programma di turni a rotazione

Questo tipo di programma di turni consente alle aziende di operare 24 ore al giorno, con i dipendenti che lavorano a rotazione. 

• Esempio: alcuni membri del team potrebbero lavorare durante il giorno, mentre altri potrebbero lavorare al mattino presto o di notte. 

Programma di turni frazionati

Questo tipo di pianificazione separa il turno di un dipendente in due parti. 

• Esempio: un membro del team potrebbe timbrare il cartellino per un turno di lavoro al mattino, timbrare l'uscita, quindi tornare per un altro turno la sera. 

Programma di lavoro su chiamata

Quando un dipendente è reperibile, è disponibile a lavorare se necessario. In genere, continuerà a lavorare durante il suo normale turno, per poi rimanere reperibile una volta finito. I turni di reperibilità di solito ruotano tra i membri del team in determinati giorni della settimana, in modo che nessuno debba essere sempre in allerta. 

• Esempio: un dipendente lavora dalle 9:00 alle 17:00 e, una volta uscito, è reperibile nel caso in cui un turno sia a corto di personale o se si verifica un'emergenza. 

Per tutti i tipi di orari di lavoro, consulta sempre i team interni per sapere cosa è disponibile in base ai contratti dei dipendenti e alle leggi locali. È sempre buona pratica consultare i dipendenti su eventuali modifiche all’orario di lavoro e dare un preavviso. In molti paesi, questo è obbligatorio. 

Inoltre, al di fuori degli Stati Uniti, i contratti di lavoro in genere specificano i giorni e le ore in cui i membri del team lavoreranno. Consulta sempre i team interni delle risorse umane e legali prima di apportare modifiche.

Come creare un programma di lavoro in otto passaggi

Segui questi passaggi per creare un programma di lavoro su misura che porti il tuo team al successo.  

1. Identifica i requisiti e le risorse

Prima di iniziare a pianificare, definisci l'ambito di lavoro di cui sarà responsabile il tuo team, oltre alle risorse con cui dovrà lavorare. In questo modo, puoi pianificare il tempo del tuo team in modo da raggiungere realisticamente gli obiettivi del progetto.

Se il tuo team è composto da dipendenti, identifica quanti sono, le ore che in genere lavorano e le eventuali ferie o periodi di congedo imminenti. Se invece si tratta di membri del team o collaboratori esterni che lavorano a ore, consulta il budget del progetto per determinare quante ore puoi permetterti di pagare ai dipendenti o ai collaboratori esterni ogni settimana. 

2. Determina quando il tuo team dovrebbe lavorare

In base alle esigenze della tua azienda o del tuo progetto, potresti aver bisogno che i membri del team siano disponibili in momenti specifici. Poniti queste domande per determinare quale tipo di programma ha più senso per il tuo team. 

• Il tuo team opera durante l’orario di lavoro in un unico fuso orario o in fusi orari diversi? In quest’ultimo caso, potrebbe essere necessario pianificare le riunioni in orari specifici per adattarsi alle differenze di fuso orario. Ad esempio, alcuni membri del team potrebbero dover essere online alle 8:00, ora del Pacifico, per incontrarsi con i colleghi in Europa. 

• Hai bisogno di qualcuno reperibile al di fuori del normale orario di lavoro dell’azienda? Ad esempio, un team di sviluppatori di software può designare una persona reperibile nel caso in cui il sito web o il server dell'azienda si guasti. 

• Il tuo team opera al di fuori del normale orario di lavoro dell’azienda? Ad esempio, un team di assistenza clienti attivo 24 ore su 24 potrebbe utilizzare un programma di turni a rotazione per fornire assistenza clienti continua. 

• Che tipo di domanda di lavoro ti aspetti in diversi momenti della giornata, dell’anno o del mese? Ad esempio, un'azienda B2B potrebbe rallentare le vendite durante le festività, mentre un'azienda di ristorazione potrebbe accelerare ogni giorno all'ora di cena. 

• Il tuo team ha bisogno di incontrarsi di persona o puoi lavorare in modo asincrono? E se avete bisogno di incontrarvi di persona, quali sono gli orari ideali? Se opti per un orario più flessibile, queste domande possono aiutarti a determinare le "ore principali" del tuo team. 

3. Elenca i requisiti per ogni turno

Ora che hai identificato quando il tuo team dovrebbe essere disponibile, pensa ai requisiti del personale per ogni turno. In questo modo, puoi creare un equilibrio ideale tra leadership e competenza ogni giorno. 

Per iniziare, poniti le seguenti domande: 

• I membri del team possono lavorare in modo indipendente o sarebbe utile avere qualcuno in una posizione di leadership disponibile a supervisionare o rispondere alle domande? Ad esempio, un team di infermieri dovrebbe sempre avere un medico in servizio per il triage delle malattie più gravi.

• Che tipo di competenze sono richieste? Ad esempio, un team operativo potrebbe aver bisogno di persone con diversi tipi di competenze tra le 9:00 e le 17:00, come un addetto alla reception, un responsabile dell'ufficio e uno specialista IT. 

• I membri del team con competenze specifiche dovrebbero essere disponibili in momenti diversi? Ad esempio, questo potrebbe valere per un team commerciale che lavora con clienti in più aree geografiche. Un account manager potrebbe essere online al mattino presto per incontrare i clienti in Europa, mentre un altro potrebbe lavorare la sera per sincronizzarsi con i team in Asia.  

Puoi utilizzare un modello di piano di assegnazione del personale per prevedere le esigenze di copertura, documentare la capacità del tuo team e prevenire le lacune di pianificazione mentre finalizzi il tuo programma di lavoro.

4. Conosci il tuo team

Per rendere il tuo orario di lavoro il più efficace possibile, è importante andare oltre la semplice richiesta della disponibilità di tutti. 

Chiedi a ogni membro del team quando preferisce lavorare e quando è più produttivo, ad esempio al mattino presto o alla fine della giornata. In questo modo, puoi assicurarti che ogni persona lavori al massimo delle sue potenzialità ed evitare di pianificare riunioni durante il tempo di concentrazione preferito dei membri del team. 

Inoltre, scopri il metodo di collaborazione preferito di ogni persona. Ad esempio, se i membri del team apprezzano le riunioni di persona ma hanno anche bisogno di tempo per concentrarsi senza essere disturbati, stabilire un orario flessibile con orari fissi potrebbe essere una buona opzione. 

5. Crea il tuo programma

Ora che hai chiarito i requisiti e le preferenze del team, puoi iniziare a creare il programma di lavoro del tuo team. Il formato e il livello di dettagli che includerai dipenderanno dal tipo di programma scelto, ad esempio se stai pianificando turni a rotazione o una copertura standard dalle 9 alle 17. 

Tuttavia, ecco alcuni componenti chiave da includere per tutti i tipi di orario di lavoro: 

• il nome di ogni membro del team

• le date e gli orari in cui dovrebbero lavorare

• il tipo di lavoro di cui ogni persona è responsabile

• Da dove lavorerà (ad esempio, se sarà in ufficio o da remoto)

Tieni presente che il programma di lavoro di cui sopra è puramente a titolo esemplificativo e non rappresenta le politiche di Asana in materia di orari di lavoro. 

Una volta redatto il programma di lavoro iniziale, assicurati di consultare i team legali e delle risorse umane per discutere le misure da adottare per garantire che il programma sia conforme a tutte le normative nazionali, federali e statali. 

6. Tieni conto delle modifiche

La vita è imprevedibile: le persone si ammalano, hanno emergenze familiari e si prendono delle meritate vacanze. Pertanto, è importante pianificare come apportare modifiche all’orario di lavoro del team quando si verificano eventi imprevisti. 

Quando crei il programma di lavoro del tuo team, considera quanto segue: 

• Giorni di malattia: decidi cosa succede quando qualcuno ha bisogno di un giorno libero all’ultimo minuto. Per esempio, potresti dover trovare un sostituto o designare una persona di riferimento per gestire eventuali richieste o domande urgenti. In alternativa, puoi consentire ai membri del team di scambiarsi i turni, se necessario. 

• Permessi programmati: crea linee guida chiare su come i dipendenti devono richiedere i permessi. Considera con quanto anticipo dovrebbero comunicartelo: ad esempio, potresti aver bisogno di un preavviso più significativo se qualcuno sarà assente per una settimana o più, e di un preavviso minore per singoli giorni di ferie.

• Disponibilità di backup: documenta in anticipo la disponibilità di backup del tuo team e designa punti di contatto secondari per esigenze specifiche dell’azienda o del progetto. In questo modo, avrai un riferimento quando devi coprire i turni aperti a causa di giorni di malattia e ferie pianificate. Puoi condividere la copertura continua in un piano di continuità aziendale. 

7. Condividi il tuo programma

Per essere efficace, un programma di lavoro dovrebbe essere accessibile a tutti i membri del team. La condivisione del programma di lavoro del team crea la chiarezza necessaria affinché i membri del team collaborino in modo efficiente. Consente alle persone di sapere chi è disponibile per richieste e domande in un dato momento e crea confini per i membri del team che sono fuori orario. 

Esistono diversi strumenti che puoi utilizzare per creare e condividere il tuo programma di lavoro, dai semplici modelli di Excel ai software di gestione dei progetti più potenti. 

I vantaggi della creazione di un programma di lavoro su Asana

Con uno strumento come Asana:

• Puoi condividere facilmente le informazioni in un'unica fonte di riferimento, assicurandoti che il tuo team abbia accesso alla versione più aggiornata del tuo programma. 

• I membri del team possono aggiornare facilmente la loro disponibilità e condividere note in tempo reale. 

• Puoi visualizzare il programma di lavoro del tuo team con diverse viste del progetto, tra cui elenco, bacheca, calendario o cronologia.

8. Chiedi un feedback

Il primo programma di lavoro che crei non deve essere perfetto. In effetti, puoi aspettarti di doverlo modificare e migliorare continuamente, e la raccolta di feedback è una parte essenziale di questo processo.

Stabilisci una cadenza regolare per richiedere input al tuo team, ad esempio alla fine di ogni mese o trimestre. In questo modo, puoi continuare a personalizzare il programma di lavoro del tuo team e consentire a ogni persona di concentrarsi e collaborare al massimo delle proprie potenzialità. 

In che modo un programma di lavoro aiuta il tuo team?

Un programma di lavoro può consentire al tuo team di svolgere al meglio il proprio lavoro. Ecco come. 

• Aumenta la produttività: persone diverse possono essere produttive in momenti diversi. Per esempio, alcuni possono raggiungere il loro stato di flusso durante le ore del mattino, mentre altri possono lavorare meglio la sera. Un programma di lavoro ti consente di sfruttare le ore preferite dei membri del team, in modo che possano lavorare quando sono più produttivi.

• Sfrutta i punti di forza del tuo team: i membri del team hanno competenze diverse. Ad esempio, una persona può essere estroversa e brava a comunicare con i clienti, mentre un’altra può eccellere nel coordinamento dietro le quinte. Tenere a mente queste differenze durante la pianificazione può garantire che i punti di forza del tuo team siano ben bilanciati.

• Creare chiarezza: condividere un programma di lavoro con il tuo team consente a tutti di sapere chi sta lavorando e quando. In questo modo, i membri del team sanno sempre chi è disponibile ad aiutarli in qualsiasi momento. E quando le persone sono fuori orario, tutto il team lo sa, quindi i dipendenti possono disconnettersi completamente. 

• Risparmiare tempo: la creazione di un programma di lavoro può richiedere più tempo all'inizio, ma il tuo futuro io ti ringrazierà. Una volta stabilito un processo di pianificazione coerente, insieme alle linee guida per la richiesta di permessi, dedicherai meno tempo alla logistica e alle modifiche dell’ultimo minuto. 

• Tenere sotto controllo i costi: se i membri del tuo team vengono pagati a ore, cosa comune negli Stati Uniti, un programma di lavoro è un modo semplice per ottimizzare i costi e rispettare il budget del progetto. Ti aiuta a gestire l’orario di lavoro di dipendenti o collaboratori ed evitare costose sovrapposizioni. Puoi anche evitare di pianificare troppo poco e assicurarti di non rimanere mai a corto di personale. 

• Rispettare le normative: a seconda di quante ore lavorano, i membri del team potrebbero avere diritto a determinati benefit, come pause minime, pause per i pasti o retribuzione degli straordinari. L'utilizzo di un programma di lavoro per gestire le ore dei dipendenti può aiutarti a rispettare le leggi e i regolamenti nazionali, federali e statali, come il Fair Labor Standards Act (FLSA) negli Stati Uniti o i requisiti sull'orario di lavoro in Europa. Assicurati di consultare il tuo consulente legale prima di proporre un nuovo programma di lavoro. 

Usa un modello di pianificazione del lavoro per pianificare in tutta sicurezza

Se fatto bene, un programma di lavoro sfrutta i punti di forza del tuo team e consente a ogni membro di essere il più produttivo possibile. Quando condividi un programma di lavoro con il tuo team, tutti possono vedere chiaramente quali membri del team sono disponibili in un dato momento, chi è responsabile di cosa e chi è fuori servizio.