Tutto quello che c’è da sapere sui programmi di lavoro ibridi

La pandemia di COVID-19 ci ha dimostrato che il lavoro da remoto è possibile e talvolta persino preferibile. La ricerca mostra che i lavoratori spesso si concentrano meglio da casa e meno tempo trascorso negli spostamenti significa più tempo per la nostra vita personal. Ma ora che gli uffici stanno riaprendo, è chiaro che la collaborazione di persona è altrettanto preziosa. Proprio come il lavoro da remoto ci offre maggiore concentrazione e flessibilità, l’ufficio fornisce un luogo indispensabile per socializzare e lavorare a fianco dei nostri colleghi. 

Ma non è necessario scegliere tra casa e ufficio. Grazie al lavoro ibrido, puoi ottenere i vantaggi di entrambi. 

Come progettare la tua politica di lavoro ibrido: un manuale supportato dalla ricerca

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Cos’è un programma di lavoro ibrido? 

Un orario di lavoro ibrido è un modello di lavoro flessibile che combina il lavoro da remoto e in ufficio. Consente ai dipendenti di lavorare alcuni giorni da casa e altri dall’ufficio. I lavoratori non devono essere sempre in ufficio, ma non sono nemmeno rigorosamente telelavoratori. I membri dei team ibridi sfruttano i vantaggi di entrambe le modalità: il cameratismo del lavoro in ufficio, oltre alla concentrazione e alla flessibilità del lavoro da remoto. 

I tre diversi modelli di lavoro

Il lavoro ibrido è uno dei tre diversi modelli di lavoro. Ecco come si confrontano: 

• Orario di lavoro in ufficio: i membri del team lavorano sempre in ufficio, tranne che per giornate occasionali di lavoro da remoto per visite mediche, assistenza all’infanzia e circostanze di vita una tantum. 

• Orario di lavoro da remoto: tutti i membri del team lavorano da remoto da luoghi diversi. Non esiste un ufficio fisico, ma i dipendenti da remoto possono vedersi di persona alcune volte all'anno per eventi del team o riunioni fuori sede.

• Orario di lavoro ibrido: si tratta di una combinazione dei due modelli precedenti. I dipendenti lavorano alcuni giorni da Home e altri dall'ufficio. Alcuni modelli di lavoro ibrido consentono ai dipendenti di scegliere quando recarsi in ufficio, mentre gli orari più strutturati dedicano giorni specifici al lavoro da casa o in ufficio. 

Cosa c’è dietro la tendenza del lavoro ibrido?

Il lavoro ibrido non è una novità, ma è diventato più popolare a seguito del COVID-19. La pandemia ha dimostrato che il lavoro da remoto è possibile e persino vantaggioso grazie a una maggiore flessibilità, equilibrio tra lavoro e vita privata e tempo di concentrazione. Quando il mondo ha iniziato a riaprirsi, è diventato chiaro che il lavoro in ufficio non è l’unico modo per essere produttivi. I dipendenti sono naturalmente più propensi a lavorare in ufficio per il lavoro di squadra e a casa per le attività che richiedono maggiore concentrazione. Infatti, il 49% dei lavoratori considera l'ufficio uno spazio sociale più di quanto facesse prima, soprattutto quando si tratta di attività collaborative come strategia e pianificazione, onboarding, riunioni 1:1 e formazione. 

L’infrastruttura di lavoro da remoto implementata durante la pandemia è ancora in atto, il che significa che è stato più facile per i team adottare orari ibridi e rimanere flessibili tra le continue incertezze del COVID. Ora il 42% dei dipendenti in grado di lavorare da remoto divide il proprio tempo tra Home e ufficio, e si prevede che tale numero supererà il 53% nei prossimi anni. 

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Tipi di programmi di lavoro ibridi

Il lavoro ibrido è disponibile in molti moduli, il che significa che puoi personalizzare l’orario di lavoro del tuo team per soddisfare esigenze e preferenze specifiche. Mentre esplori il mondo del lavoro ibrido, dai un’occhiata a queste opzioni comuni e scopri i loro pro e contro.  

Orari di coorte

I programmi di coorte sono l’approccio di lavoro ibrido più strutturato. Con questo formato, tutti seguono una regola comune stabilita dal proprio manager o dall’azienda. Ad esempio, tutti in azienda lavorano in ufficio il lunedì e il martedì, con la possibilità di lavorare da Home dal mercoledì al venerdì. 

Di seguito elenchiamo alcuni tipi comuni di orari di coorte. 

• Modello 3:2: i dipendenti trascorrono tre giorni in ufficio e due giorni in Home. Questa politica di lavoro ibrido è facile da coordinare e consente a tutti di essere in ufficio negli stessi giorni della settimana. C’è però almeno uno svantaggio: il modello 3:2 non consente alle aziende di ridurre lo spazio ufficio, quindi può essere costoso.

• Modello bottom-up: l’azienda consente ai singoli team di decidere in quali giorni devono essere in ufficio. Fissa un obiettivo (come due giorni in ufficio a settimana) e lascia che ogni team decida cosa è meglio per loro. Il modello bottom-up consente ai team di collaborare per determinare quale orario di ufficio sia ottimale per tutti e, poiché team diversi sono in ufficio in giorni diversi, è possibile ridurre le dimensioni dello spazio ufficio. Un potenziale svantaggio di questo metodo è che è più difficile avere team interfunzionali in ufficio lo stesso giorno. 

• Orari scaglionati: questo modello ibrido non solo specifica i giorni in cui i dipendenti devono presentarsi in ufficio, ma determina anche l’orario di arrivo e di partenza esatto. Gli orari scaglionati sono il programma di coorte più rigido e sono i migliori per il lavoro a turni. Ad esempio, uno studio medico potrebbe utilizzare orari scaglionati per garantire che ci sia abbastanza personale disponibile durante il giorno, pur operando a capacità ridotta per evitare il rischio di contagio da COVID. Ciò consentirebbe ai medici di visitare i pazienti virtualmente nei giorni in cui lavorano da casa, ma garantirebbe comunque una copertura sufficiente in ufficio. 

Se il tuo team deve gestire turni e coperture ricorrenti, prendi in considerazione l'utilizzo del nostro modello di pianificazione del lavoro per standardizzare la programmazione e ridurre l'impegno manuale richiesto per la pianificazione delle ore settimanali.

Orari flessibili

I piani flessibili sono, come dice il nome, flessibili. Non prevedono regole rigide. I dipendenti possono lavorare da Home quando vogliono e venire in ufficio quando vogliono. 

• Flexi-place: questo modello ibrido offre ai singoli membri del team la libertà di decidere dove lavorare in un dato giorno. È simile al metodo bottom-up, ma il potere decisionale spetta ai singoli anziché a interi team. Se desideri ridimensionare il tuo ufficio, gli orari flessibili possono comunque funzionare, purché tu disponga di un sistema di prenotazione delle scrivanie. Se lo spazio per lavorare in ufficio è limitato, i dipendenti possono prenotare uno spazio di lavoro prima di entrare. Tieni presente che potresti esaurire lo spazio in un dato giorno, quindi i membri del team che desiderano entrare potrebbero non essere in grado di farlo.

• Orario flessibile: questo modello consente ai membri del team di scegliere i propri orari. Ad esempio, nei giorni di lavoro da casa i membri del team potrebbero lavorare dalle 8:00 alle 12:00, sbrigare commissioni e poi accedere di nuovo dalle 15:00 alle 19:00. Puoi anche combinare l’orario flessibile con orari di lavoro flessibili o orari di gruppo per offrire ancora più flessibilità ai tuoi dipendenti. 

Vantaggi dei programmi di lavoro ibridi

C’è un motivo se gli orari di lavoro ibridi sono in aumento. Se applicati correttamente, massimizzano i vantaggi del lavoro da remoto e in ufficio. Ecco come: 

Aumenta la flessibilità e la soddisfazione dei dipendenti

La maggior parte degli operatori della conoscenza concorda sul fatto che il divario tra Home e Office non è un aut-aut, ma un e-e. I dipendenti preferiscono la flessibilità di un ambiente di lavoro ibrido perché li aiuta a conciliare il lavoro con la loro vita personale. Dal momento che i dipendenti non devono spostarsi ogni giorno, hanno più tempo e flessibilità per gli impegni personali e familiari. D'altra parte, il tuo team può comunque trarre vantaggio dalla collaborazione di persona quando è in ufficio. Questa è la ricetta definitiva per la soddisfazione dei dipendenti: i lavoratori possono condurre una vita personale appagante e sentirsi comunque connessi e coinvolti sul lavoro. 

I dipendenti ibridi tendono a superare i colleghi che lavorano solo in ufficio e sono molto più felici. Il motivo è che la flessibilità è un enorme vantaggio per loro: possono svolgere attività che apprezzano davvero e allo stesso tempo ottenere risultati migliori sul lavoro.”

Bilanciare il tempo di concentrazione e la collaborazione

La nostra ricerca mostra che i lavoratori svolgono meglio il lavoro qualificato da Home, dove possono concentrarsi meglio. D'altra parte, i dipendenti preferiscono lavorare in ufficio per attività collaborative come strategia e pianificazione, onboarding, riunioni 1:1, formazione e sviluppo. Un programma di lavoro ibrido ben fatto offre entrambi questi vantaggi: i membri del team possono lavorare da Home per massimizzare la loro concentrazione durante le attività qualificate, quindi entrare in ufficio per il lavoro interpersonale. 

Riduci i costi

Alcuni tipi di orari di lavoro ibridi possono aiutarti a risparmiare denaro. Se i dipendenti sono meno in ufficio, potresti essere in grado di ridurre le dimensioni e i costi generali per gli spazi e i materiali dell’ufficio. Tuttavia, questo dipende dal tipo di orario ibrido che utilizzi. Se diversi team entrano in ufficio in giorni diversi, non avrai bisogno di tanto spazio sulla scrivania. Ma se tutti i dipendenti della tua azienda devono venire in ufficio in giorni specifici, avrai comunque bisogno di una scrivania per tutti. 

Best practice per il lavoro ibrido

Il lavoro ibrido può aumentare la soddisfazione e la produttività del tuo team, ma devi farlo nel modo giusto. Se la tua azienda adotta il lavoro ibrido, ecco su cosa concentrarti per ottenere il massimo dal tempo del tuo team, sia insieme che separatamente.

Coordina il tempo in ufficio

Il lavoro ibrido è più efficace quando i dipendenti possono ancora collaborare di persona. In questo modo, il tuo team ottiene il meglio da entrambi gli ambienti: la concentrazione senza distrazioni del lavoro da remoto e il coinvolgimento e la connessione interpersonale del lavoro in ufficio. Tuttavia, questo equilibrio richiede un certo coordinamento. 

La soluzione? Sincronizzare il tempo in ufficio. Invece di lasciare che le persone scelgano la propria posizione ogni giorno, imposta un orario comune con il tuo team per assicurarti che tutti siano in ufficio negli stessi giorni. Prima di definire il programma, invia un sondaggio per raccogliere informazioni sui giorni in cui i membri del team preferiscono lavorare in ufficio o da remoto. Quindi, usa tali informazioni per creare un programma ibrido che si adatti alle esigenze specifiche del tuo team. 

Promuovi le connessioni personali

La nostra ricerca mostra che il 41% dei lavoratori si sente più isolato quando lavora da remoto, quindi quando lavori da Home per una parte del tempo, la connessione di persona è molto più preziosa. Ciò significa che oltre a sincronizzare il tempo del tuo team in ufficio, è anche importante sfruttare al meglio il tempo trascorso insieme. 

Ecco come incoraggiare le connessioni personali in un luogo di lavoro ibrido: 

• Riserva del tempo per la collaborazione di persona. Ottieni il massimo dal tempo trascorso insieme: pianifica riunioni 1:1 e sessioni di brainstorming nei giorni in cui il tuo team è in ufficio.

• Riserva del tempo per creare legami di persona. Quando tutti sono in ufficio, organizza pranzi, pause caffè, happy hour e altri eventi per il team. 

• Non trascurare le connessioni virtuali. Inserisci domande per rompere il ghiaccio nell'ordine del giorno della riunione, per incoraggiare i membri del team ad aprirsi durante le videoconferenze. 

Crea una cultura della trasparenza e della fiducia

Gli orari ibridi consentono al tuo team di lavorare in base alla propria produttività, ma significano anche che non vedrai i colleghi di persona ogni giorno. Quando sei fisicamente distante, la trasparenza e la fiducia sono essenziali per aiutare il tuo team a rimanere connesso. Devi sapere a cosa stanno lavorando i membri del tuo team e come comunicare con loro, ma devi anche fidarti che tutti stiano lavorando, anche se non puoi vederli farlo. 

Ecco alcuni modi per promuovere la trasparenza e la fiducia nel tuo team: 

• Rendi pubblico il tuo calendario e blocca il tempo per la concentrazione e gli appuntamenti personali. In questo modo, il tuo team saprà quando sarai più lento a rispondere. Inoltre, la condivisione del calendario impedisce alle persone di pianificare riunioni quando non sei disponibile. 

• Condividi le tue preferenze di comunicazione con il tuo team e fai sapere loro quando rispondi ai messaggi. Per esempio, fai sapere al tuo team se preferisci le email ai messaggi Slack e definisci le aspettative, spiegando che potresti non rispondere subito se stai cercando di concentrarti. Puoi anche impostare gli stati nel tuo calendario o nelle app di messaggistica come Slack per indicare quando sei concentrato o non disponibile per chattare. 

• Imposta (e comunica) orari di inizio e fine chiari per la tua giornata lavorativa. Stabilire questi limiti è particolarmente importante se sei un manager, perché incoraggia i lavoratori a disconnettersi completamente quando sono fuori orario. Quando i membri del team sanno quando devono lavorare, è meno probabile che soffrano di burnout e sovraccarico di lavoro. 

• Evita il micromanaging. In qualità di manager, è importante fidarsi del fatto che il tuo team stia facendo del suo meglio, anche se non puoi vederlo di persona. Una volta definite le linee guida per il tuo orario di lavoro ibrido, fidati del tuo team e non controllare come e dove sta lavorando. Questo approccio non invasivo può essere difficile, ma è supportato dai dati: le persone che lavorano in aziende in cui la fiducia è alta riportano il 74% di stress in meno, il 50% di produttività in più e il 76% di coinvolgimento in più rispetto ai dipendenti di aziende in cui la fiducia è bassa. 

Concedi tempo per concentrarsi

Secondo la nostra ricerca, il 21% degli operatori della conoscenza afferma che lavorare da remoto aumenterebbe la loro concentrazione. Ma per ottenere il massimo dalle giornate di lavoro da remoto, i dipendenti hanno bisogno di una pausa dalle notifiche e dalle riunioni che sottraggono concentrazione. Ogni settimana i lavoratori perdono quasi tre ore in riunioni non necessarie e ogni giorno vengono bombardati con 32 email. È un sacco di tempo perso. 

Ecco come fermare il rumore e dare la priorità alla concentrazione del tuo team: 

• Stabilisci un “giorno senza riunioni” ogni settimana per dare alle persone il tempo di trovare uno stato di flusso nel loro lavoro. Questo dovrebbe essere un giorno in cui i dipendenti possono lavorare da Home, se lo desiderano. 

• Definisci cosa dovrebbe costituire una riunione e quando puoi semplicemente inviare un'email o un altro modulo di comunicazione asincrona. E ricorda, non tutte le riunioni devono durare 30 minuti o un’ora. A volte, basta un aggiornamento di 15 minuti. 

• Normalizza i tempi di risposta più lunghi. Il 50% dei manager e il 42% dei singoli collaboratori ritiene di dover rispondere immediatamente alle notifiche. Ma controllare costantemente le notifiche riduce la concentrazione, poiché possono essere necessari fino a 20 minuti per riprendere il ritmo dopo un’interruzione. In qualità di manager, puoi definire aspettative più realistiche sui tempi di risposta e consentire al tuo team di disattivare le notifiche quando necessario.

Usa gli strumenti giusti per il lavoro ibrido

Poiché gli orari ibridi combinano il lavoro in presenza con quello da remoto, è necessario uno strumento in grado di tenere il passo mentre i dipendenti passano dall’ufficio a casa e viceversa. Le riunioni e le email possono funzionare quando si è in presenza, ma le cose si complicano quando è necessario coordinare i progetti a distanza.  Fortunatamente, un software di gestione del lavoro può aiutarti a collaborare tra diversi fusi orari, team e uffici. Lo strumento giusto può aiutarti a organizzare il lavoro in un'unica posizione centralizzata e a tenere tutti aggiornati su chi sta facendo cosa e sulle tempistiche. In questo modo, non è necessario che tutti siano presenti in una stanza per sapere cosa sta succedendo: il tuo team può lavorare da qualsiasi luogo senza perdere il ritmo. 

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