39 termini di gestione dei progetti da conoscere

Che tu stia muovendo i primi passi nel project management o che tu stia cercando un aggiornamento sui termini chiave, abbiamo compilato un elenco di termini comuni che potresti incontrare durante la gestione di un progetto.

Man mano che acquisisci familiarità con questi termini, vedrai che condividere un linguaggio comune con i membri del tuo team può aiutare il tuo progetto a progredire più agevolmente. Il tuo team sarà più organizzato, avrà un'idea più chiara di ciò che deve essere fatto e disporrà di una roadmap più chiara su come raggiungere gli obiettivi.

Termini di base della gestione dei progetti

La gestione dei progetti può coprire una vasta gamma di argomenti, ma ecco alcuni termini comuni a questo ambito, indipendentemente dal settore in cui operi: 

1. Software di gestione dei progetti 

Il software di gestione dei progetti è il tipo specifico di software utilizzato per gestire un progetto. Alcuni project manager utilizzano software di gestione dei progetti specifici nel loro processo di gestione dei progetti, come Asana, mentre altri utilizzano software più generici per la pianificazione, come Excel. Sebbene l’utilizzo di un software di gestione dei progetti non sia necessario quando si gestisce un progetto, può aiutare il team ad allinearsi per essere più efficiente, risparmiando tempo, organizzando le risorse e monitorando i traguardi man mano che il progetto avanza.

2. Project manager

Un project manager è la persona che garantisce che un progetto proceda senza intoppi dall'inizio alla fine. Un progetto può avere un project manager dedicato, anche se in alcuni casi la persona che svolge il ruolo di project manager può avere un titolo completamente diverso. Il project manager è responsabile di ogni fase del progetto, dall’ideazione al completamento, nonché dei flussi di lavoro chiave durante l’intero processo.

3. Stakeholder

Gli stakeholder di un progetto sono quelle persone che possono influenzare il progetto a cui stai lavorando o che possono esserne influenzate. Potrebbe trattarsi del team che ci lavora direttamente, di team terziari che devono imparare un nuovo processo o dell’amministratore delegato dell’azienda, che deve garantire che l’azienda continui a funzionare senza intoppi.

4. Deliverable

I deliverable sono il prodotto o i prodotti che ti aspetti di ottenere alla fine del progetto. I deliverable possono essere una vasta gamma di risorse, sia rivolte internamente ai membri del team, sia rivolte esternamente ai clienti. Alcuni esempi di risultati finali includono un prodotto completamente nuovo, una presentazione di vendita, un aumento del traffico o un aggiornamento delle funzionalità. 

5. Cronologia di progetto 

La cronologia di progetto è uno strumento di project management che ti aiuta a visualizzare come si incastrano le parti del tuo piano. Una cronologia di progetto può aiutarti a elencare dipendenze specifiche durante il processo di pianificazione del progetto.

6. Dipendenze

Le dipendenze sono attività che dipendono dal completamento di altre attività prima di poter essere eseguite. Un buon esempio potrebbe essere la revisione legale. Alcune attività, come la presentazione di una presentazione di vendita, non possono progredire ulteriormente fino a quando non ottengono le approvazioni dal team legale. Ciò significa che l'attività di presentazione delle vendite dipende dalle approvazioni del team legale. 

7. Diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è un tipo di gestione visiva dei progetti che mostra un progetto sotto forma di cronologia. È un modo semplice per monitorare il ciclo di vita di un progetto e stimare le date di fine per determinate attività del progetto.

I diagrammi di Gantt consentono ai project manager di vedere facilmente quali attività devono essere svolte, chi se ne occupa e quando. Le attività sono rappresentate da una barra orizzontale che indica il tempo necessario per completare l'iniziativa.

8. Gestione delle risorse

La gestione delle risorse è il processo di pianificazione e programmazione delle risorse che è necessario utilizzare per un determinato progetto. Questo processo è diverso dall'allocazione delle risorse, perché stai pianificando attivamente dove e quando utilizzare le risorse che hai preventivato per un progetto.

Termini di pianificazione della gestione dei progetti

Durante il processo di pianificazione del progetto, ti imbatterai in una varietà di termini. Ecco i più importanti da conoscere:

9. Budget del progetto

Il budget di progetto è la quantità di risorse che puoi utilizzare per uno specifico progetto. Il budget di un progetto può essere impostato in ore, come nel mondo delle agenzie, o in euro. 

10. Piano di progetto

Un piano di progetto (o piano di gestione del progetto) è una mappa dettagliata di tutti gli elementi di cui il tuo team ha bisogno per raggiungere gli obiettivi del progetto. I piani di progetto sono importanti perché preparano il terreno per un intero progetto. Questo piano di gestione del progetto fornisce indicazioni a ogni singola persona che lavora nel team per aiutare a mantenere la responsabilità. Il piano di progetto è la principale fonte di riferimento per ogni membro del team coinvolto. In caso di domande, il piano di progetto è la fonte di riferimento per le informazioni.

11. Obiettivi del progetto 

Un obiettivo di progetto è ciò che ti proponi di raggiungere entro la fine di un progetto specifico. È il motivo principale per cui un progetto viene realizzato. Un obiettivo di progetto potrebbe essere una risorsa tangibile finita, come un nuovo prodotto, oppure potrebbe essere un obiettivo specifico che si desidera raggiungere, come aumentare i follower sui social media del 300%. 

12. Indicatori chiave di prestazione (KPI)

Un indicatore chiave di prestazione (KPI) è una metrica che mostra come il tuo team procede verso il raggiungimento di un obiettivo specifico o degli obiettivi di un progetto. 

I KPI sono un modo semplice per monitorare le prestazioni del progetto. Un professionista dell’email marketing potrebbe avere l’obiettivo di aumentare i tassi di apertura delle email, e il KPI che monitora sarebbe la percentuale media di tassi di apertura di tutte le email di marketing inviate in quel trimestre. 

13. Ambito del progetto 

L’ambito del progetto identifica chiaramente gli obiettivi, le scadenze e i risultati finali che un progetto deve completare in un determinato periodo di tempo. Definire in anticipo l’ambito del progetto può aiutare i membri del team a gestire individualmente il proprio tempo e gli stakeholder sapranno quando aspettarsi cambiamenti durante l’avanzamento del progetto. 

14. Slittamento del progetto

Lo slittamento del progetto si verifica quando le attività e i risultati finali di un progetto iniziano a superare l’ambito del progetto assegnato da un project manager. Sebbene lo slittamento del progetto non sia intrinsecamente negativo, può modificare drasticamente il tempo necessario per completare un progetto se non viene monitorato e gestito con attenzione. 

15. Business case

Un business case è un tipo di documento che evidenzia i vantaggi che la tua azienda otterrebbe se appoggiasse un’iniziativa aziendale specifica. Per esempio, potresti creare un business case per aumentare il personale del tuo team o per scegliere un nuovo software di gestione del lavoro.

16. Project charter 

Un project charter è un documento che evidenzia gli obiettivi chiave, l'ambito e le principali responsabilità del progetto. I project charter sono un modo per gli stakeholder chiave di ottenere una panoramica di alto livello del lavoro che verrà svolto prima di approvare il progetto. I project charter sono spesso utilizzati per convincere gli stakeholder chiave ad approvare un progetto.

17. Riunione di avvio

Una riunione di avvio è un'opportunità per riunirsi con tutti gli stakeholder di un progetto specifico, per assicurarsi che tutti siano allineati sul piano di progetto. Consente ai membri del team di porre domande e garantisce che tutti coloro che hanno un interesse nel progetto abbiano l'opportunità di esprimere le proprie opinioni. 

18. Assegnazione delle risorse

L'allocazione delle risorse è il processo di identificazione esatta di quante risorse puoi utilizzare per un determinato progetto. Una risorsa può essere:

• Tempo

• Budget

• membri del team

• attrezzature

• Software

19. Piano di emergenza

Un piano di emergenza è un piano messo in atto nel caso in cui il tuo piano originale non vada a buon fine. Un piano di emergenza è un piano B preimpostato nella gestione dei progetti. I piani di emergenza vengono spesso utilizzati per progetti e iniziative più grandi e complessi, per garantire che tutto proceda senza intoppi, anche se si verifica un piccolo intoppo nel processo di esecuzione. 

Termini della metodologia di project management

Il processo di gestione dei progetti può variare a seconda del settore in cui ti trovi o delle dimensioni del tuo team. Nessun progetto è uguale all’altro, motivo per cui esistono diversi tipi di processi di gestione dei progetti. Le metodologie di gestione dei progetti più comuni includono:

20. Agile

La metodologia Agile è un modulo iterativo di gestione dei progetti. I team di sviluppo software spesso utilizzano la metodologia Agile, poiché le esigenze dei loro progetti possono cambiare molto rapidamente. Invece di lavorare su una grande quantità di attività, la metodologia Agile si concentra su incrementi più piccoli, in modo che il lavoro possa passare rapidamente a una strategia diversa, se necessario. Ciò garantisce che le modifiche apportate al prodotto siano incentrate su ciò che è meglio per l’utente finale.

21. Modello Waterfall

La gestione dei progetti in cascata è un modulo lineare di gestione dei progetti in cui ogni fase del progetto dipende da quella precedente. Il modello a cascata spesso comporta una grande quantità di pianificazione prima dell'inizio dell'esecuzione, per garantire che tutte le dipendenze vengano prese in considerazione. Il modello waterfall viene spesso visualizzato in un diagramma di Gantt.

22. Kanban 

Kanban è una forma di gestione visiva dei progetti spesso rappresentata da Bacheche Kanban. Le attività vengono visualizzate in una bacheca di progetto organizzata per colonne, dove ogni attività è una “scheda” nella colonna appropriata. Le colonne spesso rappresentano una fase del lavoro e le schede vengono “tirate” da un backlog man mano che avanzano nella fase successiva del processo. 

23. Scrum

Scrum è un sottoinsieme della metodologia Agile in cui i team imparano dalle esperienze passate per influenzare sulle fasi successive del loro progetto. In un team Scrum, c’è un individuo, noto come Scrum master, che aiuta a guidare i team attraverso ciascuna delle fasi di Scrum. 

La metodologia Scrum prevede quattro fasi comuni:

• Pianificazione

• Esecuzione

• Revisione

• Retrospettiva

24. Processo iterativo

Nella gestione dei progetti, un processo iterativo è un processo che cambia continuamente man mano che il progetto avanza. Spesso organizzati in periodi di tempo o sprint specifici, i processi iterativi prevedono periodi di riflessione per guardare indietro a ciò che è stato fatto e vedere cosa può essere cambiato per la prossima iterazione.

25. Gestione del portfolio (GPP)

La gestione del portfolio di progetti (GPP) è il processo di creazione di un portfolio centralizzato di molti progetti diversi. Ciò consente di ottenere maggiori approfondimenti su diversi progetti, in modo da poter vedere come il lavoro quotidiano del team si collega agli obiettivi aziendali.

26. Gestione del valore realizzato

La gestione del valore realizzato consente ai project manager di monitorare il lavoro completato rispetto al piano di progetto previsto. Puoi calcolare il valore realizzato moltiplicando la percentuale di completamento di un progetto per il costo totale del budget del progetto. Questo processo può aiutarti a monitorare il budget e la cronologia del tuo progetto.

27. Progetti in ambienti controllati (PRINCE2)

PRINCE2 è una metodologia di gestione dei progetti basata sui processi, che si concentra sulla struttura del team di gestione del progetto e sulla giustificazione aziendale del progetto. 

Il processo PRINCE2 prevede sette fasi principali:

1. Avvio del progetto

2. Avvio del progetto

3. Direzione del progetto

4. Controllo delle fasi

5. Gestione della consegna dei prodotti

6. Gestire i limiti di fase

7. Concludere il progetto

Acronimi comuni di gestione dei progetti da conoscere

Quando ti immergi nella gestione dei progetti, ti imbatti in una serie di acronimi, tra cui: 

28. Project Management Professional (PMP)

Un Project Management Professional (PMP) è chiunque lavori nel settore della gestione dei progetti. Non è necessario avere il titolo di project manager per essere considerati professionisti della gestione dei progetti.

29. Project Management Institute (PMI)

Il Project Management Institute è un’organizzazione professionale dedicata esclusivamente alla gestione dei progetti. Il Project Management Institute offre certificazioni e corsi a coloro che sono interessati a perseguire una carriera nella gestione dei progetti. 

30. Project Management Body of Knowledge (PMBOK®)

Il Project Management Body of Knowledge è un insieme di terminologia e linee guida standard stabilite dal Project Management Institute. La Guida PMBOK® tratta metodologie di gestione dei progetti come il metodo del percorso critico (CPM) e la struttura di scomposizione del lavoro (WBS). 

31. Certified Associate in Project Management (CAPM)

Il titolo CAPM è una certificazione che puoi ricevere dal Project Management Institute. È una certificazione di livello base progettata per chi ha meno esperienza lavorativa.

32. Dichiarazione di lavoro (SOW)

Una dichiarazione di lavoro è un documento formale che descrive i requisiti specifici del progetto. Delinea chiaramente le attività, i risultati finali e la pianificazione del progetto. Viene spesso utilizzato quando un’agenzia o un appaltatore fornisce lavoro a un cliente, per assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda in merito al lavoro da svolgere.

33. Gestione dei processi aziendali

La gestione dei processi aziendali consiste nell’utilizzare vari metodi per migliorare, ottimizzare e automatizzare i processi aziendali. Questo termine copre un’ampia gamma di strategie diverse, ma è più comunemente utilizzato quando si semplificano o si automatizzano i flussi di lavoro. 

34. Metodo del percorso critico (CPM)

Il metodo del percorso critico è uno strumento di modellazione della gestione dei progetti. Il project manager elenca tutto il lavoro del progetto che deve essere completato, il tempo stimato e le dipendenze di ciascuna di queste attività. Quindi si misura il progetto dall'inizio alla fine per vedere l'intero processo del progetto in un'unica grande cronologia. 

35. Tecnica di valutazione e revisione dei programmi (PERT)

La tecnica di revisione della valutazione del programma viene utilizzata per identificare e calcolare il tempo necessario per completare un’attività specifica. Un grafico PERT è un diagramma di flusso che rappresenta i passaggi che devono essere completati nella sequenza necessaria in combinazione con i requisiti di tempo. Quando un grafico PERT non è disponibile, viene utilizzato un diagramma di Gantt. 

36. Struttura di scomposizione del lavoro (WBS)

Una struttura di scomposizione del lavoro (WBS) è una rappresentazione sintetica del piano di progetto, organizzata in livelli gerarchici. Questo significa che contiene gli elementi chiave di un piano di progetto, come obiettivi, deliverable, cronologie e stakeholder chiave. I project manager utilizzano le strutture di scomposizione del lavoro per visualizzare i progetti e le dipendenze relative ai risultati finali. 

37. Analisi SWOT

L’analisi SWOT è uno strumento decisionale che può aiutarti a identificare gli aspetti chiave del tuo progetto. SWOT è un acronimo che sta per:

• Punti di forza

• Punti di debolezza

• Opportunità

• Threats (Minacce)

38. RACI

Un grafico RACI è un modo per identificare i ruoli dei team nel tuo progetto e le responsabilità per qualsiasi attività, traguardo o deliverable di progetto. I grafici RACI sono anche comunemente noti come matrice di responsabilità. RACI è l'acronimo di:

• Responsabile (R)

• Responsabile dell'approvazione (RDA)

• Persona consultata (PC)

• Persona informata (PI)

39. Obiettivi SMART

SMART è un acronimo utilizzato per aiutare a definire obiettivi chiari e raggiungibili. SMART sta per:

• Specific (specifico)

• Measurable (misurabile)

• Achievable (Raggiungibile)

• Realistic (realistici)

• Time-bound (Con scadenza)

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