Analisis biaya manfaat

[ProdMengambil keputusan itu sulit. Terutama saat Anda dihadapkan pada keputusan yang lebih besar dan berdampak lebih tinggi, Anda dapat dengan mudah terlalu banyak berpikir dan meragukan diri sendiri. Untungnya, alat dan kerangka kerja seperti analisis biaya manfaat dapat membantu. 

Analisis biaya-manfaat (CBA) digital mirip dengan daftar pro dan kontra, di mana Anda menguraikan semua manfaat yang diproyeksikan dari peluncuran proyek, ide, atau strategi baru, dibandingkan dengan biayanya. Namun, tidak seperti lembaran kertas, Anda dapat membuat templat analisis biaya manfaat sekali, lalu menggunakan kembali dan menyesuaikannya untuk setiap keputusan baru—menghemat banyak waktu Anda. 

Apa itu templat analisis biaya manfaat?

Templat analisis biaya manfaat adalah alat pengambilan keputusan untuk perencanaan proyek guna membantu Anda memutuskan apakah harus melanjutkan proyek atau tidak. Templat ini membantu Anda memvisualisasikan total biaya jika Anda melanjutkan proyek (termasuk biaya tak terduga), dibandingkan dengan total manfaat.

Templat analisis biaya manfaat Anda adalah lembaran kosong untuk setiap ide proyek baru. Dengan templat ini, Anda dapat menentukan kelayakan proyek dan memutuskan apakah proyek tersebut layak untuk dikejar. Dengan menggunakan templat, Anda tidak perlu lagi membuat analisis dari awal setiap saat dan dapat memilih tindakan terbaik berdasarkan perhitungan sederhana.

Alasan pentingnya menggunakan templat analisis biaya manfaat

Anda tidak perlu menggunakan templat untuk setiap proyek baru. Untuk mendapatkan hasil maksimal, jalankan CBA:

• Saat Anda melakukan curah pendapat untuk produk, fitur, atau strategi baru.

• Untuk keputusan bisnis berdampak tinggi yang terkait dengan OKR dan KPI Anda.

• Saat Anda memiliki sumber daya atau alur kas terbatas, dan tidak yakin hal yang harus diprioritaskan.

Cara membuat templat analisis biaya manfaat

Dalam templat, Anda memerlukan ruang untuk menghitung biaya, manfaat, dan risiko guna menentukan total nilai moneter proyek. Pastikan Anda memperhatikan manfaat dan biaya tidak berwujud yang dapat memengaruhi bottom line, seperti tagihan pemanasan kantor di musim dingin. 

Untuk menyederhanakan CBA, buat templat dengan perangkat lunak manajemen proyek. Ini dapat membantu Anda:

• Menyimpan templat dan membuatnya dapat diakses semua pemangku kepentingan.

• Mengategorikan setiap aset sebagai biaya atau manfaat tidak langsung atau langsung.

• Menetapkan nilai untuk setiap item (termasuk biaya tidak berwujud).

• Secara otomatis menghitung titik impas dan rasio biaya untuk setiap analisis.

• Melacak progres analisis biaya-manfaat Anda selama jangka waktu tertentu.

Input vs. output

Dalam analisis biaya manfaat: input = biaya dan output = manfaat.

Untuk templat Anda, buat bagian untuk input dan output. Untuk mendapatkan biaya total proyek, pertimbangkan biaya dan manfaat tidak langsung dan langsung untuk proyek Anda, serta risikonya. Misalnya, jika Anda mengembangkan program perangkat lunak baru, Anda akan menambahkan item fisik yang dibutuhkan untuk perangkat lunak (komputer dan tim) serta potensi biaya, seperti peningkatan biaya WiFi.

Contoh input lainnya:

• Gaji untuk anggota tim baru

• Pelatihan atau perangkat lunak berbayar

• Biaya manufaktur

Contoh output lainnya:

• Peningkatan produksi sebesar 10%

• Kepuasan pelanggan yang lebih tinggi

• Pertumbuhan pendapatan

Anda mungkin memperhatikan bahwa beberapa biaya dan manfaat Anda bersifat non-moneter. Jika ini masalahnya, lakukan yang terbaik untuk menetapkan jumlah dolar. Misalnya, kepuasan pelanggan yang lebih tinggi terkait dengan penjualan yang lebih tinggi. Dengan mengetahui hal ini, coba proyeksikan seberapa besar penjualan akan meningkat selama periode waktu tertentu jika Anda dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dengan proyek baru Anda.

Kapan Anda harus menggunakan templat analisis biaya manfaat?

Setelah dibuat, Anda dapat menggunakan templat analisis biaya manfaat sederhana kapan saja Anda perlu menjalankan CBA. Namun, waktu terbaik untuk menjalankannya adalah:

• Sebelum siklus proyek dimulai. 

• Untuk membuat deskripsi yang berorientasi pada pelanggan tentang tingkatan produk atau layanan Anda (yaitu, paket harga yang Anda cantumkan di situs web atau materi pemasaran).

• Untuk melihat apakah Anda memiliki sumber daya yang tersedia untuk proyek.

• Saat Anda perlu menunjukkan laba atas investasi Anda.

Fitur terintegrasi

• Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim Anda.

• Gol. Gol di Asana terhubung langsung dengan pekerjaan yang Anda lakukan untuk mencapainya sehingga memudahkan anggota tim untuk melihat hal yang perlu diraih. Gol kita kerap terpisah dari pekerjaan yang dilakukan untuk mencapainya. Dengan menghubungkan gol tim dan gol perusahaan dengan pekerjaan yang menyokongnya, anggota tim memiliki wawasan real-time dan kejelasan tentang cara pekerjaannya secara langsung berkontribusi pada kesuksesan tim dan perusahaan. Hasilnya, anggota tim dapat mengambil keputusan yang lebih baik. Jika perlu, mereka dapat mengidentifikasi proyek yang mendukung strategi perusahaan dan memprioritaskan pekerjaan yang memberikan hasil yang terukur.

• Automasi. Otomatiskan pekerjaan manual agar tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengerjakan pekerjaan remeh dan lebih banyak waktu untuk tugas yang sesuai dengan peran mereka. Di Asana, aturan berjalan berdasarkan pemicu dan tindakan—pada dasarnya, "ketika X terjadi, lakukan Y." Gunakan Aturan untuk otomatis memberikan pekerjaan, menyesuaikan tenggat, mengatur Bidang kustom, memberi tahu pemangku kepentingan, dan banyak lagi. Mulai dari automasi ad hoc hingga seluruh alur kerja, Aturan memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk pekerjaan terampil dan strategis.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan Bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda.

Aplikasi yang direkomendasikan

• Microsoft Teams. Dengan integrasi Microsoft Teams + Asana, Anda dapat mencari dan membagikan informasi yang diperlukan tanpa keluar dari Teams. Hubungkan percakapan Tim ke item yang dapat ditindaklanjuti di Asana dengan mudah. Selain itu, buat, berikan, dan lihat tugas selama Rapat Tim tanpa harus beralih ke browser Anda.

• Salesforce. Hilangkan kemacetan dengan memberdayakan tim penjualan, kesuksesan pelanggan, dan layanan untuk berkomunikasi langsung dengan tim dukungan mereka di Asana. Bagikan lampiran dan buat Tugas yang dapat ditindaklanjuti dan dilacak untuk kebutuhan pra-penjualan. Dengan Service Cloud, hubungkan tim implementasi dan layanan dengan tim pendukung di Asana untuk menghadirkan pengalaman luar biasa bagi pelanggan.

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack.

• Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

Pertanyaan Umum