Bagi kami, inilah yang membuat kami tetap terhubung. Ini memberi kami gambaran yang jelas tentang hal yang terjadi, dan memungkinkan kami untuk tumbuh, memungkinkan kami untuk mengendalikan. Satu orang sekarang mengerjakan 600 faktur, sedangkan sebelumnya 2–3 orang mengerjakan 200–300 faktur. Kami hanya membutuhkan satu pegawai, dan kami tidak hanya dapat melakukannya dengan lebih baik, tetapi sekarang kami melakukan lebih banyak hal.

Peter Cheok, Direktur Utama

Asana untuk Operasi

Mengoordinasikan layanan kompleks sesuai kebutuhan

Tim operasi OneO2Plants mengoordinasikan proyek kompleks yang melibatkan banyak pemangku kepentingan, yang mencakup kontrak sewa tanaman, jadwal pemeliharaan, instalasi lanskap, tanaman hijau untuk acara, dan pengelolaan vendor untuk klien perusahaan, perhotelan, dan ritel di Singapura. Tim ini mengelola kontrak layanan berulang, instalasi berbasis proyek, dan pengadaan dari 600+ vendor bulanan, termasuk UKM dan pemasok luar negeri. Pekerjaan mereka berdampak langsung pada kepuasan pelanggan, kualitas layanan, dan margin bisnis, khususnya untuk keterlibatan berprofil tinggi seperti kemitraan F1 Singapore Grand Prix.

Untuk menyederhanakan pelaksanaan dan meningkatkan koordinasi, OneO2Plants memusatkan operasi di Asana. Tim kini mengelola proyek bersamaan, Alur Kerja vendor, dan penyampaian layanan berulang di satu tempat, dengan kepemilikan yang jelas dan visibilitas real-time di semua pekerjaan.

Pengelolaan proyek terpusat meningkatkan visibilitas dan koordinasi

• Proyek lanskap lintas fungsi dikelola di Asana mulai dari konsultasi awal hingga pemasangan dan pemeliharaan berkelanjutan, menciptakan tampilan yang jelas dan menyeluruh dari setiap keterlibatan.

• Linimasa, dependensi, dan hasil akhir dapat dilihat oleh semua pemangku kepentingan, sehingga meningkatkan koordinasi di seluruh tim

• Dengan semua pekerjaan dicatat di satu tempat, Asana berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal untuk operasi, yang memungkinkan kepemimpinan untuk mempertahankan kontrol dan visibilitas seiring dengan perkembangan bisnis. 

Penerimaan terstruktur menggantikan koordinasi ad hoc

• Formulir Asana menstandarkan cara permintaan dikirimkan di seluruh tim, dengan menyertakan konteks yang tepat sejak awal sehingga pekerjaan dapat bergerak lebih cepat dan lebih konsisten.

• Formulir yang terkirim secara otomatis mengarahkan tugas ke pemilik yang tepat melalui Alur Kerja berbasis aturan, sehingga menghilangkan serah terima manual.

• Semua dokumentasi berada di satu tempat, sehingga lebih mudah untuk memvalidasi, meninjau, dan menyetujui permintaan, sekalipun volumenya meningkat.

Menskalakan kapasitas tanpa menambahkan jumlah pegawai

• Alokasi tenaga kerja di seluruh proyek, kontrak pemeliharaan, dan instalasi yang berjalan bersamaan dikelola secara terpusat di Asana, memberikan visibilitas real-time untuk merencanakan dan beradaptasi.

• Visibilitas tingkat portofolio memudahkan perencanaan proaktif seputar puncak musiman dan memastikan sumber daya yang tepat tersedia pada waktu yang tepat.

• Dengan semua pekerjaan dikumpulkan dan ditugaskan di Asana, manajer dapat menyeimbangkan kembali beban kerja, mengidentifikasi kemacetan lebih awal, dan mempertahankan kualitas layanan tanpa perlu merekrut secara reaktif.