Amel Rechid adalah Manajer Hukum di Leroy Merlin Prancis. Dia bertanggung jawab atas kontrak yang berkaitan dengan pembelian dan rantai pasokan, yang memasok 144 toko dan mengirimkan ke 600 juta pelanggan online. “Pertumbuhan kami berarti proyek internal kami menjadi lebih kompleks. Jadi, kami mulai mempertimbangkan untuk mencari alat manajemen proyek yang dapat menambahkan struktur pada pekerjaan kami,” jelasnya. “Kami tahu Bagian lain di Leroy Merlin menggunakan Asana dan memutuskan untuk mencobanya sendiri. Dengan mengambil pendekatan uji coba dan belajar, kami berpikir, 'mari kita masukkan semua proyek kita dan lihat cara kerjanya'. Sungguh luar biasa merasakan betapa mudahnya Asana digunakan dan visibilitas yang diberikan Asana untuk pekerjaan sehari-hari kami.”

Memastikan pengawasan dan kolaborasi lintas fungsi 

Sebelum menerapkan Asana, bagian hukum mengandalkan alat dasar, seperti email dan spreadsheet, yang berdampak negatif pada kinerja tim. “Setiap pengacara akan memperbarui 3-4 spreadsheet untuk proyek mereka, serta spreadsheet dari pelanggan internal kami di bidang pemasaran, rantai pasokan, TI, dan layanan. Hal ini membuat manajemen proyek menjadi proses yang sangat memakan waktu,” kata Amel. “ Lalu ada notulen rapat, kontrak, dan dokumentasi pendukung - bisa memakan waktu hingga 3 jam untuk menemukan informasi yang kami perlukan.

“Selain itu, karena pelaporan adalah proses manual, sangat sulit untuk mendapatkan tampilan keseluruhan pekerjaan kami. Kami tidak memiliki automasi dan visualisasi data, yang menyulitkan kami untuk melacak dan mengukur aktivitas kami. Dan kami tidak memiliki cara untuk memanfaatkan pengetahuan pegawai setelah mereka keluar dari perusahaan.”

Kolaborasi cerdas melalui Asana

Sebagai fungsi pusat, tim hukum berkolaborasi dengan bagian bisnis lainnya di dalam Leroy Merlin. Menurut Indeks Anatomi Kerja, ketika Business menerapkan 'kolaborasi cerdas', itu adalah pembeda utama antara kesuksesan dan kegagalan. Tim dilengkapi untuk melakukan pekerjaan mereka secara lebih efektif, yang memungkinkan perusahaan mencapai golnya lebih cepat dengan meningkatkan pendapatan, mengatasi tantangan, dan memenuhi kebutuhan pelanggan.  

“Kami tahu jika kami menemukan cara untuk berbagi informasi tentang proyek kami secara efektif, kami dapat memanfaatkannya untuk menjadi lebih produktif,” kata Amel. “Asana membantu kami memformalkan proses kerja kami dan membantu pelanggan internal kami menyadari nilai bekerja dengan tim hukum.”

Fokus yang tajam menciptakan lebih banyak waktu untuk pekerjaan strategis

Leroy Merlin cerdas dalam implementasinya. Perusahaan memilih untuk mengoptimalkan proses kerjanya dengan memanfaatkan integrasi Asana untuk terhubung ke alat yang sudah ada, termasuk Google Suite untuk produktivitas dan manajemen dokumen. Ini telah menghilangkan kebutuhan akan upaya manual yang tidak perlu - Indeks Anatomi Kerja menunjukkan pegawai menghabiskan 58% hari kerja mereka untuk 'kerja tentang kerja' dan hanya menghabiskan 9% hari kerja mereka untuk tugas strategis.

“Kami tidak lagi membuang waktu mengisi bagian kosong pada spreadsheet,” kata Amel. “Kami bahkan tidak perlu memikirkan pelaporan. Asana itu ajaib. Sekarang kami bisa fokus pada proyek kami karena kami tahu kami dapat menjalankan laporan apa pun kapan pun kami butuhkan, dan menunjukkan nilai nyata yang ditambahkan tim hukum ke dalam proses.”

Efisiensi menyederhanakan dan mempercepat proses

Indeks Anatomi Kerja menunjukkan bahwa pegawai di posisi senior dapat menghemat 5,6 jam per minggu hanya dengan meningkatkan proses kerja yang sudah ada. Bagian hukum di Leroy Merlin selalu memiliki beberapa proyek strategis yang berlangsung pada satu waktu. Amel percaya timnya mencapai efisiensi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek karena aturan yang ditetapkan di Asana, yang mengatur kapan automasi dapat menyederhanakan, mendukung, dan mempercepat proses. 

“Dua tahun lalu kami meluncurkan pasar kami di Prancis. Melalui Asana, kami membagikan berbagai fase proyek kepada para pengacara, berkolaborasi dalam pekerjaan, dan mengelola aktivitas di seluruh Prancis, Spanyol, dan Italia tanpa perbedaan zona waktu yang memengaruhi progres.”

Konsistensi memberikan kejelasan tentang pekerjaan yang sedang berlangsung

Meskipun tim lintas fungsi memiliki cara kerja sendiri, Asana meningkatkan visibilitas tugas dan mengidentifikasi prioritas. “Kami menggunakan tampilan portofolio untuk mengelola beban kerja di bagian hukum, karena untuk setiap proyek kami dapat melihat apa yang dipertaruhkan, potensi risiko, dan detail utama seputarnya dengan cara yang rapi dan jelas,” jelas Amel. “Meskipun setiap proyek berbeda, Asana memberikan keseragaman dalam cara kerja tim, yang menghubungkan kami semua.”

Indeks Anatomi Kerja menunjukkan bahwa gol yang jelas dan saling terkait memudahkan untuk bekerja dengan pemangku kepentingan di fungsi lain karena pegawai lebih cenderung berbagi informasi, memastikan informasi tersebut sampai ke orang yang tepat, dan terus memberi informasi kepada pemangku kepentingan utama. 

Merefleksikan pengalamannya dengan Asana, Amel mengatakan, “Asana memberi kami ikhtisar semua aktivitas secara visual dan dengan cara yang mudah dipahami. Ini benar-benar berguna saat tiba waktunya untuk membahas anggaran dengan direktur, dan untuk menunjukkan kepada kantor pusat kami cara kami mengoptimalkan pekerjaan sehari-hari para pengacara. Kami juga dapat melihat kapan kolega kami sibuk dan jika tampaknya beban kerja terlalu besar, kami dapat menemukan cara untuk menyeimbangkan kembali beban kerja dalam tim.”

Alat cerdas untuk bagian hukum

Lanskap peraturan terus berubah dan Leroy Merlin ingin memanfaatkan pengetahuan dan keterampilan semua talenta hukumnya untuk bersiap menghadapi apa pun yang terjadi selanjutnya. Seperti yang ditunjukkan oleh Indeks Anatomi Kerja, organisasi yang berkolaborasi dengan baik lebih siap untuk beradaptasi, yang mencapai keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dan meningkatkan pendapatan jangka panjang mereka. 

“Kami memiliki konsultan baru di Leroy Merlin yang telah menjadi pengacara selama 1-2 tahun,” kata Amel. “Di Asana, kami telah membuat proyek untuk menangkap dan membagikan pengetahuan hukum kolektif kami. Jika seseorang memutuskan untuk keluar dari perusahaan, kami mempertahankan pengalamannya sehingga kami masih dapat belajar darinya.”

“Asana adalah alat yang sangat ampuh, dan seiring dengan terus menerusnya Parlemen memperkenalkan undang-undang baru, kami tahu kami tetap berada dalam posisi terbaik untuk mengimbangi perubahan.”