Évitez les problèmes : 4 défis de planification organisationnelle et leurs solutions

Mobiliser toute une organisation n’est pas chose aisée. Les processus impliquent souvent de nombreuses parties prenantes et de nombreux processus, tandis que les équipes travaillent de manière isolée avec leurs propres outils et méthodes de collaboration. Par conséquent, essayer d’exécuter votre business plan peut s’apparenter à manœuvrer un énorme pétrolier : lent, maladroit et inefficace. 

Mais rassurez-vous, des solutions existent ! Nous avons examiné en détail quatre défis courants en matière de planification organisationnelle afin que vous puissiez vous armer des bonnes solutions pour chacun d’entre eux. Fini le gaspillage et la confusion ! et coordonner toutes vos équipes, même lorsque vous devez vous adapter à l’évolution des besoins de l’entreprise. 

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1. Difficulté à coordonner les plans entre les services

Aujourd’hui, les employés collaborent 50 % de plus qu’il y a 12 ans, mais les entreprises ont encore du mal à concrétiser leurs projets. En effet, 48 % des entreprises n’atteignent pas la moitié de leurs objectifs stratégiques, alors que leurs employés collaborent plus que jamais. 

Selon une étude du Work Innovation Lab, la surcharge de travail collaboratif est l’un des principaux responsables de cette situation : les employés consacrent bien trop de temps aux mises à jour de statut, aux réunions inutiles et à répondre à des e-mails et messages en tout genre. La surcharge collaborative se produit lorsque les dirigeants misent trop sur la collaboration, pensant que plus il y en a, mieux c’est. Ils négligent alors l’importance de la coordination, qui permet aux équipes de travailler de manière indépendante en utilisant des cadres et des méthodes de travail prédéfinis. 

La planification organisationnelle exige beaucoup de coordination. Les équipes peuvent se réunir et discuter des plans à l’infini, mais rien ne se passe sans un processus structuré. Si vous avez du mal à mettre en œuvre des plans stratégiques au sein de votre entreprise, cherchez des moyens de renforcer la structure. Voici par quoi commencer : 

La solution

• Créez un processus de planification prédéfini. Élaborez un guide étape par étape sur la façon dont les dirigeants doivent créer et partager des plans chaque année lors de la planification annuelle, y compris les étapes clés telles que les réunions, la demande de budget, l’obtention des approbations et la communication des plans entre les équipes. Disposer d’un processus prédéfini aide les équipes à cocher toutes les cases lors de la planification, sans manquer aucune étape clé. 

• Organisez-vous autour d'objectifs. Les objectifs sont une boussole qui guide les employés dans leurs choix, par exemple pour déterminer les projets à prioriser et la manière de répartir les ressources de l’équipe. Lorsque vous communiquez clairement les objectifs, votre équipe de direction n’a pas à consacrer beaucoup de temps et d’efforts à guider les employés dans la bonne direction. Au lieu de cela, chacun sait ce qui est important pour l’entreprise et sur quoi il doit se concentrer. De nombreuses entreprises utilisent des objectifs et des résultats clés (OKR) pour y parvenir. Les OKR sont basés sur le modèle simple mais flexible « Je vais [objectif], mesuré par [résultat clé] ». 

• Centralisez la coordination. La planification devient encore plus complexe lorsque les équipes utilisent différents outils et processus pour accomplir leur travail. Non seulement les parties prenantes doivent coordonner les échéances et les dépendances, mais elles doivent également passer plus de temps à partager et à rechercher des informations, ce qui favorise les retards et les problèmes de communication. Pour éviter cela, centralisez le travail de chaque équipe sur une seule plateforme de collaboration. Le processus de planification s’en trouvera simplifié, car toutes les fonctions pourront communiquer, consulter les plans et suivre le travail au même endroit. 

2. Vous ne pouvez pas vous adapter assez rapidement pour répondre à l'évolution des besoins de l'entreprise

Le monde des affaires est plein d’inconnues. Il est difficile de prévoir quand le marché financier va évoluer, quand les concurrents vont changer de stratégie ou quand d’autres risques imprévus vont menacer de faire dérailler vos plans. Une grande partie de la planification organisationnelle repose sur la capacité à s’adapter aux imprévus. Mais alors que 60 % des entreprises estiment que la capacité d’adaptation est devenue plus importante au cours des dix dernières années, seuls 43 % des employés déclarent que leur organisation est capable de gérer le changement. 

Heureusement, il existe des solutions. Bien qu’il soit difficile de faire pivoter votre stratégie commerciale, ces stratégies peuvent aider les équipes à répondre en douceur et rapidement à l’évolution des besoins de l’entreprise. 

La solution

• Créez un processus prédéfini de réception et de demande de modification. La planification annuelle n’a lieu qu’une fois par an. Entre-temps, de nouvelles demandes et initiatives verront le jour, et vous devrez mettre en place un processus pour évaluer et hiérarchiser ces nouvelles idées par rapport à vos objectifs existants. La mise en place d’un processus de réception standardisé aide votre entreprise à rester flexible et à s’adapter tout au long de l’année. En clarifiant les prochaines étapes et les responsables pour chaque nouvelle demande, les équipes peuvent agir plus rapidement et prendre de meilleures décisions. 

• Créez des structures décisionnelles claires. Lorsque le changement se produit, quelqu’un doit décider de la marche à suivre. Planifiez à l’avance et créez un processus pour savoir comment, quand et qui doit prendre les décisions. Vous pouvez vous appuyer sur le cadre RAPID®, qui définit cinq rôles clés correspondants aux principales décisions (Recommander, Accepter, Passer à l’action, Informer et Décider). Nous vous recommandons d’utiliser un cadre universel pour toutes vos décisions importantes, afin que chacun suive les mêmes étapes et fasse des choix pertinents. 

• Créez des projets et des processus flexibles. La flexibilité est essentielle pour répondre à l’évolution des besoins de l’entreprise. Au lieu de créer des plans avec des documents et des outils de communication statiques, regroupez-les sur une seule plateforme de collaboration. Ainsi, si vous devez changer d’approche, vous pourrez facilement mettre à jour et communiquer les processus au sein de votre organisation. Par exemple, imaginons que vous deviez accélérer la production créative en faisant appel à une agence. Si votre processus de production créative est déjà intégré à une plateforme de gestion du travail, vous pouvez rapidement mettre à jour les transferts, les automatisations et les responsables dans l’ensemble de votre entreprise. 

3. Vous ne disposez pas de données fiables pour suivre les performances des objectifs

Pour atteindre vos objectifs Business, il est essentiel de disposer de données fiables. Sans cela, il est impossible de savoir quand il est nécessaire de réaffecter les ressources ou d’ajuster votre stratégie en cours de route. Malgré l’importance d’analyses fiables, plus de 80 % des entreprises s’appuient sur des données obsolètes pour prendre des décisions. Selon une étude menée par Dimensional Research, près de neuf entreprises sur dix déclarent être incapables d’extraire des indicateurs en temps réel de leurs systèmes existants pour prendre des décisions Business éclairées. 

Le manque de données en temps réel met en péril les stratégies de l’entreprise. Mais ces tactiques peuvent vous aider à recueillir des analyses plus robustes pour prendre de meilleures décisions, plus rapidement. 

La solution

• Centralisez le suivi des objectifs et du travail. Pour suivre la progression des objectifs, vous devez savoir quelles tâches et quels jalons ont été terminés, lesquels sont en retard et lesquels sont à venir. Cela est quasiment impossible lorsque les équipes suivent le travail sur différents outils (ou pas du tout). En revanche, l’utilisation d’une plateforme de gestion du travail vous permet de regrouper toutes les tâches, les jalons, les dépendances et les échéances au même endroit, ce qui facilite la création de rapports et l’analyse des progrès réalisés. 

• Associez vos outils d’analyse. Une étude du Work Innovation Lab montre que lorsque tous les employés utilisent le même logiciel de gestion du travail pour rendre compte et suivre les progrès, ils sont 60 % plus susceptibles de se sentir très productifs. Au lieu de jongler entre différents outils d’analyse, choisissez une plateforme de gestion du travail qui s’intègre à des applications comme Salesforce et Tableau. Vous pourrez ainsi profiter pleinement des avantages de plusieurs plateformes d’analyse robustes tout en centralisant les données au même endroit. 

4. Difficulté à répartir les ressources entre les différentes équipes

Chaque plan a besoin de ressources pour fonctionner correctement. Mais sans indicateurs généraux sur les activités des équipes, il est difficile de doter les initiatives les plus critiques de personnel et de s’assurer que le travail reste sur la bonne voie. Malgré l’importance de la visibilité, un rapport de ProSymmetry a révélé que 41 % des personnes interrogées ont du mal à visualiser les ressources disponibles. 

Le manque de visibilité survient lorsque les équipes ne documentent pas exactement ce sur quoi les employés travaillent, et à quel moment, dans chaque programme. Au lieu de cela, elles s’appuient sur des échanges avec les managers et les dirigeants pour déterminer la disponibilité des ressources, ce qui n’est jamais une science exacte. Par conséquent, il est difficile de prévoir avec précision les ressources disponibles pour les initiatives à venir, et encore plus de comprendre les capacités actuelles des équipes. Il s’agit là d’un problème majeur :des recherches ont montré que les principaux facteurs d’une mauvaise gestion des ressources sont le manque de prévision et de planification des capacités. 

Si vous rencontrez des difficultés dans la gestion des ressources, les stratégies suivantes peuvent vous aider à obtenir une vue d’ensemble des ressources de votre organisation, afin de vous assurer que les initiatives les plus importantes disposent des effectifs nécessaires. 

La solution

• Suivez la durée du travail. Cela est essentiel pour créer des plans de ressources précis. Utilisez une fonctionnalité ou une application de suivi du temps pour documenter les besoins en temps pour différents types de travail, comme la création d’une nouvelle fonctionnalité Web ou la rédaction d’une proposition. Avec ces données, vous pouvez comparer les délais réels aux estimations initiales de votre plan d’organisation et ajuster les ressources en conséquence. 

• Contrôlez la charge de travail de l'équipe. Pour allouer efficacement les ressources, vous devez voir en un coup d’œil sur quoi les équipes travaillent, maintenant et à l’avenir. Créez un système pour documenter les tâches de chacun et les nouveaux projets à venir. C’est là que les logiciels de gestion du travail peuvent vraiment briller. Puisque tout le travail est documenté au même endroit, une plateforme de gestion du travail offre une vue complète de la composition des équipes et de la disponibilité des ressources au sein de votre entreprise. Vous pouvez ainsi rapidement rééquilibrer les charges de travail et donner la priorité aux tâches à haute valeur ajoutée. 

Simplifiez votre processus de planification organisationnelle

La planification organisationnelle n’a pas à être compliquée. Découvrez comment Asana peut vous aider à bénéficier d’une visibilité totale sur le statut du travail pour prendre les meilleures décisions, plus rapidement. 

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