Comment maîtriser la planification organisationnelle en 5 étapes simples

Chaque organisation est un puzzle complexe, avec différents projets, tâches et objectifs répartis entre les équipes et les services. Individuellement, ces pièces peuvent sembler disjointes, mais une fois assemblées, elles forment une image de la réussite. 

La planification organisationnelle est essentielle pour aligner ces éléments en définissant les objectifs généraux de votre entreprise et en les reliant aux tâches individuelles. Ce processus vous permet de visualiser la place de chaque tâche dans la structure globale, de comprendre sa contribution aux objectifs généraux de l’entreprise et de vous assurer que tous les efforts vont dans la même direction. Voyons comment procéder. 

En quoi consiste la planification organisationnelle ?

La planification organisationnelle est le processus qui consiste à définir les objectifs généraux d’une entreprise et à définir les étapes stratégiques et tactiques nécessaires pour les atteindre, en alignant les activités quotidiennes sur la vision à long terme de l’entreprise.

Le processus de planification organisationnelle consiste à définir l’objectif de l’entreprise, à établir des objectifs clairs et à élaborer un plan pour concrétiser ces objectifs. Le résultat de la planification organisationnelle est un plan organisationnel, qui est un plan d’action structuré décrivant les tâches spécifiques que l’organisation et ses employés entreprendront pour atteindre les objectifs fixés.  

Quelles sont les phases de la planification organisationnelle ?

La planification organisationnelle est un processus en plusieurs étapes divisé en quatre phases distinctes, chaque phase se concentrant sur différents aspects de la stratégie et des opérations de l’organisation. 

Les quatre phases de la planification organisationnelle sont les suivantes : 

• Planification stratégique : définir les objectifs à long terme de l’entreprise. Cette phase implique une réflexion globale sur les objectifs stratégiques, la mission, la vision et le but de l’entreprise, en veillant à ce que les objectifs s’alignent sur l’orientation générale de l’organisation. 

• Planification tactique : élaborez une stratégie spécifique pour atteindre les objectifs de l’entreprise. En règle générale, il s’agit de définir des objectifs à court terme qui correspondent aux objectifs généraux de l’entreprise. 

• Planification opérationnelle : concentrez-vous sur les opérations quotidiennes qui soutiennent les plans tactiques. Cette phase consiste à détailler les tâches, les processus et les missions spécifiques qui garantissent que les activités quotidiennes sont liées aux objectifs stratégiques. 

• Planification d’urgence : planifiez et préparez-vous à des circonstances et à des événements imprévus qui pourraient perturber votre progression. Au cours de cette phase, vous devez élaborer des plans de secours et des stratégies de réponse en cas de perturbations potentielles, telles que des interruptions de la chaîne d’approvisionnement ou des changements soudains des conditions du marché. 

Créer un plan d’organisation : le processus en cinq étapes 

Pour élaborer un plan organisationnel efficace, il faut décomposer les trois premières phases du processus de planification organisationnelle (planification stratégique, tactique et opérationnelle) en étapes concrètes. 

Voici comment procéder : 

1. Élaborer un plan stratégique

Pour élaborer votre plan stratégique, commencez par réunir les responsables de haut niveau et les chefs de service de votre organisation. Ensuite, évaluez la situation actuelle de votre entreprise et la direction que vous souhaitez prendre pour élaborer des objectifs stratégiques de haut niveau. 

Passez en revue les énoncés de mission et de vision de votre organisation, effectuez une analyse SWOT et mesurez les performances des domaines clés. Toutes ces techniques vous aideront à comprendre les opportunités de votre entreprise et à définir des objectifs commerciaux. N’oubliez pas que votre plan stratégique doit définir des objectifs SMART globaux, limités dans le temps, réalisables et conformes à la mission et aux valeurs de votre entreprise. 

2. Traduisez votre plan en étapes tactiques

Une fois que vous avez élaboré votre plan stratégique, il est temps de décomposer vos objectifs à long terme en objectifs à court terme plus faciles à gérer. Pour ce faire, il est généralement nécessaire d’impliquer les cadres intermédiaires et de définir des objectifs par service qui s’alignent sur vos objectifs généraux. Cette étape doit inclure l’élaboration de chronologies, de jalons et d’indicateurs de performance clairs afin de pouvoir suivre efficacement la progression et apporter les ajustements nécessaires.  

Cette étape implique souvent le lancement de nouvelles initiatives alignées sur vos objectifs stratégiques. Supposons que l’objectif global que vous avez défini dans votre plan stratégique est d ’« augmenter la part de marché globale de 15 % au cours des trois prochaines années ». Vous pouvez décomposer cet objectif en objectifs à court terme tels que « lancer une nouvelle gamme de produits au cours des 12 prochains mois » ou « augmenter l’engagement des clients de 20 % au cours du prochain trimestre ». En traduisant votre plan en étapes concrètes qui soutiennent votre objectif plus large, vous créez une feuille de route claire pour votre organisation et vous vous assurez que tout le monde travaille à l’objectif commun. 

3. Planifier vos opérations quotidiennes

Après avoir décomposé votre plan stratégique en étapes tactiques, votre prochaine étape consiste à être encore plus précis en traduisant ces étapes en actions quotidiennes. Il peut s’agir de mettre en place des projets de haut niveau en accord avec vos objectifs à court terme, d’établir des calendriers de travail pour les différentes équipes et services, et d’attribuer des tâches à chaque employé. 

Revenons à notre exemple précédent. Si votre objectif à court terme est d’« augmenter l’engagement des clients de 20 % au cours du prochain trimestre », vos opérations quotidiennes peuvent inclure la planification de sessions de formation régulières pour l’équipe commerciale, l’élaboration de stratégies marketing pour améliorer l’interaction avec les clients et l’affectation de membres spécifiques de l’équipe à l’élaboration de stratégies d’engagement. Cette planification détaillée garantit que vos activités quotidiennes sont en phase avec la réalisation de vos objectifs à court terme, ce qui signifie en fin de compte la réalisation de vos objectifs stratégiques. 

4. Communiquez et mettez en œuvre votre plan

Une fois que vous avez élaboré l’ensemble de votre plan, de vos objectifs stratégiques de haut niveau aux activités quotidiennes qui les soutiennent, l’étape suivante consiste à communiquer le plan à votre organisation. 

Commencez par organiser une réunion générale pour présenter votre vision et votre plan stratégique à votre organisation, puis envoyez un message à l’ensemble de l’entreprise pour décrire clairement vos objectifs généraux et détailler les objectifs à court terme que vous devez atteindre pour les réaliser. Au cours de cette étape, vos managers doivent communiquer les tâches individuelles dont les membres de leur équipe sont responsables et expliquer comment le travail de leur équipe est lié aux objectifs de l’entreprise. 

5. Suivre et ajuster votre plan si besoin 

Votre travail ne s'arrête pas à l'élaboration et à la mise en œuvre de votre plan. Il est important de suivre votre progression en temps réel afin de pouvoir éliminer les obstacles qui pourraient survenir. Passez régulièrement en revue vos indicateurs à court terme pour voir si vous êtes sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs généraux et ajustez-les si nécessaire.

Revenons à notre exemple précédent. Dans ce scénario, votre objectif de haut niveau est d’« augmenter la part de marché globale de 15 % au cours des trois prochaines années ». Pour y parvenir, vous vous fixez un objectif à court terme : « augmenter l’engagement des clients de 20 % au cours du prochain trimestre ». Après examen, vous constaterez peut-être que vous n’êtes pas sur la bonne voie pour atteindre cet objectif en raison d’une interaction client plus faible que prévu sur les nouvelles plateformes numériques. 

Afin de vous réaligner sur vos objectifs, vous devez ajuster votre plan. Vous pouvez par exemple définir de nouveaux objectifs à court terme pour améliorer l’expérience utilisateur sur vos plateformes numériques ou proposer un contenu en ligne plus attrayant. Adapter votre stratégie aux défis en temps réel vous permet d’atteindre vos objectifs à long terme.

Bonnes pratiques en matière de planification organisationnelle

Vous vous sentez dépassé ? Voici un résumé pour assurer un processus de planification organisationnelle fluide et réussi :

• Alignez vos objectifs sur la vision et la mission de votre entreprise

• Lancez votre processus de planification avec un modèle de planification stratégique pour réduire le travail initial

• Créez des plans exploitables et limités dans le temps

• Divisez vos objectifs à long terme en plusieurs objectifs réalisables à court terme

• Associez les tâches individuelles aux objectifs à court terme

• Adapter votre plan aux défis en temps réel 

• Tirer parti de la technologie pour simplifier les processus de planification et de suivi de la progression

• Communiquer clairement votre plan aux parties prenantes

• Réexaminer et affiner régulièrement votre plan 

Maîtrisez la planification organisationnelle avec Asana

Dites adieu aux processus de planification décousus. En utilisant une plateforme de gestion du travail comme Asana, vous pouvez facilement relier le travail individuel de votre équipe aux objectifs de votre organisation, vous assurer que chaque projet est aligné sur les objectifs de l’entreprise et suivre la progression des objectifs en temps réel. Résultat ? Un puzzle parfaitement terminé, où chaque pièce est à sa place. 

FAQ sur la planification organisationnelle

Vous avez d’autres questions sur la planification organisationnelle ? Nous sommes là pour y répondre.

En quoi la planification organisationnelle est-elle importante ?

La planification organisationnelle fournit une feuille de route à votre entreprise, en définissant vos objectifs généraux et les étapes tactiques à suivre pour les atteindre. En coordonnant les efforts des services, des équipes et des individus autour d’objectifs communs, la planification organisationnelle favorise la cohérence et la clarté, et permet aux entreprises d’atteindre leurs objectifs. 

Quel est le rôle de la technologie dans la planification organisationnelle ?

La planification organisationnelle consiste à définir des objectifs stratégiques de haut niveau et à les relier à des objectifs à court terme et à des tâches individuelles quotidiennes. Tirer parti de la technologie, par exemple d’une plateforme de gestion du travail, permet aux entreprises de bénéficier de fonctionnalités qui relient les tâches quotidiennes aux objectifs stratégiques et assurent un suivi de la progression en temps réel. Ces fonctionnalités simplifient la planification organisationnelle et la rendent plus efficace. 

Quels sont les exemples courants de planification organisationnelle ?

Si la planification organisationnelle fait généralement référence à la stratégie qui sous-tend les objectifs généraux de l’entreprise, elle peut également concerner la planification au sein de sous-ensembles spécifiques d’une entreprise. Voici quelques exemples courants de planification organisationnelle :

• La planification du développement de la main-d’œuvre, qui concerne la formation et l’évolution de carrière des employés, ainsi que les objectifs à long terme en matière de personnel et de ressources humaines. 

• La planification financière et budgétaire, qui se concentre sur la gestion fiscale quotidienne ainsi que sur la planification financière à long terme. 

• La planification de l’expansion, qui implique des stratégies de croissance Business et d’expansion du marché.

• La planification des produits et services, qui se concentre sur le développement et la gestion des produits et services d’une entreprise.