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Stand.earth collecte des fonds et protège l’environnement avec Asana

Résultats

10 % d’opportunités supplémentaires

10 % d’opportunités supplémentaires grâce à un processus de recherche simplifié et des informations centralisées.

Transparence accrue

Augmentation des financements de 17 % grâce à une transparence accrue et des processus clairs.

Des processus fiables

Implémentation d’un système de gestion des projets et des responsabilités à l’échelle de l’organisation, pour une croissance continue.

logo-Stand.Earth
RégionAmérique du Nord
Taille de l’entreprisePetite entreprise
Secteur d’activitéOrganisation à but non lucratif
Processus clés
Demandes de travail
Fonctionnalités clés
calendar iconCalendriertemplate iconModèles
Intégrations clés
Icône Salesforce

L’année dernière, plus de six milliards de tasses Starbucks ont été jetées, tandis que l’industrie textile a utilisé plus de 378 milliards de litres d’eau. Les bateaux de croisière ont quant à eux émis environ dix fois plus de dioxyde de soufre le long des côtes européennes que toutes les voitures d’Europe réunies. Les répercussions sur l’environnement sont énormes, mais c’est aussi une formidable occasion de changer la donne. Stand.earth est une organisation environnementale à but non lucratif qui encourage les entreprises et les gouvernements à placer l’environnement au centre de leurs priorités. Pour Stand.earth, tasses à café, bateaux de croisière et autres jeans constituent autant de points de départ possibles pour faire évoluer le secteur industriel et réduire l’empreinte écologique du grand public et des entreprises. Les membres de l’organisation essaient de provoquer une prise de conscience afin que chacun de nous fasse des choix plus réfléchis, dans le respect de notre planète.

Image de manifestation Stand.earth

Une grande partie du travail des organisations à but non lucratif consiste à recueillir des fonds. Chez Stand.earth, environ 80 % de la collecte de fonds se concentrent sur les fondations. Le directeur du développement de Stand.earth, Stephen Danner, supervise son équipe des subventions, responsable de la préparation des demandes et de l’argumentaire pour obtenir des subventions et des financements destinés à l’organisation. Ce processus délicat soumis à des contraintes de temps implique la prise en compte de nombreux détails. L’équipe doit notamment jongler entre les dates limites de dépôts des demandes à honorer, le respect des normes et la longue liste de documents à fournir. En outre, Stand.earth est une organisation à but non lucratif de taille moyenne qui doit entrer en concurrence avec des organismes dix fois plus importants pour obtenir des fonds. Les demandes doivent donc nécessairement être déposées à l’avance et être les plus convaincantes possible, tant au niveau de leur contenu et de leur visuel que du point de vue financier. À mesure que de nouvelles recrues rejoignaient l’équipe, et que d’autres projets et opportunités de financement se présentaient, Stand.earth s’est retrouvé confronté à un certain nombre de difficultés :

  • Des informations éparses, qui compliquaient la coordination générale.

  • Des délais serrés pour déposer les demandes de subventions.

  • Des pertes d’informations qui l’obligeaient à traiter des besoins urgents et des demandes informelles. Un impératif qui venait s’ajouter à une charge de travail déjà importante, avec plus de 15 demandes formelles par mois.

Par conséquent, Stand.earth avait besoin de mettre en place un système centralisé de gestion du travail à l’échelle de l’organisation, pour permettre une croissance continue.

Dénicher l’outil idéal pour travailler ensemble plus efficacement

La direction de Stand.earth a constaté que l’organisation utilisait trop d’outils de gestion de projet à la fois et qu’il était temps de trouver un moyen d’uniformiser ses collaborations. Outre la frustration engendrée, l’absence d’une source unique de référence entravait l’autonomie des équipes. Stand.earth en faisait également les frais en interne : les membres de l’équipe ne répondaient pas aux attentes des dirigeants et le climat de confiance d’antan commençait à battre de l’aile.

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Chaque équipe utilisait un outil différent, ce qui entraînait des problèmes de communication et un manque d’efficacité. Nous avions donc besoin de centraliser nos activités sur une même plateforme.”

Réunir l’ensemble de l’organisation sur un seul outil demanderait des efforts à grande échelle, mais aurait aussi un impact positif tout aussi important sur la planification, la collaboration et le moral des équipes. Stephen a tout d’abord identifié les besoins et exigences de chaque équipe pour établir des critères d’évaluation précis. Cette liste de 35 points couvrait à peu près tous les domaines : fonctionnalités de gestion de projet, coûts, intégrations et automatisations, options d’affichage pour les projets ou encore accès des invités.

Image Stand.earth - défense de l’environnement

Stephen a ensuite rassemblé les recommandations de l’équipe et s’est intéressé à une quinzaine d’outils. Après évaluation, Asana est arrivé en tête du classement. La plateforme répondait à tous les critères requis, et les employés appréciaient particulièrement son interface et son caractère intuitif. Outre les fonctionnalités proposées par l’outil, Stand.earth a pu bénéficier de la réduction Asana pour les organisations à but non lucratif.

Lors du travail de préparation précédant le déploiement d’Asana, Stephen a regroupé des supports de formation afin de simplifier l’apprentissage des employés, notamment une formation enregistrée devenue désormais obligatoire pour tous. Stephen ne s’est pas arrêté en si bon chemin et a transmis quelques ressources supplémentaires à ses collègues, comme les articles et vidéos publiés par Asana. Enfin, pour faciliter la prise en main et aider les nouvelles recrues à devenir opérationnelles rapidement, l’organisation a intégré une formation à Asana à son processus d’intégration du personnel.

Améliorer les processus pour décrocher davantage de financements

Avec Asana, Stand.earth a simplifié ses processus à grande échelle. Désormais, l’équipe gère son travail bien plus facilement, qu’il s’agisse de l’organisation des réunions ou du rendu des livrables, en passant par le suivi d’un calendrier complexe et de charges de travail importantes.

Stephen et son équipe gèrent à présent leur processus de gestion des subventions sur Asana de A à Z. Grâce à l’intégration de Salesforce, ils sont en mesure de maintenir un haut niveau de satisfaction et d’élargir leurs opportunités de financement tout en assurant un suivi constant auprès des donateurs. En outre, Stephen se sert des modèles de projet pour veiller à ce que tous les livrables respectent les critères requis. Enfin, les réunions sont bien plus efficaces, car il est désormais possible de consulter les responsabilités et échéances de chacun sur le calendrier d’équipe.

Image de modèle de projet de demandes de subventions de Stand.earth

Avant d’utiliser Asana, Stephen regrettait de ne pas avoir de moyen de communication centralisé pour indiquer à son équipe les tâches clés sur lesquelles se concentrer et l’aider à établir des priorités. Il planifie désormais le travail pour trois mois sur Asana en collaboration avec ses subordonnés directs et a créé un modèle à destination du service des ressources humaines, mais aussi des autres superviseurs. Chacun peut ainsi se concentrer davantage sur les résultats à atteindre, sans qu’aucun doute ne subsiste quant à ses responsabilités ou aux attentes générales. En passant moins de temps sur les tâches administratives, les employés de Stand.earth peuvent en consacrer davantage à la stratégie, au sein d’un espace de travail conçu à cet effet. Chacun est également en mesure de gérer ses propres projets en toute autonomie.

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Nous nous sommes attachés à responsabiliser davantage les membres de l’équipe, ce qui nous permet désormais de nous consacrer aux discussions stratégiques à l’échelle de l’organisation, sans perdre de temps sur des tâches de moindre importance.”

Stephen et son équipe peuvent également collaborer en toute transparence avec leurs partenaires externes, comme les prestataires ou les graphistes. Autre bonne nouvelle : les e-mails et les documents partagés, c’est terminé ! Stephen invite les collaborateurs externes sur Asana en toute simplicité grâce aux paramètres de confidentialité et aux commandes d’invitation, sans autres formalités administratives. Asana lui fait gagner du temps en éliminant les tâches administratives associées à l’intégration des collaborateurs externes et lui épargne de nombreux doutes quant aux accès utilisateur. Personne ne risque de tomber sur une ressource qu’il n’aurait pas dû consulter.

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Asana nous a permis d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Non seulement c’est beaucoup moins de stress pour tous dans l’organisation, mais les membres d’équipe se font davantage confiance. Le travail n’en est que plus agréable.”

Les secrets de la réussite : responsabilisation, croissance et protection de l’environnement

Asana a aidé l’équipe de Stephen et Stand.earth dans son ensemble à autonomiser leurs employés, à obtenir de meilleurs résultats et à respecter leurs échéances. Mais ce n’est pas tout : la plateforme leur a également permis de simplifier les processus et de centraliser les informations, et donc de saisir 10 % d’opportunités supplémentaires. Ils ont ainsi vu leurs aides financières augmenter de 17 % en à peine un an. Les équipes chargées de solliciter les investisseurs sont en effet mieux coordonnées ; elles peuvent désormais prendre le temps de nouer et d’entretenir des relations de confiance pérennes.

Jour après jour, Stephen et son équipe s’efforcent d’obtenir les financements qui leur permettent d’agir sur l’environnement en profondeur. Grâce à une plus grande clarté dans leurs actions de base (le suivi des tâches et les calendriers notamment), ils parviennent à changer la donne. Du choix des tasses de café aux vêtements portés, les détails de notre quotidien, à première vue insignifiants, peuvent avoir un impact réel sur l’environnement. Il en va de même pour le travail effectué chaque jour par Stephen et son équipe, qui aide Stand.earth à accomplir sa mission.

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En nous aidant à centraliser notre travail, à mieux nous coordonner et à collaborer efficacement, Asana nous permet d’identifier 10 % d’opportunités de subventions supplémentaires et de recueillir 17 % de financements en plus.”

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