Stand.earth collecte des fonds et défend l’environnement avec Asana

Stand.earth
  • Stand.earth logo
  • Locaux
    • 3 bureaux et des membres travaillant à distance
  • Taille de l’organisation
    • 35 employés
  • Demandes de subvention
    • Travaillent sur 10 à 20 demandes par mois

L’impact d’Asana

  • 10 % d’opportunités supplémentaires identifiées grâce à un processus de recherche simplifié et des informations centralisées.
  • 17 % d’augmentation des financements grâce à une transparence accrue et des processus clairs.
  • Implémentation d’un système global d’entreprise pour la gestion des projets et des responsabilités qui permet une croissance continue

L’année dernière, plus de six milliards de tasses Starbucks ont été jetées, tandis que l’industrie textile a utilisé plus de 378 milliards de litres d’eau et que les bateaux de croisière ont émis environ dix fois plus de dioxyde de souffre le long des côtes européennes que toutes les voitures d’Europe réunies. Les répercutions sur l’environnement sont énormes, mais c’est aussi là une grande opportunité. Stand.earth est une organisation environnementale à but non lucratif qui encourage les entreprises et les gouvernements à donner la priorité à l’environnement. Pour eux, des objets comme les tasses à café, les bateaux de croisière et autres jeans sont autant d’occasions de faire évoluer le secteur industriel et de réduire l’impact du grand public et des entreprises sur l’environnement. Ils essaient de générer une prise de conscience afin que nous prenions des décisions mieux informées et durables.

manifestation Stand.earth

Une grande partie du travail des organisations à but non lucratif consiste à recueillir des fonds. Chez Stand.earth, environ 80 % de la collecte de fonds se concentrent sur les fondations. Le directeur du développement de Stand.earth, Stephen Danner, supervise son équipe des subventions, responsable de la préparation des demandes et de l’argumentaire visant à obtenir des subventions et financements pour l’organisation. Il s’agit d’un processus délicat, soumis à des échéances et nécessitant de prendre de nombreux détails en compte, au cours duquel l’équipe doit jongler entre les dates limites de dépôts des demandes, le respect des normes et une longue liste de documents à fournir. Et comme nous sommes en présence d’une organisation à but non lucratif de taille moyenne qui doit faire face à la concurrence d’organismes dix fois plus importants pour obtenir des fonds, il est essentiel que les demandes soient déposées à l’avance et qu’elles soient les plus convaincantes possible tant au niveau du contenu que sur les aspects financier et visuel. Cependant, avec davantage de personnes les rejoignant et de projets et opportunités de financement à gérer, ils rencontraient des difficultés à :

  • Maintenir tout le monde sur la même longueur d’onde, car les informations étaient dispersées ;
  • Déposer les demandes de subventions à temps ;
  • Traiter les besoins urgents et les demandes informelles (venant s’ajouter à une charge de travail déjà lourde composée de plus de 15 demandes formelles par mois), car des informations étaient égarées.

Par conséquent, ils avaient besoin de mettre en place un système centralisé de gestion du travail qui préparerait l’ensemble de l’organisation à une croissance continue.

Trouver l’outil pour travailler ensemble plus efficacement

La direction de Stand.earth s’est rendu compte que l’organisation utilisait trop d’outils de gestion de projet à la fois et qu’elle devait trouver un moyen d’unifier sa manière de travailler ensemble. En plus de la frustration engendrée, l’absence d’une source unique de référence ne permettait pas aux équipes de se responsabiliser. La culture interne en était également affectée, car les membres de l’équipe ne répondaient pas aux attentes des dirigeants, et des signes d’érosion de la confiance se faisaient sentir.

« Nous avions besoin de centraliser notre travail sur une seule plateforme, car chaque équipe utilisait un outil différent, entraînant problèmes de communication et inefficacités. »

La centralisation de l’ensemble de l’organisation sur un seul outil était une initiative de grande envergure, mais devait avoir un impact positif tout aussi important sur la planification, la collaboration et le moral des troupes. Stephen commença par recueillir les besoins et les exigences de chaque équipe pour disposer d’un ensemble clair de critères d’évaluation. Cette liste de 35 points couvrait à peu près tout : fonctionnalités de gestion de projet, coûts, intégrations et automatisations, différents types d’affichage des projets et un accès invités.

défense de l’environnement, Stand.earth

Ils ont ensuite rassemblé les recommandations de l’équipe et examiné quinze possibilités. Après avoir évalué chaque outil, Asana s’est détaché comme étant la meilleure option. L’application répondait à tous les critères identifiés, et les employés étaient séduits par sa simplicité et son interface. Outre les fonctionnalités proposées par Asana, ils ont pu bénéficier de la réduction pour les organisations à but non lucratif.

Au cours des préparatifs préalables à la mise en œuvre d’Asana, Stephen a regroupé des supports de formation afin que les employés apprennent à l’utiliser. Parmi ces supports, une formation enregistrée désormais obligatoire pour tous. Stephen a également partagé des ressources supplémentaires telles que les articles et les vidéos d’Asana. Enfin, pour faciliter la prise en main et aider les nouveaux employés à être rapidement opérationnels, l’organisation a intégré la formation Asana à son processus d’intégration du personnel.

Améliorer les processus pour décrocher davantage de financements

Avec Asana, Stand.earth a simplifié les processus de l’organisation. Il est désormais plus facile pour l’équipe de gérer son travail, qui comprend de nombreuses réunions et livrables, la gestion d’un calendrier complexe et des charges de travail importantes.

Stephen et son équipe gèrent à présent leur processus de gestion des subventions sur Asana de A à Z. Grâce à l’intégration de Salesforce, ils sont en mesure de maintenir un haut niveau de satisfaction et d’élargir leurs opportunités de financement tout en assurant un suivi constant auprès des donateurs. En utilisant les modèles de projet, Stephen s’assure que tous les livrables respectent les normes nécessaires. Enfin, les réunions avancent plus vite, car ils peuvent vérifier les responsabilités et délais de chacun sur le calendrier de l’équipe.

modèle de projet de demande de subvention de Stand.earth

Avant d’utiliser Asana, Stephen regrettait de ne pas avoir de moyen de communication centralisé pour indiquer à son équipe ce sur quoi se concentrer et pour l’aiguiller concernant les priorités. Il planifie désormais des plans de travail pour trois mois consécutifs sur Asana avec ses subordonnés directs et a créé un modèle à destination du service des ressources humaines et des autres superviseurs. Chacun est ainsi davantage concentré sur les résultats à atteindre, a une idée claire des attentes et connaît ses responsabilités. En passant moins de temps sur les petits détails administratifs, les employés de Stand.earth peuvent engager des discussions plus stratégiques. En plus de bénéficier d’un espace de réflexion stratégique, chacun est en mesure de s’occuper de son propre travail et d’agir en tant que chef de projet.

« Le niveau de responsabilisation au sein de l’équipe est supérieur, ce qui nous permet d’avoir des conversations plus stratégiques à l’échelle de l’organisation au lieu de gâcher notre attention sur de petits détails. »

Stephen et son équipe peuvent également collaborer en toute transparence avec leurs partenaires externes, tels que les travailleurs individuels ou les graphistes. Au lieu de s’appuyer sur des e-mails et des documents partagés, Stephen peut inviter les collaborateurs externes sur Asana grâce aux paramètres de confidentialité et à la fonctionnalité d’invitation, sans autres formalités administratives. Asana lui fait gagner du temps en éliminant les tâches administratives associées à l’intégration de collaborateurs externes et lui évite de se demander constamment s’ils ont accès à quelque chose qu’ils ne devraient pas.

« L’amélioration de notre efficacité opérationnelle avec Asana a entraîné une réduction du stress dans toute l’organisation et renforcé la confiance entre les membres de l’équipe. Le travail n’en est que plus agréable. »

Fiabilité -> Croissance -> Protection de l’environnement

Asana a non seulement aidé Stand.earth et l’équipe de Stephen à faire preuve d’une plus grande fiabilité, à davantage miser sur les résultats et à respecter leurs échéances, mais elle leur a également permis d’identifier 10 % d’opportunités supplémentaires de par un processus simplifié et une centralisation des informations. Ils ont ainsi constaté une augmentation de 17 % de leur aide financière en seulement un an. Les équipes chargées de solliciter les investisseurs sont en effet mieux coordonnées, et elles peuvent suivre et entretenir sérieusement leurs relations plutôt que de se contenter du strict minimum.

Si nous prenons un peu de recul sur le travail quotidien de Stephen et de son équipe, nous constatons que les financements qu’ils obtiennent ont un impact énorme sur l’environnement. Grâce à une plus grande clarté dans leurs actions de base (par le biais de petits détails tels que les tâches et les calendriers), ils peuvent faire bouger les choses. Tout comme les petits détails de notre vie ont un impact important sur l’environnement, des tasses de café aux paires de jeans, le travail quotidien de Stephen et de son équipe a un grand impact sur la façon dont Stand.earth remplit sa mission.

« Asana nous permet d’identifier 10 % d’opportunités de subventions supplémentaires et de recueillir 17 % de financements en plus car notre travail est centralisé, mieux coordonné et plus efficace. »

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