Le suivi des subventions

Comment créer un projet de demande de subvention sur Asana ?

Il existe plusieurs méthodes pour créer votre pipeline de demandes de subvention. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Pour commencer, utilisez notre modèle de pipeline de demandes de subvention et personnalisez-le selon les besoins de votre organisation.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement vos demandes.

Accéder à tous les modèles Asana

Gif montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous préférez créer votre propre projet de pipeline de toutes pièces ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, suivez ces étapes.

Vous gérez plusieurs demandes de subvention à la fois ?

Si vous utilisez notre modèle :

  1. Dupliquez l’[EXEMPLE DE TÂCHE] du modèle, renommez-le, puis convertissez-le en projet.
  2. Ensuite, ajoutez ces projets à un portefeuille pour suivre et gérer toutes vos demandes au même endroit.

Conseils pour gérer votre projet de demande de subvention

Maintenant que vous avez créé votre projet, suivez les conseils ci-dessous pour le gérer à mesure que vous enregistrez de nouvelles demandes.

1. Organisez votre projet en ajoutant une section pour chaque étape de la demande

CAPTURE D’ÉCRAN affichant comment ajouter des sections à un projet Asana

Créez des sections pour indiquer clairement à quelle étape se trouvent les demandes. Les sections vous aident à identifier les différentes phases du processus de demande (À l’étude, Demande en cours, En attente, etc.) et de classer les tâches en conséquence.

Au fil de la progression de votre demande, faites glisser les tâches d’une section à l’autre afin de mettre leur statut à jour.

2. Visualisez et ajustez le calendrier du processus de demande et les cycles de subvention à l’aide de la Chronologie

Lorsque vous ajoutez une subvention à votre pipeline, définissez une date d’échéance afin d’effectuer la demande ou le renouvellement dans les temps. Partez ensuite de cette date pour définir une date de début et des échéances réalistes pour chaque étape du processus. Vous pouvez utiliser la Chronologie pour mieux visualiser votre calendrier, l’ajuster si nécessaire et définir très simplement des dépendances entre les tâches afin de lancer le travail dans le bon ordre. Si vous devez décaler des tâches, la Chronologie vous permet de les glisser-déposer aux nouvelles dates en toute simplicité.

3. Utilisez un formulaire pour enregistrer rapidement les nouvelles opportunités au fil de vos recherches

Les nouvelles opportunités de subvention peuvent survenir à tout moment et de n’importe où, et les formulaires vous permettent justement d’en prendre note et de les étudier rapidement. Créez un formulaire pour collecter toutes les informations nécessaires à leur évaluation et leur approbation. Une fois soumis, le formulaire se transformera en tâche au sein de votre projet de demandes en cours.

Partagez le lien du formulaire avec l’ensemble de votre organisation ou sur votre site Web pour faciliter l’identification de nouvelles opportunités. Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana).

4. Clarifiez les priorités, étapes de validation et informations clés à l’aide de champs personnalisés

Gif montrant comment créer et ajouter des champs personnalisés sur Asana

Une fois vos diverses subventions en préparation, vous devez être en mesure d’identifier vos premières priorités, le montant de financement attendu et plus encore. Les champs personnalisés vous aident à consulter ces informations en un clin d’œil et peuvent également servir à filtrer et trier les éléments de votre projet (à l’image des colonnes d’une feuille de calcul). Vous pouvez créer des champs pour le montant des subventions, leur niveau de priorité, les étapes, les approbations… tout ce qui pourrait vous aider à suivre les informations clés de votre projet.

Suivez les approbations grâce aux notifications de champs personnalisés

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation d’un champ personnalisé d’approbation sur Asana pour repérer ce qui est approuvé ou non

Les demandes de subvention sont habituellement soumises à plusieurs allers-retours. Les champs personnalisés dédiés au processus d’approbation permettent de repérer facilement si une demande est approuvée ou non. Ajoutez simplement un champ personnalisé d’approbation à votre projet et activez les notifications. Par la suite, tous les collaborateurs de la tâche seront notifiés des modifications apportées au champ. De cette façon, tout le monde est informé lorsque des demandes sont approuvées ou que de nouvelles remarques doivent être intégrées.

Conseils pour rendre compte de la progression des demandes de subvention

Publiez des mises à jour de statut régulières au même endroit à l’aide de la vue Progression.

CAPTURE D’ÉCRAN d’une mise à jour de statut publiée dans la vue Progression sur Asana

Il est essentiel d’avoir un aperçu de l’avancée et du développement des demandes en cours pour s’assurer de trouver suffisamment d’opportunités de financement et de s’en occuper correctement. Les longs fils de discussion par e-mail ou les demandes d’informations aléatoires entre collègues sont à éviter. Essayez plutôt de publier régulièrement des mises à jour sur la vue Progression. Vous pouvez @mentionner des collègues, des tâches ou encore des projets pour faciliter le suivi du travail en cours. C’est également un bon moyen de maintenir la motivation de vos équipes et de rappeler les objectifs.

Vous suivez plusieurs projets de demande de subvention à la fois ? Ajoutez-les à un portefeuille pour suivre et gérer toutes vos demandes au même endroit.

Ressources pour suivre les subventions

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez découvrir comment nos clients utilisent Asana ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources Liens
Modèle de suivi des subventions Utiliser ce modèle
Étude de cas Découvrir comment EarthEnable, Venture for America et Hope for Haiti gèrent leurs demandes de subventions sur Asana
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum 

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