Le suivi des subventions

Comment créer un projet de demande de subvention sur Asana ?

Il existe plusieurs méthodes pour créer votre pipeline de demandes de subvention. Suivez ces étapes pour démarrer rapidement :

  1. Pour commencer, utilisez notre modèle de pipeline de demandes de subvention et personnalisez-le selon les besoins de votre organisation.
  2. Importez la feuille de calcul sur laquelle vous suivez actuellement vos demandes.

Accéder à tous les modèles Asana

Gif montrant comment accéder aux modèles sur Asana à partir du bouton + dans la barre supérieure

Si vous préférez créer votre propre projet de pipeline de toutes pièces ou que vous souhaitez connaître les bonnes pratiques liées aux projets Asana, suivez ces étapes.

Vous gérez plusieurs demandes de subvention à la fois ?

Si vous utilisez notre modèle :

  1. Dupliquez l’[EXEMPLE DE TÂCHE] du modèle, renommez-le, puis convertissez-le en projet.
  2. Ensuite, ajoutez ces projets à un portefeuille pour suivre et gérer toutes vos demandes au même endroit.

Conseils pour gérer votre projet de demande de subvention

Maintenant que vous avez créé votre projet, suivez les conseils ci-dessous pour le gérer à mesure que vous enregistrez de nouvelles demandes.

1. Organisez votre projet en ajoutant une section pour chaque étape de la demande

CAPTURE D’ÉCRAN affichant comment ajouter des sections à un projet Asana

Créez des sections pour indiquer clairement à quelle étape se trouvent les demandes. Les sections vous aident à identifier les différentes phases du processus de demande (À l’étude, Demande en cours, En attente, etc.) et de classer les tâches en conséquence.

Au fil de la progression de votre demande, faites glisser les tâches d’une section à l’autre afin de mettre leur statut à jour.

2. Visualisez et ajustez le calendrier du processus de demande et les cycles de subvention à l’aide de la Chronologie

Lorsque vous ajoutez une subvention à votre pipeline, définissez une date d’échéance afin d’effectuer la demande ou le renouvellement dans les temps. Partez ensuite de cette date pour définir une date de début et des échéances réalistes pour chaque étape du processus. Vous pouvez utiliser la Chronologie pour mieux visualiser votre calendrier, l’ajuster si nécessaire et définir très simplement des dépendances entre les tâches afin de lancer le travail dans le bon ordre. Si vous devez décaler des tâches, la Chronologie vous permet de les glisser-déposer aux nouvelles dates en toute simplicité.

3. Utilisez un formulaire pour enregistrer rapidement les nouvelles opportunités au fil de vos recherches

Les nouvelles opportunités de subvention peuvent survenir à tout moment et de n’importe où, et les formulaires vous permettent justement d’en prendre note et de les étudier rapidement. Créez un formulaire pour collecter toutes les informations nécessaires à leur évaluation et leur approbation. Une fois soumis, le formulaire se transformera en tâche au sein de votre projet de demandes en cours.

Partagez le lien du formulaire avec l’ensemble de votre organisation ou sur votre site Web pour faciliter l’identification de nouvelles opportunités. Les formulaires peuvent être soumis par tous (même par des personnes n’utilisant pas Asana).

4. Clarifiez les priorités, étapes de validation et informations clés à l’aide de champs personnalisés

Gif montrant comment créer et ajouter des champs personnalisés sur Asana

Une fois vos diverses subventions en préparation, vous devez être en mesure d’identifier vos premières priorités, le montant de financement attendu et plus encore. Les champs personnalisés vous aident à consulter ces informations en un clin d’œil et peuvent également servir à filtrer et trier les éléments de votre projet (à l’image des colonnes d’une feuille de calcul). Vous pouvez créer des champs pour le montant des subventions, leur niveau de priorité, les étapes, les approbations… tout ce qui pourrait vous aider à suivre les informations clés de votre projet.

Suivez les approbations grâce aux notifications de champs personnalisés

CAPTURE D’ÉCRAN de l’utilisation d’un champ personnalisé d’approbation sur Asana pour repérer ce qui est approuvé ou non

Les demandes de subvention sont habituellement soumises à plusieurs allers-retours. Les champs personnalisés dédiés au processus d’approbation permettent de repérer facilement si une demande est approuvée ou non. Ajoutez simplement un champ personnalisé d’approbation à votre projet et activez les notifications. Par la suite, tous les collaborateurs de la tâche seront notifiés des modifications apportées au champ. De cette façon, tout le monde est informé lorsque des demandes sont approuvées ou que de nouvelles remarques doivent être intégrées.

Conseils pour rendre compte de la progression des demandes de subvention

Publiez des mises à jour de statut régulières au même endroit à l’aide de la vue Progression.

CAPTURE D’ÉCRAN d’une mise à jour de statut publiée dans la vue Progression sur Asana

Il est essentiel d’avoir un aperçu de l’avancée et du développement des demandes en cours pour s’assurer de trouver suffisamment d’opportunités de financement et de s’en occuper correctement. Les longs fils de discussion par e-mail ou les demandes d’informations aléatoires entre collègues sont à éviter. Essayez plutôt de publier régulièrement des mises à jour sur la vue Progression. Vous pouvez @mentionner des collègues, des tâches ou encore des projets pour faciliter le suivi du travail en cours. C’est également un bon moyen de maintenir la motivation de vos équipes et de rappeler les objectifs.

Vous suivez plusieurs projets de demande de subvention à la fois ? Ajoutez-les à un portefeuille pour suivre et gérer toutes vos demandes au même endroit.

Ressources pour suivre les subventions

Vous apprenez mieux en regardant ? Vous souhaitez découvrir comment nos clients utilisent Asana ? Ces ressources peuvent vous être utiles :

Ressources Liens
Modèle de suivi des subventions Utiliser ce modèle
Étude de cas Découvrir comment EarthEnable, Venture for America et Hope for Haiti gèrent leurs demandes de subventions sur Asana
Cours sur demande S’inscrire à l’Asana Academy
Échanger avec la communauté Participer à l’une de nos prochaines formations ou ouvrir un nouveau sujet sur notre forum 

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Tâches

Tâches Lessons

Suivre l’ensemble de vos tâches

3 minutes

Mes tâches

Mes tâches Lessons

Repérer les prochaines tâches à accomplir

3 minutes

Projets

Projets Lessons

Travailler en équipe

3 minutes

Boîte de réception

Boîte de réception Lessons

Communiquer encore plus rapidement

3 minutes

Grâce aux tâches, vous pouvez suivre, organiser et collaborer ensemble à l’avancement de votre travail.

Les tâches peuvent être constituées de listes de choses à faire, d’idées, de notes ou de rappels.

Attribuez une tâche à un collègue ou à vous-même.

Appuyez sur Tab + M pour vous attribuer rapidement une tâche à vous-même.

Ajoutez-y une échéance afin de clarifier la date butoir.

Indiquez vos attentes et instructions dans le champ de description de la tâche.

En tapant @, vous pouvez mentionner des tâches, utilisateurs, discussions ou projets.

Lorsque vous @mentionnez un utilisateur, il est ajouté à votre tâche en tant qu’abonné.

Les abonnés seront prévenus en cas de nouveau commentaire ou de nouvelle pièce jointe.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant de l’avancement de votre tâche en tant qu’abonnés.

Les abonnés peuvent à tout moment décider d’arrêter de suivre la tâche et de recevoir les notifications correspondantes.

Ajoutez-y des commentaires pour poser des questions ou informer vos abonnés.

Aimez un commentaire pour indiquer aux abonnés concernés que vous l’avez lu.

Ajoutez des fichiers utiles ou des gifs inutiles en pièces jointes.

Vous pouvez aussi joindre des fichiers directement depuis Dropbox, Google Drive ou Box.

Créez des sous-tâches pour subdiviser votre tâche en plusieurs étapes.

Après avoir ajouté une sous-tâche, appuyez sur Entrée pour en ajouter une autre.

Les sous-tâches peuvent contenir les mêmes informations que les tâches ordinaires.

Cliquez sur la bulle de commentaire pour ajouter des commentaires ou des pièces jointes à une sous-tâche.

Vous pouvez créer des tâches depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Chaque tâche dispose d’une URL unique, qui permet de la copier et de la partager facilement.

Félicitations ! Vous avec passé cette étape avec brio.

Passons désormais au cours suivant !

Grâce à Mes tâches, vous savez toujours sur quelles tâches travailler ensuite.

La liste Mes tâches regroupe toutes les tâches qui vous sont attribuées.

Elle a donc pour but de simplifier la gestion de votre travail.

Cliquez sur votre liste Mes tâches et commencez à écrire pour ajouter des tâches.

Tout comme dans un document texte, ajoutez une nouvelle ligne pour chaque tâche ou collez du contenu dans n’importe quelle liste.

Transférez vos e-mails à x@mail.asana.com pour les transformer en tâches.

Asana convertira votre e-mail en tâche, pièces jointes incluses.

Les nouvelles tâches apparaîtront en haut de votre liste sous Récemment attribuées.

Les tâches que vous ajoutez dans Mes tâches ne sont visibles que par vous.

Cliquez sur Rendre public pour partager le contenu d’une tâche avec votre équipe.

Triez vos tâches par priorité grâce aux sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard.

Cliquez sur le point bleu situé à côté de la tâche pour la classer rapidement.

Marquez les tâches que vous aurez le temps d’effectuer pour Aujourd’hui.

Vos collègues peuvent consulter votre liste Mes tâches pour voir ce sur quoi vous travaillez.

Ils ne verront que les tâches que vous avez rendues publiques ou que vous avez partagées au sein d’un projet (nous nous pencherons sur les projets plus en détail ultérieurement).

Marquez les tâches dues dans la semaine pour Bientôt afin de garder à l’œil les tâches prochainement échues.

À sa date d’échéance, votre tâche passera de Bientôt à Aujourd’hui.

Comme par magie.

Marquez les tâches à effectuer dans plus d’une semaine pour Plus tard.

Vous n’aurez plus à vous en préoccuper jusqu’à ce que leur échéance approche.

Une semaine avant leur échéance, vos tâches passeront de Plus tard à Bientôt.

Triez votre liste Mes tâches pour savoir ce sur quoi vous devez travailler en priorité et connaître les prochaines tâches à accomplir.

Vous savez désormais suivre et planifier votre travail !

Découvrons ensuite comment travailler en équipe sur Asana.

Grâce aux projets, vous pouvez travailler ensemble sur des groupes de tâches.

Les projets permettent de suivre et d’organiser les étapes d’un processus ou d’une initiative.

Vous pouvez par exemple vous en servir pour planifier un événement, lancer un produit ou établir un calendrier éditorial.

Comme dans Mes tâches, il vous suffit de cliquer et d’écrire pour ajouter des tâches à votre projet.

Si vous avez déjà établi vos étapes dans un document ou un e-mail, collez-les dans cette liste.

Ajoutez des tâches à votre projet en envoyant un e-mail.

L’adresse e-mail unique à votre projet est visualisable dans le menu déroulant de celui-ci.

Ajoutez vos tâches à d’autres projets associés.

Les tâches peuvent faire partie de plusieurs projets.

Ajoutez des sections pour organiser vos tâches en un projet sous forme de liste.

Appuyez sur Tab + N dans la ligne d’une tâche pour créer une nouvelle section.

Vous pouvez aussi ajouter des colonnes pour organiser vos tâches en un projet sous forme de tableau.

Faites glisser des tâches et déposez-les entre ou dans les colonnes pour les réorganiser.

Attribuez vos tâches et donnez-leur des échéances.

Grâce au calendrier de votre projet, ne ratez jamais une seule échéance.

Faites glisser des tâches et déposez-les dans votre calendrier pour modifier leur échéance.

Ajoutez tous ceux qui doivent être tenus au courant du projet en tant que membres .

Les membres du projet seront avertis des nouveaux statuts et des nouvelles discussions et tâches.

Publiez des discussions pour faire des annonces ou pour discuter du travail en cours.

Votre publication sera envoyée à tous les membres du projet concerné.

Utilisez la progression pour surveiller l’avancement de votre projet.

Définissez le statut d’un projet pour informer votre équipe de son avancement.

Une fois par semaine, le propriétaire du projet reçoit une notification pour lui rappeler de définir son statut.

Ouvrez et organisez vos projets depuis la barre latérale.

Ajoutez des projets à vos favoris pour les épingler en haut de votre barre latérale.

Cliquez sur l’étoile à gauche du nom de votre projet pour l’ajouter à vos favoris.

Créez de nouveaux projets depuis n’importe quel écran à partir de la barre supérieure.

Vous êtes désormais à même de faire avancer vos projets avec votre équipe.

Plus qu’une leçon avant le grand saut !

Communiquez et coordonnez vos actions plus rapidement grâce à la boîte de réception.

Consultez votre boîte de réception pour lire rapidement les dernières mises à jour et y répondre.

La boîte de réception vous avertit quand l’une de vos tâches est due…

et lorsque des collègues mettent à jour des tâches, des discussions ou des projets que vous suivez.

Consultez vos mises à jour et répondez-y sans quitter la boîte de réception.

Cliquez sur une mise à jour pour disposer de tout le contexte nécessaire pour y répondre.

Archivez les mises à jour que vous êtes prêt à retirer.

Cliquez sur le X apparaissant à droite d’une mise à jour pour l’archiver.

Ouvrez les Archives pour replacer dans votre boîte de réception des mises à jour que vous avez retirées.

Cliquez sur la flèche apparaissant à droite d’une notification archivée pour la replacer dans votre boîte de réception.

Pour ne plus recevoir de mises à jour concernant certains projets ou tâches, arrêtez de les suivre.

Au final, vous avez le contrôle sur toutes les mises à jour que vous recevez (ou choisissez de ne pas recevoir).

Quand vous êtes prêt, vous pouvez désactiver les notifications par e-mail d’Asana.

Vous pouvez gérer la majeure partie des communications de votre équipe à partir de votre boîte de réception. N’oubliez pas de la consulter régulièrement.

Félicitations ! Vous êtes maintenant fin prêt à travailler efficacement avec Asana.