Plantilla para plan de asignación de recursos

Estás listo para embarcarte en tu nueva iniciativa, pero antes de hacerlo, debes comprender con precisión qué recursos se destinarán para ello. ¿Qué herramientas, miembros del equipo y presupuesto necesitarás para ejecutar este proyecto de manera efectiva y cuántos están a tu disposición? Una plantilla para plan de asignación de recursos puede brindarte contexto sobre los recursos tanto para tu equipo como para colaboradores de otros departamentos.

¿Qué es una plantilla para plan de asignación de recursos?

La plantilla para plan de asignación de recursos es el esqueleto del plan de asignación de recursos que puedes duplicar fácilmente para crear un nuevo plan de asignación. Es una gran herramienta si estás buscando mejorar la coherencia de tu proceso de asignación o crear varios planes diferentes a la vez.

En este contexto, un recurso es algo que necesitas para finalizar un proyecto específico. Ese “algo” puede ser tiempo, un equipo individual, roles específicos o fondos.

¿Qué es un plan de asignación de recursos?

Un plan de asignación de recursos es una lista de recursos que necesitas para finalizar un proyecto específico. Incluye los recursos que necesitarás, cuándo los necesitarás y el costo y la cantidad de cada recurso. Tu plan de asignación de recursos debe alinearse con el cronograma, el presupuesto y el alcance de tu proyecto.

¿Cuál es la diferencia entre una plantilla para asignación de recursos y una plantilla para gestión de recursos?

El propósito de la plantilla para asignación de recursos es asignar los recursos disponibles a iniciativas específicas. La plantilla para plan de gestión de recursos es un poco más específica: ayuda a gestionar específicamente la carga laboral del equipo para que puedas ver en qué está trabajando tu equipo.

Cuándo usar una plantilla para plan de asignación de recursos

La plantilla para plan de asignación de recursos es más útil cuando estás en la etapa de planificación o inicio del proyecto. Te puede servir para desarrollar el alcance, el cronograma, el presupuesto y otras limitaciones de tu proyecto.

¿Qué debe incluir una plantilla para plan de asignación de recursos?

Una buena plantilla para plan de asignación de recursos tendrá toda la información que necesitas sobre los recursos del proyecto, que incluye lo siguiente:

• Nombre del recurso: puede ser una persona o el tipo de recurso que necesitas para un proyecto específico.

• Tarea asociada: el trabajo o tarea específica para la que usarás este recurso.

• Rol en el proyecto: en el caso de los recursos de personal, este es el conjunto de habilidades específicas que un individuo proporciona para el proyecto.

• Capacidad máxima: la capacidad máxima que un recurso puede manejar.

• Disponibilidad: esta es la capacidad restante que le queda a un recurso antes de alcanzar su capacidad máxima.

• Fecha de inicio y finalización del proyecto: el período durante el cual el proyecto está activo.

Funciones integradas

• Gestión de recursos. La gestión de recursos te ofrece una visión instantánea de la capacidad productiva de tu equipo, ya que te permite ver en detalle qué trabajo hace tu equipo en todos los proyectos, todo en un solo lugar. Al tener toda la información en una sola vista, puedes detectar problemas, abordar los riesgos y mantener los proyectos encaminados con facilidad. Consulta la Gestión de recursos con frecuencia, para asegurarte de que los miembros del equipo no estén sobrecargados o con poco trabajo. Si es necesario, puedes reasignar o reprogramar tareas de baja prioridad para anteponer las iniciativas más importantes.

• Portafolios. Los portafolios facilitan la organización y el seguimiento de todos los proyectos de tu equipo en una única vista. Esto te permite obtener una descripción general del progreso de todos tus proyectos, e indagar posteriormente en los detalles para abordar los riesgos. También te permite compartir actualizaciones de estado entre las diferentes herramientas y mantener informadas a las partes interesadas sin tener que programar reuniones de estado.

• Resumen del proyecto. En el resumen tienes toda la información importante que necesitas del contexto del proyecto. Brinda al equipo una descripción general del qué, el porqué y el cómo del trabajo. Agrega un resumen para establecer el tono de cómo trabajarán juntos en Asana. Además, comparte en un solo lugar cualquier recurso y dato importante, por ejemplo, detalles de las reuniones o los canales de comunicación y briefs del proyecto.

• Fechas de inicio. A veces, además de querer saber cuándo vence una tarea, necesitas saber cuándo debes comenzar a trabajar en ella. Las horas y fechas de inicio brindan a los miembros del equipo una idea clara de cuánto tiempo deben dedicar a cada una para finalizarla. Usa las fechas de inicio para definir, realizar un seguimiento y gestionar el trabajo, alinear los objetivos del equipo y evitar que las dependencias se pasen por alto. 

Aplicaciones recomendadas

• Slack. Convierte las ideas, las solicitudes de trabajo y las acciones pendientes de Slack en tareas y comentarios a los que puedas dar seguimiento en Asana. Transforma esas consultas breves y acciones pendientes en tareas con responsables y fechas de entrega. Captura fácilmente el trabajo para que las solicitudes y las tareas pendientes no se pierdan en el universo de Slack. 

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Zoom. Asana y Zoom se asociaron para ayudar a que los equipos tengan reuniones más productivas y concretas. La integración de Zoom + Asana facilita la organización de las reuniones y también permite mantener conversaciones prácticas y acceder a la información una vez que termina la llamada. Las reuniones comienzan en Asana, con una agenda de reunión compartida que ofrece visibilidad y contexto sobre los temas que se tratarán. Durante la reunión, los miembros del equipo pueden crear tareas rápidamente dentro de Zoom, para no perderse ningún detalle ni acción pendiente. Y una vez que finaliza la reunión, la integración entre Zoom y Asana traslada las transcripciones y grabaciones de la reunión a Asana para que todos los colaboradores y las partes interesadas puedan revisar la reunión cuando sea necesario.

• Clockwise. Gracias a la integración entre Clockwise y Asana, puedes agregar tareas de Asana en forma de bloques de tiempo a tu Calendario de Google. Esta integración te permite especificar la duración de las tareas, cuándo se realizan y si Clockwise puede reprogramarlas de manera automática. Agrega tareas a tu calendario y libera tiempo para que puedas realizar tu trabajo.

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