Plantilla de programa de producción

Contar con una producción organizada para poder producir y realizar las entregas a tiempo es esencial. Muchas empresas confían en un programa para dar seguimiento al proceso de producción, realizar estimaciones realistas respecto a la finalización del producto y determinar las fechas de envío. Pero no basta con incluir algunas fechas en el calendario. Para que los programas de producción sean efectivos, también es necesario incluir las partes más importantes del proceso de producción.

Si bien los programas predeterminados ayudan a planificar el trabajo y estimar los plazos, la realidad es que en la práctica, la producción es compleja e impredecible. Por ejemplo, una interrupción en la cadena de suministro podría causar retrasos inesperados, o bien la creación de un producto podría tardar más de lo planificado. Entonces, ¿cómo te aseguras de que tus programas sean consistentes, y que la producción se mantenga organizada y al día, y al mismo tiempo flexible para adaptarse a circunstancias imprevistas?

Respuesta: con una plantilla de programa de producción dinámica.

¿Qué es una plantilla de programa de producción?

Una plantilla de programa de producción es un resumen del cronograma de producción, donde puedes realizar un seguimiento del proceso de producción de principio a fin. Los programas de producción contienen los detalles básicos del proceso: lo que estás produciendo (el producto) y cuándo estará listo (las fechas de entrega).

Las plantillas de programa de producción se usan generalmente en la industria manufacturera, donde es común producir cientos o incluso miles de productos al día. Sin embargo, cualquier equipo, organización o sector vinculado a la fabricación de productos puede beneficiarse del uso de estas plantillas. Una vez que guardas tu plantilla principal, puedes reutilizarla para crear y lanzar nuevos programas de producción en pocos minutos.

¿Por qué se necesita una plantilla de programa de producción?

Tu programa de producción realiza un seguimiento del proceso de producción, la oferta y la demanda, para que puedas entregar los productos que tus clientes solicitan a tiempo. Contar con una plantilla para tu programa de producción te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzos, ya que no tendrás que crear un programa desde cero para cada producto nuevo. Si estás gestionando los cronogramas de productos de varios equipos de producción, una plantilla de cronograma del proyecto te ayudará a mantener la coherencia en los procesos. Además, puedes usarla para dar seguimiento a otros aspectos importantes de la producción, como la previsión de las tendencias del mercado y los cambios de la cadena de suministro.

Tradicionalmente, las empresas del sector industrial y de otros sectores se han basado en cronogramas de proyectos estáticos, elaborados en hojas de cálculo de Google o plantillas de Excel. Sin embargo, estas herramientas no te permiten tener una visión global de tu plantilla de producción ni promueven una colaboración efectiva entre los diferentes equipos. En cambio, si usas un software que ofrece más funciones, podrás visualizar tu programa de producción de diferentes maneras (como un diagrama de Gantt o como un calendario). Contar con un panorama visual general facilita la identificación y eliminación de posibles cuellos de botella. Este formato también permite comparar la producción real con la planificada para detectar retrasos o identificar oportunidades de mejora para lograr que el ciclo de producción sea más eficiente.

¿Cómo usar una plantilla de programa de producción?

Podrás encontrar una gran variedad de plantillas de programa de producción gratuitas disponibles en la web. Sin embargo, la clave para garantizar una programación efectiva no está únicamente en la plantilla, sino en el software que usas. Si creas tu plantilla en una plataforma dinámica, como un software de gestión del trabajo, podrás aprovechar las funciones disponibles para optimizar aún más el proceso de producción. Por ejemplo, puedes usar automatizaciones para la gestión de inventario que permiten actualizar instantáneamente el inventario a medida que se fabrican productos nuevos.

Al momento de crear tu plantilla de programa de producción, te recomendamos usar secciones para indicar claramente a las partes interesadas qué estás produciendo y cuáles son los plazos previstos. Puedes incluir, por ejemplo:

• Detalles del pedido: incluye el número de pedido, la descripción del producto, el nombre del cliente y cualquier otra información que identifique al pedido, para poder consultar fácilmente lo que está en producción.

• Estado del proceso de producción: actualiza el estado de producción a medida que avanzas en el proceso para mostrar a las partes interesadas en qué etapa se encuentra cada pedido y si está dentro de los plazos previstos.

• Cronogramas de trabajo y fechas de entrega: establece un cronograma de trabajo con plazos claros que indiquen las fechas de inicio y finalización de la producción. Asegúrate de incluir las tareas y los hitos que se llevarán a cabo entre estas fechas, y todas las dependencias previstas, desde la preproducción hasta la finalización.

• Pedidos (cantidad): ¿Cuántos productos necesitas fabricar? El seguimiento de esta información te permite comparar la tasa de producción esperada con la real. Si hay discrepancias, puedes ajustar tu proceso para garantizar que se cumpla con el objetivo y evitar retrasos en la producción.

• Materia prima necesaria o utilizada: ¿Qué necesitas para fabricar tus productos? Usa esta información para la gestión de recursos y la planificación de la capacidad. De esta manera, podrás estimar con mayor precisión los recursos que necesitas para crear productos específicos o cumplir con los pedidos.

Integraciones y aplicaciones para usar con tu plantilla

Prueba estas funciones e integraciones de aplicaciones para personalizar tu plantilla de programa de producción y adaptarla a las necesidades específicas de tu equipo.

Funciones integradas

• Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.

• Vista de Cronograma. La vista de Cronograma es una vista del proyecto al estilo de un diagrama de Gantt que muestra todas las tareas en un gráfico de barras horizontales. No solo puedes ver la fecha de inicio y finalización de cada tarea, también puedes ver las dependencias entre las tareas. Con la vista de Cronograma, puedes observar cómo encajan las piezas de tu plan. Además, cuando puedes visualizar todo tu trabajo en un solo lugar, es fácil identificar y abordar los conflictos de dependencia antes de que surjan, de modo que puedas cumplir con todos tus objetivos según lo programado.

• Automatización. Automatiza los trabajos manuales para que el equipo dedique menos tiempo al trabajo tedioso y repetitivo, y más a las tareas para los que fueron contratados. En Asana, las reglas funcionan con disparadores y acciones; básicamente, se describirían como “cuando sucede X, hacer Y”. Usa las Reglas para asignar trabajos automáticamente, adaptar las fechas de entrega, configurar campos personalizados, notificar a las partes interesadas y mucho más. Desde automatizaciones a medida hasta flujos de trabajo completos, las reglas le devuelven a tu equipo el tiempo necesario para dedicarlo a los trabajos estratégicos y calificados.

• Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización. 

Aplicaciones recomendadas

• Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.

• Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.

• OneDrive. El selector de archivos de Microsoft OneDrive está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar fácilmente archivos de Word, Excel, PowerPoint y más.

• Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.

Preguntas frecuentes