La fórmula de variación de costos: mantén los proyectos dentro del presupuesto

La fórmula de variación de costos es una herramienta que se usa para la gestión de costos de los proyectos que sirve para mantener a los proyectos dentro de lo presupuestado. La “variación de costos” es la diferencia entre el costo esperado de un proyecto (o el monto presupuestado) y el costo real del proyecto (o la cantidad gastada). Cuando el valor es positivo, indica que el proyecto está por debajo del presupuesto, mientras que una variación negativa señala que los costos del proyecto son mayores a los presupuestados.

Cuando gestiones un proyecto, calcula la variación de los costos con periodicidad, para determinar si el proyecto se mantiene dentro de lo presupuestado. Incluso puedes calcular variaciones individuales para las diferentes categorías del presupuesto, como los costos laborales o de materiales. De este modo, podrás detectar aquellas áreas con mayores probabilidades de hacer que los gastos excedan al presupuesto.

En esta publicación, explicaremos qué es la variación o varianza de costos y cómo te convendría aplicar la fórmula. También echaremos un vistazo a otras fórmulas de variación de costos individuales y te mostraremos cómo hacer los cálculos.

¿Qué es la variación de costos?

La variación o varianza de costos es la diferencia entre los costos planeados de un proyecto y el costo real en que se incurre, incluidos los gastos extra o ahorros imprevistos. La fórmula para calcular la variación es:

• Costo proyectado – costo real = variación del costo

Una variación positiva del costo indica que el proyecto continúa dentro de lo presupuestado, mientras que una variación negativa señala que se está excediendo el presupuesto del proyecto. Si la variación es cero, significa que el costo real del proyecto es igual al esperado.

Variación positiva vs. negativa de los costos

En un mundo ideal, la variación de costos de un proyecto debería ser cero. Es decir, el costo presupuestado y el monto gastado deberían coincidir exactamente. Pero en la realidad, resulta extremadamente raro que el costo real de un proyecto coincida con exactitud con el presupuesto inicial.

En general, se pretende que la variación sea positiva o favorable, ya que indicaría que el proyecto está controlado y los gastos, dentro de lo estimado en el presupuesto. Sin embargo, una variación negativa o desfavorable no significa necesariamente que el proyecto esté en problemas. Simplemente, podría significar que el presupuesto original era demasiado optimista y que debes tomar medidas para garantizar que todos los costos estén bajo control.

Ejemplo de variación de costos simple

Es más fácil entender bien cómo funciona la variación de costos cuando se la ve en la práctica. Digamos que posees una pequeña empresa que acaba de contratar a un diseñador gráfico. El diseñador es responsable de crear materiales de marketing, de diseñar el sitio web y de producir otros activos visuales. Su tarifa es de $50/hora. Si esperas terminar el proyecto entero en 2 meses, o con 1200 horas de trabajo, deberías presupuestar $60 000 para el proyecto.

El proyecto se extiende y termina prolongándose 10 semanas más de lo previsto inicialmente. El diseñador gráfico registra un total de 1600 horas. En total, el costo del proyecto en el área de diseño gráfico asciende a $80 000.

Para calcular la variación de costos del presupuesto de diseño gráfico de la empresa, deberías restar el costo real ($80 000) al presupuestado (o proyectado) ($60 000); entonces, la variación de costos sería de -$20 000. Cuando la variación es negativa, significa que el monto destinado al proyecto excedió al presupuestado.

En el ejemplo anterior, (tú, el dueño de la empresa) solamente calculaste la variación de costos al final del proyecto. La variación de costos es mucho más útil cuando sirve para identificar las tendencias del presupuesto mientras ocurren, para tener oportunidad de corregir el rumbo en caso de ser necesario y de volver a poner al proyecto en el curso financiero previsto. Para concretarlo, debes tener en cuenta el valor ganado.

¿Qué es la gestión del valor ganado?

El valor ganado, a veces también llamado valor planificado, representa el costo presupuestado de un trabajo que se lleva a cabo en un punto en particular del proyecto. La gestión del valor ganado puede servirte para controlar el progreso de un proyecto con periodicidad y para garantizar que el proyecto siga el curso previsto sin salirse del presupuesto.

Volviendo al ejemplo anterior, supongamos que hiciste un chequeo del proyecto de diseño gráfico cuando se había avanzado con el 25 % del trabajo. Cuando llegas a la marca de un 25 % de avance, el costo proyectado, el monto que esperabas haber gastado hasta ese punto, debería ser de $15 000 o del 25 % del presupuesto total.

Pero en este caso, tu diseñador debió usar 400 horas para llegar a completar el 25 % del proyecto. El costo real del trabajo realizado para alcanzar la marca del 25 % de progreso fue de $20 000 (o de 400 horas de trabajo a $50/hora).

Si hubieras calculado la variación del costo cuando alcanzaste el 25 % del progreso, restándole al costo real ($20 000) el proyectado o el valor ganado ($15 000) para resultar en una variación del costo de -$5000, te habrías dado cuenta mucho antes de que el proyecto excedería el presupuesto y lo podrías haber ajustado en consecuencia.

Este proceso que consiste en llevar a cabo un análisis de valor a intervalos regulares, a lo largo de un proyecto, para garantizar que el valor ganado coincida o exceda al costo real del proyecto es lo que se denomina gestión del valor ganado.

3 formas de calcular la variación de costos

Hay tres métodos diferentes que se utilizan para calcular la variación de costos y llevar la contabilidad de tus proyectos:

• El método de variación acumulativa de costos

• El método de variación de costos por período

• El método de variación a la finalización

Con los tres métodos se usa la misma fórmula, pero el cálculo se hace de manera diferente porque con él se determinan cosas distintas.

Método de variación acumulativa de costos

La variación acumulativa de costos se calcula sacando la diferencia entre el costo acumulativo real y el acumulativo esperado del proyecto. Este método se puede usar para obtener una idea general de cuánto se ha desviado el proyecto del presupuesto original.

En el ejemplo anterior, usamos el método de variación acumulativa de costos para determinar cuánto se había desviado del presupuesto el costo del proyecto entero hasta ese momento.

Método de variación de costos por período

Puedes calcular la variación de costos por período si tomas la diferencia entre el costo real del proyecto y el esperado en un momento específico o en una etapa específica del proyecto.

Digamos que vuelves a controlar el progreso de tu proyecto de diseño gráfico a mitad de camino. Para calcular la variación de costos por período, deberías calcular la variación del primer trimestre del proyecto separada de la del segundo.

La ventaja que ofrece este tipo de análisis de variación es que permite captar un panorama general de cuándo se producen las fluctuaciones del presupuesto en el cronograma del proyecto. Si el proyecto sigue el curso previsto a mitad de camino, pero presenta retrasos al momento de la muestra tomada del tercer trimestre, no solo sabrás que algo salió mal, también sabrás cuándo salió mal. Si el marco temporal es más específico, será más fácil detectar y solucionar los problemas.

Método de variación a la finalización

Puedes usar el método de variación con respecto al trabajo finalizado en cualquier punto del proyecto, para predecir cuán alejado o dentro del presupuesto estará el proyecto al momento en que se finalice, basándote en cuánto se ha avanzado hasta el momento. Puedes calcular la variación con respecto al proyecto terminado si restas lo que crees ahora que costará el proyecto en total (o lo que proyectaste, en este momento, que costará) de lo que costaría originalmente (costo esperado).

Cuando evalúes tu proyecto de diseño gráfico con 25 % de finalización y descubras que ya has gastado $20 000, el costo proyectado del proyecto en este punto será de $80 000. Si restas el costo proyectado del original esperado de $60 000, podrás determinar cuál es la variación con respecto a la finalización del proyecto, si el proyecto continúa a este ritmo, será de -$20 000.

El método de variación a la finalización te permitirá usar la información del ritmo actual del proyecto para predecir cuánto se desviará de su presupuesto al final.

5 tipos de variación de costos

En las tres categorías anteriores se describen tres formas diferentes de calcular la variación de costos. A continuación, repasaremos los cinco tipos de variación que se pueden calcular.

Cada una de estas fórmulas produce una variación de costos para una categoría diferente de presupuesto. Gracias a esto, los gerentes de proyectos pueden clasificar los costos y determinar si se encuentran dentro del presupuesto o si lo han superado para poder ajustarlos según corresponda.

Variación de costos materiales

Los proyectos para los que se requieren materiales directos tendrán también una variación de costos de materiales, que se calcula con la diferencia entre el monto presupuestado para los materiales y el monto realmente gastado.

Los costos materiales se pueden calcular multiplicando la cantidad de materiales por su precio unitario. El costo real de los materiales puede diferir del presupuestado tanto en cantidad como en precio.

Si calculas la variación del costo en un punto intermedio del proyecto y descubres que la variación de los materiales muestra una tendencia a aumentar por encima de lo anticipado, deberás ajustar el alcance del proyecto o buscar financiación extra en algún otro lado para cubrir el exceso de los costos por materiales.

Variación de costos laborales

La variación de costos laborales es la diferencia entre los costos presupuestados y reales de la mano de obra directa. Los costos laborales se pueden desviar del presupuesto si para el proyecto se requieren más horas de las previstas, o si los salarios por hora aumentan. Nuestro ejemplo anterior, el de diseño gráfico, es un ejemplo de variación de costo laboral.

Si la empresa tiene una amplia variación de costos laborales positiva (significa que se presupuestó más para mano de obra de lo que ha sido necesaria), modifica el presupuesto de costos laborales y redistribuye los fondos extra a otras categorías del presupuesto con variaciones de costos negativas. Si la variación de costos laborales es negativa, es señal de que tu equipo produce menos de lo esperado o que el alcance del proyecto es superior al anticipado. Algunas medidas que pueden ayudarte a bajar los costos laborales de este tipo pueden ser una mayor capacitación o mejores medidas de control de calidad.

Variación de ventas

Las variaciones de ventas difieren de todos los demás tipos de variaciones de costos en que están relacionadas con los ingresos (la recaudación) más que con los egresos (gastos). Las variaciones de ventas solamente corresponden a proyectos que cuentan con algún componente de ventas. Es decir, nuestro ejemplo del diseñador gráfico no tendría variación de ventas, porque no hay nada que se venda en ese proyecto.

El cálculo de la variación de ventas resulta de restar las ventas presupuestadas menos las ventas reales. Este es el único tipo de variación de la lista que es bueno cuando el resultado es negativo. Si presupuestaste (o esperas) un total de ventas de $1000 y las ventas totales reales son de $2000, la variación será de -$1000. Cuando las ventas reales exceden a las presupuestadas, la variación será negativa, pero las ganancias serán positivas.

Variación de los gastos generales (overhead) variables

Los costos overhead son los gastos asociados con la operatividad de un negocio. Los costos overhead variables son aquellos en los que se incurre con las operaciones de negocios de la empresa, que aumentan o disminuyen según la productividad del negocio. Los costos de envíos, el consumo de electricidad en los depósitos o el mantenimiento de la maquinaria son algunos ejemplos de costos overhead variables, entre muchos otros.

Para calcular la variación de costos overhead variables, primero, deberás hallar la “la tarifa estándar de overhead variable por hora”. Que es la suma total de los costos variables incurridos durante una hora de producción. Por ejemplo, si pagas $2 por el envío de cada unidad y produces 10 unidades por hora, la tarifa estándar de envío por hora será de $20.

La variación de los costos overhead variables es la diferencia entre los costos estándares de este tipo durante un período determinado y lo que el overhead variable real resulta ser después de cualquier cambio en los precios o las horas trabajadas.

Variación de los gastos generales (overhead) fijos

Los gastos overhead fijos son siempre los mismos, independientemente de cuánto se trabaje. La renta, los impuestos a la propiedad y las suscripciones son todos ejemplos de costos overhead fijos. El término “fijo” en overhead fijos se refiere específicamente al tipo y la cantidad de gastos overhead. Por ejemplo, no debes pagar más renta porque uses más la oficina, aunque esto no implica que el propietario no pueda aumentar la renta el algún momento si lo decide.

La fórmula para la variación de overhead fijo es el costo overhead estándar (o presupuestado) menos el costo overhead real. Ambas cifras son totales de overhead, por lo tanto, abarcan a los costos totales de todos los gastos overhead de un período dado.

Digamos que tu empresa tiene solamente dos costos overhead fijos: la renta ($10 000/mes) y el seguro comercial ($500). Entonces, el costo por overhead estándar para un proyecto que durará 6 meses será de $10 500/mes o $63 000 en total. Si el propietario de las instalaciones eleva la renta a $15 000/mes a mitad del proyecto, el costo fijo overhead será mayor. $10 500 durante los 3 primeros meses y $15 500 los 3 meses restantes, o $78 000 en total.

Para calcular la variación de costos overhead fijos, resta el overhead fijo real del estándar y obtendrás una variación final de -$15 000.

Usa la variación de costos para mantener a los presupuestos de los proyectos bajo control

La clave principal para mantener a los costos del proyecto bajo control reside en garantizar que las estimaciones de los costos iniciales sean razonablemente precisas. Para lograrlo, asegúrate de trabajar junto a los integrantes del proyecto para determinar cuáles serán los gastos necesarios. Después, colabora con otras partes interesadas internas de los departamentos de finanzas y contabilidad para proyectar los costos futuros con precisión, así como los precios de esos gastos.