Software de tableros Kanban: las 11 mejores opciones

Ver una lista de tareas del proyecto es una cosa. Pero, ¿visualizar el estado de cada tarea? Ahí es donde ocurre la magia. 

Cuanto más rápido puedas ver el estado del trabajo, más fluidos serán los proyectos. El software de tablero Kanban te ayuda a lograrlo al organizar las tareas en columnas de acuerdo con su etapa de finalización, tal como lo harías con notas adhesivas en un tablero físico. Pero a diferencia de un tablero físico, el software Kanban te permite visualizar el trabajo y colaborar con tu equipo en un solo lugar, desde cualquier lugar. 

Con tantas herramientas de tablero Kanban en el mercado, es difícil saber cuál elegir. Para ayudarte a elegir, describimos las 11 mejores opciones en este artículo.

¿Qué es el software de tablero Kanban? 

El software de tablero Kanban es una herramienta que ayuda a los equipos a planificar y visualizar el trabajo en progreso utilizando el método Kanban. Un tablero Kanban es una forma visual de planificar las tareas. Imagina un tablero con notas adhesivas organizadas en columnas, como “Para hacer”, “En curso” y “Finalizadas”. Esa es la metodología Kanban en su forma más básica. El software Kanban te permite crear la misma representación visual del trabajo, pero con mucha más funcionalidad que las notas adhesivas de papel. 

Un tablero de tareas simple contiene lo siguiente: 

• Tarjetas de tareas: son tus notas adhesivas virtuales. Representan cada tarea que tu equipo debe finalizar, generalmente con información adicional, como la fecha de entrega y el responsable. 

• Columnas: las columnas en tu tablero Kanban generalmente representan el estado de cada tarea, como “Solicitudes nuevas”, “En progreso” y “Finalizado”. A medida que las tareas avanzan, se mueven a través de cada columna hasta que se finalizan. 

¿Por qué usar un software de tablero Kanban?

El software de tablero Kanban te permite hacer mucho más que simplemente arrastrar y soltar tareas en diferentes etapas. Es un centro donde tu equipo puede planificar, organizar y finalizar el trabajo en conjunto, incluso si no están en la misma sala. Con una herramienta Kanban, puedes hacer lo siguiente: 

• Mantener toda la información de tu proyecto en un solo lugar.

• Crear tableros Kanban y colaborar con tu equipo en una sola herramienta.

• Visualizar el estado del trabajo en tiempo real.

• Supervisar el progreso del proyecto y evitar cuellos de botella antes de que ocurran.

• Comunicarte con tus compañeros de equipo al comentar directamente en cada tarea. 

• Mover automáticamente las tareas a diferentes columnas a medida que los miembros del equipo finalizan el trabajo.

• Establecer fechas límite y asignar responsables para cada tarea.

El software de tablero Kanban es mucho más flexible que un tablero físico. A medida que cambian las circunstancias, puedes reasignar el trabajo, cambiar las fechas de entrega y agregar más columnas cuando los procesos se vuelven más complejos. 

Cómo elegir un software de tablero Kanban

El mejor software de tablero Kanban va más allá de la organización simple de un solo proyecto. Debe ser lo suficientemente flexible como para usarse en todos los equipos y proyectos, de modo que el equipo de Ingeniería pueda dar seguimiento a sus sprints, el de TI pueda supervisar las solicitudes entrantes, el de CRM pueda planificar su calendario y más. Cuantos más casos de uso ofrezca el software, más valor puedes obtener de la herramienta. Y cuando se usa en toda la empresa, puedes usar el software de tablero Kanban para colaborar entre equipos, no solo para un proyecto específico. 

Funciones clave que debes buscar

Asegúrate de que el software de tablero Kanban que elijas incluya estas funciones clave, especialmente si deseas usarlo en toda tu organización.

• Integraciones: busca un software que puedas conectar con las herramientas que tu equipo ya usa. Esto te ayuda a aprovechar mejor tu oferta tecnológica existente, ya que puedes centralizar la información de aplicaciones como Slack, Jira y Salesforce en un solo lugar. 

• Automatización: arrastrar y descartar tareas en diferentes columnas no funciona a escala. Las automatizaciones te permiten mover tareas instantáneamente a través de tu tablero Kanban a medida que tu equipo finaliza el trabajo. Las mejores herramientas incluyen automatizaciones personalizadas que puedes adaptar a tus procesos específicos y eliminar el tiempo dedicado a tareas repetitivas. 

• Paneles: no pierdas tiempo creando informes de progreso manualmente. Busca una herramienta con funciones de informes, para poder visualizar instantáneamente métricas como los elementos de trabajo sin finalizar, el tiempo de finalización de las tareas y la disponibilidad del equipo. 

• Seguimiento del tiempo: saber cuánto tiempo lleva finalizar las tareas es esencial para equilibrar la carga de trabajo de tu equipo. Idealmente, el software que elijas debería permitirte estimar los requisitos de tiempo y medir cuánto tiempo lleva realmente el trabajo.  

• Diferentes opciones de vista: visualizar tu trabajo de diferentes maneras puede ayudarte a detectar cuellos de botella y obstáculos antes de que ocurran. Elige una herramienta que te permita alternar entre diferentes vistas, para que puedas ver tu proyecto como un tablero Kanban, un calendario, una lista de estilo hoja de cálculo o un diagrama de Gantt. 

• Plantillas: en lugar de comenzar nuevos proyectos desde cero, las plantillas te permiten iniciar iniciativas con un marco predefinido. Busca una herramienta con una biblioteca de plantillas sólida, además de la opción de crear plantillas personalizadas. 

Preguntas a considerar

Además de las funciones, también es importante considerar cómo este nuevo software se ajustará a las necesidades específicas de tu Equipo (o empresa). A continuación, te presentamos algunas preguntas que debes hacerte antes de dar el paso: 

• ¿Este software es fácil de adoptar? Si el software del tablero Kanban no es intuitivo, los equipos no lo adoptarán. Mira demostraciones de productos o programa una sesión con el equipo de ventas para familiarizarte con la interfaz de usuario del software, incluidas las aplicaciones web, de computadora y móviles. Asegúrate de que el software tenga una guía de usuario fácil de navegar. Lo ideal es que los equipos puedan empezar a usar la herramienta por su cuenta, sin una curva de aprendizaje empinada.

• ¿La compra de esta herramienta mejorará los resultados de mi empresa? Asegúrate de poder cuantificar el retorno de la inversión (ROI) potencial del software. Investiga los precios y busca informes independientes que cuantifiquen el tiempo que se ahorra con diferentes herramientas de gestión de proyectos, como este informe de Nucleus Research. 

• ¿La herramienta es segura? Es fundamental garantizar que la información de la empresa permanezca privada, incluso cuando los empleados trabajan en diferentes ubicaciones y zonas horarias. La seguridad de los datos es una función imprescindible; investiga y asegúrate de que la herramienta cumpla con los estándares de seguridad requeridos por tu Equipo de TI. 

• ¿Nuestra empresa puede usar este software en diferentes equipos? El software nuevo no debería contribuir a la expansión de la aplicación. En lugar de elegir una herramienta que solo puedas usar de forma limitada para un equipo específico, busca opciones que sean lo suficientemente flexibles como para cubrir una amplia gama de casos de uso. Idealmente, el software de colaboración debería agilizar los flujos de trabajo entre equipos, como la planificación de campañas y proyectos, el seguimiento de solicitudes de trabajo o la planificación estratégica.

El mejor software Kanban: 11 opciones principales

¿Quieres adoptar una nueva herramienta? Consulta esta lista para elegir el mejor software para tu Equipo. 

Asana

Una plataforma lista para empresas, diseñada para cualquier caso de uso 

Asana ofrece una amplia gama de funciones listas para las empresas, por lo que si buscas gestionar el trabajo a escala, es una de las mejores opciones. Con funciones como integraciones, automatizaciones y paneles, tu equipo puede ahorrar tiempo en tareas repetitivas, además de ver el rendimiento del proyecto de un vistazo. Según un estudio independiente de Nucleus Research, Asana puede reducir el tiempo que lleva finalizar un proyecto hasta en un 50 %, reducir el tiempo dedicado a las reuniones hasta en un 50 % y minimizar los errores del proyecto hasta en un 90 %. 

Además de la funcionalidad del tablero Kanban, Asana permite a los equipos alternar entre diferentes vistas del proyecto, como listas de tareas, vista de calendario y vista de cronograma. Eso significa que los empleados no están limitados a los tableros Kanban. Por el contrario, pueden organizar su espacio de trabajo de la manera que mejor se adapte a sus necesidades específicas. 

Asana es ideal para organizaciones que desean expandirse más allá de la simple planificación de proyectos y la gestión de tareas. Es lo suficientemente flexible como para implementarse en todos los equipos y casos de uso, por lo que en lugar de proyectos aislados, puedes facilitar la colaboración entre equipos. 

Trello

Tableros Kanban simples y clásicos

Trello se centra específicamente en la gestión de proyectos Kanban, con tableros coloridos y tarjetas Kanban que puedes arrastrar y soltar en diferentes columnas. La simplicidad de Trello significa que es fácil comenzar de inmediato. Trello es ideal para equipos pequeños y proyectos de un solo equipo, pero si quieres escalar tu negocio, es probable que Trello no sea suficiente. 

Monday.com

Una herramienta fácil de usar para equipos más pequeños

Con una interfaz colorida y atractiva, es fácil para los equipos comenzar a usar Monday.com. Puedes crear tableros Kanban con un generador de arrastrar y soltar, además de alternar entre otras vistas de proyectos, como calendarios y listas. Pero si bien es fácil trabajar en proyectos individuales con Monday.com, puedes encontrar obstáculos a medida que amplías la colaboración entre equipos. 

ClickUp

La opción preferida de las empresas emergentes con presupuestos ajustados

Los tableros Kanban de Clickup son fáciles de crear, con funciones de arrastrar y soltar, etiquetas codificadas por colores y otras funciones fáciles de usar. La herramienta ofrece más que tableros Kanban, lo que significa que puedes visualizar tu trabajo de diferentes maneras, como listas y calendarios. Sin embargo, algunos usuarios informan que encuentran dificultades a medida que sus equipos se expanden y el trabajo interdisciplinario se convierte en una prioridad.

Businessmap

Tableros Kanban con todas las funciones para equipos ágiles

Businessmap te permite crear tableros Kanban más complejos. La herramienta incluye funciones para vincular diferentes tableros, dividir las columnas del tablero en subcolumnas y crear plantillas de tarjetas para el trabajo recurrente. Es una solución sólida para equipos ágiles, pero si quieres una herramienta con casos de uso adicionales, Businessmap podría parecerte limitada. 

Smartsheet

Una herramienta centrada en hojas de cálculo con funcionalidad Kanban

Smartsheet se especializa en hojas de cálculo. Esta herramienta ofrece más capacidades que Microsoft Excel o Google Docs, como funciones de seguimiento del tiempo y colaboración. También incluye una vista de tablero Kanban simple, que permite a los usuarios arrastrar y descartar tarjetas en diferentes columnas. Pero las hojas de cálculo son donde Smartsheet realmente brilla, y dado que no todos los equipos prefieren trabajar en hojas, es posible que esta herramienta no se adapte bien a toda tu organización.

Airtable

Hojas de cálculo coloridas con opciones de tablero Kanban

Al igual que Smartsheet, el enfoque principal de Airtable son las hojas de cálculo, pero con una interfaz de usuario más colorida. La funcionalidad de filtrado, clasificación y agrupación de Airtable ayuda a los usuarios a analizar datos que de otro modo podrían ser abrumadores en formato de tablero Kanban. Pero si bien el software es personalizable, puede parecer limitado a medida que crecen tu equipo y tus procesos. 

Wrike

Tableros Kanban para equipos orientados al cliente

Wrike ofrece la funcionalidad de tablero Kanban, con tarjetas que puedes organizar en diferentes columnas para visualizar el estado del trabajo. Los permisos de seguridad fáciles de usar de la herramienta facilitan el intercambio seguro de información con clientes externos, lo que puede ser útil para los equipos que priorizan el trabajo con socios externos. Sin embargo, puede ser menos efectivo para gestionar proyectos entre equipos.

Zoho Sprints

Una herramienta visual y ágil

Zoho Sprints es ideal para equipos ágiles, con funciones específicas para proyectos Scrum y Kanban. La herramienta admite la creación y gestión de épicas ágiles, además de historias de usuario, límites de trabajo en curso y gráficos de trabajo pendiente. Pero como Zoho Sprints está tan adaptado a la gestión ágil de proyectos, puede que no sea lo suficientemente flexible como para usarse en diferentes equipos. 

Jira

Creada para desarrolladores de software

Jira se diseñó para desarrolladores de software, con funciones específicas de Agile como épicas, historias de usuario y sprints. La herramienta incluye la funcionalidad de tablero Kanban, que permite a los usuarios dar seguimiento a los tickets en cada etapa del ciclo de vida del sprint, como “trabajo pendiente”, “en progreso”, “en control de calidad” y “terminado”. Pero si bien Jira funciona bien para los equipos técnicos, puede no ser lo suficientemente flexible como para usarse en toda la empresa.

Azure DevOps

Servicios específicos de desarrollo para equipos ágiles

Azure DevOps está hecho a medida para equipos de desarrollo de software. Además de un sistema Kanban, el software incluye alojamiento de Github y funcionalidad de revisión de código, un repositorio de paquetes universal y planes de prueba para ayudar a los equipos a implementar su código correctamente. Esta herramienta es muy específica, por lo que si estás buscando algo para diferentes casos de uso, puede que no sea la mejor opción. 

Visualiza el trabajo a tu manera

Los tableros Kanban son una herramienta útil para visualizar el estado del trabajo. Pero por sí solos, no son suficientes para coordinar el trabajo entre equipos y proyectos más grandes. Es por eso que las mejores herramientas Kanban ofrecen algo más que tableros. Un excelente software de gestión de proyectos permite a los equipos organizar el trabajo de la manera que mejor se adapte a sus necesidades, ya sea como un tablero Kanban, una lista de verificación, un calendario o un diagrama de Gantt. Con esa flexibilidad, puedes adaptar tu software para que se ajuste a las necesidades de tu empresa, en lugar de cambiar tus procesos para que se ajusten a tu software.