Asana-Tipps: Erweiterte Suche und Berichterstellung

Wer von Ihnen findet es toll, stundenlang nach Kommentaren, Aufgaben oder Dokumenten zu suchen?

Niemand? Niemand?

Die Suche nach einem bestimmten Kommentar ist wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Und dennoch gehört sie zum Alltag von Millionen Wissensarbeitern auf der ganzen Welt. Tatsächlich verbringt der durchschnittliche Wissensarbeiter 60 % seines Tages mit Arbeit rund um die Arbeit, was das Hin und Her zwischen bis zu 10 Tools pro Tag beinhaltet. Jedes dieser Dokumente, E-Mails, Chats oder Besprechungsnotizen könnte die Informationen enthalten, die Sie benötigen.

Hier kommen Work Management – und Asana – ins Spiel. Sobald Sie Ihre gesamte Arbeit an einer Stelle erledigen, können Sie mit der erweiterten Suche und der Berichterstellung schnell alle benötigten Aufgaben, Kommentare und Dateien finden. Suchen Sie ad hoc nach Inhalten oder speichern Sie häufige Suchanfragen als Bericht, auf den Sie zurückgreifen und den Sie regelmäßig aktualisieren können.

Erfahren Sie mehr über die Verwendung der erweiterten Suche und der Berichterstellung und sparen Sie Zeit für Arbeiten, die wirklich wichtig sind.

Wann können Sie die erweiterte Suche verwenden?

Die erweiterte Suche in Asana basiert auf einer Vielzahl von Suchparametern, sodass Sie immer finden können, wonach Sie suchen, auch wenn Sie sich nicht genau erinnern können, was gesendet wurde. Wenn Sie sich nicht mehr an den Namen der Aufgabe erinnern können, können Sie nach Beteiligten, Erstellungsdatum oder zugehörigen Projekten suchen. Die erweiterte Suche verwendet die Parameter, an die Sie sich erinnern, und grenzt den Umfang Ihrer Suchergebnisse ein, sodass Sie leicht genau das finden können, wonach Sie suchen.

So führen Sie eine erweiterte Suche in Asana durch: Beginnen Sie oben rechts im Suchfeld und wählen sie Erweiterte Suche aus. Geben Sie dann das ein, woran Sie sich erinnern. Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Beispiele.

„Ich erinnere mich noch dunkel daran, vor etwa einem Monat eine Entscheidung bezüglich einer anstehenden Markteinführung getroffen zu haben, aber ich kann das Gespräch dazu nirgends finden.“

Schreiben Sie zunächst den allgemeinen Namen des Projektes in die Suchleiste. Fügen Sie dann sich selbst und Ihre Mitarbeiter als Beteiligte hinzu und geben Sie einen Zeitrahmen ein, um die Suche einzugrenzen.

💡Tipp: Möchten Sie nur nach Diskussionen oder Aufgaben suchen? Wählen Sie direkt unter der Suchleiste Aufgaben oder Diskussion aus, um nur die gewünschten Ergebnisse anzuzeigen.

„Ich möchte mir einen Überblick darüber verschaffen, wie viele Aufgaben mit hoher Priorität mein Team in dieser Woche erledigt hat.“

Sie können diese Art der erweiterten Suche für alle Projekte durchführen, bei denen Sie die Priorität mit benutzerdefinierten Feldern festgelegt haben. Um diese erweiterte Suche auszuführen, wählen Sie zuerst erledigte Aufgaben aus. Gehen Sie dann unter Filter hinzufügen in der unteren linken Ecke auf Mehr > In Teams. So stellen Sie ein, dass Sie nur nach Aufgaben in Ihrem Team suchen möchten. Gehen Sie erneut zu Filter hinzufügen und wählen Sie Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen aus, um nach Aufgaben mit hoher Priorität zu suchen.

💡Tipp: Teams müssen nicht immer ganze Abteilungen umfassen. Sie können Ihre Suche auch auf kleinere Teams begrenzen (z. B. Webdesign) – so wird Ihre Suche zum Kinderspiel. Erfahren Sie mehr über die Erstellung von Teams und die Strukturierung Ihrer Arbeit in Asana.

„Mein halbjährliches Mitarbeitergespräch steht kurz bevor. Wie kann ich meinem Manager eine Liste all meiner Arbeiten zeigen?“

Wählen Sie sich in diesem Fall selbst im Feld Zugewiesen an aus. Markieren Sie erledigte Aufgaben und geben Sie als Datumsbereich die letzten sechs Monate an. Sie erhalten eine vollständige Liste aller Aufgaben, an denen Sie gearbeitet haben.

💡Tipp: Fühlen Sie sich von zu vielen Suchergebnissen überfordert? Versuchen Sie, Ihre Suchkriterien weiter einzugrenzen, indem Sie die von Ihnen gesuchten Projekte genauer bestimmen.

So funktioniert die Berichterstellung

Die erweiterte Suche eignet sich perfekt für ad hoc oder einmalige Suchen. Wenn Sie allerdings bemerken, dass Sie dieselbe Suche immer wieder durchführen, haben Sie die Möglichkeit, eine erweiterte Suche als Bericht zu speichern, indem Sie sie zu Ihrer Navigationsleiste auf der linken Seite hinzufügen. Auf diese Weise wird sich der Bericht automatisch aktualisieren und Ihnen jedes Mal, wenn Sie ihn öffnen, die aktuellsten Informationen liefern.

Versuchen Sie, diese Berichte selbst in Asana zu erstellen:

Arbeitsvorgänge, die Sie nachverfolgen müssen

Dieser Bericht zeigt Ihnen Aufgaben an, die Sie anderen Personen zugewiesen haben und die noch nicht erledigt wurden. So speichern Sie diesen Bericht: Führen Sie eine erweiterte Suche durch, um unerledigte Aufgaben zu finden, die Sie anderen zugewiesen haben und die in den nächsten 7 Tagen fällig sind. Sie finden den Zugewiesen von -Filter in der erweiterten Suche unter Filter hinzufügen > Personen > Zugewiesen von.

Rufen Sie diesen Bericht wöchentlich auf. Wenn Sie bemerken, dass eine Aufgabe gefährdet ist und womöglich nicht rechtzeitig erledigt wird, können Sie sie kommentieren und nachfragen, wie Sie die verantwortliche Person unterstützen können.

Aufgaben mit hoher Priorität, die bald fällig sind

Dieser Bericht kann Sie dabei unterstützen, gefährdete Aufgaben zu erkennen, bevor diese fällig sind. Führen Sie zuerst eine erweiterte Suche nach Aufgaben mit hoher Priorität durch, die unerledigt und in den kommenden 3 Tagen fällig sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht die Aufgaben Ihres gesamten Unternehmens anzeigen lassen, indem Sie nach Beteiligten oder Projekt filtern. Melden Sie sich dann bei den Verantwortlichen, um bei Bedarf Unterstützung zu leisten, damit die Aufgaben wie geplant erledigt werden.

Mit der erweiterten Suche und Berichten reduzieren Sie Arbeit rund um die Arbeit

Mit Asana können Sie Arbeiten suchen, über Fortschritte berichten, Feedback geben, Aufgaben kommentieren, Statusaktualisierungen erstellen und Arbeitsinhalte mit anderen teilen – alles an einem Ort. Erfahren Sie mehr über Asana oder machen Sie sich selbst ein Bild, indem Sie Asana Premium kostenlos ausprobieren.