So verbessert Asana mit Work Management die strategische Marketingplanung
Als führender Anbieter von Software für Produktivität und Work Management weiß das Team von Asana einiges über effektive strategische Planung. Es ist also nur logisch, dass die Marketingabteilung von Asana sich auf ihr eigenes Produkt stützt, um ihre wichtigsten Vorhaben zu planen, nachzuverfolgen und darüber zu berichten.
An der Spitze dieses Aufwands steht Isaac Payne, Head of Digital, Marketing Operations and Analytics bei Asana. Paynes Rolle ist vielseitig. Er überwacht eine Vielzahl von Funktionen – von Web, E-Mail und SEO bis hin zu Marketing Operations, Marketingtechnologie und Analysen. Das bedeutet, dass es für ihn wichtig ist, einen Plan zu erstellen, der im gesamten Unternehmen gut sichtbar und zugänglich ist.
Dafür nutzt er Asana.
4 häufige Herausforderungen bei der strategischen Marketingplanung
Bevor er bei Asana arbeitete, stand Payne vor den gleichen Herausforderungen, denen sich viele Unternehmen bei der Erstellung eines umfassenden strategischen Plans gegenübersehen. Es ist schwierig, alle Teile voranzubringen und gleichzeitig die unterschiedlichen Ziele und Vorgaben für jeden Partner zu berücksichtigen.
Wie Payne es formuliert: „Wie bringt man verschiedene Abteilungen und Abteilungsleiter dazu, sich in eine synchrone Richtung zu bewegen, besonders wenn man versucht, eine Strategie für das gesamte Unternehmen zu entwickeln?“
Der Strategieplan Ihrer Abteilung wird leiden, wenn Sie diese Herausforderungen nicht angehen. Und um sie zu lösen, müssen Sie sie zunächst einmal erkennen.
1. Koordination des Aufwands zwischen verschiedenen Teams
„Um einen strategischen, nachvollziehbaren Marketingplan zu erstellen, müssen Sie mit vielen verschiedenen Partnern zusammenarbeiten“, sagt Payne. „Die Koordination beginnt zunächst mit der Festlegung der wichtigsten Ergebnisse und Meilensteine. Sobald diese festgelegt sind, können Sie dann die Schritte, Ergebnisse und Projekte einrichten, die erforderlich sind, um den Plan zum Leben zu erwecken. Genau dabei unterstützt uns Asana.“ Um eine globale, funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern, müssen Sie diese Teams aufeinander abstimmen und ihre strategische Planung und Budgetierung synchronisieren.
2. Fehlen eines zentralen Systems für die kollaborative Planung
Wenn Sie sich auf endlose Meetings und unterschiedliche Vorlagen und Dokumente verlassen, kann es sehr schwierig sein, den Fortschritt zu verfolgen und im gesamten Unternehmen koordiniert zu bleiben. Ohne eine zentrale, einheitliche Plattform für die strategische Planung ist es schwierig, alle Teile auf kohärente Weise zusammenzubringen.
3. Schwierigkeiten bei der Aktualisierung des Plans bei Änderungen
Selbst die besten Pläne und Prioritäten können sich schnell ändern. Ohne Zugriff auf zuverlässige, aktuelle Daten über die Leistung von Abteilungszielen ist es für Marketingleiter schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen und bei Bedarf den Kurs zu korrigieren. Die Aufrechterhaltung eines agilen, reaktionsschnellen strategischen Plans erfordert, dass Sie die richtigen Echtzeitinformationen zur Hand haben.
4. Schwierigkeiten bei der Zuweisung von Ressourcen, um die Wirkung zu maximieren und Kosten zu senken
Die Ressourcenzuweisung ist ein wichtiger Bestandteil eines effektiven Strategieplans. Aber ohne einen klaren Überblick über den Fortschritt und die Leistung verschiedener Initiativen kann es schwierig sein, zu bestimmen, wo Zeit, Budget und Personal am besten eingesetzt werden können, um die größte Wirkung zu erzielen. Die Optimierung der Ressourcennutzung ist der Schlüssel zur Maximierung der Effizienz des Marketings und zur Reduzierung unnötiger Kosten.
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Wie Asana seine eigene Plattform nutzt
Hier kommt Asana ins Spiel. Durch die Nutzung der Work-Management-Funktionen von Asana können Payne und sein Team:
Koordination des Aufwands über mehrere Abteilungen hinweg, einschließlich Marketing, Vertrieb, Produkt und andere wichtige Stakeholder.
Sicherstellen, dass alle Beteiligten in Bezug auf Strategie, Prioritäten und Ausführung auf dem gleichen Stand sind.
Planung und Nachverfolgung des Fortschritts auf einer zentralen Plattform.
Die in Meetings verbrachte Zeit reduzieren.
Verknüpfung von Dokumenten, die bisher nicht miteinander verbunden waren.
Verbessern Sie die Ressourcenverteilung, um die Wirkung zu maximieren und Kosten zu senken.
Und so funktioniert’s:
Eine zentrale Informationsquelle für funktionsübergreifende Planung und Koordination
Im Mittelpunkt des strategischen Planungsprozesses des Asana-Marketingteams steht ein Asana-Portfolio, das den globalen Marketinginitiativen gewidmet ist. Dieses Portfolio bringt operative Leads aus jedem einzelnen Team zusammen, einschließlich Web, E-Mail, SEO und Marketing Operations.
„Wir verwenden dieses Portfolio, um unsere gesamte Marketingplanung und -ausführung zu verwalten“, erklärt Payne. „Es ermöglicht uns, die richtigen Personen einzubeziehen, teamspezifische Projektvorlagen und -ansichten zu nutzen und einen ganzheitlichen Überblick über unsere Fortschritte zu behalten.“
Durch die Einrichtung dieses zentralen Hubs in Asana kann das Marketingteam sicherstellen, dass alle Beteiligten über die übergeordnete Strategie und die Ziele informiert sind. Sie können auch Abhängigkeiten verfolgen, potenzielle Hindernisse identifizieren und bei Bedarf Anpassungen in Echtzeit vornehmen.
„Asana gibt uns die Flexibilität, unsere Workflows und Prozesse an die individuellen Bedürfnisse jedes Teams anzupassen“, sagt Isaac. „Gleichzeitig geben wir unserer CMO die Informationen, die sie benötigt, um das Team zu führen und dort einzutauchen, wo sie gebraucht wird. Ob es sich um Führungskräfte, Content-Ersteller, Demand-Gen-Experten oder das Analyseteam handelt, sie alle können die Plattform auf eine Weise nutzen, die für sie am besten funktioniert.“
Routinemäßige Überprüfungen und Statusmeetings
Um den strategischen Marketingplan auf Kurs zu halten, führt das Asana-Team regelmäßig Überprüfungen und Check-ins durch.
Vierteljährliche Business Reviews (QBRs): Diese hochrangigen Meetings bringen die gesamte Marketingorganisation zusammen, um ihre Fortschritte anhand von vierteljährlichen Zielen und Schlüsselergebnissen (OKRs) zu bewerten. Sie identifizieren auch Bereiche mit Verbesserungspotenzial und planen für das nächste Quartal.
Monatliche Meetings zu Kennzahlen (M&Ms): Das Team trifft sich regelmäßig, um die Leistungskennzahlen zu analysieren, Erfolge zu feiern und bei Bedarf den Kurs zu korrigieren. Diese Meetings nutzen Asana-Daten, um einen umfassenden Überblick über die Auswirkungen des Marketings zu erhalten.
Wöchentliche Status-Updates: In Asana informiert das Team regelmäßig über den Status seiner laufenden Projekte und Vorhaben mithilfe der Smart Status-Funktion von Asana AI. Auf diese Weise können sie Hindernisse oder Risiken schnell identifizieren und sofort Maßnahmen ergreifen.
„Die Kombination aus vierteljährlichen Business Reviews, monatlichen Meetings zu Kennzahlen und wöchentlichen Status-Updates sorgt dafür, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind und Verantwortung übernehmen“, sagt Payne. „Asana macht es einfach, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu finden, damit wir fundierte, datengesteuerte Entscheidungen treffen können.“
Verbesserte Berichterstattung für eine bessere Entscheidungsfindung
Innerhalb des übergeordneten Marketingportfolios verfolgt Paynes Team wichtige Gesundheitskennzahlen wie den Prozentsatz der Projekte, die planmäßig verlaufen, und derjenigen, die hinter den Erwartungen zurückbleiben oder diese nicht erfüllen. Sie integrieren auch Asana-Daten mit anderen Quellen wie Tableau, um umfassende Dashboards und Berichte zu erstellen.
Das Team von Payne kann auch KI verwenden, um alle Änderungen seit dem letzten Besuch des Projekts oder Portfolios zusammenzufassen. Auf diese Weise können Führungskräfte einen schnellen Überblick darüber erhalten, was sich seit der letzten Überprüfung des Arbeitsfortschritts getan hat, ohne sich an jemanden im Team wenden zu müssen.
„Echtzeitdaten über unsere Fortschritte im Vergleich zu unseren Zielen sind von unschätzbarem Wert“, erklärt Payne. „Wir können diese Informationen zu unseren Dashboards für Führungskräfte hinzufügen und sie nutzen, um unsere Ressourcenallokation und strategische Planung zu optimieren.“
Dieser datengesteuerte Ansatz geht über das Marketingteam hinaus. Durch die Schaffung eines besseren Überblicks über die gemeinsamen Ziele und Vorgaben ermöglicht Asana eine effektivere Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.
„Asana bietet uns eine zentrale Plattform, auf der wir Portfolios und Projekte erstellen können, die sich über mehrere Abteilungen erstrecken“, sagt Payne. „Dies verbessert die funktionsübergreifende Ausrichtung und stellt sicher, dass wir alle auf die gleichen Prioritäten hinarbeiten.“
Fallstudie: Koordination der Einführung des Work Innovation Summit
Schauen wir uns ein konkretes Beispiel an. Asana hat kürzlich sein größtes globales Event, den Work Innovation Summit, ins Leben gerufen. An dieser funktionsübergreifenden Initiative waren Teams aus dem gesamten Unternehmen beteiligt. Es erforderte sorgfältige Planung, Koordination und Ausführung, um erfolgreich zu sein.
„Wir haben den gesamten Work Innovation Summit in Asana verwaltet“, sagt Payne. „Von der ersten Projektplanung bis zur Logistik am Tag der Veranstaltung war Asana die zentrale Anlaufstelle, die alles und jeden – vom Marketing über den Vertrieb bis hin zu Forschung und Entwicklung und mehr – organisiert und auf Kurs hielt.“
Das Team nutzte eine Vielzahl von Asana-Funktionen, um den Workflow zu optimieren, darunter:
Mehrfachzuordnung: Projektaufgaben, die mehrere Teams umfassten, wurden in mehreren Projekten und Portfolios gleichzeitig erfasst, sodass sie leicht nachverfolgt und überwacht werden konnten.
Fortschrittsberichte: Die Marketingleitung konnte den Status der wichtigsten Ergebnisse schnell beurteilen.
Automatisierte Updates: Asana benachrichtigte die Beteiligten automatisch über wichtige Änderungen und Meilensteine.
„Asana gab uns eine einzige Informationsquelle für den Work Innovation Summit“, sagte Payne. „Wir konnten in Echtzeit sehen, was passiert, Hindernisse identifizieren und Anpassungen im Handumdrehen vornehmen. Es war ein Lebensretter für eine komplexe und wichtige Markteinführung wie diese.“
Schauen Sie sich On-Demand-Sitzungen vom Work Innovation Summit an
Tauchen Sie mit den exklusiven Videoinhalten des Work Innovation Summit, dem größten Asana-Event des Jahres, in die neue Ära der Arbeit ein.
Die Vorteile von Asana für die strategische Marketingplanung
Durch die Einführung von Asana als Grundlage für die strategische Marketingplanung hat das Asana-Team eine Reihe von wichtigen Vorteilen erhalten:
Bessere Teamausrichtung und mehr Verantwortlichkeit: Asana dient als zentrale Plattform für die Planung, Ausführung und Nachverfolgung des Status aller Marketinginitiativen. Mit klarer Verantwortlichkeit und Transparenz von Aufgaben, Projekten und Zielen ist das Team besser aufeinander abgestimmt und verantwortungsbewusster als je zuvor.
Verbesserung der Zusammenarbeit und Koordination: Asana ermöglicht eine nahtlose funktionsübergreifende Kommunikation und einen reibungslosen Informationsaustausch. Teams können ihre Workflows und Prozesse an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen und gleichzeitig die Transparenz im gesamten Unternehmen aufrechterhalten.
Verbesserung der Transparenz und datengesteuerte Analytik: Durch die Echtzeit-Überwachung von Fortschritten, Hindernissen und Risiken hat das Asana-Marketingteam einen besseren Überblick über die aktuelle Situation. Dieser datengesteuerte Ansatz fördert eine fundiertere Entscheidungsfindung und Ressourcenzuweisung.
Optimierung von Berichten und Überprüfungen: Durch die Integration von Asana-Daten mit anderen Quellen kann das Team umfassende Berichte und Dashboards erstellen. Dies wiederum unterstützt ihre vierteljährlichen Business Reviews, monatlichen Meetings zu Kennzahlen und andere wichtige Planungsrituale.
Strategische Planung leicht gemacht
Durch die Einrichtung der richtigen Prozesse, Meetings und datengesteuerten Überprüfungen hat die gesamte Marketingabteilung von Asana Teams aufeinander abgestimmt, die Zusammenarbeit verbessert und die Transparenz während des gesamten strategischen Planungsprozesses verbessert. Die gewonnenen Erkenntnisse können anderen Marketingexperten helfen, das volle Potenzial von Asana für ihre eigene strategische Planung und ihren Betrieb zu nutzen.
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