So verbessert Asana mit Work Management die Einführung von Angestellten

Der Onboarding-Prozess eines Unternehmens kann die Leistung eines neuen Mitarbeiters entscheidend beeinflussen. Niemand weiß das besser als Mike Jordan, Head of Growth and Impact bei Asana. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung hilft Jordan Asana, die richtigen Frameworks zu schaffen, damit jeder Angestellte erfolgreich arbeiten kann. 

Sein Team deckt vier Hauptbereiche ab: 

• Globale People Partner

• Lernen und Entwicklung

• Talent- und Leistungsmanagement

• Beziehungen zu Angestellten

Zusammen bilden diese Bereiche die gesamte Erfahrung von Angestellten bei Asana – einschließlich des erstklassigen Onboarding-Programms des Unternehmens. Und laut Jordan war die Asana-Plattform der Schlüssel für den Erfolg des Onboardings. „Wenn Asana Asana nicht hätte, wäre ich überrascht, wenn wir die gleiche großartige Onboarding-Erfahrung hätten“, sagt er. 

Erleben Sie Asana in Aktion

Mit Asana können Operations-Teams Arbeitsvorgänge verknüpfen, Prozesse standardisieren und Workflows automatisieren – an einem Ort.

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Bewältigung von Onboarding-Herausforderungen mit Asana

„In jedem Unternehmen, in dem ich gearbeitet habe, fällt es Führungskräften schwer, den Onboarding-Prozess zu gestalten“, sagt Jordan. „Sie versuchen, ein durchdachtes Erlebnis für Angestellte zu schaffen, aber das ist eine Herausforderung, wenn es keinen zentralen Ort gibt, um Informationen auszutauschen und den Fortschritt zu verfolgen. Dies kann insbesondere für HR-Teams gelten, die technisch gesehen nicht für den gesamten Prozess verantwortlich sind oder nicht über die Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um die gewünschte Qualität zu erreichen.“ 

Manager sind gezwungen, mehrere Plattformen zu nutzen, um neuen Mitarbeitenden die Ressourcen und Schulungen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, während sie gleichzeitig den Kontext bereitstellen und sie den richtigen Personen zur richtigen Zeit vorstellen. Und durch all das gibt es keine klare Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen und zu verstehen, wie es neuen Angestellten geht. „Es erfordert viel Aufwand, um alles richtig zu machen“, sagt Jordan. 

Mit Asana ist die Einführung jedoch einfacher. „Mit Asana können wir Informationen an einem Ort teilen, standardisierte Onboarding-Vorlagen erstellen, damit alle Angestellten eine einheitliche Erfahrung machen, und Managern Analytik darüber geben, was passiert – ohne viel Arbeit zu haben“, erklärt Jordan. „Infolgedessen sind neue Mitarbeiter erfolgreicher und können sich schneller in das Unternehmen integrieren.“

Hier erfahren Sie, wie Jordans Team die Einführung mit Asana optimiert.

Standardisierung von Einführungsprozessen

Beim Onboarding ist Konsistenz der Schlüssel. Nach Jordans Erfahrung ist dies eine Herausforderung für alle Unternehmen – von kleinen Startups bis hin zu großen Unternehmen –, in denen es keinen standardisierten Prozess für alle Teams gibt. „Angestellte haben in der Regel eine großartige Erfahrung, wenn sie einem Team beitreten, das viel Ressourcen in die Einführung investiert, oder eine schreckliche Erfahrung in Teams mit weniger Ressourcen und mehr Zeitdruck“, sagt Jordan. 

Um dies zu lösen, erstellte Jordans Team einen standardisierten Onboarding-Workflow mit Projektvorlagen.  Meistens handelt es sich dabei um Onboarding-Checklisten. Dann können sie diese Vorlagen einfach für jeden neuen Angestellten duplizieren, um sicherzustellen, dass sie die richtigen Schritte zur richtigen Zeit ausführen. Jedes Team kann diese Projekte an seine Bedürfnisse anpassen und gleichzeitig die gleiche Qualität bieten. „Für das Personalteam, die Führungskräfte und die Angestellten gibt uns ein standardisierter Prozess ein größeres Vertrauen, dass neue Mitarbeitende eine gute Erfahrung machen werden“, erklärt Jordan. Obwohl diese Projekte keine Workshops oder Willkommenssitzungen für neue Angestellte ersetzen, verbessern sie die Erfahrung und helfen Angestellten, sich zurechtzufinden.

Jordan hat zum Beispiel eine neue Führungskraft, die bald dazukommt und diesen Prozess selbst durchläuft. „Mir wurden alle meine Onboarding-Aufgaben zugewiesen, um sicherzustellen, dass ich das Onboarding-Projekt einrichte, dem neuen Mitarbeiter eine beratende Person zuweise und sie zum Projekt hinzufüge, damit sie mit ihren Aufgaben beginnen können“, sagt er. „Dann kann ich Onboarding-Aufgaben hinzufügen, die spezifischer für die Funktion und die Arbeit sind, aber ich habe einen 90%igen Ausgangspunkt.“

Effiziente Übergaben

Bei Asana arbeiten mehrere Teams zusammen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeitende erfolgreich arbeiten können – und das beginnt bereits mit der Unterzeichnung des Angebotsschreibens. Personalvermittler geben Informationen an das Personalwesen-Team weiter, das Schritte wie IT-Einrichtung, Zahlung, Leistungen, Aufgaben für Personalverantwortliche, Kommunikation mit neuen Mitarbeitenden und mehr einleitet. Es gibt viele laufende Vorgänge, und Asana hilft dem Team, den Überblick zu behalten, damit nichts übersehen wird. 

Hier ist eine Übersicht darüber, wie das funktioniert: 

1. Wenn ein neuer Mitarbeiter sein Angebotsschreiben unterschreibt, benachrichtigt eine Automatisierung sofort das Personalwesen, dass ein neuer Angestellter beitritt. 

2. Integrationen mit Greenhouse und Workday ziehen automatisch die Daten des neuen Angestellten zur Überprüfung und Genehmigung durch das Team ein. 

3. Sobald die Informationen genehmigt sind, startet eine Automatisierung die Vorbereitungsaufgaben für den Personalverantwortlichen. 

4. Das Personalwesen-Team verwendet ein Hauptprojekt, um alle Preboarding-Vorgänge zu verfolgen, mit benutzerdefinierten Labels für Details wie Ausnahmestatus, Standort und mehr. 

5. Eine Sammlung von Projektvorlagen ermöglicht es ihnen, Onboarding-Checklisten für jeden neuen Mitarbeitenden schnell zu duplizieren, um eine standardisierte Erfahrung zu gewährleisten. 

Der Schlüssel zum Erfolg von Asana beim Onboarding? Integrationen. „Insbesondere für Unternehmen sind Integrationen der Schlüssel zur Skalierung von Onboarding-Prozessen mit Asana“, sagt Zach Warner, People Development Program Manager bei Asana. „Auf diese Weise können Sie weiterhin spezielle Tools wie Greenhouse und Workday verwenden, indem Sie sie nahtlos in Ihren Asana-Workflow integrieren.“ 

Machen Sie die ersten Tage zu einem Erfolg

Das Onboarding muss nicht so schwierig sein. Asana bietet Ihrem Business eine zentrale Informationsquelle, um Prozesse zu standardisieren, Informationen nahtlos zwischen Teams auszutauschen und alle Anforderungen zu erfüllen, bevor und nachdem neue Mitarbeitende beitreten. 

Bringen Sie Neuzugänge schneller auf den neuesten Stand

Sorgen Sie dafür, dass die Prioritäten Ihres Teams planmäßig verfolgt werden, indem Sie die Einführung Ihrer Angestellten optimieren und Anlaufzeiten verkürzen.

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