Zoom spart 133 Arbeitswochen pro Jahr mit Asana

Zu Beginn der COVID-19-Pandemie haben sich alle, von Unternehmen bis hin zu Regierungschefs, für Zoom-Konten registriert. Der führende Kommunikationsanbieter verbindet Millionen von Unternehmen, Freunden und Familien mit Video-, Sprach-, Chat- und Content-Sharing-Tools. Vor allem für Unternehmen spielen Videokonferenzen eine wichtige Rolle, wenn sie sich nicht persönlich mit Kunden treffen können und Teams nicht physisch Seite an Seite arbeiten.

Zoom wuchs von knapp über 2.400 Mitarbeitern im Januar 2020 auf mehr als 5.700 Mitarbeiter weltweit im Juni 2021, und dank der Abteilung Business Services & IT sind sie alle miteinander verbunden. Gregory Daniels, Senior Manager for Technology Program Management, leitet ein Team, das sich auf das Management von IT-Projekten und -Programmen konzentriert. Es überwacht Systemänderungen und Implementierungen wie die Okta-Einführung bei Zoom und das unternehmensweite „Bring Your Own Device“-Programm. Diese globalen Vorhaben, deren Budgets in die Millionen gehen, betreffen so gut wie jeden im Unternehmen.

Greg hat auch am Aufbau der Projektmanagement-Kultur von Zoom mitgewirkt – als er zu Zoom kam, war die Zusammenarbeit der Teams über einen Mix aus Tabellen, E-Mails und Work-Management-Plattformen schwierig. Dieser Mischmasch funktionierte einfach nicht:

• Die Technik- und Entwicklungsteams nutzten Jira, die Marketing- und Vertriebsteams jedoch nicht, was den Einblick in bevorstehende Einführungen von Funktionen erschwerte.

• Einige Teams erhielten Arbeitsanfragen aus allen Richtungen, was es schwierig machte, den Umfang der eingehenden Projekte zu bestimmen und Prioritäten festzulegen.

• Führungskräfte erhielten Statusaktualisierungen in Form einer Präsentation, welche die Teams auf mühselige Weise manuell erstellen mussten.

Im Zuge des Unternehmenswachstums brauchten die Zoom-Mitarbeiter eine effektivere Kommunikationsmöglichkeit.

Als Zoom wuchs, wollten wir einen Standardüberblick über alles, was vor sich geht, damit wir Prioritäten setzen und Geschäftsentscheidungen treffen konnten. Wir brauchten Transparenz, Verantwortlichkeit und Konsistenz in der Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, und einen Wissensaustausch zwischen den Teams.”

Eine Lösung, um technische Teams und Business-Teams zu verbinden

Greg und seine IT-Kollegen begannen damit, Work-Management-Plattformen zu evaluieren. Die Beseitigung von Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Funktionen hatte für die technischen Teams und Business-Teams von Zoom oberste Priorität. Sie brauchten eine Plattform mit einer Jira-Integration, die flexibel genug war, um unterschiedliche Workflows aus verschiedenen Abteilungen zu berücksichtigen.

Wichtig war auch, dass die Mitarbeiter die Arbeit mit dem Tool ohne Hilfe der IT-Abteilung aufnehmen konnten. Tatsächlich nutzten mehrere hundert Mitarbeiter von Zoom Asana bereits auf eigene Faust. Zusammen mit der Flexibilität, der nativen Jira-Integration und durch die marktführende Position Asanas, entschloss sich das IT-Team, Asana als Standardplattform von Zoom zu verwenden.

Es war offensichtlich, dass Asana der Marktführer im Bereich Work Management ist. Und genau diese Art von Geschäftsbeziehung wollten wir haben.”

Die Einführung: Schulung im Projektmanagement bei Zoom

Das IT-Team führte Asana zunächst in fünf Abteilungen ein, und als die Manager ihre Projekte zur Plattform verlagerten, folgten auch ihre Teamkollegen. Mehr und mehr Gruppen machten mit, als sie die Vorteile zentralisierter Arbeit erkannten; und mit einem Link zu einem Asana-Projekt, alle Projektinformationen leicht miteinander teilen konnten. Die IT-Abteilung gewann auch die Unterstützung der Führungskräfte, indem sie die monatlichen Geschäftsbesprechungen zu Asana brachte.

Greg sagt: „Als wir Asana offiziell einführten, schwappte die aufgestaute Nachfrage nach einem Work-Management-Tool über. Wir sahen mehr und mehr Nutzung im Laufe der Zeit.“ Mit wachsender Akzeptanz nahm die Zeitersparnis von Zoom durch die Arbeit mit Asana im Laufe des Jahres um 200 % zu.

Gregs Team nutzte die Einführung von Asana, um den Mitarbeitern allgemeine organisatorische Fähigkeiten zu vermitteln und ihnen die „Zoom-Methode“ zu zeigen, Dinge zu erledigen. „Asana ist unser Schulungsraum, in dem die Mitarbeiter eine neue Art des Projektmanagements lernen“, sagt er. „Wir nutzen es, um grundlegende Projektmanagement-Fähigkeiten zu vermitteln und zu zeigen, wie man auf wiederholbare, skalierbare Weise arbeitet, um Ergebnisse zu erzielen.“

Heute gibt es bei Zoom in jeder Abteilung Asana-Experten, die neuen Mitarbeitern die Workflows ihrer Gruppe beibringen, während Gregs Team für zusätzliche Schulungen und komplexes Projektdesign zur Verfügung steht. Sie zeigen oft das Asana-Setup des Sicherheitsteams als Beispiel für die Strukturierung von Portfolios und die Standardisierung von Projekten.

Wie technische und nicht-technische Teams in Asana zusammenarbeiten

Zoom nutzt Asana als zentrale Informationsquelle über Abteilungsgrenzen hinweg.

Die Verbindung zwischen Entwicklern und Business-Teams: Entwicklerteams verwalten ihre täglichen Aufgaben in Jira, das mit Asana synchronisiert ist, damit sie das Marketing nicht bei jedem kleinen Release auf dem Laufenden halten müssen. „Das hat unsere Verwirrung vollständig entwirrt“, sagt Greg.

Marketing: Das weltweit verteilte Marketing-Team nutzt Asana, um Kampagnen und Events zu planen und eingehende Anfragen von anderen Teams zu verwalten.

Business Services & IT: Die IT-Abteilung nutzt Asana für globale Einführungen und Systemänderungen, wie z. B. das „Bring Your Own Device“-Programm, das eine Beteiligung von über 90 % erreichte. „Asana machte das Change Management einfach“, erklärt Greg. „Wir konnten jede noch so kleine Teilaufgabe nachverfolgen, die nötig war, damit die Zoom-Mitarbeiter das Programm verstehen. Es gab zu viel zu tun, eine Tabelle wäre da sicherlich nicht effektiv gewesen.“

Sicherheit: Das Sicherheitsteam verwendet Asana, um seine Projekte in Echtzeit auf dem neuesten Stand zu halten, sodass jeder ihren aktuellen Status sehen kann. Für die großen technischen Implementierungen und unternehmensweiten Rollouts des Teams, an denen bis zu 20 Mitarbeiter und viele weitere wichtige Beteiligte mitwirken können, ist das unabdingbar. Das Team verwendet Portfolios zur Organisation kontinuierlicher, groß angelegter Vorhaben und verschachtelte Portfolios für Projekte innerhalb dieser Vorhaben.

Wenn man als Unternehmen so schnell vorankommt, ist es wichtig, dass alle auf dem gleichen Stand sind und ein zentrales Tool haben, damit alle ihren Verantwortlichkeiten nachkommen.”

Teams verlassen sich auf Standardfunktionen von Asana, passen diese aber flexibel an ihre Prozesse an.

Projekte dienen als Informationsquelle, und Projektübersichten geben Aufschluss über Ziele, Umfang, Zeit und Kosten, sodass niemand den Projektmanager fragen muss.

Portfolios gruppieren Projekte nach Themen, verdeutlichen die Arbeitsbelastung und Kapazitäten von Teams und geben Managern die Möglichkeit, den Status in einer einzigen Ansicht zu überwachen.

Integrationen wie Jira Cloud verbinden technische Teams und Business-Teams. Mit der Zoom-Integration können Meeting-Teilnehmer innerhalb eines Zoom-Meetings Notizen in einer Asana-Aufgabe machen. Die Zapier-Integration hilft bei der Automatisierung von Schritten in Workflows, während die Google Drive-Integration Dateien mit den Projekten verbindet, zu denen sie gehören.

Formulare helfen Teams, eingehende Anfragen aus internen Quellen an einem Ort zu sammeln. Das Team für Content-Erstellung im Bereich Sales Ops Enablement sammelt beispielsweise alle Informationen im Voraus in einem Standard-Asana-Formular. Greg sagt: „Es ging vom ersten Tag an um das Durchsetzen des Prozesses. Sie übermitteln einen Formularlink, erhalten eine sichere Anfrage, ermitteln den Arbeitsumfang und geben eine Terminschätzung ab.“

Durch das Ändern von Feldern im Asana-Formular lässt sich der Prozess schnell iterieren. Zoom-Mitarbeiter reichen fast 900 Formulare pro Monat ein, und die erzielte Effizienz spart dem Unternehmen schätzungsweise 335 Arbeitstage pro Jahr.

Vorlagen bieten einen Ausgangspunkt für neue Projekte, sparen Zeit und sorgen dafür, dass keine Schritte vergessen werden. „Wenn ich eine Asana-Vorlage verwende“, so Greg, „werden aus einer Stunde Projektplanung nur fünfzehn oder zwanzig Minuten. Ein einstündiges Kickoff-Meeting wird um die Hälfte reduziert. Die Zeitersparnis ist deutlich spürbar."

Zoom spart 667 Arbeitstage pro Jahr

Heute spart Zoom mit Asana-Funktionen wie Formularen, Kommentaren, Vorlagen und mehr schätzungsweise 667 Arbeitstage pro Jahr. Bei einer typischen 40-Stunden-Woche sind das mehr als zwei Jahre.

Einige Teams haben die manuelle Aktualisierung von Präsentationsfolien inzwischen abgeschafft und verwenden stattdessen Portfolios, um den Führungskräften einen Überblick über alle Vorhaben zu verschaffen. Es ist auch leicht zu erkennen, wenn Gruppen an ähnlichen Projekten arbeiten, sodass sie ihre Arbeit gemeinsam koordinieren und ihre Anstrengungen bündeln können.

Der Bericht zur Anatomie der Arbeit fand heraus, dass solche Doppelarbeit häufig vorkommt und dass Wissensarbeiter 13 % ihrer Zeit mit Aufgaben verbringen, die bereits erledigt sind. Das Problem wird noch wahrscheinlicher, wenn ein Mitarbeiter für seine Arbeit viele Apps verwendet. Aber Zoom hat dank einer zentralen Projektplattform endlich eine Möglichkeit, um solche Schwierigkeiten zu beseitigen.

Wenn sich alle Zeitpläne, Aufgaben und Mitteilungen an einem Ort befinden, wird die ortsunabhängige Zusammenarbeit leichter.

Organisation und Disziplin helfen Unternehmen beim Skalieren

Mit dem anhaltenden Wachstum der Projektmanagementkapazitäten von Zoom entstehen im Unternehmen immer mehr Gruppen wie die von Greg. Sie verwenden und verbessern weiterhin die Zoom-Methode, um ihre Arbeit zu erledigen, und helfen allen bei der schnellen Ausführung und Skalierung ihrer Prozesse.

Wenn Mitarbeiter in Asana zusammenarbeiten, überbrückt Zoom die Entfernung zwischen den Teams – so wie die Produkte von Zoom auch die Entfernung zwischen Kollegen, Angehörigen und sogar Regierungschefs überbrücken helfen.

Bei der Skalierung geht es darum, unseren Mitarbeitern die eigenständige Nutzung von Asana zu ermöglichen, auch ohne die Hilfe von Projektmanagern. Wir möchten so flexibel wie möglich bleiben, mit genügend Richtlinien, damit die Leute ihre eigenen Projekte erstellen können.”