Zoom spart 133 Arbeitswochen pro Jahr mit Asana

Asana-Fallstudie – Zoom – virtuelle Meetings
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Asanas Wirkung

  • Zeiteinsparung wegen höherer Effizienz: 133 Arbeitswochen pro Jahr durch Automatisierung, Standardisierung von Prozessen und weniger Kontextwechsel
  • Verknüpfung der Arbeit von Technik- und Business-Teams auf einer Plattform
  • Mehr als 90 Prozent Akzeptanz des „Bring Your Own Device“-Programms der IT-Abteilung

Zu Beginn der COVID-19-Pandemie haben sich alle, von Unternehmen bis hin zu Regierungschefs, für Zoom-Konten registriert. Der führende Kommunikationsanbieter verbindet Millionen von Unternehmen, Freunden und Familien mit Video-, Sprach-, Chat- und Content-Sharing-Tools. Vor allem für Unternehmen spielen Videokonferenzen eine wichtige Rolle, wenn sie sich nicht persönlich mit Kunden treffen können und Teams nicht physisch Seite an Seite arbeiten.

Zoom wuchs von knapp über 2.400 Mitarbeitern im Januar 2020 auf mehr als 5.700 Mitarbeiter weltweit im Juni 2021, und dank der Abteilung Business Services & IT sind sie alle miteinander verbunden. Der Projektmanager Gregory Daniels leitet ein Team, das sich auf das Management von IT-Projekten und -Programmen konzentriert. Es überwacht Systemänderungen und Implementierungen wie die Okta-Einführung bei Zoom und das unternehmensweite „Bring Your Own Device“-Programm. Diese globalen Vorhaben, deren Budgets in die Millionen gehen, betreffen so gut wie jeden im Unternehmen.

Greg hat auch am Aufbau der Projektmanagement-Kultur von Zoom mitgewirkt – als er zu Zoom kam, war die Zusammenarbeit der Teams über einen Mix aus Tabellen, E-Mails und Work-Management-Plattformen schwierig. Dieser Mischmasch funktionierte einfach nicht:

  • Die Entwicklungsteams arbeiteten mit Jira, die Marketing- und Vertriebsteams jedoch nicht, was den Überblick über geplante Neuerungen erschwerte.
  • Einige Teams erhielten Arbeitsanfragen von überall her, was es schwierig machte, den Umfang der eingehenden Projekte zu bestimmen und die Prioritäten festzulegen.
  • Führungskräfte erhielten Statusaktualisierungen in Form einer Präsentation, welche die Teams in einem langwierigen Prozess manuell aktualisieren mussten.

Im Zuge des Unternehmenswachstums brauchten die Zoom-Mitarbeiter eine effektivere Kommunikationsmöglichkeit.

„Angesichts des Wachstums von Zoom wollten wir einen einheitlichen Überblick über alle Vorgänge, um Prioritäten setzen und geschäftliche Entscheidungen treffen zu können. Wir brauchten Transparenz, Verantwortlichkeit, Konsistenz in der Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wurde, und Wissensaustausch zwischen den Teams.“
– Ariel Chavan, Head of Security Product and Program Management

Eine Lösung, um technische Teams und Business-Teams zu verbinden

Greg und seine IT-Kollegen begannen damit, Work-Management-Plattformen zu evaluieren. Die Beseitigung von Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Funktionen hatte für die technischen Teams und Business-Teams von Zoom oberste Priorität. Sie brauchten eine Plattform mit einer Jira-Integration, die flexibel genug war, um unterschiedliche Workflows aus verschiedenen Abteilungen zu berücksichtigen.

Wichtig war auch, dass die Mitarbeiter die Arbeit mit dem Tool ohne Hilfe der IT-Abteilung aufnehmen konnten. Tatsächlich nutzten mehrere hundert Mitarbeiter von Zoom Asana bereits auf eigene Faust. Zusammen mit der Flexibilität, der nativen Jira-Integration und durch die marktführende Position Asanas, entschloss sich das IT-Team, Asana als Standardplattform von Zoom zu verwenden.

„Es war klar, dass Asana Marktführer im Bereich Work Management ist – diese Geschäftsbeziehung wollten wir haben.“
– Greg Daniels, Project Manager, Business Services & IT

Asana-Fallstudie – Zoom – virtuelle Meetings

Die Einführung: Schulung im Projektmanagement bei Zoom

Das IT-Team führte Asana zunächst in fünf Abteilungen ein, und als die Manager ihre Projekte zur Plattform verlagerten, folgten auch ihre Teamkollegen. Mehr und mehr Gruppen machten mit, als sie die Vorteile zentralisierter Arbeit erkannten; und mit einem Link zu einem Asana-Projekt, alle Projektinformationen leicht miteinander teilen konnten. Die IT-Abteilung gewann auch die Unterstützung der Führungskräfte, indem sie die monatlichen Geschäftsbesprechungen zu Asana brachte.

Greg sagt: „Als wir Asana offiziell einführten, schwappte die aufgestaute Nachfrage nach einem Work-Management-Tool über. Wir sahen mehr und mehr Nutzung im Laufe der Zeit.“ Mit wachsender Akzeptanz nahm die Zeitersparnis von Zoom durch die Arbeit mit Asana im Laufe des Jahres um 200 % zu.

Gregs Team nutzte die Einführung von Asana, um den Mitarbeitern allgemeine organisatorische Fähigkeiten zu vermitteln und ihnen die „Zoom-Methode“ zu zeigen, Dinge zu erledigen. „Asana ist unser Schulungsraum, in dem die Mitarbeiter eine neue Art des Projektmanagements lernen“, sagt er. „Wir nutzen es, um grundlegende Projektmanagement-Fähigkeiten zu vermitteln und zu zeigen, wie man auf wiederholbare, skalierbare Weise arbeitet, um Ergebnisse zu erzielen.“

Heute gibt es bei Zoom in jeder Abteilung Asana-Experten, die neuen Mitarbeitern die Workflows ihrer Gruppe beibringen, während Gregs Team für zusätzliche Schulungen und komplexes Projektdesign zur Verfügung steht. Sie zeigen oft das Asana-Setup des Sicherheitsteams als Beispiel für die Strukturierung von Portfolios und die Standardisierung von Projekten.

Wie technische und nicht-technische Teams in Asana zusammenarbeiten

Zoom nutzt Asana als zentrale Informationsquelle über Abteilungsgrenzen hinweg.

Die Verbindung zwischen Entwicklern und Business-Teams. Entwicklerteams verwalten ihre täglichen Aufgaben in Jira, das mit Asana synchronisiert ist, damit sie das Marketing nicht bei jedem kleinen Release auf dem Laufenden halten müssen. „Das hat unsere Verwirrung vollständig entwirrt“, sagt Greg.

Marketing Das weltweit verteilte Marketing-Team nutzt Asana, um Kampagnen und Events zu planen und eingehende Anfragen von anderen Teams zu verwalten.

Business Services & IT Die IT-Abteilung nutzt Asana für globale Einführungen und Systemänderungen, wie z. B. das „Bring Your Own Device“-Programm, das eine Beteiligung von über 90 % erreichte. „Asana machte das Change Management einfach“, erklärt Greg. „Wir konnten jede noch so kleine Teilaufgabe nachverfolgen, die nötig war, damit die Zoom-Mitarbeiter das Programm verstehen. Es gab zu viel zu tun, eine Tabelle wäre da sicherlich nicht effektiv gewesen.“

Sicherheit Das Sicherheitsteam verwendet Asana, um seine Projekte in Echtzeit auf dem neuesten Stand zu halten, so dass jeder ihren aktuellen Status sehen kann. Für die großen technischen Implementierungen und unternehmensweiten Rollouts des Teams, an denen bis zu 20 Mitarbeiter und viele weitere wichtige Beteiligte mitwirken können, ist das unabdingbar. Das Team verwendet Portfolios zur Organisation kontinuierlicher, groß angelegter Vorhaben und verschachtelte Portfolios für Projekte innerhalb dieser Vorhaben.

„Wenn man als Unternehmen so schnell unterwegs ist, ist ein einheitliches Vorgehen mithilfe eines zentralen Tools wichtig, damit die Mitarbeiter Verantwortung übernehmen können.“
  Marc Seitz, Security Manager, Detection and Response

Teams verlassen sich auf Standardfunktionen von Asana, passen diese aber flexibel an ihre Prozesse an.

Projekte dienen als Informationsquelle, und Projektübersichten geben Aufschluss über Ziele, Umfang, Zeit und Kosten, so dass niemand den Projektmanager fragen muss.

Portfolios gruppieren Projekte nach Themen, verdeutlichen die Arbeitsbelastung und Kapazitäten von Teams und geben Managern die Möglichkeit, den Status in einer einzigen Ansicht zu überwachen.

Integrationen wie Jira Cloud verbinden technische Teams und Business-Teams. Mit der Zoom-Integration können Meeting-Teilnehmer innerhalb eines Zoom-Meetings Notizen in einer Asana-Aufgabe machen. Die Zapier-Integration hilft bei der Automatisierung von Schritten in Workflows, während die Google Drive-Integration Dateien mit den Projekten verbindet, zu denen sie gehören.

Formulare helfen Teams, eingehende Anfragen aus internen Quellen an einem Ort zu sammeln. Das Team für Content-Erstellung im Bereich Sales Ops Enablement sammelt beispielsweise alle Informationen im Voraus in einem Standard-Asana-Formular. Greg sagt: „Es ging vom ersten Tag an um das Durchsetzen des Prozesses. Sie übermitteln einen Formularlink, erhalten eine sichere Anfrage, ermitteln den Arbeitsumfang und geben eine Terminschätzung ab.“

Durch das Ändern von Feldern im Asana-Formular lässt sich der Prozess schnell iterieren. Zoom-Mitarbeiter reichen fast 900 Formulare pro Monat ein, und die erzielte Effizienz spart dem Unternehmen schätzungsweise 335 Arbeitstage pro Jahr.

Vorlagen bieten einen Ausgangspunkt für neue Projekte, sparen Zeit und sorgen dafür, dass keine Schritte vergessen werden. „Wenn ich eine Asana-Vorlage verwende“, so Greg, „werden aus einer Stunde Projektplanung nur fünfzehn oder zwanzig Minuten. Ein einstündiges Kickoff-Meeting wird um die Hälfte reduziert. Die Zeitersparnis ist deutlich spürbar."

Asana-Fallstudie – Zoom – Projektvorlage

Zoom spart 667 Arbeitstage pro Jahr

Heute spart Zoom mit Asana-Funktionen wie Formularen, Kommentaren, Vorlagen und mehr schätzungsweise 667 Arbeitstage pro Jahr. Bei einer typischen 40-Stunden-Woche sind das mehr als zwei Jahre.

Einige Teams haben die manuelle Aktualisierung von Präsentationsfolien inzwischen abgeschafft und verwenden stattdessen Portfolios, um den Führungskräften einen Überblick über alle Vorhaben zu verschaffen. Es ist auch leicht zu erkennen, wenn Gruppen an ähnlichen Projekten arbeiten, so dass sie ihre Arbeit gemeinsam koordinieren und ihre Anstrengungen bündeln können.

Der Bericht zur Anatomie der Arbeit fand heraus, dass solche Doppelarbeit häufig vorkommt und dass Wissensarbeiter 13 % ihrer Zeit mit Aufgaben verbringen, die bereits erledigt sind. Das Problem wird noch wahrscheinlicher, wenn ein Mitarbeiter für seine Arbeit viele Apps verwendet. Aber Zoom hat dank einer zentralen Projektplattform endlich eine Möglichkeit, um solche Schwierigkeiten zu beseitigen.

Wenn sich alle Zeitpläne, Aufgaben und Mitteilungen an einem Ort befinden, wird die ortsunabhängige Zusammenarbeit leichter.

Organisation und Disziplin helfen Unternehmen beim Skalieren

Mit dem anhaltenden Wachstum der Projektmanagementkapazitäten von Zoom entstehen im Unternehmen immer mehr Gruppen wie die von Greg. Sie verwenden und verbessern weiterhin die Zoom-Methode, um ihre Arbeit zu erledigen, und helfen allen bei der schnellen Ausführung und Skalierung ihrer Prozesse.

Wenn Mitarbeiter in Asana zusammenarbeiten, überbrückt Zoom die Entfernung zwischen den Teams – so wie die Produkte von Zoom auch die Entfernung zwischen Kollegen, Angehörigen und sogar Regierungschefs überbrücken helfen.

„Beim Skalieren geht es darum, dass unsere Mitarbeiter Asana ohne extra Projektmanager nutzen können. Wir möchten alles sehr flexibel halten, mit ausreichend Vorgaben, damit die Mitarbeiter ihre eigenen Projekte erstellen können.“
  Marc Seitz, Security Manager, Detection and Response