The Young Survival Coalition erstellt Inhalte, pflegt eine Community und stellt Kontakte her, um Brustkrebs mithilfe von Asana zu bekämpfen

Wenn junge Erwachsene die Nachricht „Sie haben Brustkrebs“ erhalten, schauen sie oft im Internet und den sozialen Medien nach Ressourcen und Unterstützung, um die Bedeutung dieser Diagnose wirklich zu verstehen. Viele finden bei ihrer Suche die Young Survival Coalition (YSC), die die Betroffenen unterstützt und die Lebensqualität junger Erwachsener mit Brustkrebs verbessert. Gegründet wurde die Organisation im Jahr 1998 von drei Frauen, die bei der Diagnose unter 35 Jahre alt waren. Heute ist YSC die erste Anlaufstelle für junge Erwachsene mit Brustkrebs.

An vorderster Front bei der Zusammenarbeit von YSC mit den Betroffenen steht das Team für Marketingkommunikation. Dieses überwacht die Promotion und Bereitstellung aller Inhalte, Veranstaltungen, E-Mails, Social Media und der Website für das Unternehmen. Wie Mary Atwater, YSC's Digital Media Manager, erklärt, suchen die Betroffenen nach hilfreichen Ressourcen. Deswegen hat die Aktualität der Webseite und des Blogs, die stets die relevantesten und neuesten Informationen enthalten sollen, für das Team oberste Priorität.

Durch die Verwaltung unserer Content- und Social-Media-Kalender in Asana sind unsere Blog-Aufrufe um 190 % und unsere Verweise aus den sozialen Medien um 175 % angestiegen.”

Bei der großen Anzahl von Arbeitsanfragen, der nicht vorhandenen Möglichkeit für Abteilungen, Projektfortschritte leicht zu verfolgen, und einem kleinen Team, das an mehreren Fristen und Prioritäten gleichzeitig arbeitet, hatte das Team Schwierigkeiten alles zu bewältigen. So engagierten sie im Jahr 2018 Steph Poland als ihre Operations Associate, Marketing, um bei der Planung, Koordination und Arbeitsverwaltung zu helfen.

Mit Steph an Bord und einem neuen stellvertretenden Direktor hat sich das Team für Marketingkommunikation jeden Workflow-Prozess in der Abteilung genauer angeschaut. Sie fanden heraus, dass die Fülle an Arbeitsanfragen, die aus vielen verschiedenen Abteilungen eingingen, die Zusammenarbeit des Teams schwierig gestaltete. Außerdem konnten sie andere Abteilungen schlecht über den Status ihrer Projekte informieren und die nötigen Fristen für die qualitativ hochwertige Arbeit schwerer einhalten. Gemeinsam mussten sie eine Lösung finden, die Transparenz in die Teamprozesse bringt, Stress für das gesamte Team reduziert und ihnen ermöglicht, die hervorragendste Arbeit ihrer Karriere zu leisten.

Der Auswahlprozess

Einer der ersten Schritte war die Identifizierung der wichtigsten Anforderungen des Teams. Bei so vielen verschiedenen Projekten, die gleichzeitig durchgeführt werden, suchte das Team Folgendes:

• Die Möglichkeit, eingehende Anfragen zentral zu erfassen, damit sie nicht vergessen werden.

• Eine Lösung, die gesamte Arbeit des Teams an einem Ort zu sehen, um sie besser priorisieren zu können.

• Ein Tool für die gesamte Projektplanung, mit dem Verantwortlichkeiten und Fristen klar definiert und kritische Schritte nicht verpasst werden.

Mehrere Abteilungen benutzten Asana bereits und waren mit dem Tool vertraut, arbeiteten aber noch nicht zusammen an ihren Asana-Projekten. Steph beschäftigte sich genauer mit Asana und nahm an einem Asana Together-Event teil, bei dem sie von Asanas Rabatt für gemeinnützige Organisationen erfuhr. Im Vertrauen darauf, dass die Funktionalität von Asana den Anforderungen des Teams gerecht wird – und mit dem zusätzlichen Vorteil des Rabatts für gemeinnützige Organisationen – war die YSC-Führung von Asana überzeugt. Mit Asana konnten sie die Arbeit der Organisation zentral verfolgen, die Transparenz erhöhen und es allen Teams ermöglichen, sich auf den wichtigsten Teil ihrer Arbeit zu konzentrieren: die Unterstützung von Betroffenen.

Da das Team für Marketingkommunikation Asana bereits verwendet hatte, konzentrierte sich Steph auf die Hilfe anderer Abteilungen. Sie zeigte ihnen, wie man das Tool verwendet, indem sie die Prozesse der Abteilung in Asana integrierte. Sie begann mit der Leitung von Asana-Einführungsschulungen für Führungskräfte und für jede Abteilung. Somit erlernten sie den Umgang mit den wichtigsten Funktionen und konnten die Arbeit strukturieren. Dann richtete Steph Asana-Projekte und -Workflows für einfach alles ein. Das reichte von Anfragen bis zur Planung ihrer speziellen Programme, damit alle alles mitverfolgen und sich mit dem Tool vertraut machen konnten.

Aufbau von bedeutsamen Beziehungen zu Betroffenen durch effektivere Arbeit

Jetzt wird Asana vom Team für Marketingkommunikation zusammen mit allen anderen bei YSC verwendet. Sie verwalten damit ihre gesamte Arbeit, von der Planung von Web-Einführungen für die  Summit- und Tour de Pink-Events bis zur Verwaltung der Content- und Markenwerbung-Programme. Indem sie ihre Arbeit in Asana verfolgen, können sie sich auf die Erstellung qualitativ hochwertiger Ressourcen für junge Erwachsene, die von Brustkrebs betroffen sind, konzentrieren. Diese stehen im Kontrast zu den früheren Inhalten, die einfach nur fertig werden mussten. Nach der Optimierung ihrer Prozesse, steht ihnen nun die nötige Zeit zur Verfügung, um noch mehr Inhalte zu produzieren. Hier sind drei Wege, wie Asana das YSC-Team effektiver gemacht und die Interaktion mit den Betroffenen gefördert hat:

Zeitersparnis und Generierung von Anmeldungen für das Summit-Event

Die YSC-Organisation strukturierte die Planung ihres größten programmatischen Angebots, das YSC-Summit, mit Asana um. Anstatt sich auf mehrere Tabellen und viel manuelle Arbeit zu verlassen, verwenden sie nun Projektvorlagen. Dadurch wurde die Planung für den Webauftritt und die Promotion von 30-40 Stunden auf 10-15 Stunden reduziert. Sie haben auch ihren Überprüfungsprozess verbessert. Indem sie Abhängigkeiten und Unteraufgaben verwenden, stellen sie sicher, dass nichts vergessen wird. Durch diese Effizienzsteigerung hatte das Team mehr Zeit, sich auf das Thema YSC-Summit 2020 zu konzentrieren und konnte die vorzeitigen Anmeldungen verdoppeln.

Mit Asana haben wir die Zeit bis zum Start der Summit-Planung um 80 % verkürzt.”

Steigerung der Genauigkeit und Verbindlichkeit, um die Tour de Pink rechtzeitig zu starten

Ihr vielleicht komplexestes Projekt, die YSC Tour de Pink, ist eine mehrtägige Benefiz-Bike-Tour. Von der Anmeldung über das Teammanagement, den Trainings-Guide und eine App hängt der Erfolg der Tour de Pink von mehreren Abteilungen, Gegebenheiten und Integrationen ab. Sie verwendeten Asana zur Planung der Veranstaltung und um sicherzustellen, dass alle ihre Verantwortlichkeiten und Fristen einhielten. Dadurch konnte das Team die Anzahl der Feedbackrunden reduzieren, die sie mit ihrem Webpartner durchführten, und verbesserte die Pünktlichkeit des Starts um 50 %.

Bereitstellung von qualitativ hochwertigeren Inhalten und Kontakt zu mehr Betroffenen

Aufgrund der verbesserten Projektzeiten für das YSC-Summit und der Tour de Pink hat das gesamte Team mehr Zeit und kann sich auf die Erstellung von hochwertigen Inhalten für den Blog konzentrieren. Seit der Einführung von Asana haben sie ihre Produktion von Bloginhalten um 50 % und für Social-Media-Inhalte um 45 % gesteigert. Infolgedessen sind die Leserzahlen ihres Blogs um 190 % und die Social-Media-Verweise um 175 % gestiegen.

Mit mehr Transparenz und mehr Zeit, um sich auf die Unterstützung ihrer Zielgruppe zu konzentrieren, konnte das YSC-Team für Marketingkommunikation die Art und Weise, wie sie sich ihrer Community präsentieren, drastisch verbessern. Da sie ihre Arbeit in Asana verwalten, können sie sich auf die Unterstützung und Bereitstellung von Ressourcen konzentrieren. Diese werden von den von Brustkrebs Betroffenen dringend benötigt, während sie eine der schwierigsten Erfahrungen ihres Lebens durchlaufen.