Das Corporate Marketing Team von Sophos führt mehr als 1.000 Events pro Jahr mit Asana durch

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  • Standort
    • Mehr als 160 Büros in 119 Ländern
  • Anzahl der Mitarbeiter
    • Mehr als 3.000 Mitarbeiter weltweit
  • Marketing-Team
    • Globales Marketing-Team mit über 250 Mitarbeitern

ZURÜCK ZUR INVESTITION

  • Verarbeitung von mehr als 1.600 Eventanfragen pro Quartal
  • Verkürzung der Fertigstellungszeit (SLA) für Eventanfragen um 70 %, von 10 auf 3 Werktage
  • Erfüllung von 50 % mehr Eventanfragen und gleichzeitige Erhöhung der Mitarbeiterzahl um nur 5 %

Sophos ist ein Cybersicherheitsunternehmen für Firmen. Es gewährleistet die Sicherheit der Netzwerke von mehr als 100.000 Unternehmen auf der ganzen Welt mit Verschlüsselungs-, Endpunkt- und Sicherheitslösungen. Das Unternehmen verwendet ein kanalbasiertes Vertriebsmodell, so dass Events eine wichtige Verbindung zu ihren Partnern, Wiederverkäufern und Kunden darstellen. Jedes Jahr arbeitet das Corporate Marketing Team mit den lokalen Marketing-Teams zusammen, um 12 Partnerkonferenzen, 10 globale Messen, mehr als 150 regionale Events, mehr als 500 Webinare zur Nachfragegenerierung und Hunderte von internen Events durchzuführen.

Um sicherzustellen, dass alle diese Veranstaltungen erfolgreich sind und markenkonsistent durchgeführt werden, arbeiten Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager, und Sydney Leopold, Global Events Manager, zusammen, um alles Nötige zu gestalten. Dies beinhaltet jedes erdenkliche Kreativmaterial, von der Registrierungsseite für Events über das Design von Messeständen bis hin zu Werbegeschenken für Teilnehmer und was sonst noch anfällt.

„Das Corporate Marketing Team arbeitet jährlich an über 1.000 Events, von großen Messen bis hin zu Webinaren zur Nachfragegenerierung. Mit Asana haben wir unsere Fertigstellungszeit (SLA) für Eventanfragen um 70 % reduziert.“- Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager

Die Erstellung aller Marketing- und Designinhalte zur Unterstützung dieser Events ist keine leichte Aufgabe. Das Corporate Marketing Team erfüllt über 22.000 Anfragen pro Jahr. Der Versuch, alle diese Eventanfragen per E-Mail zu verfolgen, funktionierte nicht. Niemand konnte sehen, wie es mit der Arbeit voran ging. Neue Anfragen wurden übersehen und es war schwierig, die Markenkonsistenz und -qualität über Veranstaltungen und Regionen hinweg sicherzustellen – eine der Hauptaufgaben des Teams.

Die Suche nach dem richtigen Tool, um mehr Arbeit einfacher zu erledigen

Als Dawn zu Sophos kam, evaluierte das Corporate Marketing Team bereits Lösungen zur Arbeitsverwaltung. Sie suchten nach einer Lösung, die intuitiv, einfach zu bedienen und flexibel genug ist, um alles zu verwalten – von der Aktualisierung von Broschüren bis hin zu komplexen Workflows für ihre Vertriebstreffen und Partnerkonferenzen.

Sophos entschied sich für Asana, weil es die Anforderungen und Workflows seines Teams am besten erfüllte. Es ist flexibel und einfach anzupassen, während das Unternehmen weiter wächst. Die Teammitglieder können die Arbeit in mehreren Ansichten und damit in verschiedenen Zusammenhängen sehen. Außerdem war das Team von der intuitiven und leistungsstarken Benutzeroberfläche begeistert.

Erfüllung von mehr als 1.600 Anfragen pro Quartal

In Zusammenarbeit mit dem Kundenerfolgsteam von Asana entwickelte Dawn Konventionen, so dass alle den gleichen Prozess für die Übermittlung, Auswertung und Ausführung von Anfragen verwendeten. Auf diese Weise konnte das Marketing-Team des Unternehmens Standard-Workflows schaffen, so dass wichtige Schritte nicht vergessen wurden.

„Mit Asana konnten wir 6.400 Design- und webbezogene Eventanfragen im Jahr 2018 erledigen, was einer Kapazitätssteigerung von 50% entspricht. Unsere Mitarbeiterzahl hat sich währenddessen nur um 5% erhöht.“ - Dawn Jensen, Global Senior Program Marketing Manager

Sobald das Corporate Marketing die Verwaltung seiner Arbeit in Asana begonnen hatte, konnten sie ihren Teamkollegen im Field Marketing Echtzeit-Updates zur Verfügung stellen. „Ich kann dem Eventmanager seine Anfrage in Asana zeigen und er kann alle Kommentare sehen, die Historie von dem, was passiert ist und wann, wer es entworfen und überprüft hat – einfach alles“, sagte Dawn. „Und die Reaktion war normalerweise: Oh meine Güte, besser geht es nicht. Wie erhalte ich Zugang dazu?“ Dies ersparte Dawn’s Team Hunderte von Stunden, die es normalerweise damit verbrachte, Berichte zu erstellen, Telefonate zu führen, auf E-Mails zu reagieren und an Statusbesprechungen teilzunehmen.

Bessere Prozesse, bessere Abstimmung, bessere Events

Dawn und ihr Team haben jetzt ein „Anfragen-Inbox“-Projekt, das 16 Stunden am Tag, sechs Tage die Woche (von Teamkollegen in drei Zeitzonen) verwaltet wird, so dass keine Event-Anfragen übersehen werden. Da die gesamte Arbeit zentral in Asana geschieht, kann jeder die aktuellen Arbeitsvorgänge des Teams, den Status jeder einzelnen Anfrage und das Fälligkeitsdatum sehen.

Jetzt, da das Corporate Marketing Team und seine Partner, die verschiedene Funktionen übernehmen, ihre Eventarbeit in Asana verwalten, sind sie in der Lage, mehr Events zu planen. Außerdem können Sie die Markenkonsistenz sicherstellen und den Partnern und Kunden in den 119 Ländern, in denen sie vertreten sind, ein ansprechendes Erlebnis bieten.

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Asana entdecken

Asana ist der einfachste Weg für Teams, ihre Projekte und Aufgaben zu verfolgen, damit sie Ergebnisse erzielen können.

Marketingkampagne

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Produkteinführung

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Unternehmensziele

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Mission zum Mond

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Organisieren Sie Ihre Arbeit

Legen Sie konkrete Aufgaben und Meilensteine fest, um Ihrem Team Klarheit über die anfallende Arbeit zu verschaffen.

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Helfen Sie Ihrem Team, seine Fristen einzuhalten

Lassen Sie, dank klaren Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, alle Marketing-Mitarbeiter genau wissen, wer für welche Arbeit verantwortlich ist.

Helfen Sie Ihrem Team, seine Fristen einzuhalten

Halten Sie Ihre Fristen ein

Bilden Sie Ihren Kampagnenplan ab, um visuell darzustellen, wie alle Vorgänge zusammenhängen, um potenzielle Probleme zu erkennen und um dafür zu sorgen, dass die Arbeit nach Plan verläuft.

Halten Sie Ihre Fristen ein

Führen Sie Diskussionen, die Taten folgen lassen

Stellen Sie Fragen oder liefern Sie Updates zur aktuellen Arbeit, so dass aus Diskussionen Taten werden.

Führen Sie Diskussionen, die Taten folgen lassen

Hängen Sie Dateien an Ihre Arbeit an

Verknüpfen Sie gemeinsam genutzte Dokumente, Designdateien und Budget-Tabellen miteinander, damit Ihr Team nicht nach Informationen suchen muss.

Hängen Sie Dateien an Ihre Arbeit an

Sehen Sie Ihre Arbeit auf einen Blick

Schauen Sie sich Ihre Arbeit in einem Kalender an, um das richtige Timing und wichtige Termine im Auge zu behalten.

Sehen Sie Ihre Arbeit auf einen Blick

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Bleiben Sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und erkennen Sie schnell, wenn etwas nicht nach Plan verläuft.

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Arbeiten Sie auch unterwegs

Egal, ob Sie sich mit einem externen Anbieter treffen, auf einer Konferenz sind oder sich außerhalb des Büros befinden, bleiben Sie mit dem mobilen Asana in Verbindung.

Arbeiten Sie auch unterwegs

Führen Sie erfolgreiche Programme durch – jedes Mal

Asana unterstützt Marketing-Teams bei der Planung, Verwaltung, Verfolgung und beim Start von Maßnahmen, die Ihre Zielgruppe überzeugen.

Führen Sie erfolgreiche Programme durch – jedes Mal

Bilden Sie jeden Schritt ab

Planen Sie kritische Schritte – von der Entwicklung bis zur Markteinführung – damit alle Beteiligten über den Fahrplan informiert sind.

Bilden Sie jeden Schritt ab

Wissen Sie, wer woran arbeitet

Legen Sie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten für jeden Arbeitsvorgang fest, der mit der Markteinführung in Verbindung steht. So können Sie den Produktstart rechtzeitig durchführen.

Wissen Sie, wer woran arbeitet

Starten Sie Kampagnen und Produkte rechtzeitig

Sehen Sie, wie alle Vorgänge Ihres Plans zusammenhängen, damit Sie diese anpassen und zielgerichtet voranbringen können.

Starten Sie Kampagnen und Produkte rechtzeitig

Halten Sie alle auf dem Laufenden

Stellen Sie sicher, dass wichtige Updates und Diskussionen nicht in E-Mail-Verläufen begraben werden, indem Sie sie mit Ihrer Arbeit verknüpfen.

Halten Sie alle auf dem Laufenden

Bewahren Sie Ihre Arbeit an einem Ort auf

Hängen Sie Dateien an Ihr Projekt an, damit jeder weiß, wo die richtigen Informationen zu finden sind.

Bewahren Sie Ihre Arbeit an einem Ort auf

Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Behalten Sie wichtige Termine im Auge, indem Sie sich die Pläne für den Start von Kampagnen und Produkten in einem Kalender anzeigen lassen.

Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht

Seien Sie stets darüber informiert, wie es mit der Arbeit vorangeht, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Fristen einzuhalten und Ziele zu erreichen.

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Bleiben Sie in Verbindung, wo immer Sie sind

Bleiben Sie mit dem mobilen Asana immer auf dem Laufenden, egal wo Sie sich gerade befinden.

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Auf die Plätze, fertig, los!

Asana unterstützt Produkt-Teams bei der Einhaltung von Fristen, damit sie großartige Produkte auf den Markt bringen können.

Auf die Plätze, fertig, los!

Legen Sie Prioritäten fest

Erstellen Sie Aufgaben für jedes Ziel, damit jeder Einblick in die unternehmensweiten Ziele hat.

Legen Sie Prioritäten fest

Bestimmen Sie die richtige Person

Weisen Sie jedes Ziel der richtigen Person zu, damit jeder weiß, wer verantwortlich ist und an wen man sich mit Fragen wenden kann.

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Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Ziele zu erreichen

Sehen Sie, wie jeder Meilenstein, nach und nach, zum Ziel führt. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

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Teilen Sie Infos und informieren Sie über Aktualisierungen

Halten Sie alle Beteiligten über die neuesten Informationen und Fortschritte auf dem Laufenden, während Aktualisierungen und Kommentare direkt mit Ihren Zielen verknüpft sind.

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Hängen Sie wichtige Dateien an

Integrieren Sie Asana mit Ihren Filesharing-Tools, um alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu behalten.

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Behalten Sie wichtige Termine im Auge

Schauen Sie sich Ihre Fristen für Maßnahmen und Meilensteine in einem Kalender an, um sicherzugehen, dass der Zeitplan funktioniert.

Behalten Sie wichtige Termine im Auge

Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens

Verstehen Sie, welche Ziele auf dem richtigen Weg sind und wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird, damit Sie Ihre Ziele erreichen.

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Bleiben Sie auf dem Laufenden

Mit dem mobilen Asana erhalten Sie immer und überall aktuelle Informationen und können wichtige Entscheidungen treffen.

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Erreichen Sie Ihre Ziele

Asana gibt Ihrem Team Einblick in die Ziele Ihres Unternehmens, so dass sich jeder auf das Wesentliche konzentriert.

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Machen Sie sich bereit für die Mission

Bilden Sie jeden Schritt Ihrer Mission ab, damit Sie nichts vergessen, während Sie das Unmögliche möglich machen.

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Wissen Sie, wer verantwortlich ist

Weisen Sie klare Verantwortliche für jede Aufgabe zu, damit Ihre Manager, Teamleiter und Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben.

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Bilden Sie jeden Schritt ab

Erstellen Sie einen Startplan, damit Sie Ihren Kurs von Anfang bis Ende verfolgen, ihn mit Ihrem Team teilen und wenn nötig anpassen können, während sich etwas ändert.

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Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Stellen Sie wichtige Fragen, führen Sie Diskussionen und liefern Sie Statusaktualisierungen, um Ihr Team auf den Starttag vorzubereiten.

Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Verknüpfen Sie alles miteinander

Verbinden Sie Asana mit anderen Tools, die Sie für Ihre Mission benötigen, damit sich all Ihre Informationen am selben Ort befinden.

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Behalten Sie das Ziel im Auge

Sehen Sie sich jeden Meilenstein im Kalender an, damit Sie wichtige Termine bis zum Start verfolgen können

Behalten Sie das Ziel im Auge

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht, damit Sie sicher sein können, dass Sie auf den Starttag vorbereit sind.

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Arbeiten Sie von überall

Bleiben Sie immer auf dem Laufenden, egal ob im Büro oder auf dem Mond, stellen Sie einfach sicher, dass Sie über eine Internetverbindung verfügen!

Arbeiten Sie von überall

3, 2, 1… Triebwerke zünden!

Mit Asana kann Ihr Team hohe Ziele setzen und diese auch erreichen. Alles, was dazu nötig ist, ist ein kleiner Schritt….

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