Mit Asana steigert Showpo seine Effizienz um 30 %

Showpo wurde vor zehn Jahren von Jane Lu in der Garage ihrer Eltern gegründet. Seitdem hat sich der E-Commerce-Store zu einem Modeimperium entwickelt. Das Unternehmen mit Sitz in Sydney liefert mittlerweile in über 100 Länder und hat mehr als vier Millionen Follower auf seinen Social-Media-Kanälen. Um Frauen auf der ganzen Welt die neueste Mode zu bieten, arbeitet das Team von Showpo unermüdlich daran, seine Community zu inspirieren und ein nahtloses Einkaufserlebnis zu bieten.

Seit seinen bescheidenen Anfängen hat das Unternehmen viele schnelle Wachstumsphasen erlebt. Während einer kürzlichen Phase des Wandels beschlossen Jane Lu, Gründerin und CEO, und Mitul Lakhani, Head of Digital Product, die Gelegenheit zu nutzen, um interne Prozesse zu verbessern. Die Teams arbeiteten isoliert voneinander, was die Transparenz und Verfügbarkeit von Informationen innerhalb des Unternehmens einschränkte und eine Ausrichtung auf die wichtigsten Ziele erschwerte. Große Kampagnen wurden in Tabellen verwaltet, die nicht immer auf dem neuesten Stand waren. Das sorgte für Verwirrung und einen Mangel an Verantwortlichkeit. All dies führte zu langen Status-Meetings, und diese Zeit fehlte dann für das, wofür das Unternehmen bekannt ist – Mode.

Die Auswahl einer Work-Management-Lösung

Mitul wusste, dass eine Work-Management-Lösung helfen würde, die Prozesse bei Showpo zu verbessern. Asana  war dabei die erste Wahl, denn Mitul hatte es schon in einer früheren Position verwendet, und auch Showpos Kreativteam nutzte die Plattform bereits. Um sicherzustellen, dass die Plattform für das gesamte Unternehmen geeignet war, besuchte das Asana-Team in Sydney Showpo und fragte die wichtigsten Stakeholder nach Problempunkten und Herausforderungen.

Diese Treffen zeigten, dass Asana die richtige Lösung war, denn:

• Flexible Prozesse ermöglichten den Einsatz eines einzigen Tools im gesamten Unternehmen.

• Die einfache Aufgabenzuweisung und Statusaktualisierungen in Echtzeit reduzierten den Bedarf an Meetings und E-Mails.

• Eine einzige Informationsquelle war nötig, um alle im Unternehmen auf die gleichen Ziele auszurichten.

Asana hat für eine viel bessere Zusammenarbeit und Koordinierung zwischen Teams gesorgt. Inzwischen verwalten wir alle größeren Projekte in Asana.”

Ein neues Kapitel

Um die Akzeptanz sicherzustellen, stellten Jane und Mitul Asana im Unternehmen vor und erklärten, wie es in der täglichen Arbeit helfen würde. Zum Beispiel würde Asana die Transparenz von Zeitplänen und Arbeitsfortschritten verbessern und den Bedarf an Status-Meetings reduzieren. Um eine Überforderung zu vermeiden, wurde die Plattform in einem Team nach dem anderen eingeführt, angefangen mit dem Kreativteam. Darüber hinaus führte ein Customer Success Manager von Asana Live-Schulungen durch, damit sich jedes Team bei der Nutzung der Plattform und der Verwaltung von Projekten und individueller Arbeit sicher fühlte.

Jane ging mit gutem Beispiel voran, indem sie Asana nutzte, um ihre eigene Arbeit zu verwalten, wie z. B. die Planung der Geschäftsstrategie und die Durchführung von PR-Aktivitäten. Dies führte zu einem positiven Dominoeffekt bei Managern und Teams.

Die Vorteile der Automatisierung

Heute nutzt Showpo Asana unternehmensweit. Alle Geschäftsprozesse werden über die Plattform abgewickelt, von der digitalen Produktion bis hin zu Einführung neuer Modeartikel- und kollektionen. Hier sind einige wichtige Anwendungsfälle:

• Die Unternehmensplanung wird in Asana durchgeführt. Das leitende Führungsteam von Showpo nutzt Asana, um Tagesordnungen für seine wöchentlichen Planungs- und Prioritätsmeetings zu erstellen. So wird sichergestellt, dass wichtige Informationen nicht durch die Maschen fallen und jedes Meeting eine klare Struktur hat.

• Kampagnen wie z. B. saisonale Markteinführungen (etwa die Coachella-Kollektion) werden jetzt vollständig in Asana verwaltet. Zur Strukturierung von Kampagnen werden Vorlagen verwendet, die Aufgaben und Termine automatisch hinzufügen, was zu einer Effizienzsteigerung von 30 % führt.

• Prozesse für digitales Produktmanagement wie das Erstellen von Produktstrategieplänen und die Planung von Produktfeatures finden alle in der Plattform statt. Die Produktfahrplan-Vorlage von Asana wird verwendet, um Pläne zu erstellen und wichtigen Beteiligten zu zeigen, welche Prozesse in der Pipeline sind. Anschließend werden Projektvorlagen eingesetzt, um einzelne Produktfeatures mithilfe von Regeln und benutzerdefinierten Feldern einzuführen, was hilft, Aufgaben zu kategorisieren und wichtige Informationen schnell zu teilen. Dieser gestraffte Prozess hat die Kommunikation vereinfacht und die Produktivität insgesamt erhöht.

• Die Einarbeitung wird in Asana durchgeführt, und jedes Projekt für neue Mitarbeiter wird mit einer Vorlage gestartet, sodass keine Schritte oder wichtigen Informationen vergessen werden. Dieser gestraffte Prozess spart dem Team viel Zeit und hat das Einarbeitungserlebnis für neue Mitarbeiter verbessert, die nun vom ersten Tag an genau wissen, was sie erwartet.

Insgesamt haben Jane und das Führungsteam festgestellt, dass die Verantwortlichkeiten viel klarer sind, und die Mitarbeiter profitieren von der verbesserten Transparenz im gesamten Unternehmen.

Dank Asana laufen unsere Projekte um 30 % effizienter. Der Grund dafür sind klarer verteilte Verantwortlichkeiten, ein besserer Austausch zwischen Teams und Asanas strukturierte Plattform.”

Mode ist wieder oberste Priorität

Das Showpo-Team wird auch weiterhin daran arbeiten, Frauen auf der ganzen Welt modische Kleidung zu bieten. Dazu gehört auch, sich weiterhin mit den Kundinnen auf Social-Media-Kanälen zu vernetzen und das Nutzererlebnis durch Upgrades der digitalen Verkaufsplattform zu verbessern. Das Allerwichtigste ist aber, die Kundinnen in den Mittelpunkt zu stellen und mit jedem Team zusammenzuarbeiten, um ein ganzheitliches, beeindruckendes und erinnerungswürdiges Erlebnis zu schaffen. Asana wird dem Team helfen, jeden Aspekt dieses Prozesses zu verwalten, jetzt und in Zukunft.