John Lewis Partnership vereint Teams aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen mit Asana

John Lewis Partnership
  • John Lewis Partnership logo
  • Hauptsitz
    • London, United Kingdom
  • Gegründet
    • 1864
  • Mitarbeiter
    • 83.000+

Alles begann 1864 in London, als ein Kaufmann namens John Lewis mit einer Schubkarre durch die Stadt fuhr und Textilien kaufte. Diese verkaufte er zu einem bescheidenen Preis und eröffnete einen kleinen Laden in der Oxford Street, London. Das Unternehmen wuchs, und sein Sohn, John Spedan Lewis, gründete John Lewis Partnership. Die Firma entwicklete sich zum größten britischen Unternehmen, das im Besitz von Mitarbeitern ist, und betreibt die berühmten John Lewis & Partners Warenhäuser und die Waitrose & Partners Supermärkte sowie andere Finanz- und Einzelhandelsdienstleistungen.

John Spedan Lewis glaubte an ein neues Geschäftsmodell, das die Mitarbeiter durch einen Jahresbonus am Gewinn beteiligt, gute Arbeitsbedingungen bietet und ein Mitspracherecht bei allen Entscheidungen ermöglicht. Auch heute noch genießen die über 83.000 Mitarbeiter des Unternehmens, die sogenannten Partner, die gleichen Vorteile.

Das Solutions Development-Team von John Lewis Partnership entwickelt in der Personalabteilung interne Lösungen zur Unterstützung von Mitarbeiterprogrammen. Dazu gehören zum Beispiel eine Videoplattform zur Schulung von Vertriebspartnern, ein Coaching- und Feedback-Tool und ein System zur Kostenerstattung für berufliche Weiterbildung. Nach einer unternehmensweiten Umstrukturierung wurde innerhalb des Personalbereichs ein UX-Team gebildet, das bei der Konzeption und Entwicklung dieser Lösungen hilft. Philip Quarterman, UX-Designer bei John Lewis Partnership, erklärt: „Jedes Projekt durchläuft zuerst unser Team, um sicherzustellen, dass die Lösung den zugrunde liegenden Geschäftsanforderungen entspricht, bevor sie entworfen wird.”

Das UX-Team entschied sich für Asana, um die Entgegennahme von Anfragen zu vereinfachen und die Zusammenarbeit von verschiedenen Arbeitsbereichen übersichtlich zu gestalten – alles im Namen einer effizienteren Personalarbeit zur Unterstützung der Partner. „Wir sind alle Miteigentümer des Unternehmens”, sagt Philip. „Innerhalb der Jobfunktionen im Hauptsitz der Firma müssen wir uns darüber im Klaren sein, dass wir Nettokosten sind, wenn wir dem Unternehmen nicht dabei helfen, Einnahmen zu erzielen. Alles, was wir tun, muss entweder den Partnern bei der Verbesserung ihrer Arbeit helfen oder in irgendeiner Weise Geld sparen. Wir machen uns das ständig bewusst.”

Die Suche nach einem Tool, das für verschiedene Arbeitsstile geeignet ist

Weil das UX-Team noch so neu war, sagt Philip: „fehlte es an Klarheit darüber, wann sie sich an Projekten beteiligen, an welchen Stellen Übergaben stattfinden und welche Einblicke Teams untereinander in ihre Arbeit haben sollten.” Als sich die bisherige Aufgabenmanagement-Software des UX-Teams änderte, suchten sie nach einem Ersatz, der die Zusammenarbeit und Einbeziehung weiterer Mitarbeiter des Personalteams erleichtern würde.

„Einer der Gründe, warum wir uns für Asana entschieden haben, ist die Verfügbarkeit von Board- und Listenprojekten. Dadurch können die Mitglieder des Teams mit ihrer bevorzugten Projektstruktur arbeiten.”

Sie brauchten auch ein Tool, das verschiedene Arbeitsstile unterstützte. „Einer der Gründe, warum wir uns für Asana entschieden haben, ist die Verfügbarkeit von Board- und Listenprojekten”, sagt Philip und verweist auf die Tatsache, dass Aufgaben entweder als Listen oder Kanban-Boards betrachtet werden können. „Dadurch können die Mitglieder des Teams mit ihrer bevorzugten Projektstruktur arbeiten.”

Die Einbeziehung von Teams in Asana

Als das UX-Team begann, seine Anfragen und Projekte in Asana zu verwalten, integrierte es seine Webformulare in Asana. Auf diese Weise konnten andere Teams problemlos Arbeitsanfragen stellen. Philip erklärt: „Wir müssen alles, was hereinkommt, managen, und das ist das Tool, mit dem dies möglich ist. Mit Asana lässt sich die Aufgabenliste so einfach einrichten. Das ist überaus wichtig.”

Schließlich übernahmen auch Teams, die mit dem UX-Team zusammenarbeiteten, diese Arbeitsweise. Asana wurde bald für die Verwaltung aller Projekte im Bereich Solutions Development verwendet. Gleichzeitig hilft die Portfoliofunktion dabei, unterschiedliche Arbeitsbereiche miteinander zu verknüpfen. Jedes Team hat ein Portfolio seiner eigenen Projekte und jedes Projekt wird von einem Team geleitet. Zusätzliche Ressourcen aus anderen Teams können einbezogen werden, indem sie Aufgaben zuweisen. „Die Art und Weise, wie wir Projekte intern managen, hat sich völlig verändert. Mit dieser Erfahrung richten wir uns an den Rest der Personalabteilung und sagen: „Schaut mal, so arbeiten wir. So einfach verarbeiten wir ein Projekt nach dem anderen.”

Workflows von Anfang bis Ende im Blick haben

Philip sagt, dass „Teams untereinander keinen Einblick hatten”, bevor sie Asana verwendeten. Heute hingegen, kann jedes Team alle Projekte sehen, an denen das UX-Team arbeitet. Jedes Projekt hat Aufgaben und Unteraufgaben, die auch in anderen Projekten untergebracht sind – je nachdem, zu welchem Team sie gehören. Zusätzlich sorgt Asanas visuelle Umsetzung für Übersichtlichkeit in einem früher störenden Kooperationsprozess. Philip bemerkt, „Die Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit der Verwendung von Asanas Boards. Diese bieten eine visuellere Möglichkeit, um zu sehen, in welcher Phase sich jede Anfrage im Prozess befindet. Dadurch wird klar, wann Übergaben stattfinden müssen. Die Möglichkeit, die verantwortliche Person für Aufgaben zu ändern und zu sehen, wer woran arbeitet, ist ebenfalls hilfreich.”

„Die Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit der Verwendung von Asanas Boards. Diese bieten eine visuellere Möglichkeit, um zu sehen, in welcher Phase sich jede Anfrage im Prozess befindet. Dadurch wird klar, wann Übergaben stattfinden müssen.”

Asana hat auch dazu beigetragen, die täglichen Workflows zu optimieren. Alle neuen Projektanfragen werden über eine einzige Formularintegration gestellt, mit Feldern für eine kurze Beschreibung, Kontaktdaten, Fälligkeitsdaten und einer Projektzusammenfassung. Die Anfrage wird in einem wöchentlichen Meeting besprochen und dann den Teammitgliedern in Asana zugewiesen. Die Möglichkeit, Fortschritte in Asana zu verfolgen, sowie die Kommentarfunktion haben dazu beigetragen, die Anzahl der Status-Meetings sowohl intern als auch mit externen Entwicklern zu reduzieren.

Im Vordergrund stehen die Partner

Das UX-Team von Philip verfolgt den Erfolg seiner Lösungen anhand von KPIs wie Umsatzsteigerung, Aufrufe von Schulungsvideos anhand von Google Analytics und Zufriedenheitsbewertungen. Die Art und Weise, wie sie mit anderen Personalteams zusammenarbeiten, trägt zum übergeordneten Ziel bei, das Unternehmen effizient zu unterstützen. Wie ein gut geöltes Zahnrad, ermöglichen die Teams ihren Partnern, gute Arbeit zu leisten, die Kosten niedrig zu halten und das gemeinsame Geschäft auszubauen.

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Asana entdecken

Asana ist der einfachste Weg für Teams, ihre Projekte und Aufgaben zu verfolgen, damit sie Ergebnisse erzielen können.

Marketingkampagne

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Produkteinführung

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Unternehmensziele

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Mission zum Mond

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Organisieren Sie Ihre Arbeit

Legen Sie konkrete Aufgaben und Meilensteine fest, um Ihrem Team Klarheit über die anfallende Arbeit zu verschaffen.

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Helfen Sie Ihrem Team, seine Fristen einzuhalten

Lassen Sie, dank klaren Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten, alle Marketing-Mitarbeiter genau wissen, wer für welche Arbeit verantwortlich ist.

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Halten Sie Ihre Fristen ein

Bilden Sie Ihren Kampagnenplan ab, um visuell darzustellen, wie alle Vorgänge zusammenhängen, um potenzielle Probleme zu erkennen und um dafür zu sorgen, dass die Arbeit nach Plan verläuft.

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Führen Sie Diskussionen, die Taten folgen lassen

Stellen Sie Fragen oder liefern Sie Updates zur aktuellen Arbeit, so dass aus Diskussionen Taten werden.

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Hängen Sie Dateien an Ihre Arbeit an

Verknüpfen Sie gemeinsam genutzte Dokumente, Designdateien und Budget-Tabellen miteinander, damit Ihr Team nicht nach Informationen suchen muss.

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Sehen Sie Ihre Arbeit auf einen Blick

Schauen Sie sich Ihre Arbeit in einem Kalender an, um das richtige Timing und wichtige Termine im Auge zu behalten.

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Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Bleiben Sie über den Projektfortschritt auf dem Laufenden und erkennen Sie schnell, wenn etwas nicht nach Plan verläuft.

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Arbeiten Sie auch unterwegs

Egal, ob Sie sich mit einem externen Anbieter treffen, auf einer Konferenz sind oder sich außerhalb des Büros befinden, bleiben Sie mit dem mobilen Asana in Verbindung.

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Führen Sie erfolgreiche Programme durch – jedes Mal

Asana unterstützt Marketing-Teams bei der Planung, Verwaltung, Verfolgung und beim Start von Maßnahmen, die Ihre Zielgruppe überzeugen.

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Bilden Sie jeden Schritt ab

Planen Sie kritische Schritte – von der Entwicklung bis zur Markteinführung – damit alle Beteiligten über den Fahrplan informiert sind.

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Wissen Sie, wer woran arbeitet

Legen Sie Verantwortliche und Fälligkeitsdaten für jeden Arbeitsvorgang fest, der mit der Markteinführung in Verbindung steht. So können Sie den Produktstart rechtzeitig durchführen.

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Starten Sie Kampagnen und Produkte rechtzeitig

Sehen Sie, wie alle Vorgänge Ihres Plans zusammenhängen, damit Sie diese anpassen und zielgerichtet voranbringen können.

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Halten Sie alle auf dem Laufenden

Stellen Sie sicher, dass wichtige Updates und Diskussionen nicht in E-Mail-Verläufen begraben werden, indem Sie sie mit Ihrer Arbeit verknüpfen.

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Bewahren Sie Ihre Arbeit an einem Ort auf

Hängen Sie Dateien an Ihr Projekt an, damit jeder weiß, wo die richtigen Informationen zu finden sind.

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Verfolgen Sie Termine und Meilensteine

Behalten Sie wichtige Termine im Auge, indem Sie sich die Pläne für den Start von Kampagnen und Produkten in einem Kalender anzeigen lassen.

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Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht

Seien Sie stets darüber informiert, wie es mit der Arbeit vorangeht, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um Ihre Fristen einzuhalten und Ziele zu erreichen.

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Bleiben Sie in Verbindung, wo immer Sie sind

Bleiben Sie mit dem mobilen Asana immer auf dem Laufenden, egal wo Sie sich gerade befinden.

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Auf die Plätze, fertig, los!

Asana unterstützt Produkt-Teams bei der Einhaltung von Fristen, damit sie großartige Produkte auf den Markt bringen können.

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Legen Sie Prioritäten fest

Erstellen Sie Aufgaben für jedes Ziel, damit jeder Einblick in die unternehmensweiten Ziele hat.

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Bestimmen Sie die richtige Person

Weisen Sie jedes Ziel der richtigen Person zu, damit jeder weiß, wer verantwortlich ist und an wen man sich mit Fragen wenden kann.

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Erstellen Sie einen Plan, um Ihre Ziele zu erreichen

Sehen Sie, wie jeder Meilenstein, nach und nach, zum Ziel führt. So können Sie sicher sein, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

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Teilen Sie Infos und informieren Sie über Aktualisierungen

Halten Sie alle Beteiligten über die neuesten Informationen und Fortschritte auf dem Laufenden, während Aktualisierungen und Kommentare direkt mit Ihren Zielen verknüpft sind.

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Hängen Sie wichtige Dateien an

Integrieren Sie Asana mit Ihren Filesharing-Tools, um alle wichtigen Dokumente an einem Ort zu behalten.

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Behalten Sie wichtige Termine im Auge

Schauen Sie sich Ihre Fristen für Maßnahmen und Meilensteine in einem Kalender an, um sicherzugehen, dass der Zeitplan funktioniert.

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Verfolgen Sie den Fortschritt Ihres Unternehmens

Verstehen Sie, welche Ziele auf dem richtigen Weg sind und wo Ihre Aufmerksamkeit benötigt wird, damit Sie Ihre Ziele erreichen.

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Bleiben Sie auf dem Laufenden

Mit dem mobilen Asana erhalten Sie immer und überall aktuelle Informationen und können wichtige Entscheidungen treffen.

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Erreichen Sie Ihre Ziele

Asana gibt Ihrem Team Einblick in die Ziele Ihres Unternehmens, so dass sich jeder auf das Wesentliche konzentriert.

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Machen Sie sich bereit für die Mission

Bilden Sie jeden Schritt Ihrer Mission ab, damit Sie nichts vergessen, während Sie das Unmögliche möglich machen.

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Wissen Sie, wer verantwortlich ist

Weisen Sie klare Verantwortliche für jede Aufgabe zu, damit Ihre Manager, Teamleiter und Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben.

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Bilden Sie jeden Schritt ab

Erstellen Sie einen Startplan, damit Sie Ihren Kurs von Anfang bis Ende verfolgen, ihn mit Ihrem Team teilen und wenn nötig anpassen können, während sich etwas ändert.

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Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Stellen Sie wichtige Fragen, führen Sie Diskussionen und liefern Sie Statusaktualisierungen, um Ihr Team auf den Starttag vorzubereiten.

Stellen Sie sicher, dass alles und jeder startklar ist

Verknüpfen Sie alles miteinander

Verbinden Sie Asana mit anderen Tools, die Sie für Ihre Mission benötigen, damit sich all Ihre Informationen am selben Ort befinden.

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Behalten Sie das Ziel im Auge

Sehen Sie sich jeden Meilenstein im Kalender an, damit Sie wichtige Termine bis zum Start verfolgen können

Behalten Sie das Ziel im Auge

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Sehen Sie, was nach Plan verläuft und was nicht, damit Sie sicher sein können, dass Sie auf den Starttag vorbereit sind.

Verfolgen Sie Ihren Fortschritt

Arbeiten Sie von überall

Bleiben Sie immer auf dem Laufenden, egal ob im Büro oder auf dem Mond, stellen Sie einfach sicher, dass Sie über eine Internetverbindung verfügen!

Arbeiten Sie von überall

3, 2, 1… Triebwerke zünden!

Mit Asana kann Ihr Team hohe Ziele setzen und diese auch erreichen. Alles, was dazu nötig ist, ist ein kleiner Schritt….

3, 2, 1… Triebwerke zünden!