SIPOC 範本

請不要只是一味執行您業務流程中的行動,同時也要改進它們,盡可能提升其效率。使用 SIPOC 範本,您可以將您的 SIPOC 流程最佳化,以便更快地做出決策並打造更優質的客戶體驗。

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[舊產品 UI] SIPOC 圖範例圖片 (看板)

如果您的業務已經經營了很長一段時間,您的流程可能就像條件反射一樣,可以不假思索地完成動作。但是,即便您對流程瞭若指掌,您的專案關係人可能並不然。概述這些行動有助於向專案關係人準確展示您的營運方式,從而減少混淆的可能性。

這就是 SIPOC 範本派上用場之處。此工具可幫助您將重要的營運流程可視化和最佳化。

什麼是 SIPOC 圖?

SIPOC 圖可針對運輸、輸入、流程、輸出和客戶等以客戶為中心的步驟提供一份宏觀檢視。其目的是讓專案關係人無須深入瞭解具體細節,即可對您流程的運作方式取得全盤的掌握。SIPOC 圖通常用於六標準差或其他類型精實專案管理的「定義」階段。專案管理框架可簡化流程,以減少最終產品中的錯誤或不一致。 

SIPOC 是一個縮寫字,由以下幾個英文字的首字母組成:

  • Suppliers (供應者):啟動流程所需的資源輸入。

  • Inputs (輸入):流程運作所需的資源。

  • Process (流程):流程概覽。

  • Outputs (輸出):流程的結果和成果。

  • Customers (客戶):接收產出或益處的人。

SIPOC 圖是一種可視化工具。此圖表的運行方式如同程序圖流程圖,從流程中的一個組成部份移動到另一個,每個組成部份都只涉及相關的元素和高階步驟。

使用 SIPOC 範本的好處:

如果您經常使用 SIPOC 圖,那麼您最好建立一份範本,而非每次都製作一份新的圖表。不僅是因為這麼做可以節省您的時間和精力 (劇透:它確實做得到),也是因為它與精實六標準差的方法互相契合。六標準差的目的是盡量減少流程輸出中的錯誤,而使用範本建立 SIPOC 圖能夠大幅減少人為錯誤。有了範本在手,誰來建立 SIPOC 圖並不重要,因為您知道圖表會具有一致性。

如何使用您的 SIPOC 範本

您的 SIPOC 範本可支持業務流程管理 (一種分析和改進業務流程的方法)。SIPOC 範本作為業務流程管理的一部份,可供您用以確保 SIPOC 圖中概述的流程具有一致性且符合您的標準。微調您的 SIPOC 模型並將其儲存為範本後,團隊成員便可使用此範本來建立新圖表,以便記錄每個 SIPOC 流程。

將您的 SIPOC 範本併入您業務流程的工作流程中,可以簡化及精實您建立 SIPOC 圖的方式。在工作管理軟體中組建範本,您只需按一下按鈕即可輕鬆複製範本、與專案關係人分享範本,並在不同團隊之間協調您的流程。您甚至可以為團隊成員指派特定步驟,好讓其他人知道您 SIPOC 流程中每個部份的負責人。

SIPOC 範本的使用案例範例:汽車製造商

建立好 SIPOC 範本後,每次您建立新的業務流程且認為有必要將其記錄下來時,您便可以複製範本。讓我們以汽車製造商作為範例。您可以使用範本建立 SIPOC 圖作為一份高階流程概覽,說明從客戶訂單到流程輸出所涉及的關鍵步驟。

  • 供應者:此範例中的供應者可能是顧客、製造商,以及向您提供材料的其他企業。

  • 輸入:請在此列出製造一輛汽車所需的內容。別忘了考慮物理材料以外的輸入內容,例如客戶需求和定價。

  • 流程:在將材料由原始物料轉變為一輛汽車的過程中,您採取了哪些步驟? 

  • 輸出:簡單來說,汽車製造流程的輸出將是生產過程的最終結果。此範例中的輸出是您的客戶取到車、您的汽車公司收到付款。

  • 客戶:有哪些人受益於此流程?請在此處納入購車的客戶、汽車經銷商和您的公司。

整合功能

  • 看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。

  • 報告功能在 Asana 中的報告功能會將專案資料轉換成影像化及容易消化的圖表。針對工作所在位置提出報告後,您就能減少重工、減少不必要的應用程式間切換。此外,由於您團隊的所有工作都已在 Asana 中,因此您可以從任何專案或團隊提取資料,在一個位置對當下發生的一切有準確的掌握度。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。 

  • 專案概觀。專案概觀用於一站式儲存您的所有重要專案情境。針對您的專案工作內容,為團隊提供事項、原因及方法的鳥瞰式檢視。新增專案描述,以便為您在 Asana 中的合作方式奠定基礎。然後,在一處地方分享全部重要資源及情境,例如會議詳細資料、溝通管道以及專案簡報。

推薦的應用程式

  • Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

常見問題

SIPOC 範例中的 SIPOC 代表什麼意思?

SIPOC 是一個縮寫字,代表供應者 (suppliers)、輸入 (inputs)、流程 (process)、輸出 (outputs) 和客戶 (customers)。這些會作為您範本中的章節名稱。當您使用範本建立新的 SIPOC 圖時,請在對應的章節中列出每個流程所包含的一般性步驟。

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