如果您的業務已經經營了很長一段時間,您的流程可能就像條件反射一樣,可以不假思索地完成動作。但是,即便您對流程瞭若指掌,您的專案關係人可能並不然。概述這些行動有助於向專案關係人準確展示您的營運方式,從而減少混淆的可能性。
這就是 SIPOC 範本派上用場之處。此工具可幫助您將重要的營運流程可視化和最佳化。
SIPOC 圖可針對運輸、輸入、流程、輸出和客戶等以客戶為中心的步驟提供一份宏觀檢視。其目的是讓專案關係人無須深入瞭解具體細節,即可對您流程的運作方式取得全盤的掌握。SIPOC 圖通常用於六標準差或其他類型精實專案管理的「定義」階段。專案管理框架可簡化流程,以減少最終產品中的錯誤或不一致。
SIPOC 是一個縮寫字,由以下幾個英文字的首字母組成:
Suppliers (供應者):啟動流程所需的資源輸入。
Inputs (輸入):流程運作所需的資源。
Process (流程):流程概覽。
Outputs (輸出):流程的結果和成果。
Customers (客戶):接收產出或益處的人。
SIPOC 圖是一種可視化工具。此圖表的運行方式如同程序圖或流程圖,從流程中的一個組成部份移動到另一個,每個組成部份都只涉及相關的元素和高階步驟。
如果您經常使用 SIPOC 圖,那麼您最好建立一份範本,而非每次都製作一份新的圖表。不僅是因為這麼做可以節省您的時間和精力 (劇透:它確實做得到),也是因為它與精實六標準差的方法互相契合。六標準差的目的是盡量減少流程輸出中的錯誤,而使用範本建立 SIPOC 圖能夠大幅減少人為錯誤。有了範本在手,誰來建立 SIPOC 圖並不重要,因為您知道圖表會具有一致性。
您的 SIPOC 範本可支持業務流程管理 (一種分析和改進業務流程的方法)。SIPOC 範本作為業務流程管理的一部份,可供您用以確保 SIPOC 圖中概述的流程具有一致性且符合您的標準。微調您的 SIPOC 模型並將其儲存為範本後,團隊成員便可使用此範本來建立新圖表,以便記錄每個 SIPOC 流程。
將您的 SIPOC 範本併入您業務流程的工作流程中,可以簡化及精實您建立 SIPOC 圖的方式。在工作管理軟體中組建範本,您只需按一下按鈕即可輕鬆複製範本、與專案關係人分享範本,並在不同團隊之間協調您的流程。您甚至可以為團隊成員指派特定步驟,好讓其他人知道您 SIPOC 流程中每個部份的負責人。
建立好 SIPOC 範本後,每次您建立新的業務流程且認為有必要將其記錄下來時,您便可以複製範本。讓我們以汽車製造商作為範例。您可以使用範本建立 SIPOC 圖作為一份高階流程概覽,說明從客戶訂單到流程輸出所涉及的關鍵步驟。
供應者:此範例中的供應者可能是顧客、製造商,以及向您提供材料的其他企業。
輸入:請在此列出製造一輛汽車所需的內容。別忘了考慮物理材料以外的輸入內容,例如客戶需求和定價。
流程:在將材料由原始物料轉變為一輛汽車的過程中,您採取了哪些步驟?
輸出:簡單來說,汽車製造流程的輸出將是生產過程的最終結果。此範例中的輸出是您的客戶取到車、您的汽車公司收到付款。
客戶:有哪些人受益於此流程?請在此處納入購車的客戶、汽車經銷商和您的公司。
看板檢視。看板檢視是一種工作流程看板風格的檢視,使用欄來顯示專案資訊。欄通常會按工作狀態 (如待辦事項、正在進行和已完成) 進行組織,但您可以根據專案需求調整欄的標題。任務會在每一欄中以卡片的形式顯示,卡片中包含各種相關資訊,包括任務標題、截止日期和自訂欄位。追蹤工作在各個階段之間推進的狀況,並一目了然地掌握您專案所在的位置。
報告功能在 Asana 中的報告功能會將專案資料轉換成影像化及容易消化的圖表。針對工作所在位置提出報告後,您就能減少重工、減少不必要的應用程式間切換。此外,由於您團隊的所有工作都已在 Asana 中,因此您可以從任何專案或團隊提取資料,在一個位置對當下發生的一切有準確的掌握度。
自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。請針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。
專案概觀。專案概觀用於一站式儲存您的所有重要專案情境。針對您的專案工作內容,為團隊提供事項、原因及方法的鳥瞰式檢視。新增專案描述,以便為您在 Asana 中的合作方式奠定基礎。然後,在一處地方分享全部重要資源及情境,例如會議詳細資料、溝通管道以及專案簡報。
Dropbox。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Dropbox 檔案選擇工具,直接把檔案附加至 Asana 中的任務。
Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。
OneDrive。使用內建於 Asana 任務窗格的 Microsoft OneDrive 檔案選擇工具,直接將檔案附加至 Asana 中的任務。輕鬆地附加 Word、Excel、PowerPoint 等應用程式檔案。
Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。
SIPOC 是一個縮寫字,代表供應者 (suppliers)、輸入 (inputs)、流程 (process)、輸出 (outputs) 和客戶 (customers)。這些會作為您範本中的章節名稱。當您使用範本建立新的 SIPOC 圖時,請在對應的章節中列出每個流程所包含的一般性步驟。
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