什麼是 SIPOC 圖？7 個步驟來規劃和瞭解 Business 版流程

在改進 Business 版流程或執行Business 版流程分析之前，您需要先瞭解它。 通常，瞭解流程的最佳方法是將其繪製出來。 此時，SIPOC 圖就能派上用場。 雖然 Business 版流程可能很複雜，但 SIPOC 圖表是一種簡單的方法，可視覺化流程的每個部分如何組合在一起。

什麼是 SIPOC 圖？ 

SIPOC 圖表透過記錄其供應商、輸入、流程、輸出和客戶，提供流程的高階檢視。 它可視覺化流程中每個人如何從彼此接收材料或資料，並且通常用於改善或瞭解影響客戶體驗的流程。

SIPOC 圖表並非旨在提供過多細節，而是為專案關係人提供高階流程圖，以幫助他們做出決策並針對改進構想進行腦力激盪。 從這個角度來看，SIPOC 圖表只是Business 版流程管理 (BPM) 的其中一種工具。 BPM 是一種用於持續改進業務流程的工具。 它涉及調查流程、規劃如何改進，以及透過策略性計劃實施這些改進。

SIPOC 的元素有哪些？

縮寫詞 SIPOC 代表以下五個組成部分：

• 供應者：流程的輸入來源

• 輸入：流程運作所需的資源

• 流程：流程的高階步驟

• 輸出：流程的結果

• 客戶：接收產出或從流程中受益的人

SIPOC 圖與工作流程圖

工作流程圖提供了 Business 版流程或專案的圖形圖表。 SIPOC 圖是一種工作流程圖，著重於在整個 Business 版流程中建立和接收材料或資料的人員。 

有些工作流程圖是按時間順序規劃每個流程步驟。 然而，SIPOC 圖表並不會規劃相依性(即需要在其他任務之前完成的任務)。 相反地，它會將建立流程材料的人員、這些材料如何輸入流程，以及接收流程輸出的人員可視化。 

SIPOC 圖的用途是什麼？ 

SIPOC 圖通常用於精實專案管理，作為六標準差流程改進方法的一部分。 六標準差旨在盡量減少最終產品中的缺陷和不一致之處，因此，它非常適合用於改善製造或與客戶體驗相關的任何流程。 精實六標準差的核心組成部分是 DMAIC 流程，其代表定義、衡量、分析、改進和控制。 SIPOC 圖在 DMAIC 流程的「定義」階段發揮作用。

但即使您沒有領導六標準差專案或使用精實專案管理，SIPOC 圖仍然很實用。 它可以幫助您： 

說明 Business 版流程 

由於 SIPOC 圖提供的是高階概觀，而非特定的詳細資料，因此對於不熟悉 Business 版流程的受眾來說非常有用。 因此，這是向新員工介紹流程或溝通具有直接影響的關鍵流程詳細資料的好方法。

讓團隊成員保持一致

SIPOC 圖表很容易建立，因此您可以將其作為流程改進腦力激盪的起點，以構建您的問題解決討論，並確保每個人都能資訊同步。

釐清流程的各個部分

當您與團隊一起建立 SIPOC 圖時，系統會提示您確定關鍵資訊，例如供應商聯絡人、專案規格和目標客戶。 透過這種方式，建立 SIPOC 圖的行為有助於您瞭解流程，然後加以改進。 

與您的團隊一起建立 SIPOC 圖有助於回答以下問題： 

• 我們如何才能讓這個流程更簡單？ 

• 我們是否為客戶提供優質產品？ 

• 我們能否改善管理供應商的方式？ 

• 我們的供應商是否提供了我們所需的東西？ 

• 我們是否瞭解客戶的角色以及他們屬於哪個人口統計群體？

• 在建立產品時，是否存在任何我們可以改進的低效率？   

請記住，SIPOC 圖只是您流程管理工具箱中的一個工具。 在您調查和改進 Business 版流程時，您需要建立一個更強大的系統來維持井然有序。 在深入瞭解流程改善之前，請選擇一個專案管理工具，讓您可以在一處集中位置指派明確的所有者和期限、檢視相依性，並與團隊進行溝通。 藉助 Asana，您甚至可以將 SIPOC 圖建立為工作流程看板，然後即時分享和更新您的圖表。 

如何以 7 個步驟建立 SIPOC 圖

使用 SIPOC 模型很簡單，但實際上最佳作法是不按順序遵循縮寫詞。 我們建議從「流程」區段開始，因為這通常是最容易開始的地方，但您也可以從「客戶」到「供應商」向後工作。 因此，團隊有時會將此工具稱為 COPIS 圖表。 

以下說明如何建立 SIPOC 圖： 

1. 選擇一個流程

選擇您想要透過 SIPOC 圖表可視化的流程。 這可以是您想要實施的新 Business 版流程，或是您想要最佳化的現有流程。 建立 SIPOC 圖有助於您瞭解流程、集思廣益以改進，並提供流程的高階概觀，幫助專案關係人做出決策。 

例如，假設您想要改善產品的運輸和交付。 SIPOC 圖表可以幫助您識別效率低下的問題，確保您以最佳方式管理供應商，並確定您是否正在向客戶交付優質產品。 

2. 定義流程：P

與其按順序完成 SIPOC 圖表，不妨從「P」區段開始，並先定義您的流程。 將流程分解為 4-5 個高階步驟，每個步驟都有自己的行動和主題。 如果您願意，可以將這些步驟組織成一個流程圖，每個步驟都會輸入到另一個步驟中。 

繼續我們的產品運輸範例，流程可以分為以下步驟： 

1. 客戶結帳

2. 發票已傳送至倉庫

3. 倉儲團隊準備出貨

4. 配送公司提取貨物

5. 配送公司將貨物運送至目的地點 

如果您的流程很長，並包含許多不同的步驟，請嘗試將較小的步驟批次分組在一起。 例如，您可以使用更廣泛的步驟「發票傳送至倉庫」，來代表資訊如何從您的電子商務平台傳輸到運輸倉庫的所有詳細資料。 請記住，SIPOC 圖的目的是提供高階概觀，而非詳細檢視。 

3. 列出輸出項：O

確定流程的輸出項。 這有助於您瞭解您從投入流程的資源中獲得了什麼，以及客戶實際上收到了什麼。 輸出可以是材料、產品、服務或資訊等，基本上是您、內部團隊成員或客戶從流程中獲得的任何東西。 理想情況下，結果應與客戶需求相符。 

在上述產品運輸 SIPOC 範例中，結果是： 

• 客戶在特定時間範圍內獲得產品

• 您的公司收到產品的款項

4. 確定客戶：C

客戶是從流程中接收產出或受益的人。 請記住，客戶不一定是外部人員，也可以包括同事和內部專案關係人。 讓我們使用不同的範例，而不是運輸情境。 假設您正在準備公司的年度旅遊。 在這種情況下，您的客戶和利害關係人將是參加活動的團隊成員。 

對於出貨的範例，您可以列出以下客戶：線上購物者 (接收產品) 和您的公司 (接收產品的款項)。 

5. 列出輸入項：I

輸入是流程正常運作所需的資源。 與輸出類似，這些可能是材料、產品、服務或資訊等。 列出輸入項的供應商有助於您瞭解流程的資源需求，並確定您是否從供應商那裡獲得所需的材料。    

對於產品運輸流程，這可能包括客戶運輸和付款資訊、線上付款服務、包裝服務、包裝材料、倉庫空間和送貨卡車。 

6. 確定供應商：S

供應商是您取得流程中每個輸入項的來源。 此步驟可幫助您瞭解您正在與多少供應商合作，以及您是否以最有效的方式管理他們。 

在我們的產品運輸範例中，這可能包括以下內容： 

• 客戶：提供運送和付款資訊

• 倉儲團隊成員：提供包裝服務

• 包裝製造商：製作包裝材料

• 倉庫租賃公司：提供倉庫空間

• 配送服務：提供配送卡車

7. 分享您的圖表

SIPOC 圖表旨在分享。 作為一種工具，它最有價值的是幫助您、您的團隊和專案關係人瞭解 Business 版流程的運作方式。 這意味著要充分利用您的 SIPOC 地圖，您不僅應該分享它，還應該確保它易於存取。 

分享資訊的最佳方式之一是使用專案管理工具，因為它可以讓您在一處集中位置組織專案資訊和任務。 這意味著您可以與每個專案關係人分享單一版本的圖表，然後在一個對話串中與每個人進行溝通，而無需傳送數十封獨立的電子郵件。 

若有疑問，請繪製圖表

SIPOC 圖是一種實用的範本，可保留在您的流程改進工具箱中。 它們易於製作、易於分享，並提供關鍵資訊，幫助決策者從高階角度瞭解 Business 版流程。 此外，與團隊一起建立 SIPOC 圖有助於您釐清流程的每個部分如何組合在一起，以及如何簡化流程，使您的 Business 版流程盡可能完善。