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A punch list is a to-do list for the final stages of a project. Learn how using a digital punch list template can help keep your team organized and neatly wrap up that list bit of a project.

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完結清單流程是常見的專案管理工具,最初是營建業所使用。其概念是由一位總承包商確認最終的所有建造事項,看看結案之前是否有任何需要修繕的最後處理。最後需要處理的這各項細節就會成為「完結清單項目」,而總承包商會在一張紙上打洞來一一標記為完成。

現在已經不需要使用紙張清單來打洞了。建立數位完結清單範本就是確保團隊在專案最後階段保持井然有序、按時完成的最佳方法。有了數位完結清單範本,您的團隊就能即時存取相同的資訊,如此一來,結束一個專案就變得輕鬆無比。

什麼是完結清單範本?

完結清單範本是可複製的架構,您可藉此新增為了完成專案最終階段而需要的任何任務。儘管通常應用於營建專案管理,完結清單範本卻可應用於任何類型的專案工作流程。

完結清單範本可幫助您的團隊保持井然有序,確保專案最終需要處理的細節均能妥善完成,且其品質滿足團隊的期望。用數位專案管理工具 (而非紙張) 來建立現代化的完結清單,使團隊成員得以同步更新任務。當所有人都知道由誰負責哪個項目,且此資訊是即時更新時,完結清單就獲得最佳應用。這樣做有助負責特定任務的人員始終擔起責任,避免專案關係人和其他協作者不小心參考舊的或過時的資訊。

什麼時候應該使用完結清單範本

完結清單範本是任何團隊都可使用的絕佳工具,並非只針對營建業。以下是幾個適合使用完結清單範本的理想情況:

  • 當成最終查核清單:完結清單是專案尾聲用來確認品質的絕佳查核方法。無論您的團隊正努力執行什麼工作,都請用範本來確保團隊有查核所有重要的細節。

  • 確保最終產品的一致性:若您的團隊製造多個同樣的產品,那麼使用完結清單範本就有助於確保一致性。每個產品都歷經相同的工作流程,因而可確保最終產品有相同品質,差異極少。

  • 用來測試新流程或處理方式:營建團隊通常會使用完結清單,因為每一次專案要確認的最終事項都很一致。若您的團隊對品質確認流程實施一些變更,那麼完結清單就是著手調整工作流程的好地方。如果您發現新流程無法運作,可以輕易地換回標準的完結清單工作流程。

您的完結清單範本應該包含什麼資訊?

完結清單範本有助於確認將對的資訊分享給對的人員。以下是您可能會在完結清單範本最常看到的資訊。

  • 任務地點:營建業通常將這指定為任務所在的特定房間或建築區域。對其他類型的專案而言,這可能是指您正執行專案的哪個部分,或任務處於專案的哪個階段。

  • 任務詳細資訊或描述:此部分說明必須執行哪些工作才能完成任務。一個不錯的最佳實務做法是以動詞開始寫任務的名稱,如此一來,您的團隊就確切知道該採取什麼行動。

  • 任務的優先順序:這是指相較於其他任務,此個別任務的順位排名。若任務有依存項,此功能就特別實用。如此一來,就能先完成正確的任務。

  • 負責的團隊成員:這是針對此任務指派的指定團隊成員。若任何人對此任務有疑問,就可聯絡這名成員。

  • 任務截止日期:這是任務必須在一定時間以前完成的日期 (或期限)。

  • 任務狀態:此資訊指出該任務目前是否正在進行中。最常用的狀態是「未開始」、「進行中」及「已完成」。儘管這些是最常用的狀態,您的團隊仍可使用更為詳細的狀態說明任務在工作流程中的位置。

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是一種網格式的檢視方式,可讓您輕鬆且快速地查看所有專案資訊。如同待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,故您不僅可以查看任務標題和截止日期,還可檢視優先順序、狀態等任何相關的自訂欄位。讓整個團隊都可清楚看見誰在何時進行什麼工作,藉此毫不費力地實現協作。

  • 相依性。使用相依性將任務標記為正在等待另一項任務。瞭解您的工作是否正在阻擋其他人的工作,以便相應地安排工作的優先順序。具有協作性工作流程的團隊可以輕鬆查看他們正在等待其他人完成的任務,並且知道該在何時開始進行他們自己的工作。當第一項任務完成時,指派對象會收到通知,告知他們可以開始進行依存項任務。或者,如果您的工作依存於另一項任務,而該任務的時程被重新安排,則 Asana 會通知您,讓您知道是否需要一併調整依存項的截止日期。

  • 核准。有時候,您需要的不僅只是完成任務而已,您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。核准是 Asana 中一個特別的任務類型,提供對任務進行「核准」、「請求變更」或「拒絕」等選項。這樣一來,任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動,以及他們的工作是否已獲核准。

  • 專案狀態更新。揮別必須在多個工具間改變排序,才能找到專案狀態資訊的日子,也不要再為了一封電子郵件就能搞定的事而多開一場會議了。在 Asana 中更新專案狀態不僅簡單易用,而且此功能還能直接與您團隊執行的工作相互結合。因此團隊得以輕鬆存取其他專案資訊,例如專案計劃、溝通計劃、專案目標、里程碑、交付項目等。最終,專案狀態報告將能減少您的手動作業、集中管理資訊,並確保所有人即時掌握最新資訊。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Zendesk。藉助 Asana 的 Zendesk 整合,使用者能快速且輕易地直接從 Zendesk 服務建立 Asana 任務,新增情境資訊、附加檔案,並連結現有的任務,以便追蹤關閉服務單所需執行的工作。此整合也能讓使用者持續跨兩個系統查看,因此所有人無論使用哪個工具,都能快速掌握最新資訊。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

常見問題

如何建立完結清單範本?

建立完結清單範本時,每個項目都應該要有必要的重要資訊,以便提供給即將完成任務的人員,以及專案經理。請務必在範本中納入下列區段:一個可行動的任務名稱、負責相關任務的人員、截止日期、任務狀態,以及優先順序。如此一來,您就能複製範本,在您每次即將結束一個專案時,有備妥的範本可用於新的完結清單項目。

完結清單範本如何使用?

完結清單範本可用於任何輕易重複的工作流程。例如:您可使用完結清單範本對產品執行品質保證。專案一旦完成,即複製完結清單範本,並再次確認是否有任何產品問題。若需要變更或修復任何部分,則把該部分新增為完結清單的行動項目。

專案完結清單範本應該有什麼內容?

專案完結清單範本應包含正確的資訊,提供給協作者足夠的情境資訊,以便完成任務。此外,還應該包括能夠幫助專案經理一眼就瞭解需要完成什麼任務的資訊。完結清單範本通常包括:任務地點、任務詳細資訊、任務優先順序、負責的團隊成員、截止日期及任務狀態。

我是否應該使用可印製的完結清單範本?

不應該!儘管完結清單一開始是以紙張的形式出現的,但這樣的用法已經過時,且不如數位完結清單範本來得實用。您使用數位完結清單範本時,團隊能即時存取該資訊,因此所有人在需要的時候都能擁有最即時的資訊。

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